การทำบัญชีคือการบันทึกรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นในธุรกิจในแต่ละวันหรือในเวลาใดก็ตาม เพื่อให้ได้รายงานทางการเงินที่ถูกต้องและแม่นยำ

การทำบัญชีคือการบันทึกธุรกรรมทางการเงินและเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบัญชีในธุรกิจและองค์กรอื่นๆ^{[ 1 ]}เกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารต้นฉบับสำหรับธุรกรรม การดำเนินงาน และเหตุการณ์อื่นๆ ทั้งหมดของธุรกิจ ธุรกรรมต่างๆ ได้แก่ การซื้อ การขาย การรับและการจ่ายเงินโดยบุคคล องค์กร หรือบริษัท มีวิธีการทำบัญชีมาตรฐานหลายวิธี รวมถึง ระบบการทำบัญชี แบบรายการเดียวและแบบสองรายการแม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจถูกมองว่าเป็นการทำบัญชีที่ "แท้จริง" แต่กระบวนการใดๆ สำหรับการบันทึกธุรกรรมทางการเงินก็ถือเป็นกระบวนการทำบัญชี

บุคคลในองค์กรที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำหน้าที่ด้านการทำบัญชีมักจะเรียกว่าผู้ดูแลบัญชี (หรือผู้ทำบัญชี) ^{[ 2 ]}พวกเขามักจะเขียนสมุดรายวัน (ซึ่งประกอบด้วยบันทึกการขาย การซื้อ การรับ และการชำระเงิน) และบันทึกธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการ ไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือเครดิต ลงในสมุดรายวันที่ถูกต้อง เช่น สมุดเงินสดรายย่อย สมุดบัญชีซัพพลายเออร์ สมุดบัญชีลูกค้า ฯลฯ และสมุดบัญชีทั่วไปหลังจากนั้น นักบัญชีสามารถสร้างรายงานทางการเงินจากข้อมูลที่ผู้ดูแลบัญชีบันทึกไว้ ผู้ดูแลบัญชีจะนำบัญชีไปสู่ ขั้นตอน งบดุลทดลองซึ่งนักบัญชีสามารถจัดทำรายงานทางการเงินสำหรับองค์กรได้ เช่นงบกำไรขาดทุนและงบดุล

ที่มาของการทำบัญชีนั้นคลุมเครือ แต่การวิจัยล่าสุดบ่งชี้ว่าวิธีการทำบัญชีมีมาตั้งแต่ยุคโบราณที่สุดของมนุษย์ในเมืองต่างๆ บันทึกของชาวบาบิโลนที่เขียนด้วยสไตลัสบนแผ่นดินเหนียวขนาดเล็กนั้นถูกค้นพบซึ่งมีอายุย้อนไปถึง 2600 ปีก่อนคริสตกาล^{[ 3 ]} นักบัญชี ชาวเมโสโปเตเมียบันทึกข้อมูลบนแผ่นดินเหนียวซึ่งอาจมีอายุย้อนไปได้ถึง 7,000 ปี การใช้ระบบบัญชีแบบบันทึกสองด้านสมัยใหม่ได้รับการอธิบายโดยLuca Pacioliในปี 1494 ^{[ 4 ]}

คำว่า " waste book " ถูกใช้ในอเมริกาในยุคอาณานิคม โดยหมายถึงการบันทึกรายการธุรกรรมรายวันของรายรับและรายจ่าย บันทึกจะถูกจัดทำตามลำดับเวลา และใช้ชั่วคราวเท่านั้น จากนั้นบันทึกรายวันจะถูกโอนไปยังสมุดรายวันหรือสมุดบัญชีเพื่อปรับสมดุลบัญชีและสร้างสมุดบันทึกถาวร จากนั้นจึงสามารถทิ้ง waste book ได้ จึงเป็นที่มาของชื่อนี้^{[ 5 ]}

วัตถุประสงค์หลักของการทำบัญชีคือการบันทึกผลกระทบทางการเงินของธุรกรรมต่างๆ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างระบบบัญชีแบบใช้มือและระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์คือ ระบบบัญชีแบบใช้มือจะมีช่วงเวลาล่าช้าระหว่างการบันทึกธุรกรรมทางการเงินและการลงบัญชีในบัญชีที่เกี่ยวข้อง ความล่าช้านี้ซึ่งไม่มีในระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากการลงบัญชีในบัญชีที่เกี่ยวข้องเกิดขึ้นเกือบจะทันที เป็นลักษณะเฉพาะของระบบบัญชีแบบใช้มือ และเป็นสาเหตุให้เกิดสมุดบัญชีหลักๆ เช่น สมุดเงินสด สมุดซื้อ สมุดขาย เป็นต้น เพื่อบันทึกธุรกรรมทางการเงินในทันที

