ในรัฐฟลอริดา กรรมาธิการโฉนดเป็นเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการแต่งตั้งจากเลขาธิการแห่งรัฐให้รับรองและให้คำสาบานในเอกสารที่ดำเนินการนอกรัฐฟลอริดา^{[ 1 ]}แต่เพื่อใช้หรือบันทึกที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินไทม์แชร์ที่ตั้งอยู่ในรัฐฟลอริดา^{[ 2 ]}กรรมาธิการได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่ในต่างประเทศ ดินแดนของสหรัฐอเมริกานอก 50 รัฐ และน่านน้ำสากล^{[ 3 ]}

สำนักงานคณะกรรมการรับรองเอกสารในรัฐฟลอริดาก่อตั้งขึ้นครั้งแรกเมื่อวันที่ 28 มกราคม พ.ศ. 2474 และในเวลานั้นคณะกรรมการดังกล่าวสามารถรับรองเอกสารใดๆ ที่จะใช้ในฟลอริดาได้^{[ 4 ]}คณะกรรมการได้รับการแต่งตั้งให้ประจำอยู่ในรัฐใดรัฐหนึ่งของสหรัฐอเมริกาหรือประเทศต่างประเทศ และจะต้องอาศัยอยู่ในรัฐ/ประเทศนั้นๆ จริงๆ อย่างไรก็ตาม ผู้ว่าการรัฐในขณะนั้นได้ขอให้ยกเลิกสำนักงานดังกล่าว เนื่องจากเขาอ้างว่าสำนักงานนี้ "ถูกใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการกระทำที่ฉ้อฉลในบางโอกาส" ^{[ 5 ]}สำนักงานในรูปแบบปัจจุบันถูกยกเลิกและแทนที่ด้วยรูปแบบใหม่ของ "คณะกรรมการรับรองเอกสารไทม์แชร์" เมื่อวันที่ 30 เมษายน พ.ศ. 2541

ในรัฐนิวแฮมป์เชอร์ กรรมาธิการด้านเอกสารสิทธิ์เป็นเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้ว่าการรัฐให้ดำรงตำแหน่งเป็นเวลาห้าปี ซึ่งได้รับอนุญาตให้ทำการสาบานตน รับคำให้การและคำสาบาน รับรองเอกสารสิทธิ์และตราสารลายลักษณ์อักษรอื่นๆ สำหรับเอกสารที่ตั้งใจจะใช้หรือบันทึกในรัฐนิวแฮมป์เชอร์^{[ 6 ]}กรรมาธิการดังกล่าวอาจไม่ใช่ผู้พำนักอาศัยในรัฐนิวแฮมป์เชอร์ อย่างไรก็ตาม พวกเขาได้รับอนุญาตให้ดำเนินการทั้งภายในและภายนอกรัฐ

ในรัฐนิวยอร์ก เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารเป็นเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่คล้ายกับเจ้าหน้าที่รับรองเอกสารทั่วไปไม่ใช่ตำแหน่งที่ได้รับค่าตอบแทน เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารต้องยื่นใบสมัครและผ่านการสอบ อย่างไรก็ตาม การยื่นใบสมัครและการแต่งตั้งจะดำเนินการโดยรัฐบาลท้องถิ่นของเมือง ไม่ใช่โดยรัฐ เช่นเดียวกับกรณีของเจ้าหน้าที่รับรองเอกสารทั่วไป โดยปกติแล้วเจ้าหน้าที่รับรองเอกสารจะได้รับการแต่งตั้งพร้อมกันเป็นจำนวนมากตามพระราชบัญญัติของสภาเมืองเป็นระยะๆ^{[ 7 ]}

แม้จะมีชื่อเรียกเช่นนั้น แต่อำนาจของพวกเขาก็ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การรับรองลายเซ็นในการโอนกรรมสิทธิ์ทรัพย์สินเท่านั้น เจ้าหน้าที่ พรรคการเมือง และนักกิจกรรม จำนวนมาก สมัครเป็นกรรมการรับรองเอกสารเพื่อรับรองลายเซ็นในคำร้องขอเสนอชื่อในกระบวนการ เลือกตั้งที่ซับซ้อนอย่างมากของนิวยอร์กเนื่องจากการสมัครมีค่าใช้จ่ายถูกกว่าและกระบวนการลงทะเบียนไม่ยุ่งยากเท่ากับการเป็นโนตารี^{[ 8 ] [ 9 ]}

กฎหมายนิวยอร์กยังอนุญาตให้แต่งตั้งผู้ตรวจการเพื่อปฏิบัติหน้าที่ในเขตอำนาจศาลต่างประเทศ ซึ่งผู้ตรวจการจะต้องใช้ตราประทับที่มีชื่อของตนเมื่อได้รับการแต่งตั้ง คำว่า "ผู้ตรวจการด้านเอกสารสำหรับรัฐนิวยอร์ก" และชื่อเมือง เทศมณฑล ประเทศ หรือหน่วยงานทางการเมืองอื่น ๆ ที่พวกเขาได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่ เพื่อรับรองการกระทำอย่างเป็นทางการของพวกเขา^{[ 10 ]}ผู้ตรวจการดังกล่าวได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่ในเมืองหรือเทศมณฑลใดเทศมณฑลหนึ่ง (ภายในสหรัฐอเมริกา) หรือในประเทศต่างประเทศใดประเทศหนึ่ง และพวกเขาสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้เฉพาะภายในภูมิภาคที่พวกเขาได้รับการแต่งตั้งเท่านั้น พวกเขามีอำนาจในการรับรองเพื่อใช้หรืออ่านเป็นหลักฐานภายในรัฐนิวยอร์ก มีอำนาจในการให้คำสาบาน (กฎหมายไม่ได้ระบุว่าการให้คำสาบานดังกล่าวจำกัดเฉพาะเอกสารที่จะใช้ในนิวยอร์ก) และหากได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่ในประเทศต่างประเทศนอกสหรัฐอเมริกา มีอำนาจในการรับรองสำเนาบันทึกหรือสิทธิบัตรใด ๆ ซึ่งสำเนาที่ได้รับการรับรองดังกล่าวจะถูกอ่านเป็นหลักฐานหรือใช้ภายในรัฐนิวยอร์ก^{[ 11 ]}ปัจจุบันอำนาจบริหารในนิวยอร์กไม่ได้แต่งตั้งคณะกรรมการจากนอกรัฐ

