ค่าใช้จ่ายคือ รายการที่ต้องมีการจ่ายเงินหรือทรัพย์สิน ใดๆ ก็ตาม ให้แก่บุคคลหรือกลุ่มอื่น เพื่อชำระค่าสินค้า บริการ หรือค่าใช้จ่าย ประเภทอื่นๆ สำหรับผู้เช่าค่าเช่าคือค่าใช้จ่าย สำหรับนักเรียนหรือผู้ปกครอง ค่าเล่าเรียนคือค่าใช้จ่าย การซื้ออาหาร เสื้อผ้า เฟอร์นิเจอร์ หรือรถยนต์ มักถูกเรียกว่าค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายคือต้นทุนที่ "จ่าย" หรือ " โอน " ไป โดยปกติแล้วเป็นการแลกเปลี่ยนกับสิ่งที่มีมูลค่า สิ่งที่ดูเหมือนจะมีราคาสูงมากเรียกว่า "แพง" สิ่งที่ดูเหมือนจะมีราคาต่ำเรียกว่า "ถูก" " ค่าใช้จ่ายบนโต๊ะอาหาร " คือ ค่าใช้จ่ายสำหรับการรับประทานอาหาร เครื่องดื่ม งานเลี้ยง ฯลฯ

ในทางบัญชีค่าใช้จ่ายหมายถึงการไหลออกของเงินสดหรือสินทรัพย์ที่มีมูลค่าอื่น ๆ จากบุคคลหรือบริษัทหนึ่งไปยังอีกบุคคลหรือบริษัทหนึ่ง การไหลออกนี้โดยทั่วไปเป็นด้านหนึ่งของการแลกเปลี่ยนสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่าในปัจจุบันหรืออนาคตเท่ากันหรือดีกว่าสำหรับผู้ซื้อมากกว่าผู้ขาย ในทางเทคนิค ค่าใช้จ่ายคือเหตุการณ์ที่ส่วนแบ่งความเป็นเจ้าของลดลงหรือหมดไป หรือเกิดหนี้สิน ขึ้น ในแง่ของ สมการทางบัญชี ค่าใช้จ่ายจะลด ส่วนของผู้ถือหุ้นคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศให้คำจำกัดความของค่าใช้จ่ายดังนี้:

...การลดลงของผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจในช่วงระยะเวลาบัญชีในรูปแบบของการไหลออกหรือการลดลงของสินทรัพย์หรือการก่อหนี้สินที่ส่งผลให้ส่วนของผู้ถือหุ้นลดลง นอกเหนือจากที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้น^{[ 1 ]}

คำว่า "ค่าใช้จ่าย" ยังใช้ในทางสังคมวิทยา ด้วย ซึ่งหมายถึงการเสียสละทรัพย์สินหรือราคาจำนวนหนึ่งโดยสมัครใจหรือไม่สมัครใจจากสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือบุคคลหนึ่งไปยังอีกสิ่งหนึ่งหรือบุคคลหนึ่ง โดยมักอยู่ในบริบทที่ฝ่ายหลังกำลังเอาเปรียบฝ่ายแรก

ในระบบบัญชีคู่ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเป็นเดบิตในบัญชีค่าใช้จ่าย ( บัญชี ในงบกำไรขาดทุน ) และเครดิตในบัญชีสินทรัพย์หรือบัญชีหนี้สิน (บัญชีในงบดุล ) ค่าใช้จ่ายจะลดสินทรัพย์หรือเพิ่มหนี้สิน ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั่วไป ได้แก่ เงินเดือน ค่าสาธารณูปโภค ค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวร ค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง และดอกเบี้ยเงินกู้การซื้อสินทรัพย์ถาวร เช่น อาคารหรืออุปกรณ์ ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่าย

ในงบกระแสเงินสด (งบแสดงการไหลของเงินทุน) ค่าใช้จ่ายจะแบ่งออกเป็นสามประเภท:

