กระดาษคำชม (หรือกระดาษคำชม ) คือกระดาษแผ่นเล็กๆ ที่มีชื่อและที่อยู่เหมือนกับที่อยู่บนหัวจดหมายของกระดาษเขียนจดหมายทางการ พร้อมคำขึ้น ต้นที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า ว่า "ด้วยความเคารพ" หรือ "ด้วยความเคารพจากเรา/ของฉัน" และมีพื้นที่ว่างสำหรับเขียนข้อความสั้นๆ ด้วยลายมือ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ]}ใช้ในการติดต่อสื่อสาร โดยเป็นเอกสารแนบไปกับวัสดุอื่นๆ^{[ 3 ]}

ใบแจ้งความขอบคุณซึ่งไม่เป็นทางการบางครั้งสามารถใช้แทนจดหมายตอบกลับที่เป็นทางการได้^{[ 3 ]}ตัวอย่างเช่น การตอบคำขอแคตตาล็อกสินค้าหรือรายการราคาอาจเป็นเพียงรายการราคาหรือแคตตาล็อกพร้อมใบแจ้งความขอบคุณแนบมาด้วย แทนที่จะเป็นจดหมายตอบกลับที่เป็นทางการ^{[ 4 ] [ 5 ]}ธุรกิจต่างๆ มักมองว่าการแนบใบแจ้งความขอบคุณในการตอบคำขอทั่วไปดังกล่าวเป็นขั้นตอนที่จำเป็นในการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับสาธารณะ^{[ 3 ]}

ไม่มีขนาดตายตัวสำหรับกระดาษคำชมเชย ขนาดของกระดาษอาจแตกต่างกันไป ตั้งแต่ขนาดเท่าบัตรธุรกิจหรือนามบัตรซึ่งเป็นต้นกำเนิดของกระดาษคำชมเชย ไปจนถึงขนาดเท่ากระดาษเขียนจดหมายทั้งแผ่น^{[ 3 ]}เอริค เบน แนะนำว่าควรมีขนาดที่เหมาะสมสำหรับใส่ในซองจดหมายโดยไม่ต้องพับมากกว่าหนึ่งครั้ง และมีขนาดใหญ่พอที่จะสังเกตเห็นได้เมื่อใส่ไว้ในพัสดุ^{[ 6 ]} (กระดาษเขียนจดหมายมาตรฐานนอกสหรัฐอเมริกา มักต้องพับสองครั้งเพื่อใส่ในซองจดหมาย^{[ 7 ]} ) ด้วยเหตุนี้ เขาจึงแนะนำให้ใช้กระดาษขนาดA6 สำหรับ กระดาษ คำชมเชย ^{[ 6 ]}มิลเลอร์แนะนำขนาด A5 สำหรับกระดาษที่ใช้ได้ทั้งเป็นกระดาษคำชมเชยและกระดาษหัวจดหมาย^{[ 8 ]}

เนื่องจากเป็นเอกสารที่ไม่เป็นทางการ ใบชมเชยจึงไม่สามารถใช้แทนกันได้ในกรณีที่ต้องใช้จดหมายที่เป็นทางการด้วยเหตุผลทางกฎหมาย ตัวอย่างเช่น ในงานสัญญาก่อสร้าง ภาพวาดหรือสำเนาจดหมายที่ส่งให้ผู้รับเหมาพร้อมใบชมเชยที่แนบมาด้วยนั้น ไม่ถือเป็นคำสั่งอย่างเป็นทางการให้ดำเนินการตามภาพวาดหรือจดหมายนั้น เป็นเพียงการเชิญชวนให้ดำเนินการโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใดๆ คำสั่งที่ถูกต้องจะต้องเป็นจดหมายคำสั่งที่เป็นทางการ หรือคำสั่งที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม "คำแนะนำของสถาปนิก" ที่พิมพ์ไว้ (ลงนามโดยสถาปนิก) ^{[ 9 ]}

ฟอลคอนเนอร์ระบุว่าไม่ควรส่งใบชมเชยแทนจดหมายส่วนตัว และควรส่งจดหมายส่วนตัวเพื่อตอบคำถามของลูกค้า เพราะเป็นการให้ความรู้สึกเป็นส่วนตัว^{[ 10 ]}เฮลีย์แนะนำกลยุทธ์ทางเลือกในการให้ความรู้สึกเป็นส่วนตัว: การลบคำขึ้นต้นออกจากใบชมเชย ทำให้ต้องเขียนข้อความทั้งหมดด้วยลายมือ^{[ 11 ]}

• อเลสซานดรา ซัลวาจโจ; กาเบรียลลา ฟรานกี (2549) "ริสโปสต์". Lettere Commerciali ในภาษาอิตาลี (ภาษาอิตาลี) มิลาโน: Edizioni FAG Srl. หน้า  61–63 .