ตัวอย่างเช็คตัดทอนของสหรัฐอเมริกา ( เช็คทดแทน )

มุมมองด้านหน้า

มุมมองด้านหลัง

การตัดทอนเช็ค ( check truncationในภาษาอังกฤษแบบอเมริกันหรือcheque imaging ) ^{[ 1 ]}เป็น ระบบ การเคลียร์เช็คที่ใช้การแปลงเช็คกระดาษจริงให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทดแทนเพื่อส่งไปยังธนาคารผู้จ่ายเงิน กระบวนการเคลียร์เช็ค ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจับคู่และตรวจสอบข้อมูล จะดำเนินการโดยใช้ภาพดิจิทัลแทนต้นฉบับกระดาษ

การตัดทอนเช็คช่วยลดหรือขจัดขั้นตอนการเคลื่อนย้ายเช็คกระดาษ และลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเคลียร์เช็ค นอกจากนี้ การตัดทอนเช็คยังอาจช่วยลด ระยะเวลา การชำระเงิน ด้วย ระบบการชำระเงินเช็คทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ อีกด้วย

สำหรับการเคลียร์เช็ค เช็คจะต้องถูกนำไปยื่นที่ธนาคาร ผู้รับเช็ค เพื่อรับเงิน เดิมที การทำเช่นนี้ทำโดยการนำเช็คไปที่ธนาคารผู้รับเช็คโดยตรง แต่เนื่องจากการใช้เช็คเพิ่มมากขึ้น วิธีนี้จึงยุ่งยากขึ้น ธนาคารจึงนัดพบกันทุกวัน ณ สถานที่ส่วนกลางเพื่อแลกเปลี่ยนเช็คและรับเงินสด ซึ่งต่อมาเรียกว่าการเคลียร์เช็คแบบรวมศูนย์ลูกค้าธนาคารที่ได้รับเช็คสามารถนำเช็คไปฝากที่ธนาคารของตนเอง ซึ่งธนาคารจะดำเนินการส่งต่อเช็คไปยังธนาคารผู้รับเช็คและบันทึกเงินเข้าและออกจากบัญชีที่เกี่ยวข้อง หากเช็คถูกปฏิเสธการจ่ายเงิน เช็คจะถูกส่งคืนไปยังธนาคารต้นทางพร้อมระบุข้อความดังกล่าว

กระบวนการนี้จะใช้เวลาหลายวัน เนื่องจากเช็คจะต้องถูกขนส่งไปยังศูนย์กลางการหักบัญชี จากนั้นจึงส่งต่อไปยังธนาคารของผู้รับเงิน หากเช็คถูกปฏิเสธการจ่ายเงิน ก็จะถูกส่งกลับไปยังธนาคารที่นำเช็คไปฝากไว้ กระบวนการนี้เรียกว่า วงจรการหักบัญชี

ต้องตรวจสอบเช็คด้วยมือในทุกขั้นตอน ซึ่งต้องใช้กำลังคนจำนวนมาก

ในทศวรรษ 1960 มีการเพิ่มรหัสที่เครื่องอ่านได้(MICR) ไว้ที่ด้านล่างของเช็ค ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการเคลียร์และการคัดแยก อย่างไรก็ตาม กฎหมายในประเทศส่วนใหญ่ยังคงกำหนดให้ต้องส่งเช็คไปยังธนาคารของผู้รับเงิน ดังนั้นการเคลื่อนย้ายกระดาษจึงยังคงดำเนินต่อไป

ตั้งแต่กลางทศวรรษ 1990 ประเทศบางประเทศเริ่มเปลี่ยนแปลงกฎหมายเพื่ออนุญาตให้มีการ "ตัดทอน" เช็ค: เช็คจะถูกสแกนเป็นภาพและส่งเป็นข้อมูลดิจิทัลของเช็คไปยังธนาคารผู้รับเช็ค ส่วนเช็คต้นฉบับจะถูกทำลาย รหัส MICR และรายละเอียดของเช็คโดยปกติจะถูกเข้ารหัสเป็นข้อความนอกเหนือจากภาพ ธนาคารที่รับฝากเช็คจะเป็นผู้ดำเนินการตัดทอนเช็ค ซึ่งช่วยลดเวลาในการเคลียร์เช็คได้อย่างมาก ในบางกรณี ผู้ค้าปลีกรายใหญ่ที่ได้รับเช็คจำนวนมากจะดำเนินการตัดทอนเช็คด้วยตนเอง

เมื่อเช็คถูกแปลงเป็นเอกสารดิจิทัลแล้ว ก็สามารถดำเนินการผ่านระบบธนาคารได้เช่นเดียวกับการ ชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ อื่นๆ

