แบบฟอร์มเช็คชีทเป็นแบบฟอร์มที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์ ณ ตำแหน่งที่สร้างข้อมูล ข้อมูลที่รวบรวมได้อาจเป็นข้อมูลเชิงปริมาณหรือเชิงคุณภาพเมื่อข้อมูลเป็นเชิงปริมาณ แบบฟอร์มเช็คชีทบางครั้งเรียกว่า แบบฟอร์ม นับคะแนน^{[ 1 ]}

แบบฟอร์มตรวจสอบเป็นหนึ่งในเครื่องมือพื้นฐานเจ็ดอย่างของการควบคุม คุณภาพ ^{[ 2 ]}

ลักษณะเด่นของแบบฟอร์มตรวจสอบคือ การบันทึกข้อมูลโดยการทำเครื่องหมาย ("เครื่องหมายถูก") ลงบนแบบฟอร์ม แบบฟอร์มตรวจสอบทั่วไปจะแบ่งออกเป็นส่วนๆ และเครื่องหมายที่ทำในแต่ละส่วนมีความหมายแตกต่างกัน การอ่านข้อมูลทำได้โดยการสังเกตตำแหน่งและจำนวนของเครื่องหมายบนแบบฟอร์ม

โดยทั่วไปแล้ว แบบฟอร์มตรวจสอบจะมีหัวข้อที่ตอบคำถาม5 ข้อต่อไป นี้ :

• ใครเป็นคนกรอกแบบฟอร์มเช็ค
• สิ่งที่เก็บรวบรวม (แต่ละเช็คแสดงถึงอะไร หมายเลขชุดหรือหมายเลขล็อตที่ระบุ)
• สถานที่เก็บตัวอย่าง (อาคาร ห้อง อุปกรณ์)
• เวลาที่ทำการเก็บข้อมูล (ชั่วโมง, กะทำงาน, วันในสัปดาห์)
• เหตุผลในการเก็บรวบรวมข้อมูล

Kaoru Ishikawaระบุการใช้งานแผ่นตรวจสอบห้าประการในการควบคุมคุณภาพ: ^{[ 3 ] : 30}

• เพื่อตรวจสอบรูปร่างของการกระจายความน่าจะเป็นของกระบวนการ
• เพื่อวัดปริมาณข้อบกพร่องตามประเภท
• เพื่อวัดปริมาณข้อบกพร่องตามตำแหน่ง
• เพื่อประเมินปริมาณความบกพร่องตามสาเหตุ (เครื่องจักร, คนงาน)
• เพื่อติดตามความคืบหน้าของขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการที่มีหลายขั้นตอน (หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ใช้เป็นรายการตรวจสอบ )

เมื่อประเมินการกระจายความน่าจะเป็นของกระบวนการ เราสามารถบันทึกข้อมูลกระบวนการทั้งหมดแล้วรอสร้างการกระจายความถี่ในภายหลังได้ อย่างไรก็ตาม สามารถใช้แผ่นตรวจสอบเพื่อสร้างการกระจายความถี่ในขณะที่สังเกตกระบวนการได้^{[ 3 ] : 31}

แบบฟอร์มตรวจสอบประเภทนี้ประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:

• ตารางที่จับภาพ
  • ช่องฮิสโตแกรมในมิติเดียว
  • จำนวนหรือความถี่ของการสังเกตกระบวนการในช่องที่สอดคล้องกันในมิติอื่น
• เส้นที่กำหนด ขอบเขตของข้อกำหนดบนและล่าง

โปรดทราบว่าค่าสุดขั้วในการสังเกตกระบวนการจะต้องได้รับการคาดการณ์อย่างแม่นยำล่วงหน้าก่อนที่จะสร้างแบบตรวจสอบ

เมื่อกระบวนการกระจายผลผลิตพร้อมสำหรับการประเมิน ผู้ประเมินจะกรอกข้อมูลในส่วนหัวของแบบฟอร์มตรวจสอบและสังเกตกระบวนการอย่างจริงจัง ทุกครั้งที่กระบวนการสร้างผลผลิต ผู้ประเมินจะวัด (หรือประเมินด้วยวิธีอื่น) ผลผลิตนั้น กำหนดว่าการวัดนั้นอยู่ในระดับใด และเพิ่มเครื่องหมายตรวจสอบลงในระดับนั้น

เมื่อระยะเวลาการสังเกตสิ้นสุดลง ผู้ประเมินควรตรวจสอบดังต่อไปนี้: ^{[ 3 ] : 32}

• เครื่องหมายถูกเหล่านั้นเรียงตัวเป็นกราฟระฆังคว่ำหรือไม่? ค่าต่างๆ เบี่ยงเบ้นหรือไม่? มีจุดสูงสุดมากกว่าหนึ่งจุดหรือไม่? มีค่าผิดปกติหรือไม่?
• เครื่องหมายถูกทั้งหมดอยู่ในขอบเขตข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์และมีพื้นที่เหลือหรือไม่ หรือมีเครื่องหมายถูกจำนวนมากที่อยู่นอกขอบเขตข้อกำหนดหรือไม่

