ระบบจัดการเอกสาร

ระบบจัดการเอกสาร ( DMS ) คือระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดเก็บ แบ่งปัน ติดตาม และจัดการไฟล์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บางระบบมีฟังก์ชันการติดตามเวอร์ชันและการแก้ไข ซึ่งจะบันทึกและจัดเก็บประวัติของเวอร์ชันต่างๆ ที่สร้างและแก้ไขโดยผู้ใช้หลายคน คำนี้มีความทับซ้อนกับแนวคิดของระบบจัดการเนื้อหามักถูกมองว่าเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM) และเกี่ยวข้องกับ ระบบ จัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ (PDM) ระบบจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลระบบการสร้างภาพเอกสารระบบเวิร์กโฟลว์และระบบ จัดการบันทึก

ประวัติศาสตร์

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เริ่มปรากฏขึ้นในทศวรรษ 1980 เมื่อองค์กรต่างๆ ต้องการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลและลดการพึ่งพาโครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม ระบบในยุคแรกๆ ออกแบบมาเพื่อการสร้างภาพเอกสารเป็นหลัก เช่น การสแกน การจัดทำดัชนี และการเรียกค้นเอกสารกระดาษในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และส่วนใหญ่จำกัดอยู่เฉพาะองค์กรขนาดใหญ่และหน่วยงานภาครัฐ เนื่องจากต้นทุนและความซับซ้อนของเทคโนโลยี ระบบต่างๆ เช่น FileNet ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 1982 เริ่มผสมผสานการสร้างภาพเข้ากับความสามารถด้านเวิร์กโฟลว์พื้นฐาน สร้างแบบจำลองการทำงานที่ผลิตภัณฑ์รุ่นต่อๆ มาจะพัฒนาต่อยอดต่อไป

ในช่วงต้นทศวรรษ 1990 การจัดการเอกสารได้กลายเป็นซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่แตกต่างออกไป โดยผู้จำหน่ายได้นำเสนอการควบคุมเวอร์ชัน การจัดการการเข้าถึง และการเรียกค้นข้อความเต็มรูปแบบควบคู่ไปกับความสามารถในการสร้างภาพที่มีอยู่ก่อนหน้านี้ การแพร่หลายของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและเครือข่ายท้องถิ่นทำให้การใช้งานขยายวงกว้างออกไปจากผู้ปฏิบัติงานเฉพาะทางไปสู่ผู้ทำงานด้านความรู้ในวงกว้างมากขึ้น ลักษณะที่ไม่เป็นระเบียบของเอกสารบนเครือข่ายพีซีแบบกระจายได้เผยให้เห็นถึงการขาดการควบคุมเวอร์ชัน บันทึกการตรวจสอบ และความปลอดภัยในการเข้าถึง ทำให้ระบบการจัดการเอกสารเฉพาะทางมีความจำเป็นมากขึ้นเรื่อยๆ^{[ 1 ]}เมื่อการใช้งานอินเทอร์เน็ตแพร่หลายมากขึ้นในช่วงปลายทศวรรษ 1990 ความคาดหวังของผู้ใช้เกี่ยวกับการเรียกค้นข้อมูลก็เปลี่ยนไปอย่างมาก แทนที่จะนำทางตามลำดับชั้นของโฟลเดอร์ ผู้ใช้คาดหวังอินเทอร์เฟซที่เน้นการค้นหามากขึ้น และความสามารถต่างๆ เช่น การค้นหาแบบบูลีน การวิเคราะห์คลัสเตอร์ และการตัดคำกลายเป็นส่วนประกอบมาตรฐานของระบบการจัดการเอกสารในที่สุด

เมื่อองค์กรต่างๆ สะสมเนื้อหาเว็บ อีเมล และสื่อดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น ขอบเขตของระบบจัดการเอกสารจึงไม่เพียงพอสำหรับข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างทั้งหมดที่องค์กรจำเป็นต้องจัดการ สิ่งนี้ผลักดันให้เกิดการรวมระบบจัดการเอกสาร การจัดการบันทึก เวิร์กโฟลว์ และการสร้างภาพเข้าไว้ในแพลตฟอร์มที่กว้างขึ้น คำว่า การจัดการเนื้อหาองค์กร (Enterprise Content Management) ได้รับการแนะนำประมาณปี 2000 และได้รับการกำหนดอย่างเป็นทางการโดยสมาคมเพื่อการจัดการข้อมูลอัจฉริยะ (AIIM) ในปี 2002 ^{[ 2 ]}

