สำเนารับรองคือสำเนา (มักเป็นสำเนาถ่ายเอกสาร ) ของเอกสารต้นฉบับที่มีการรับรองหรือใบรับรองว่าเป็นสำเนาที่ถูกต้องของเอกสารต้นฉบับ การรับรองนี้ไม่ได้เป็นการรับรองว่าเอกสารต้นฉบับเป็นของแท้ เพียงแต่เป็นการรับรองว่าเป็นสำเนาที่ถูกต้องของเอกสารต้นฉบับเท่านั้น

ในประเทศที่ใช้กฎหมายจารีตประเพณีและภาษาอังกฤษ มักใช้สำเนารับรองเป็นวิธีที่สะดวกในการขอสำเนาเอกสาร โดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายในการขอสำเนารับรองไม่แพง อาจจำเป็นต้องใช้สำเนารับรองสำหรับหน่วยงานราชการหรือศาล รวมถึงเพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้า การขอสำเนารับรองจะช่วยป้องกันไม่ให้เจ้าของเอกสารสำคัญ (โดยเฉพาะเอกสารประจำตัว ) ต้องส่งมอบเอกสารเหล่านั้นคืน ซึ่งอาจเสี่ยงต่อการสูญหายหรือเสียหายได้

เอกสารฉบับนี้มีความคล้ายคลึงกับสำเนาที่ได้รับการรับรองจาก Notary Public ซึ่งเป็นรูปแบบเอกสารที่ใช้ในบางประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบางรัฐของสหรัฐอเมริกา สำเนาที่ได้รับการรับรองจาก Notary Public นั้นลงนามโดยNotary Public (ไม่ควรสับสนกับNotary Public ในประเทศที่ใช้ระบบกฎหมายแพ่ง )

สำเนาที่ได้รับการรับรองจะลงนามโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากบุคคลหรือหน่วยงานที่ร้องขอ โดยทั่วไป บุคคลดังกล่าวจะถูกเรียกว่าบุคคลที่ได้รับอนุญาต บุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในใบรับรองจะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ บางครั้งบุคคลได้รับอนุญาตตามกฎหมายให้ทำเช่นนั้น (เช่น เสมียนศาล ทนายความหรือโนตารีพับลิค) แต่ก็ไม่เสมอไป ในบางประเทศ เช่น สหราชอาณาจักรและแอฟริกาใต้ เอกสารประจำตัวสามารถรับรองโดยเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ที่ได้รับอนุญาตได้เช่นกัน^{[ 1 ]}

สำเนาเอกสารต้นฉบับที่จะใช้ในระดับสากลอาจต้องเป็นสำเนาที่ได้รับการรับรองจาก Notary Public แทนที่จะเป็นสำเนาที่ได้รับการรับรองทั่วไป การขอสำเนาที่ได้รับการรับรองจาก Notary Public อาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า นอกจากนี้ สำเนาเอกสารที่จะใช้ในระดับสากลอาจต้องปฏิบัติตามกฎพิเศษบางประการ เช่น อนุสัญญากรุงเฮกเกี่ยวกับการยกเลิกข้อกำหนดการรับรองเอกสารสาธารณะต่างประเทศ

หากเอกสารต้นฉบับจำเป็นต้องได้รับการแปล โดยปกติแล้วจะต้องมีใบรับรองเพิ่มเติม โดยทั่วไปแล้ว เอกสารจะต้องได้รับการแปลโดยผู้เชี่ยวชาญ และต้องมีใบรับรองความถูกต้องจากผู้เชี่ยวชาญแนบมากับงานแปล พร้อมกับสำเนาเอกสารต้นฉบับ จากนั้น เอกสารต้นฉบับ งานแปล และใบรับรองความถูกต้อง จะถูกถ่ายสำเนาในรูปแบบสำเนาที่ได้รับการรับรอง ตัวอย่างเช่น ใบเกิดของรัสเซียที่ใช้ในประเทศที่ใช้ภาษาอังกฤษ จะต้องมีสำเนาที่ได้รับการรับรองจาก Notary Public

ในออสเตรเลีย สำเนาที่ได้รับการรับรองส่วนใหญ่เป็นผลมาจากการปฏิบัติทางการบริหาร กฎหมายของรัฐบาลกลางและรัฐบางฉบับกำหนดให้ใช้สำเนาที่ได้รับการรับรองหรือระบุประเภทของบุคคลที่สามารถรับรองสำเนาเอกสารได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายในบางสถานการณ์^{[ 2 ] [ 3 ]}