หากพบหลักฐานที่บ่งชี้ถึงความผิดปกติ หรือหากกระบวนการผลิตให้ผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงหรือเกินขีดจำกัดที่กำหนดไว้ควรดำเนิน การปรับปรุงกระบวนการเพื่อขจัด ความแปรปรวนที่เกิดจากสาเหตุพิเศษ

เมื่อกระบวนการใดถูกระบุว่าเป็นตัวเลือกสำหรับการปรับปรุง สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าข้อบกพร่องประเภทใดเกิดขึ้นในผลลัพธ์และความถี่สัมพัทธ์ของข้อบกพร่องเหล่านั้น ข้อมูลนี้ทำหน้าที่เป็นแนวทางในการตรวจสอบและกำจัดแหล่งที่มาของข้อบกพร่อง โดยเริ่มจากข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด^{[ 3 ] : 32–34}

แบบฟอร์มตรวจสอบประเภทนี้ประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:

• คอลัมน์เดียวที่แสดงรายการข้อบกพร่องแต่ละประเภท
• คอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์สำหรับบันทึกข้อมูลการสังเกตการณ์สำหรับเครื่องจักร วัสดุ วิธีการ และผู้ปฏิบัติงานที่แตกต่างกัน

โปรดทราบว่า ประเภทของข้อบกพร่องและวิธีการจัดประเภทผลผลิตของกระบวนการลงในแต่ละประเภทนั้น จะต้องตกลงและระบุไว้อย่างชัดเจนล่วงหน้าก่อนที่จะจัดทำแบบตรวจสอบ นอกจากนี้ จะต้องกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการบันทึกการพบข้อบกพร่องประเภทต่างๆ เมื่อสังเกตพบในผลผลิตของกระบวนการเดียวกันด้วย

เมื่อกระบวนการกระจายสินค้าพร้อมสำหรับการประเมิน ผู้ประเมินจะกรอกข้อมูลในส่วนหัวของแบบฟอร์มตรวจสอบและสังเกตกระบวนการอย่างจริงจัง ทุกครั้งที่กระบวนการสร้างผลผลิต ผู้ประเมินจะประเมินผลผลิตเพื่อหาข้อบกพร่องโดยใช้วิธีการที่ตกลงกันไว้ กำหนดประเภทของข้อบกพร่อง และเพิ่มเครื่องหมายถูกในประเภทนั้น หากไม่พบข้อบกพร่องในผลผลิตของกระบวนการ จะไม่มีการทำเครื่องหมายถูก

เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการสังเกต ผู้ประเมินควรสร้างแผนภูมิพาเรโตจากข้อมูลที่ได้ แผนภูมินี้จะกำหนดลำดับในการตรวจสอบกระบวนการและแหล่งที่มาของความแปรปรวนที่นำไปสู่การกำจัดข้อบกพร่อง

เมื่อผลลัพธ์ของกระบวนการเป็นวัตถุที่อาจพบข้อบกพร่องในตำแหน่งต่างๆ (เช่น ฟองอากาศใน ผลิตภัณฑ์ ลามิเนตหรือช่องว่างในชิ้นงานหล่อ ) แผนภาพความเข้มข้นของข้อบกพร่องจึงมีค่าอย่างยิ่ง^{[ 3 ] : 34} โปรดทราบว่าในขณะที่แบบฟอร์มตรวจสอบส่วนใหญ่จะรวบรวมการสังเกตจากผลลัพธ์ของกระบวนการจำนวนมาก โดยทั่วไปจะใช้แบบฟอร์มตรวจสอบตำแหน่งข้อบกพร่องหนึ่งแผ่นต่อผลลัพธ์ของกระบวนการหนึ่งรายการ

แบบฟอร์มตรวจสอบประเภทนี้ประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:

• ภาพวาดแสดงสัดส่วนของวัตถุจากแต่ละด้าน โดยอาจแบ่งออกเป็นส่วนๆ ที่มีขนาดเท่ากันก็ได้

เมื่อกระบวนการกระจายพร้อมสำหรับการประเมิน ผู้ประเมินจะกรอกข้อมูลในส่วนหัวของแบบฟอร์มตรวจสอบและสังเกตกระบวนการอย่างกระตือรือร้น ทุกครั้งที่กระบวนการสร้างผลลัพธ์ ผู้ประเมินจะประเมินผลลัพธ์เพื่อหาข้อบกพร่องและทำเครื่องหมายในส่วนของแต่ละภาพที่พบข้อบกพร่อง หากไม่พบข้อบกพร่องในผลลัพธ์ของกระบวนการ จะไม่มีการทำเครื่องหมายใดๆ

เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการสังเกตการณ์ ผู้ประเมินควรตรวจสอบเอกสารตรวจสอบแต่ละฉบับอีกครั้งและรวบรวมข้อมูลตำแหน่งของข้อบกพร่อง โดยใช้ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการร่วมกับตำแหน่งที่พบ เพื่อค้นหาแหล่งที่มาของความแปรปรวนที่ก่อให้เกิดข้อบกพร่อง