โดยปกติแล้ว ในการดำเนินธุรกิจ จะมีการสร้างเอกสารทุกครั้งที่มีการทำธุรกรรม การขายและการซื้อโดยทั่วไปจะมีใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินในอดีต จะมีการออกใบนำฝากเมื่อมีการฝากเงินเข้าบัญชีธนาคารและมีการเขียนเช็ค (สะกดว่า "cheques" ในสหราชอาณาจักรและอีกหลายประเทศ) เพื่อจ่ายเงินออกจากบัญชี ปัจจุบัน การทำธุรกรรมเหล่านี้ส่วนใหญ่ทำผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ การทำบัญชีในขั้นต้นเกี่ยวข้องกับการบันทึกรายละเอียดของเอกสารต้นฉบับ ทั้งหมดเหล่านี้ลงใน สมุดบันทึกหลายคอลัมน์(หรือที่เรียกว่าสมุดบันทึกรายการแรกหรือสมุดรายวัน ) ตัวอย่างเช่น ยอดขายเชื่อทั้งหมดจะถูกบันทึกในสมุดบันทึกการขาย การชำระเงินสดทั้งหมดจะถูกบันทึกในสมุดบันทึกการชำระเงินสด แต่ละคอลัมน์ในสมุดบันทึกโดยปกติจะสอดคล้องกับบัญชี ในระบบรายการเดียวการทำธุรกรรมแต่ละรายการจะถูกบันทึกเพียงครั้งเดียว บุคคลส่วนใหญ่ที่ตรวจสอบยอดเงินในสมุดเช็คทุกเดือนมักใช้ระบบดังกล่าว และซอฟต์แวร์การเงินส่วนบุคคลส่วนใหญ่ก็ใช้แนวทางนี้เช่นกัน

หลังจากช่วงเวลาหนึ่ง โดยทั่วไปคือหนึ่งเดือน แต่ละคอลัมน์ในสมุดบันทึก แต่ละเล่ม จะถูกรวมยอดเพื่อให้ได้สรุปสำหรับช่วงเวลานั้น โดยใช้หลักการบัญชีคู่ สรุปจากสมุดบันทึกเหล่านี้จะถูกโอนไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องในสมุดบัญชีแยกประเภท ตัวอย่างเช่น รายการในสมุดบันทึกการขายจะถูกบันทึกเป็นเดบิตในบัญชีของลูกค้าแต่ละราย (แสดงว่าลูกค้าเป็นหนี้บริษัท) และอาจมีการบันทึกเป็นเครดิตในบัญชี "การขายสินค้าประเภทที่ 2" (แสดงว่ากิจกรรมนี้สร้างรายได้) กระบวนการโอนสรุปหรือรายการธุรกรรมแต่ละรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทเรียกว่า การลงบัญชีเมื่อกระบวนการลงบัญชีเสร็จสมบูรณ์ บัญชีที่จัดเก็บโดยใช้รูปแบบ "T" (เดบิตอยู่ด้านซ้ายของ "T" และเครดิตอยู่ด้านขวา) จะต้องผ่านกระบวนการปรับยอดซึ่งเป็นเพียงกระบวนการเพื่อให้ได้ยอดคงเหลือของบัญชี