• การดำเนินงาน: ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน – เงินเดือนพนักงาน
• การลงทุน: การใช้จ่ายด้านทุน – การซื้ออุปกรณ์
• รายจ่าย (ทางการเงิน) ค่าใช้จ่ายทาง การเงิน – ดอกเบี้ยเงินกู้และพันธบัตร

ไม่ว่าค่าใช้จ่ายนั้นจะถูกจัดประเภทเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไป ซึ่งจะแสดงใน งบกำไรขาดทุนของธุรกิจทันทีหรือถูกจัดประเภทเป็นค่าใช้จ่ายลงทุน (หรือค่าใช้จ่ายที่ต้องคิดค่าเสื่อมราคา ) ซึ่งจะไม่ปรากฏในงบกระแสเงินสด อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายประเภทหลังนี้จะถูกรายงานเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อมีการคิดค่าเสื่อมราคาโดยธุรกิจที่ใช้ระบบบัญชีแบบเกณฑ์ คงค้าง ซึ่งเป็นระบบที่ธุรกิจขนาดใหญ่ส่วนใหญ่และบริษัทจำกัดมหาชน ทุกแห่ง ใช้

การจำแนกค่าใช้จ่ายว่าเป็นเงินทุนหรือรายได้ โดยใช้ความหมายที่พบได้ทั่วไปนั้น ขึ้นอยู่กับคำจำกัดความของค่าใช้จ่ายนั้นๆ

เมื่อมองว่าค่าใช้จ่ายเป็นการซื้อ ความแตกต่างนี้ก็จะจางหายไป โดยปกติแล้วหลังจากซื้อไม่นาน (สิ่งที่เคยเป็นค่าใช้จ่ายจะไม่มีมูลค่า) ก็จะถูกระบุว่าเป็นค่าใช้จ่าย แต่จะถูกมองว่าเป็นทุนที่มีอายุการใช้งาน ซึ่งควรจะถูกตัดจำหน่าย / คิดค่าเสื่อมราคาและคงไว้ในงบดุลหากยังคงมีมูลค่าทั้งในระยะสั้นและระยะยาวหลังจากซื้อ

เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีประมวลกฎหมายสรรพากรอนุญาตให้หักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจในปีภาษีที่ต้องชำระซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านั้นได้จ่ายหรือเกิดขึ้น ซึ่งแตกต่างจากค่าใช้จ่ายด้านทุน^{[ 2 ]}ที่จ่ายหรือเกิดขึ้นเพื่อซื้อสินทรัพย์ ค่าใช้จ่ายคือต้นทุนที่ไม่เกี่ยวข้องกับการได้มา การปรับปรุง หรือการยืดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ ตัวอย่างเช่น บุคคลที่ซื้อรถบรรทุกใหม่สำหรับธุรกิจจะมีค่าใช้จ่ายด้านทุนเนื่องจากได้ซื้อสินทรัพย์ใหม่ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ต้นทุนนี้ไม่สามารถหักได้ในปีภาษีปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม น้ำมันที่บุคคลนั้นซื้อในระหว่างปีนั้นเพื่อเติมน้ำมันรถบรรทุกจะถือเป็นค่าใช้จ่ายที่หักได้ ต้นทุนในการซื้อน้ำมันไม่ได้ปรับปรุงหรือยืดอายุการใช้งานของรถบรรทุก แต่เพียงแค่ทำให้รถบรรทุกสามารถวิ่งได้^{[ 3 ]}

แม้ว่าบางสิ่งจะเข้าข่ายเป็นค่าใช้จ่าย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถหักลดหย่อนภาษีได้เสมอไป โดยทั่วไปแล้ว ค่าใช้จ่ายจะสามารถหักลดหย่อนได้หากเกี่ยวข้องกับกิจกรรมการค้าหรือธุรกิจของผู้เสียภาษี หรือหากค่าใช้จ่ายนั้นจ่ายไปหรือเกิดขึ้นในการผลิตหรือเก็บรวบรวมรายได้จากกิจกรรมที่ไม่ถึงระดับการค้าหรือธุรกิจ (เช่น กิจกรรมด้านการลงทุน)

