การจัดการรูปแบบข้อมูล ( DFM ) คือการประยุกต์ใช้แนวทางที่เป็นระบบในการเลือกและการใช้ รูปแบบ ข้อมูลที่ใช้ในการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อจัดเก็บในคอมพิวเตอร์

ในทางปฏิบัติ การจัดการรูปแบบข้อมูลคือการวิเคราะห์รูปแบบข้อมูลและคุณลักษณะทางเทคนิค กฎหมาย หรือเศรษฐกิจที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจช่วยเสริมหรือลดทอนความสามารถของสินทรัพย์ดิจิทัลหรือระบบสารสนเทศในการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้

การจัดการรูปแบบข้อมูลมีความจำเป็นมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากปริมาณข้อมูลและจำนวนผู้สร้างข้อมูลเพิ่มมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ข้อมูลที่ผู้ใช้ใช้งานนั้นสร้างยาก จัดเก็บยาก มีต้นทุนสูงในการจัดหา หรือแบ่งปันได้ยาก

การจัดการรูปแบบข้อมูลในฐานะเครื่องมือหรือแนวทางการวิเคราะห์นั้น ไม่ขึ้นอยู่กับรูปแบบข้อมูลใดๆ

ในอดีต บุคคล องค์กร และธุรกิจต่างๆ ถูกจัดประเภทตามประเภทของคอมพิวเตอร์หรือระบบปฏิบัติการ ที่ใช้ แต่ในปัจจุบันโปรแกรมที่เน้นการทำงานเช่นโปรแกรมสเปรดชีตหรือโปรแกรมประมวลผลคำและวิธีการจัดเก็บข้อมูลของโปรแกรมเหล่านั้น เป็นตัวกำหนดลักษณะของบุคคล องค์กร และธุรกิจนั้นๆ เป็นหลัก ตัวอย่างเช่น เมื่อท่องเว็บ ไม่สำคัญว่าคอมพิวเตอร์ชนิดใดเป็นผู้ให้บริการเว็บไซต์ สำคัญเพียงแค่ข้อมูลที่เผยแพร่อยู่ในรูปแบบที่เบราว์เซอร์ สามารถอ่านได้ ในกรณีนี้ รูปแบบข้อมูลของข้อมูลที่เผยแพร่มีความสำคัญมากกว่าฮาร์ดแวร์หรือระบบปฏิบัติการพื้นฐานในการกำหนดความเข้ากันได้

มีการริเริ่มโครงการหลายโครงการเพื่อบันทึกรูปแบบข้อมูลที่ใช้กันทั่วไปและซอฟต์แวร์ที่สามารถอ่านข้อมูลเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่น โครงการ Pronomที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหราชอาณาจักร

• การจัดการข้อมูล
• การเก็บรักษาข้อมูล
• การเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัล
• รูปแบบไฟล์
• การกำกับดูแลเทคโนโลยีสารสนเทศ
• โครงการห้องสมุดดิจิทัลแห่งชาติ (NDLP)
• โครงการโครงสร้างพื้นฐานและการอนุรักษ์ข้อมูลดิจิทัลแห่งชาติ (NDIIPP)

• หอสมุดรัฐสภาสหรัฐอเมริกา, ความยั่งยืนของรูปแบบดิจิทัล