การบริหารจัดการผู้รับเหมาคือการจัดการงานที่ว่าจ้างจากภายนอกให้กับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง การบริหารจัดการผู้รับเหมานั้นเกี่ยวข้องกับระบบที่จัดการข้อมูลด้านสุขภาพและความปลอดภัยของผู้รับเหมา ข้อมูลประกันภัย โปรแกรมการฝึกอบรม และเอกสารเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับผู้รับเหมาและลูกค้าที่เป็นเจ้าของโครงการ สัญญาในปัจจุบันส่วนใหญ่กำหนดให้ใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการสัญญา อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยในการบริหารจัดการระหว่างหลายฝ่าย

ความเสี่ยงเพิ่มขึ้นจากการสูญเสียการควบคุมจากการว่าจ้างงานภายนอกการทำงานภายในองค์กรทำให้เจ้าของโครงการสามารถควบคุมการผลิตหรือบริการที่ได้รับอย่างสมบูรณ์ รวมถึงคุณภาพ ความทนทาน และความสม่ำเสมอ การว่าจ้างงานภายนอกจะลดการควบคุมในด้านเหล่านี้ลง แม้ว่าจะสามารถจัดทำสัญญาและข้อตกลงเพื่อควบคุมผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายได้ แต่เจ้าของโครงการก็ไม่สามารถมั่นใจได้อย่างสมบูรณ์ว่าความต้องการของตนได้รับการตอบสนอง^{[ 1 ]}

ด้วยการว่าจ้างผลิตจากภายนอกที่เพิ่มมากขึ้น บริษัทต่างๆ จึงประสบปัญหาในการกำหนดมาตรฐานกระบวนการบริหารจัดการผู้รับเหมา ข้อกำหนดและกฎระเบียบจากสำนักงานความปลอดภัยและสุขภาพในการทำงาน แห่งสหรัฐอเมริกา และหน่วยงานกำกับดูแลอื่นๆ มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องมองเห็นคุณภาพงานที่ผู้รับเหมาที่ว่าจ้างได้ทำในอดีตและกำลังทำอยู่ในปัจจุบันอย่างครบถ้วน ซึ่งมักเป็นเรื่องยาก

มีเครื่องมือหลายอย่างที่สามารถใช้วัดระดับประสิทธิภาพของผู้รับเหมาได้ ตัวอย่างเช่น โรงกลั่นขนาดใหญ่หลายแห่งได้บูรณาการระบบควบคุมการเข้าออกประตูเข้ากับซอฟต์แวร์บริหารจัดการสัญญา ซึ่งช่วยให้สามารถเข้าถึงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานผู้รับเหมาภายในโรงกลั่นได้แบบเรียลไทม์

การบริหารจัดการผู้รับเหมาที่มีประสิทธิภาพนั้น เริ่มต้นจากการใช้แบบฟอร์มการประเมินคุณสมบัติเบื้องต้น (PQF) ที่ได้มาตรฐาน แบบฟอร์มการประเมินคุณสมบัติเบื้องต้นที่มีคุณภาพจะช่วยให้สามารถปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานได้ตามความต้องการ แบบฟอร์มนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าขั้นตอนที่จำเป็นต่างๆ นั้นครบถ้วน เพื่อให้ผู้รับเหมาสามารถทำงานได้อย่างปลอดภัยและยั่งยืน ก่อนที่จะทำข้อตกลงหรืออนุญาตให้ผู้รับเหมาเข้ามาทำงานในพื้นที่

แบบฟอร์มการตรวจสอบคุณสมบัติเบื้องต้น (หรือคำอธิบายเกี่ยวกับข้อกำหนด) จะถูกจัดเตรียมไว้ก่อนการเสนอราคาหรือการประมูล เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อกำหนดเหล่านั้นได้ถูกรวมไว้ในแผนงานและงบประมาณแล้ว

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แบบฟอร์มการประเมินคุณสมบัติเบื้องต้นจะช่วยให้องค์กรสามารถติดตามแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการบริหารจัดการผู้รับเหมา ซึ่งก็คือการประเมินคุณสมบัติผู้รับเหมาตามพลวัตที่สำคัญเหล่านี้:

• ความมั่นคงทางการเงิน
• ประวัติการอ้างอิงด้านกฎระเบียบ
• สถิติและโครงการด้านความปลอดภัยและสุขภาพ
• โครงการคุ้มครองสิ่งแวดล้อม
• การตรวจสอบประวัติและโปรแกรมรักษาความปลอดภัย
• ภูมิหลังและโครงการด้านความยั่งยืน/ความรับผิดชอบต่อสังคม รวมถึงสิทธิมนุษยชน
• ข้อกำหนดเฉพาะพื้นที่ (ตามความจำเป็น)
• โครงการสำคัญที่ดำเนินการ รวมถึงข้อมูลอ้างอิง
• ระยะเวลาที่ผู้รับเหมาประกอบธุรกิจมา
• บริการที่ดำเนินการ และการจัดอันดับความเสี่ยงตามประเภทงานของช่างรับเหมา
• ความคุ้มครองและวงเงินประกันภัยผู้เอาประกันภัยเพิ่มเติมและการสละสิทธิ์ในการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากบุคคลที่สาม

แบบฟอร์มการตรวจสอบคุณสมบัติเบื้องต้นที่ละเอียดถี่ถ้วนซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบเหล่านี้ทั้งหมด ใช้เพื่อตรวจสอบอัตราการเกิดอุบัติเหตุและทำให้มั่นใจว่าใบรับรองการประกันภัยของผู้รับเหมาเป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัท

จากนั้นแบบฟอร์มคุณสมบัติเบื้องต้นจะถูกตรวจสอบบันทึก OSHA ^{[ 2 ]}และคะแนนการปรับปรุงประสบการณ์ (EMR) เพื่อค้นหาความไม่สอดคล้องกันและตรวจสอบสถานะใบอนุญาตของผู้รับเหมา สุดท้าย จะมีการติดต่อบุคคลอ้างอิงเพื่อขอประวัติการทำงานและประสบการณ์จริงเพื่อรับรองเพิ่มเติมว่าผู้รับเหมามีคุณสมบัติเบื้องต้นในการทำงาน ณ สถานที่นั้น

เมื่อกรอกแบบฟอร์มคุณสมบัติเบื้องต้นเสร็จแล้ว จะต้องมีการติดตามตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้รับเหมา ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการผู้รับเหมา การตรวจสอบจะดำเนินการโดยพิจารณาจากบริการที่ผู้รับเหมาดำเนินการและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับบริการนั้น

สำหรับผู้รับเหมาที่เกี่ยวข้องกับการค้าที่มีความเสี่ยงสูง (เช่น ช่างไฟฟ้า^{[ 3 ]}ล็อกเอาต์-แท็กเอาต์^{[ 4 ]}และคนงานในพื้นที่จำกัด^{[ 5 ]} ) การตรวจสอบเป็นส่วนสำคัญของการทบทวนโปรแกรมความปลอดภัยของผู้รับเหมา คนงานกลุ่มเสี่ยงสูงเหล่านี้จำนวนมากเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่อาจเป็นอันตรายถึงชีวิต และต้องแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการปกป้องพนักงานและลูกค้าจากสถานการณ์ที่เป็นอันตราย

เพื่อตรวจสอบว่าผู้รับเหมามีความเข้าใจอย่างเพียงพอทั้งในเรื่องงานที่จะต้องทำและมาตรฐานความปลอดภัยที่ต้องปฏิบัติตาม จึงมีการถามคำถามต่อไปนี้:

1. โปรแกรมความปลอดภัยที่มีอยู่ในปัจจุบันนั้นเพียงพอหรือไม่?
2. โปรแกรมความปลอดภัยที่จัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรได้ถูกนำไปปฏิบัติแล้วหรือไม่?
3. มีการตรวจสอบอุปกรณ์ที่สำคัญหรือไม่?
4. โปรแกรมนี้อนุญาตให้ปรับแต่งโปรแกรมตามระดับความเสี่ยงได้หรือไม่?
5. โปรแกรมความปลอดภัยนี้เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้รับเหมาและบริการที่ให้บริการหรือไม่?
6. มีการกล่าวถึงโครงการที่จำเป็นโดยพิจารณาจากบริการที่จะดำเนินการหรือไม่?
7. มีวิธีการใดบ้างที่จะรับประกันได้ว่าการฝึกอบรมตามโปรแกรมที่เขียนไว้ได้ดำเนินการอย่างถูกต้อง?
8. มีการใช้และบันทึกการวิเคราะห์อันตรายจากงาน (JHA) ^{[ 6 ]}การตรวจสอบสถานที่ทำงาน และเทคนิคการระบุ/ลดอันตรายอื่นๆ หรือไม่