ก่อนวันที่ 1 กรกฎาคม พ.ศ. 2546 อำนาจบริหารของรัฐเพนซิลเวเนียกำหนดให้ผู้รับรองเอกสารต้องเป็นผู้มีถิ่นพำนักอยู่ในรัฐนั้น ส่วนผู้ที่ไม่มีถิ่นพำนักอยู่ในรัฐจะได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้ตรวจการโฉนด ซึ่งเป็นตำแหน่งที่เหมือนกันโดยพื้นฐาน ปัจจุบันกฎหมายอนุญาตให้บุคคลใดก็ตามที่มีสำนักงานประจำอยู่ในรัฐเพนซิลเวเนียได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้รับรองเอกสาร ดังนั้น อำนาจบริหารของรัฐจึงไม่รับใบสมัครเพื่อแต่งตั้งเป็นผู้ตรวจการโฉนดอีกต่อไป

ผู้ว่าการรัฐเวสต์เวอร์จิเนียมีอำนาจแต่งตั้งบุคคลใดก็ได้ที่อาศัยอยู่ในรัฐเวสต์เวอร์จิเนียหรือรัฐหรือดินแดนอื่นใดของสหรัฐอเมริกา เพื่อรับรองเอกสารหรือหนังสืออื่น ๆ ที่มีเจตนาจะนำไปใช้หรือบันทึกไว้ในรัฐเวสต์เวอร์จิเนีย^{[ 12 ]}คณะกรรมาธิการเหล่านี้ยังสามารถรับคำให้การและคำให้การเพื่อใช้ในรัฐเวสต์เวอร์จิเนียได้อีกด้วย^{[ 13 ]}วาระการดำรงตำแหน่งของคณะกรรมาธิการคือสิบปี เว้นแต่จะถูกผู้ว่าการรัฐถอดถอนก่อนกำหนด คณะกรรมาธิการดังกล่าวจะต้องวางหลักประกันเป็นจำนวนเงิน 1,000 ดอลลาร์ และต้องชำระค่าธรรมเนียมการสมัคร 100 ดอลลาร์ คณะกรรมาธิการทุกคนต้องแสดงตราประทับหรือตราประทับนูนอย่างเป็นทางการที่มีชื่อ ที่อยู่ และคำว่า "คณะกรรมาธิการสำหรับรัฐเวสต์เวอร์จิเนีย" ^{[ 14 ]}

ผู้ว่าการรัฐอาจแต่งตั้งและมอบหมายบุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่านั้นในรัฐอื่น ดินแดน หรือต่างประเทศ หรือในเขตปกครองของกรุงวอชิงตัน ดี.ซี. ให้ทำหน้าที่เป็นกรรมการตรวจสอบเอกสารสิทธิ์ได้ทุกๆ สองปี การแต่งตั้งจะกระทำได้ก็ต่อเมื่อมีการแนะนำจากหน่วยงานบริหารของรัฐ ดินแดน หรือต่างประเทศ หรือของกรุงวอชิงตัน ดี.ซี. เท่านั้น วาระการดำรงตำแหน่งของกรรมการตรวจสอบเอกสารสิทธิ์คือสองปี^{[ 15 ]}

ก่อนปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งผู้ตรวจการที่ดิน จะต้องสาบานตนและลงนามในคำสาบานว่าจะปฏิบัติหน้าที่อย่างดีและซื่อสัตย์ตามกฎหมายของรัฐนี้ คำสาบานนั้นจะต้อง: (1) สาบานต่อหน้าเสมียนศาลในเมือง เขต หรืออำเภอที่ผู้ตรวจการที่ดินอาศัยอยู่; (2) รับรองโดยเสมียนศาลโดยมีลายมือและตราประทับของเสมียนศาล; และ (3) ยื่นไว้ในสำนักงานเลขาธิการแห่งรัฐนี้

เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารจะต้องมีตราประทับที่มีดาวห้าแฉกอยู่ตรงกลาง และมีคำว่า "เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารแห่งรัฐเท็กซัส" สลักอยู่บนตราประทับนั้น ตราประทับนี้จะใช้เพื่อรับรองการกระทำอย่างเป็นทางการทั้งหมดของเจ้าหน้าที่รับรองเอกสาร เอกสารใดที่ไม่มีตราประทับ หรือการกระทำของเจ้าหน้าที่รับรองเอกสารที่ไม่ได้รับการรับรองโดยตราประทับ จะไม่มีผลบังคับใช้ในรัฐนี้ เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารมีอำนาจเช่นเดียวกับเจ้าพนักงานรับรองเอกสารในการรับรองและตรวจสอบเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร การให้คำสาบาน และการรับคำให้การเพื่อใช้หรือบันทึกไว้ในรัฐนี้