แม้ว่าจำเป็นต้องมีเทคโนโลยีเพื่อรองรับการตัดทอนเช็ค แต่กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับเช็คเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการนำมาใช้นิวซีแลนด์เป็นหนึ่งในประเทศแรกๆ ที่นำการตัดทอนและการสร้างภาพเช็คมาใช้ โดยในปี 1995 พระราชบัญญัติเช็คปี 1960ได้รับการแก้ไขเพื่อให้สามารถนำเสนอเช็คทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ประเทศอื่นๆ อีกหลายประเทศก็ใช้ระบบนี้ในช่วงไม่กี่ปีต่อมา แต่ความคืบหน้าค่อนข้างไม่สม่ำเสมอเนื่องจากการใช้เช็คลดลงโดยทั่วไปและหันไปใช้ ระบบ การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ แทน บางประเทศตัดสินใจว่าความพยายามในการนำการตัดทอนมาใช้ไม่คุ้มค่าสำหรับวิธีการชำระเงิน ที่ลดลง และจึงค่อยๆ เลิกใช้เช็คไปเลย^{[ 2 ]}

ในปี 2547 สหรัฐอเมริกาได้ออกกฎหมาย Check 21 Actเพื่ออนุญาตให้ตัดทอนเช็คโดยการแปลงเช็คกระดาษต้นฉบับให้เป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์เพื่อนำเสนอผ่านกระบวนการหักบัญชี กฎหมายนี้ยังบัญญัติให้ยอมรับและรับรอง “ เช็คทดแทน ” ที่สร้างขึ้นโดยสถาบันการเงินแทนเช็คกระดาษต้นฉบับ ธนาคารใดก็ตามที่ได้รับเช็คกระดาษต้นฉบับสามารถนำเช็คกระดาษนั้นออกจากกระบวนการหักบัญชีได้

ในสหราชอาณาจักร มาตรา 13 ของพระราชบัญญัติธุรกิจขนาดเล็ก วิสาหกิจ และการจ้างงาน พ.ศ. 2558ได้แก้ไขพระราชบัญญัติตั๋วแลกเงิน พ.ศ. 2425เพื่ออนุญาตให้มีการสร้างภาพเช็ค (“การจัดทำภาพอิเล็กทรอนิกส์แทนการนำเสนอเช็ค”) ^{[ 3 ]}

จำเป็นต้องมีกฎหมายใหม่เพื่อกำหนดวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพดิจิทัลเป็นสำเนาที่ถูกต้องและแม่นยำของเช็คต้นฉบับ รวมถึงกลไกในการตรวจสอบกระบวนการเพื่อคุ้มครองผู้บริโภค นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องกำหนดกระบวนการสำหรับเช็คที่ถูกปฏิเสธการจ่ายเงิน เนื่องจากเช็คกระดาษไม่สามารถส่งคืนได้อีกต่อไป วิธีแก้ปัญหาทั่วไป ตามที่หน่วยงานกำกับดูแลทางการเงินของสิงคโปร์ กำหนดไว้ สำหรับ ระบบการตัดเช็คของ สิงคโปร์คือการสร้าง "เอกสารส่งคืนภาพ" พิเศษและส่งกลับไปยังธนาคารที่ตัดเช็ค^{[ 4 ]}

มีการกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับการสร้างภาพและเช็คอิเล็กทรอนิกส์ และ ปรับ กระบวนการเคลียร์เช็คให้รองรับเช็คอิเล็กทรอนิกส์ ธนาคารและสถาบันการเงินใช้ระบบตัดทอนเช็ค (CTS) เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้ ระบบเหล่านี้จัดการกับสองกระบวนการหลัก คือ การเคลียร์ขาออกและการเคลียร์ขาเข้า:

• การเคลียร์เช็คขาออกจะเกิดขึ้นที่สาขา โดยเช็คที่นำมาฝากจะถูกสแกน และพนักงานจะทำการบันทึกจำนวนเงิน บันทึกบัญชี ตรวจสอบความถูกต้อง ปรับยอด และรวมเช็คเข้าด้วยกัน จากนั้นเช็คจะถูกส่งไปยังสาขาบริการ

• การหักบัญชีขาเข้าเกิดขึ้นที่สาขาบริการ ซึ่งเช็คที่ได้รับจากสาขาต่างๆ จะถูกประมวลผล และพนักงานจะทำการบันทึกจำนวนเงิน บันทึกบัญชี ตรวจสอบความถูกต้อง ปรับยอด และรวมเช็คเข้าด้วยกัน เมื่อการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์ เช็คจะถูกส่งไปยังสำนักหักบัญชี

เช็คที่ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องเนื่องจากความคลาดเคลื่อน จะถูกส่งกลับไปยังสาขาต้นทางเพื่อทำการแก้ไข

ธนาคารบางแห่งได้ปรับปรุงระบบธนาคาร ของตน หรือสร้างระบบที่เป็นกรรมสิทธิ์เพื่อจัดการกับการตัดทอนข้อมูล นอกจากนี้ยังมีบริษัทซอฟต์แวร์จำนวนมากที่ให้บริการและโซลูชันเชิงพาณิชย์ ซึ่งรวมถึง:

• เช็คทดแทนในสหรัฐอเมริกา ( กฎหมาย Check 21 )
• ระบบตัดทอนเช็ค - อินเดีย

• ตรวจสอบทดแทน
• ข้อพิพาทเรื่องค่าธรรมเนียมการประมวลผลเช็คของฝรั่งเศสในปี 2010