เพื่อเป็นการตรวจสอบบางส่วนว่ากระบวนการบันทึกบัญชีนั้นถูกต้องหรือไม่ จึงมีการจัดทำเอกสารชั่วคราวที่เรียกว่างบดุลทดลองที่ยังไม่ได้ ปรับปรุง ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด เอกสารนี้จะเป็นรายการสามคอลัมน์ คอลัมน์ที่หนึ่งประกอบด้วยชื่อบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภทที่มียอดคงเหลือไม่เป็นศูนย์ หากบัญชีใดมี ยอดคงเหลือ ด้านเดบิตยอดคงเหลือจะถูกคัดลอกไปยังคอลัมน์ที่สอง ( คอลัมน์เดบิต ) หากบัญชีใดมี ยอดคงเหลือ ด้านเครดิตยอดคงเหลือจะถูกคัดลอกไปยังคอลัมน์ที่สาม ( คอลัมน์เครดิต ) จากนั้นจะนำยอดรวมของคอลัมน์เดบิตและคอลัมน์เครดิตมารวมกัน ผลรวมทั้งสองต้องตรงกัน ซึ่งไม่ใช่เรื่องบังเอิญ เพราะภายใต้กฎการบันทึกบัญชีแบบคู่ เมื่อใดก็ตามที่มีการบันทึกบัญชี ยอดเดบิตของการบันทึกบัญชีจะเท่ากับยอดเครดิตของการบันทึกบัญชี หากผลรวมทั้งสองไม่ตรงกัน แสดงว่าเกิดข้อผิดพลาดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในสมุดบันทึกรายวันหรือระหว่างกระบวนการบันทึกบัญชี ต้องค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาด และคำนวณผลรวมของคอลัมน์เดบิตและคอลัมน์เครดิตใหม่เพื่อตรวจสอบความตรงกันก่อนที่จะดำเนินการใดๆ ต่อไป

เมื่อบัญชีต่างๆ สมดุลแล้ว นักบัญชีจะทำการปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือของบัญชีบางบัญชี การปรับปรุงเหล่านี้ยังคงต้องเป็นไปตามหลักการบันทึกบัญชีแบบสองด้าน เช่น บัญชี สินค้าคงคลังและบัญชีสินทรัพย์อาจถูกเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สอดคล้องกับจำนวนจริงที่นับได้ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงคลัง ในขณะเดียวกัน บัญชี ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้สินค้าคงคลังจะถูกปรับปรุงด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันและตรงข้ามกัน การปรับปรุงอื่นๆ เช่น การบันทึกค่าเสื่อมราคาและค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ก็จะทำในเวลานี้เช่นกัน ผลลัพธ์ที่ได้คือรายการที่เรียกว่างบดุลทดลองที่ปรับปรุงแล้วบัญชีในรายการนี้และยอดคงเหลือด้านเดบิตหรือเครดิตที่เกี่ยวข้อง จะถูกนำมาใช้ในการจัดทำงบการเงิน

สุดท้ายงบการเงินจะจัดทำขึ้นจากงบทดลอง ซึ่งอาจประกอบด้วย:

• งบกำไรขาดทุนหรือที่รู้จักกันในชื่องบผลประกอบการทางการเงินงบกำไรขาดทุนหรือP&L
• งบดุลหรือที่รู้จักกันในชื่อ งบแสดงฐานะการเงิน
• งบกระแสเงินสด
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้นหรือที่รู้จักกันในชื่องบแสดงกำไรและขาดทุนที่รับรู้ทั้งหมด

สมุดบันทึกประจำวัน เป็นบันทึกรายละเอียดและลำดับเวลา (คล้ายไดอารี่) ของ ธุรกรรมทางการเงินรายวันเรียกอีกอย่างว่า สมุดบันทึก รายการต้นฉบับ^{[ 8 ]}รายละเอียดในสมุดบันทึกประจำวันจะต้องถูกบันทึกอย่างเป็นทางการลงในสมุดรายวันเพื่อให้สามารถบันทึกในสมุดบัญชีแยกประเภทได้ สมุดบันทึกประจำวันประกอบด้วย: ^{[ 9 ]}

• สมุดบันทึกการขาย สำหรับบันทึกใบแจ้งหนี้การขาย^{[ 8 ] [ 10 ]}
• สมุดบันทึกเครดิตการขาย สำหรับบันทึกใบลดหนี้การขาย
• สมุดบันทึกการซื้อ สำหรับบันทึกใบแจ้งหนี้การซื้อ^{[ 11 ]}
• สมุดรายวันสำหรับบันทึกรายการเดบิตการซื้อ
• สมุดบัญชีเงินสด^{[ 12 ] [ 13 ]}ซึ่งโดยทั่วไปเรียกว่าสมุดเงินสด ใช้สำหรับบันทึกเงินที่ได้รับทั้งหมดและเงินที่จ่ายออกไปทั้งหมด อาจแบ่งออกเป็นสองสมุดบัญชี ได้แก่ สมุดบัญชีรายรับที่บันทึกจำนวนเงินที่ได้รับทั้งหมด และสมุดบัญชีรายจ่ายที่บันทึกการจ่ายเงินทั้งหมด
• สมุดบันทึกประจำวันทั่วไป สำหรับบันทึกรายการทางบัญชี

