รายการบัญชีธนาคาร
ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารคือสรุปอย่างเป็นทางการของรายการธุรกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้นภายในช่วงเวลาที่กำหนดสำหรับบัญชีธนาคาร แต่ละบัญชี ที่บุคคลหรือธุรกิจถือครองอยู่กับสถาบันการเงินใบแจ้งยอดดังกล่าวจัดทำโดยสถาบันการเงิน มีหมายเลขกำกับ และระบุช่วงเวลาที่ครอบคลุมโดยใบแจ้งยอด และอาจมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ สำหรับประเภทบัญชี เช่น จำนวนเงินที่ต้องชำระภายในวันที่กำหนด วันเริ่มต้นของช่วงเวลาในใบแจ้งยอดมักจะเป็นวันถัดจากวันสิ้นสุดของช่วงเวลาในใบแจ้งยอดก่อนหน้า
เมื่อจัดทำและส่งมอบใบแจ้งยอดให้ลูกค้าแล้ว โดยปกติรายละเอียดในใบแจ้งยอดจะไม่สามารถแก้ไขได้ หากพบข้อผิดพลาดใด ๆ จะได้รับการแก้ไขในใบแจ้งยอดฉบับถัดไป โดยมักจะมีจดหมายแจ้งอธิบายเหตุผลของการปรับปรุงแก้ไขด้วย
โดยทั่วไปแล้ว ลูกค้ามักใช้ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารเพื่อตรวจสอบกระแสเงินสดตรวจสอบธุรกรรมที่อาจเป็นการฉ้อโกง และทำการกระทบยอดบัญชีธนาคารในอดีต ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารจะถูกพิมพ์ลงบนกระดาษหนึ่งแผ่นหรือมากกว่านั้น และส่งทางไปรษณีย์ไปยังเจ้าของบัญชีโดยตรง หรือเก็บไว้ที่สาขา ของสถาบันการเงินในพื้นที่ เพื่อให้ลูกค้ามารับได้ แต่ในปัจจุบัน มีการเปลี่ยนแปลงไปสู่ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ใช้กระดาษ และสถาบันการเงินหลายแห่งยังให้บริการดาวน์โหลดข้อมูลทางการเงินโดยตรงไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของเจ้าของบัญชี เพื่อลดขั้นตอนการกระทบยอดให้ง่ายขึ้น ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารเป็นเอกสารสำคัญ และโดยปกติแล้วจะต้องเก็บรักษาไว้เพื่อการตรวจสอบบัญชีและวัตถุประสงค์ทางภาษีตามระยะเวลาที่หน่วยงานภาษีกำหนด
เพื่อให้ผู้ถือบัญชีสามารถติดตามความเคลื่อนไหวในบัญชีได้อย่างต่อเนื่อง สถาบันการเงินหลายแห่งจึงเสนอบริการประวัติการทำธุรกรรม แบบไม่เป็นทางการ ก่อนที่จะออกใบแจ้งยอดบัญชีอย่างเป็นทางการ สามารถดูหรือพิมพ์รายการดังกล่าวได้จากเว็บไซต์ของสถาบันการเงิน แอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟน บริการธนาคารทางโทรศัพท์หรือพิมพ์ได้จากตู้เอทีเอ็ม บาง แห่ง
ประวัติการทำธุรกรรมหรือยอดคงเหลือในบัญชีอาจถูกแชร์กับสถาบันการเงินอื่น ๆ เมื่อผู้ถือบัญชีอนุญาตผ่านระบบธนาคารแบบเปิดเพื่อให้บริการต่าง ๆ เช่น การ รวบรวมบัญชี[ 1 ]บริการรวบรวมบัญชีจะอนุญาตให้ซอฟต์แวร์ดูเฉพาะยอดคงเหลือในบัญชีเท่านั้น ไม่ใช่ธุรกรรมจริง
คำแถลงเกี่ยวกับเอกสาร