มาตรา 162(ก) ของประมวลกฎหมายภาษีสรรพากรเป็นบทบัญญัติเกี่ยวกับการหักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือการค้า^{[ 4 ]}เพื่อให้ถือเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือการค้าและมีสิทธิ์ได้รับการหักลดหย่อน จะต้องมีองค์ประกอบ 5 ประการ นอกเหนือจากการมีคุณสมบัติเป็นค่าใช้จ่ายแล้ว จะต้อง (1) เป็นค่าใช้จ่ายปกติ และ (2) จำเป็น ( Welch v. Helveringนิยามสิ่งนี้ว่าจำเป็นต่อการพัฒนาธุรกิจอย่างน้อยที่สุดในแง่ที่ว่าเหมาะสมและเป็นประโยชน์) ค่าใช้จ่ายที่จ่ายเพื่อรักษาชื่อเสียงของตนเองดูเหมือนจะไม่มีคุณสมบัติ) ^{[ 5 ]}นอกจากนี้ จะต้อง (3) จ่ายหรือเกิดขึ้นในช่วงปีภาษี ต้องจ่าย (4) ในการดำเนินงาน (หมายความว่าไม่ใช่ก่อนเริ่มธุรกิจหรือในการสร้างธุรกิจ) (5) กิจกรรมทางธุรกิจหรือการค้า เพื่อให้มีคุณสมบัติเป็นกิจกรรมทางธุรกิจหรือการค้า จะต้องต่อเนื่องและสม่ำเสมอ และกำไรต้องเป็นแรงจูงใจหลัก ค่าใช้จ่ายอาจเป็นการขาดทุนหรือกำไร แต่การขาดทุนหรือกำไรไม่จำเป็นต้องเป็นค่าใช้จ่ายจริงๆ

มาตรา 212 ของประมวลกฎหมายภาษีสรรพากรเป็นบทบัญญัติการหักลดหย่อนสำหรับค่าใช้จ่ายในการลงทุน^{[ 6 ]}นอกเหนือจากการเป็นค่าใช้จ่ายและตรงตามองค์ประกอบ 1-4 ข้างต้นแล้ว ค่าใช้จ่ายยังสามารถหักลดหย่อนได้ในฐานะกิจกรรมการลงทุนภายใต้มาตรา 212 ของประมวลกฎหมายภาษีสรรพากร หากเป็น (1) เพื่อการผลิตหรือการเก็บรวบรวมรายได้ (2) เพื่อการจัดการ การอนุรักษ์ หรือการบำรุงรักษาทรัพย์สินที่ถือครองไว้เพื่อการผลิตรายได้ หรือ (3) เกี่ยวข้องกับการกำหนด การเก็บรวบรวม หรือการคืนภาษีใดๆ

ในแวดวงการลงทุน ประเด็นถกเถียงที่เกิดขึ้นตลอดปี 2002 และ 2003 คือ บริษัทควรบันทึกการให้สิทธิซื้อหุ้นแก่พนักงานเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน หรือไม่ควรบันทึกเลยในงบกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นสิ่งที่เคยปฏิบัติกันเป็นปกติมาก่อน

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารที่ระบุค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่บุคคลได้จ่ายไปอันเนื่องมาจากการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างเช่น หากเจ้าของธุรกิจเดินทางไปยังสถานที่อื่นเพื่อเข้าร่วมการประชุม ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ค่าอาหาร และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทั้งหมดที่เขา/เธอได้จ่ายไปอาจถูกบันทึกไว้ในรายงานค่าใช้จ่าย ดังนั้น ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถือเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้

ธุรกิจจำนวนมากได้รับประโยชน์จากระบบรายงานค่าใช้จ่ายอัตโนมัติสำหรับการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับระบบที่เลือกใช้ ซอฟต์แวร์เหล่านี้สามารถช่วยลดต้นทุนด้านเวลา ข้อผิดพลาด และการทุจริตได้