เป็นสมุดบัญชีหลัก (หรือสมุดรายวัน) ที่สำคัญ เนื่องจากหลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP) กำหนดให้ต้องบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจทุกรายการ^{[ 14 ] [ 15 ] [ 13 ]}หลักการพื้นฐานของการทำบัญชีที่ถูกต้องกำหนดให้ต้องบันทึกธุรกรรมทางการเงินทุกรายการ เพื่อรักษาเส้นทางการตรวจสอบที่สมบูรณ์และตรวจสอบได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ค้าปลีกและธุรกิจที่ดำเนินการธุรกรรมเงินสดมูลค่าน้อยจำนวนมาก (เช่น ร้านขายของชำ ร้านอาหาร หรือร้านค้าปลีกที่เคลื่อนไหวเร็ว) ข้อยกเว้นในทางปฏิบัติสำหรับข้อกำหนดในการบันทึกรายการเดียวของการขายแต่ละรายการนั้นถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในเขตอำนาจศาลหลักๆ โดยทั่วไปเป็นที่ยอมรับกันว่าการแจกแจงรายการขายเงินสดทุกรายการที่เคาน์เตอร์นั้นไม่สามารถทำได้ในเชิงพาณิชย์และไม่สมดุลกับขนาดของธุรกรรม แทนที่จะบันทึกรายการ รายได้รายวัน (รายรับรายวัน) จะถูกกำหนดโดยสรุปตามระบบจุดขาย (POS) ที่ปลอดภัยหรือยอดรวมของเครื่องบันทึกเงินสด ตัวเลขสรุปรายวันนี้จะต้องได้รับการบันทึกอย่างเข้มงวดเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแล เช่นIRS (สหรัฐอเมริกา) ^{[ 16 ]} HMRC (สหราชอาณาจักร) ^{[ 17 ]}และ CRA (แคนาดา) ^{[ 18 ] [ 13 ]}

ธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดจะต้องได้รับการบันทึกอย่างทันท่วงทีและเป็นระเบียบในสมุดบัญชีหลัก (สมุดรายวัน/สมุดรายวัน) ยกเว้นธุรกรรมเงินสด การบันทึกธุรกรรมอย่างทันท่วงทีไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกวัน อย่างไรก็ตาม จะต้องมีการเชื่อมโยงเชิงเวลาระหว่างธุรกรรมและรายการทางบัญชี^{[ 13 ]}

สมุด เงินสดปลีกย่อยเป็นบันทึกการซื้อที่มีมูลค่าเล็กน้อยก่อนที่จะโอนไปยังบัญชีแยกประเภทและบัญชีขั้นสุดท้ายในภายหลัง^{[ 19 ]}สมุดเงินสดประเภทนี้จะดูแลโดยพนักงานเก็บเงินปลีกย่อยหรือพนักงานเก็บเงินระดับล่าง สมุดเงินสดประเภทนี้มักใช้ระบบเงินสำรอง : พนักงานเก็บเงินระดับสูงจะมอบเงินจำนวนหนึ่งให้กับพนักงานเก็บเงินปลีกย่อย เงินจำนวนนี้ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อย (ค่าต้อนรับ ค่าเครื่องเขียนเล็กน้อย ค่าไปรษณีย์ชั่วคราว เป็นต้น) และจะได้รับคืนเป็นระยะเมื่อมีการอธิบายอย่างน่าพอใจว่าใช้จ่ายไปอย่างไร ยอดคงเหลือในสมุดเงินสดปลีกย่อยถือเป็นสินทรัพย์เมื่อพิจารณาค่าใช้จ่ายที่จ่ายจากเครื่องบันทึกเงินสดและบันทึกไว้ในรายงานเงินสด พร้อมกับยอดเงินสดคงเหลือสุดท้ายจากวันก่อนหน้า จะคำนวณรายได้รายวันและรายรับได้^{[ 13 ]} การคำนวณนี้มีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามและควบคุมภาษี^{[ 13 ]}