คำถามเหล่านี้จะถูกนำมาใช้เป็นตัวชี้วัดเพื่อประเมินระดับประสิทธิภาพของผู้รับเหมา การตรวจสอบจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้รับเหมาได้เตรียมพร้อมและปฏิบัติตามแนวทางด้านความปลอดภัยในชีวิตประจำวัน โดยพื้นฐานแล้ว การตรวจสอบเป็นการยืนยันจากบุคคลที่สามว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในแบบฟอร์มคุณสมบัติเบื้องต้นนั้นถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

ฐานข้อมูลสามารถใช้บันทึกและเข้าถึงข้อมูลผู้ขายภายในโปรแกรมบริหารจัดการผู้รับเหมาได้ ฐานข้อมูลจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโปรแกรมบริหารจัดการผู้รับเหมาถูกนำมาใช้เพื่อคัดกรองผู้รับเหมาที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน การใช้ฐานข้อมูลบริหารจัดการผู้รับเหมาแบบออนไลน์ช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลผู้รับเหมาในรูปแบบที่ปลอดภัยกับผู้ใช้ที่จำเป็นทั้งหมดได้ โดยสามารถใช้งานได้ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ 365 วันต่อปี

จุดประสงค์ของโปรแกรมบริหารจัดการผู้รับเหมาคือการรวมศูนย์ คัดกรอง และตรวจสอบแรงงานชั่วคราวให้ดียิ่งขึ้น จากการนำโปรแกรมบริหารจัดการผู้รับเหมามาใช้ องค์กรสามารถคาดหวังได้ว่าจะได้รับประโยชน์บางส่วนหรือทั้งหมดดังต่อไปนี้:

1. การประหยัดต้นทุน
2. ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นระหว่างซัพพลายเออร์และลูกค้า
3. ผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ที่มีคุณภาพสูงกว่า
4. ลดขั้นตอนการทำงานเอกสารสำหรับทั้งเจ้าของโครงการและผู้รับเหมา โปรแกรมบริหารจัดการผู้รับเหมาบางโปรแกรมเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ ซึ่งช่วยให้ผู้รับเหมาสามารถจัดการใบอนุญาต การอนุมัติ การปฐมนิเทศ บันทึกการฝึกอบรม และประเด็นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ด้วยตนเอง ซึ่งจะช่วยให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อกำหนดต่างๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. การแบ่งปันข้อมูลทันทีและคุณสมบัติที่คงอยู่ตลอดไป
6. ลดความเสี่ยง – ปรับปรุงการควบคุมความเสียหายอย่างต่อเนื่อง
7. การเปลี่ยนไปใช้ตัวชี้วัดนำหน้าแทนตัวชี้วัดตามหลัง
8. ผู้รับเหมาตระหนักถึงกฎระเบียบและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด เช่น VPP ^{[ 7 ]}และ PSM ^{[ 8 ]}

ข้อดีเหล่านี้มีทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โปรแกรมบริหารจัดการผู้รับเหมาแบบครบวงจรบนเว็บจากบริษัทที่มีชื่อเสียงสามารถเป็นพื้นฐานที่น่าเชื่อถือสำหรับการคัดกรองคุณสมบัติเบื้องต้นของผู้รับเหมา ผู้ขาย และผู้จัดหาสินค้าและบริการอื่นๆ ได้

ในการจัดการผู้รับเหมา มีข้อพิจารณาหลักสองประการ ประการแรกคือการตัดสินใจเกี่ยวกับเกณฑ์การประเมิน และประการที่สองคือการพัฒนากระบวนการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อประเมินเกณฑ์เหล่านี้ มีเกณฑ์หลายประการที่สามารถใช้ประเมินความปลอดภัยของผู้รับเหมาได้ เช่น ข้อมูลแนวโน้มในอดีตและอนาคต ^{[ 9 ]}

• แรงงานชั่วคราว
• แรงงานชั่วคราว
• ระบบจัดการผู้ขาย