สำเนารับรองความถูกต้องถูกนำมาใช้เพื่อยืนยันความถูกต้องของสำเนาเอกสารต้นฉบับมานานแล้ว ในทางปฏิบัติ การขอรับสำเนารับรองความถูกต้องนั้นง่ายมากและแทบไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ นอกเหนือจากค่าถ่ายเอกสาร และถูกนำไปใช้ในหลากหลายสถานการณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับเอกสารแสดงตน

ในทางปฏิบัติ และเพื่อความสะดวกเท่านั้น สำเนาอาจได้รับการรับรองโดยบุคคลที่สามารถเป็นพยานในการประกาศตามกฎหมายภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับการประกาศตามกฎหมายบุคคลที่ได้รับการยอมรับให้เป็นทนายความชาวออสเตรเลียโดยศาลฎีกาของรัฐหรือดินแดนสามารถเป็นพยานในการประกาศตามกฎหมายได้ ไม่ว่าพวกเขาจะถือใบอนุญาตประกอบวิชาชีพหรือไม่ก็ตาม^{[ 4 ]}บุคคลประเภทอื่น ๆ ที่ระบุไว้ในตารางที่ 1 ของข้อบังคับก็สามารถเป็นพยานในการประกาศตามกฎหมายได้เช่นกัน^{[ 5 ]} ส่วนที่ 1 ของตารางที่ 1 ระบุว่า นักกายภาพบำบัด ทันตแพทย์ นักกฎหมาย แพทย์ พยาบาล นักทัศนมาตร ทนายความสิทธิบัตร เภสัชกร นักกายภาพบำบัด นักจิตวิทยา ทนายความเครื่องหมายการค้า และสัตวแพทย์ สามารถรับรองสำเนาได้ ส่วนที่ 2 ของตารางระบุอาชีพและตำแหน่งอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งสมาชิกหรือผู้ดำรงตำแหน่งเหล่านั้นก็สามารถรับรองสำเนาได้เช่นกัน (ตัวอย่างเช่น ผู้พิพากษา เจ้าหน้าที่ตำรวจ และสมาชิกสภาผู้แทนราษฎร)

ใบรับรองทั่วไปที่ลงนามรับรองบนสำเนา มักพิมพ์หรือประทับตรา ยกเว้นลายเซ็น:

สำเนาถูกต้องที่รับรองจากต้นฉบับ ฉันขอรับรองว่านี่คือสำเนาที่ถูกต้องของเอกสารต้นฉบับ ลงชื่อ: วันที่: อำนาจในการลงนาม: หมายเลขโทรศัพท์: 

ในประเทศออสเตรเลีย สำเนาที่ได้รับการรับรองอาจมีรายละเอียดค่อนข้างจำกัด เนื่องจากกฎหมายยังไม่เข้มงวด บุคคลหรือหน่วยงานที่ต้องการสำเนานั้นมักต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม บางครั้งบุคคลหรือหน่วยงานนั้นจะติดต่อผู้ที่รับรองสำเนาเพื่อลดโอกาสในการปลอมแปลงสำเนา

ในบางรัฐและดินแดน สถานีตำรวจและห้องสมุดมีข้อตกลงที่ช่วยให้สามารถรับรองหรือให้ผู้พิพากษาเป็นพยานในเอกสารได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

สามารถขอรับรองสำเนาเอกสารได้ฟรีที่สถานีตำรวจ สำเนาที่ได้รับการรับรอง เช่น บัตรประจำตัวประชาชนของรัฐ โอมังเป็นที่แพร่หลายและมักจำเป็นสำหรับการสมัครงาน เป็นต้น

พระราชบัญญัติบริษัท มาตรา 775 กำหนดประเภทของบุคคลที่สามารถรับรองสำเนาเอกสารสำหรับส่วนที่ 16 (บริษัทนอกฮ่องกง) ^{[ 6 ]}ประเภทดังกล่าวรวมถึงทนายความรับรองเอกสาร ทนายความ สมาชิกของสถาบันผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งฮ่องกง และสมาชิกของสถาบันธรรมาภิบาลแห่งฮ่องกง^{[ 7 ]}

บุคคลประเภทเดียวกันอาจรับรองการแปลพระราชบัญญัติเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาจีนจากภาษาอื่นได้เช่นกัน^{[ 8 ]}

ในประเทศอินเดีย ภายใต้มาตรา 2(j)(ii) ของพระราชบัญญัติสิทธิในการรับรู้ข้อมูลข่าวสาร พ.ศ. 2548 เจ้าหน้าที่ข้อมูลข่าวสารสาธารณะ (PIO) มีหน้าที่ต้อง 'จัดหาสำเนาเอกสารหรือบันทึกที่ได้รับการรับรอง' ให้แก่ผู้ร้องเรียน' ในกรณีเช่นนี้ PIO เพียงแต่รับรองว่าสำเนาเอกสารหรือบันทึกนั้นเป็นสำเนาที่ถูกต้องตรงกับเอกสารที่เก็บไว้ในหน้า 'X' ของแฟ้ม 'X' ของหน่วยงานสาธารณะ โดยไม่คำนึงถึงแหล่งที่มาดั้งเดิม