เมื่อกระบวนการได้รับการระบุว่าเป็นตัวเลือกสำหรับการปรับปรุง อาจต้องใช้ความพยายามในการระบุแหล่งที่มาของข้อบกพร่องตามสาเหตุ^{[ 3 ] : 36}

แบบฟอร์มตรวจสอบประเภทนี้ประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:

• อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ที่ระบุสาเหตุที่สงสัยแต่ละข้อ (ตัวอย่างเช่น เครื่องจักร วัสดุ วิธีการ สภาพแวดล้อม ผู้ปฏิบัติงาน)
• อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ที่ระบุช่วงเวลาที่จะสังเกตผลลัพธ์ของกระบวนการ (ตัวอย่างเช่น ชั่วโมง กะ วัน)
• ใช้สัญลักษณ์อย่างน้อยหนึ่งอย่างเพื่อแทนข้อบกพร่องประเภทต่างๆ ที่ต้องบันทึก โดยสัญลักษณ์เหล่านี้จะทำหน้าที่แทนเครื่องหมายถูกในแผนภูมิประเภทอื่นๆ

โปรดทราบว่า ประเภทของข้อบกพร่องและวิธีการจัดประเภทผลผลิตของกระบวนการลงในแต่ละประเภทนั้น จะต้องตกลงและระบุไว้อย่างชัดเจนล่วงหน้าก่อนที่จะจัดทำแบบตรวจสอบ นอกจากนี้ จะต้องกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการบันทึกการพบข้อบกพร่องประเภทต่างๆ เมื่อสังเกตพบในผลผลิตของกระบวนการเดียวกันด้วย

เมื่อกระบวนการกระจายพร้อมสำหรับการประเมิน ผู้ประเมินจะกรอกข้อมูลในส่วนหัวของแบบฟอร์มตรวจสอบ สำหรับแต่ละชุดของสาเหตุที่สงสัย ผู้ประเมินจะสังเกตกระบวนการอย่างละเอียด ทุกครั้งที่กระบวนการสร้างผลลัพธ์ เขาหรือเธอจะประเมินผลลัพธ์เพื่อหาข้อบกพร่องโดยใช้วิธีการที่ตกลงกันไว้ กำหนดประเภทของข้อบกพร่อง และเพิ่มสัญลักษณ์ที่สอดคล้องกับประเภทของข้อบกพร่องนั้นลงในช่องในตารางที่ตรงกับชุดของสาเหตุที่สงสัย หากไม่พบข้อบกพร่องใด ๆ สำหรับผลลัพธ์ของกระบวนการ จะไม่มีการใส่สัญลักษณ์ใด ๆ

เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการสังเกตแล้ว ควรตรวจสอบการรวมกันของสาเหตุที่น่าสงสัยซึ่งมีสัญลักษณ์มากที่สุด เพื่อหาแหล่งที่มาของความแปรปรวนที่ก่อให้เกิดข้อบกพร่องประเภทที่บันทึกไว้

ในบางกรณี อาจใช้ แผนภาพสาเหตุและผลลัพธ์เพื่อช่วยในการวินิจฉัยที่คล้ายคลึงกันได้ โดยผู้ประเมินเพียงแค่ทำเครื่องหมายถูกข้าง "กิ่ง" บนกิ่งของแผนภาพที่ตรงกับสาเหตุที่สงสัย เมื่อพบความผิดปกติ

ในขณะที่แบบฟอร์มตรวจสอบที่กล่าวถึงข้างต้นทั้งหมดมีไว้สำหรับบันทึกและจัดหมวดหมู่ข้อสังเกต แต่รายการตรวจสอบนี้มีจุดประสงค์เพื่อเป็น เครื่องมือช่วย ป้องกันข้อผิดพลาดเมื่อดำเนินการตามขั้นตอนหลายขั้นตอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการตรวจสอบและสรุปผลลัพธ์ของกระบวนการ

แบบฟอร์มตรวจสอบประเภทนี้ประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:

• โครงร่าง (อาจมีหมายเลขกำกับ) ของงานย่อยที่จะต้องดำเนินการ
• ช่องหรือกรอบที่สามารถใส่เครื่องหมายถูกเพื่อระบุว่างานย่อยเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ควรบันทึกตามลำดับที่งานย่อยเสร็จสมบูรณ์จริง^{[ 3 ] : 37}

แบบฟอร์มเช็คไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะแบบฟอร์มที่อธิบายไว้ข้างต้น ผู้ใช้ควรใช้จินตนาการในการออกแบบแบบฟอร์มเช็คให้เหมาะสมกับสถานการณ์^{[ 3 ] : 41}

• เครื่องมือพื้นฐานเจ็ดประการของการควบคุมคุณภาพ  – ชุดแบบฝึกหัดเชิงภาพที่กำหนดไว้สำหรับการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพหน้าเว็บที่แสดงคำอธิบายสั้น ๆ ของเป้าหมายการเปลี่ยนเส้นทาง