สมุดบันทึกรายวันจะถูกบันทึกไว้ในสมุดบันทึกรายวันทั่วไป สมุดบันทึกรายวันเป็นบันทึกที่เป็นทางการและเรียงตามลำดับเวลาของธุรกรรมทางการเงินก่อนที่จะมีการบันทึกมูลค่าในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นเดบิตและเครดิตบริษัทสามารถเก็บรักษาสมุดบันทึกรายวันเล่มเดียวสำหรับธุรกรรมทั้งหมด หรือเก็บรักษาสมุดบันทึกรายวันหลายเล่มตามกิจกรรมที่คล้ายคลึงกัน (เช่น ยอดขาย การรับเงินสด รายรับ ฯลฯ) เพื่อให้ง่ายต่อการสรุปและอ้างอิงธุรกรรมในภายหลัง สำหรับ รายการ เดบิตในสมุดบันทึกรายวันทุกรายการที่บันทึกไว้ จะต้องมี รายการ เครดิตในสมุดบันทึกรายวันที่เทียบเท่ากันเพื่อรักษาสมดุลของสมการบัญชี ^{[ 20 ] [ 21 ]}

สมุดบัญชีแยกประเภทคือบันทึกรายการบัญชีสมุดบัญชีแยกประเภทเป็นสรุปถาวรของจำนวนเงินทั้งหมดที่บันทึกไว้ในสมุดบันทึกรายการ ซึ่งแสดงรายการธุรกรรมแต่ละรายการตามวันที่ บัญชีเหล่านี้จะถูกบันทึกแยกต่างหาก โดยแสดงยอดคงเหลือ เริ่มต้น/สิ้นสุด สมุดบันทึกรายการแสดงรายการธุรกรรมทางการเงินตามลำดับเวลา โดยไม่แสดงยอดคงเหลือ แต่แสดงจำนวนเงินที่จะบันทึกในแต่ละบัญชี สมุดบัญชีแยกประเภทจะนำธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการจากสมุดบันทึกรายการและบันทึกไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้อง สมุดบัญชีแยกประเภทจะกำหนดยอดคงเหลือของทุกบัญชี ซึ่งจะถูกโอนไปยังงบดุลหรืองบกำไรขาดทุนมีสมุดบัญชีแยกประเภทสามประเภทที่ใช้ในการทำบัญชี:

• สมุดบัญชีขาย ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับบัญชีลูกหนี้ สมุดบัญชีนี้ประกอบด้วยบันทึกรายการธุรกรรมทางการเงินที่ลูกค้าทำกับธุรกิจ
• สมุดบัญชีซื้อคือบันทึกรายการซื้อของบริษัท ซึ่งใช้ควบคู่ไปกับบัญชีเจ้าหนี้
• สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป แสดงถึงบัญชีหลักห้าบัญชี ได้แก่สินทรัพย์หนี้สินส่วนของ ผู้ถือ หุ้นรายได้และค่าใช้จ่าย

ผังบัญชีคือรายการ รหัส บัญชีที่สามารถระบุได้ด้วยรหัสตัวเลข ตัวอักษร หรือตัวอักษรและตัวเลข ซึ่งช่วยให้สามารถค้นหาบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปได้ ส่วนของส่วนของผู้ถือหุ้นในผังบัญชีนั้นขึ้นอยู่กับโครงสร้างทางกฎหมายของนิติบุคคลที่เป็นประเภททางกฎหมายเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง ความเป็นไปได้ ได้แก่^{กิจการ}เจ้าของคนเดียวห้างหุ้นส่วนทรัสต์และบริษัท^{[ 22} ]

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ช่วยลดการใช้สมุดบัญชีแบบกระดาษจำนวนมาก ซึ่งเคยใช้บันทึกรายการทางการเงินของธุรกิจ ปัจจุบันมีการใช้ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ แทน แต่โดยทั่วไปแล้ว ฐานข้อมูลเหล่านี้ยังคงบังคับใช้มาตรฐานการบัญชี รวมถึงระบบบัญชีแบบรายการเดียวและแบบสองรายการผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) จะกำกับดูแลระบบควบคุมภายในของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อลดข้อผิดพลาดในการบันทึกกิจกรรมต่างๆ มากมายที่ธุรกิจอาจริเริ่มหรือดำเนินการให้เสร็จสิ้นในช่วงระยะเวลาบัญชี

• การบัญชี
• จุดขาย
• สมาคมผู้ทำบัญชี

วิกิมีเดียคอมมอนส์มีสื่อที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี

Wikiquote มีคำคมที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี

• "การบัญชี" สารานุกรมบริแทนนิกาเล่มที่ 4 ( ฉบับที่ 9) 1878 หน้า 44–47 
• คู่มือการใช้สมุดบัญชีจากอิตาลีค.ศ. 1515–1520เก็บถาวรเมื่อ 2025-05-20 ที่Wayback Machine