ในประเทศศรีลังกา สำเนาที่ได้รับการรับรองหรือสำเนาถูกต้องของเอกสารต้นฉบับ สามารถรับรองได้โดยทนายความพนักงานรับรองเอกสารหรือผู้พิพากษา

สำเนาเอกสารรับรองของบันทึกสาธารณะ เช่น ใบเกิดและใบทะเบียนสมรส จะต้องได้รับจากสำนักงานที่เก็บรักษาบันทึกนั้น^{[ 9 ]}

ในรัฐและดินแดนส่วนใหญ่ของสหรัฐอเมริกาทนายความรับรองเอกสารมีอำนาจรับรองสำเนาเอกสารใดๆ ที่ไม่ใช่บันทึกสาธารณะ^{[ 10 ]}ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถรับรองสำเนาหนังสือเดินทาง บัตรประจำตัวประชาชน ใบขับขี่ คำแถลง และสัญญาได้^{[ 9 ]}ในกรณีนี้ ทนายความรับรองเอกสารจะลงนามในคำแถลงเพื่อรับรองโดยตรงว่าสำเนานั้นเป็นความจริง^{[ 11 ]}ในบางรัฐ ทนายความรับรองเอกสารไม่ได้รับอนุญาตให้รับรองสำเนา หรืออาจรับรองสำเนาเอกสารได้เพียงไม่กี่ประเภท เช่น สมุดบันทึกของตนเอง^{[ 10 ]}ในกรณีที่ทนายความรับรองเอกสารไม่ได้รับอนุญาตให้รับรองสำเนา สามารถดำเนินการตามขั้นตอนอื่นได้ ซึ่งเรียกว่า "การรับรองสำเนาโดยผู้ดูแลเอกสาร" โดยที่ผู้ถือเอกสารลงนามในคำแถลงเพื่อยืนยันว่าสำเนานั้นเป็นความจริง และทนายความรับรองเพียงว่าผู้ถือเอกสารได้ลงนามและยืนยันคำแถลงนี้^{[ 10 ] [ 11 ]}

เพื่อรับรองว่าสำเนาถูกต้อง บางรัฐกำหนดให้เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารต้องเป็นผู้ถ่ายสำเนาด้วยตนเองหรือควบคุมดูแลกระบวนการถ่ายสำเนา ในขณะที่บางรัฐอนุญาตให้เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารเปรียบเทียบสำเนาที่ผู้ร้องขอเสนอมากับเอกสารต้นฉบับด้วยสายตาได้

ตัวอย่างการรับรองสำเนาโดยโนตารี:

รัฐ ________________, เขต ________________ ข้าพเจ้าขอรับรองว่านี่คือสำเนาที่ถูกต้องและตรงตามต้นฉบับ ซึ่งอยู่ในความครอบครองของ _______________________________. ลงวันที่ _______________________________ _______________________________ (เจ้าหน้าที่รับรองเอกสาร) (ตราประทับรับรองเอกสาร รวมถึงชื่อ ตำแหน่ง และวันหมดอายุของใบอนุญาต) 

ตัวอย่างการรับรองสำเนาโดยผู้ดูแลเอกสาร:

ข้าพเจ้า _______________________________ ขอรับรองว่าสำเนาเอกสาร _______________________________ ที่แนบมานี้ เป็นสำเนาที่ถูกต้องตรงกับเอกสารต้นฉบับ _______________________________ (ผู้ดูแลเอกสาร) รัฐ ________________, เขต ________________ ลงนามและสาบาน (หรือยืนยัน) ต่อหน้าข้าพเจ้าในวันที่ _______________________________ โดย _______________________________. _______________________________ (เจ้าหน้าที่รับรองเอกสาร) (ตราประทับรับรองเอกสาร รวมถึงชื่อ ตำแหน่ง และวันหมดอายุของใบอนุญาต) 

ในประเทศเวียดนาม สำเนาที่ได้รับการรับรองหรือสำเนาถูกต้องของเอกสารต้นฉบับ สามารถรับรองได้โดยคณะกรรมการประชาชนระดับเขต/อำเภอ หรือสูงกว่า หรือสำนักงานทนายความ ไม่เพียงแต่เอกสารราชการของเวียดนามเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารต่างประเทศด้วย

• ตัวอย่างสำเนา