ในอดีต ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารเป็นเอกสารกระดาษที่จัดทำเป็นระยะๆ ทุกเดือนทุกไตรมาสหรือทุกปีนับตั้งแต่มีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในธนาคารในช่วงทศวรรษ 1960 [ 2 ]โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารจะจัดทำเป็นรายเดือน ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารสำหรับบัญชีที่มีปริมาณธุรกรรมน้อย เช่นบัญชีลงทุนหรือบัญชีออมทรัพย์อาจจัดทำน้อยลง ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับสถาบันการเงิน ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารอาจรวมถึงคุณสมบัติบางอย่าง เช่นเช็ค ที่ถูกยกเลิก (หรือภาพของเช็คเหล่านั้น) ที่ผ่านบัญชีในช่วงระยะเวลาของใบแจ้งยอดนั้น โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งยอดบัญชีที่เป็นกระดาษจะถูกส่งทางไปรษณีย์ไปยังที่อยู่บ้านของลูกค้า และบางครั้งอาจมีการส่งสำเนาไปให้ เช่น นักบัญชีหรือผู้ปกครอง
สถาบันการเงินบางแห่งใช้โอกาสในการส่งใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารเพื่อแจ้งข่าวสารต่างๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงค่าธรรมเนียมหรืออัตราดอกเบี้ยหรือเพื่อแนบเอกสารส่งเสริมการขาย
สถาบันการเงินมีหน้าที่ต้องจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีเป็นกระดาษให้แก่ลูกค้า เว้นแต่ลูกค้าจะขอรับใบแจ้งยอดบัญชีทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือไม่ขอรับใบแจ้งยอดบัญชีเลย ในอดีต การจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีถือเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่การธนาคาร และค่าใช้จ่ายในการจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีก็เป็นส่วนหนึ่งของค่าบริการ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน เพื่อเป็นการส่งเสริมให้ลูกค้าเลือกรับใบแจ้งยอดบัญชีทางอิเล็กทรอนิกส์ สถาบันการเงินบางแห่งจึงเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีเป็นกระดาษ
บางประเทศ เช่น ญี่ปุ่น ไม่เคยมีธรรมเนียมการส่งใบแจ้งยอดทางไปรษณีย์ โดยผู้ถือบัญชีแต่ละรายจะต้องติดตามการฝาก การถอน และยอดคงเหลือโดยใช้สมุดบัญชีของตนเองที่ตู้เอทีเอ็ม
ใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์
ตั้งแต่ปลายทศวรรษ 1990 ธนาคารต่างๆ ได้สนับสนุนให้ลูกค้าได้รับใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์[ 3 ]โดยปกติการเปลี่ยนไปใช้ระบบนี้ต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้าโดยชัดแจ้ง ซึ่งโดยทั่วไปจะได้รับผ่าน ระบบ ธนาคารออนไลน์การจัดทำใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายจำนวนมากของสถาบันการเงินในการพิมพ์ใบแจ้งยอด พับใส่ซอง และค่าไปรษณีย์ นอกจากนี้ ลูกค้ายังสามารถรับใบแจ้งยอดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และไม่ต้องพึ่งพาบริการจัดส่งทางไปรษณีย์ ลูกค้าสามารถพิมพ์ใบแจ้งยอดได้ที่บ้าน[ 4 ]หากต้องการ หรือสามารถเข้าถึงใบแจ้งยอดย้อนหลังได้บนเว็บไซต์ของสถาบันการเงินตามต้องการ บุคคลอื่นอาจได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลทางการเงินของลูกค้าบนเว็บไซต์ของสถาบันการเงินได้
ใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์อาจถูกส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมล หรือเพื่อเป็นมาตรการรักษาความปลอดภัย อาจใช้เป็นการแจ้งเตือนว่ามีใบแจ้งยอดฉบับใหม่บนเว็บไซต์ของสถาบันการเงิน ไม่ว่าใบแจ้งยอดดังกล่าวจะถูกส่งเป็นไฟล์แนบหรือจากเว็บไซต์ โดยทั่วไปจะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบ PDF [ 5 ]เพื่อลดความสามารถของผู้รับในการแก้ไขใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์
เนื่องจาก ความกังวลเกี่ยวกับ การโจรกรรมข้อมูลส่วนบุคคล ใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์อาจไม่ได้ถูกมองว่าเป็นทางเลือกที่อันตรายกว่าการโจรกรรมทางกายภาพ เพราะไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลที่จับต้องได้ และไม่จำเป็นต้องใช้มาตรการความปลอดภัยเพิ่มเติมในการกำจัด เช่นการทำลายเอกสาร อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์อาจได้มาง่ายกว่าใบแจ้งยอดที่เป็นกระดาษ ผ่านการฉ้อโกงทางคอมพิวเตอร์ การดักฟังข้อมูล และ/หรือการขโมยสื่อจัดเก็บข้อมูล
ธรรมเนียมการกล่าวอ้าง
บัญชีเงินฝากธนาคารเป็นทั้งสินทรัพย์ของผู้ฝากและหนี้สินของธนาคาร โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งยอดจะแสดงมุมมองของธนาคารเกี่ยวกับบัญชีนั้น โดยรายการเครดิตจะเพิ่มรายการเดบิต และรายการเดบิตจะลดรายการเดบิตลง หากลูกค้าติดตามบัญชีเดียวกันนั้นในฐานะสินทรัพย์ ก็จะต้องสลับรายการเดบิตและเครดิตจากที่ปรากฏในใบแจ้งยอด
กฎหมายของแต่ละประเทศ
สหราชอาณาจักร
ในสหราชอาณาจักรธนาคารและสมาคมอาคารทุกแห่งต้องจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีเป็นกระดาษหรือสื่อถาวรอื่นให้แก่ลูกค้าตามกฎหมาย[ 6 ]เว้นแต่ลูกค้าจะมีสมุดบัญชีเงินฝากเป็นลูกค้าของธนาคารออนไลน์เท่านั้นหรือเลือกที่จะไม่รับใบแจ้งยอดบัญชีเป็นกระดาษ[ 7 ]
สหรัฐอเมริกา
ธนาคารในสหรัฐอเมริกาจะต้องส่งใบแจ้งยอดสำหรับบัญชีเช็คก็ต่อเมื่อมีการทำธุรกรรมจากบัญชีนั้นเพียงครั้งเดียวในหนึ่งเดือนเท่านั้น ลูกค้ายังมีตัวเลือกในการรับใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อีกด้วย[ 8 ]
การใช้งานอื่นๆ
อาจมีการตรวจสอบความถูกต้องของงบการเงินจากธนาคารในบริบทต่างๆ เช่น การให้สินเชื่อ การตรวจสอบบัญชี และการตรวจสอบทางการเงิน งบการเงินดิจิทัลมักเผยแพร่ในรูปแบบไฟล์ เช่น PDF ซึ่งส่งผลให้เกิดความสนใจเพิ่มมากขึ้นในเรื่องความสอดคล้องและความถูกต้องของเอกสาร
ตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 2010 เป็นต้นมา ผู้ให้กู้จำนองบางรายได้เริ่มใช้โปรแกรมสินเชื่อที่ประเมินรายได้ของผู้กู้โดยใช้ข้อมูลจากใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารแทนเอกสารแบบดั้งเดิม เช่น แบบแสดงรายการภาษีหรือสลิปเงินเดือนจากนายจ้าง โปรแกรมเหล่านี้มักใช้กับผู้ประกอบอาชีพอิสระและบุคคลอื่น ๆ ที่มีแหล่งรายได้ที่ไม่ใช่แบบดั้งเดิม และอาจประเมินรายได้โดยพิจารณาจากกิจกรรมการฝากเงินในช่วงระยะเวลาที่กำหนด