ส่วนประกอบ

ระบบจัดการเอกสารมีฟังก์ชันการจัดเก็บข้อมูล การควบคุมเวอร์ชัน เมตาเดตา บันทึกการตรวจสอบ การรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง และอื่นๆ อีกมากมาย ความสามารถต่างๆ ได้แก่:

หัวข้อ	คำอธิบาย
เมตาเดตา	โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลเมตาจะถูกจัดเก็บไว้สำหรับเอกสารแต่ละฉบับ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเมตาอาจรวมถึงวันที่จัดเก็บเอกสารและตัวตนของผู้ใช้ที่จัดเก็บเอกสารนั้น ระบบจัดการเอกสาร (DMS) อาจดึงข้อมูลเมตาจากเอกสารโดยอัตโนมัติหรือแจ้งให้ผู้ใช้เพิ่มข้อมูลเมตา ระบบบางระบบยังใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)กับภาพที่สแกน หรือทำการดึงข้อความจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความที่ดึงออกมาสามารถใช้เพื่อช่วยผู้ใช้ในการค้นหาเอกสารโดยการระบุคำสำคัญที่น่าจะเป็นไปได้หรือให้ความสามารถในการค้นหาข้อความแบบเต็ม หรือสามารถใช้ได้ด้วยตัวเอง ข้อความที่ดึงออกมายังสามารถจัดเก็บเป็นส่วนประกอบของข้อมูลเมตา จัดเก็บไว้กับเอกสาร หรือแยกต่างหากจากเอกสารเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการค้นหาคอลเลกชันเอกสาร^{[ 3 ]}
การบูรณาการ	ระบบจัดการเอกสารจำนวนมากพยายามที่จะมอบฟังก์ชันการจัดการเอกสารโดยตรงให้กับแอปพลิเคชันอื่น ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกเอกสารที่มีอยู่จากคลังข้อมูลของระบบจัดการเอกสาร ทำการเปลี่ยนแปลง และบันทึกเอกสารที่เปลี่ยนแปลงแล้วกลับไปยังคลังข้อมูลเป็นเวอร์ชันใหม่ได้ทั้งหมดโดยไม่ต้องออกจากแอปพลิเคชัน การบูรณาการดังกล่าวมีให้ใช้งานทั่วไปสำหรับเครื่องมือซอฟต์แวร์หลากหลายประเภท เช่นระบบจัดการเวิร์กโฟลว์และระบบจัดการเนื้อหาโดยทั่วไปผ่านทางอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) โดยใช้มาตรฐานแบบเปิด เช่นODMA , LDAP , WebDAVและบริการเว็บSOAPหรือRESTful ^{[ 4 ]}^{[ 5 ]}
การจับกุม	การจับภาพส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการรับและประมวลผลภาพเอกสารกระดาษจากเครื่องสแกนหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันมัก ใช้ซอฟต์แวร์ การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ไม่ว่าจะรวมอยู่ในฮาร์ดแวร์หรือเป็นซอฟต์แวร์แบบสแตนด์อะโลน เพื่อแปลงภาพดิจิทัลเป็นข้อความที่เครื่องอ่านได้ บางครั้งใช้ซอฟต์แวร์ การรู้จำเครื่องหมายด้วยแสง (OMR) เพื่อดึงค่าของช่องทำเครื่องหมายหรือฟองอากาศ การจับภาพอาจเกี่ยวข้องกับการรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไฟล์คอมพิวเตอร์อื่นๆ ด้วย^{[ 6 ]}
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล	กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสามารถตรวจสอบความล้มเหลวของเอกสาร ลายเซ็นที่หายไป ชื่อที่สะกดผิด และปัญหาอื่นๆ โดยแนะนำตัวเลือกการแก้ไขแบบเรียลไทม์ก่อนนำเข้าข้อมูลลงใน DMS การประมวลผลเพิ่มเติมในรูปแบบของการปรับให้สอดคล้องกันและการเปลี่ยนแปลงรูปแบบข้อมูลอาจถูกนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล^{[ 7 ]}^{[ 8 ]}
การจัดทำดัชนี	การจัดทำดัชนีจะติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดทำดัชนีอาจทำได้ง่ายๆ เช่น การติดตามตัวระบุเอกสารที่ไม่ซ้ำกัน แต่บ่อยครั้งที่มันจะมีรูปแบบที่ซับซ้อนกว่า โดยให้การจำแนกประเภทผ่านเมตาเดตาของเอกสาร หรือแม้กระทั่งผ่านดัชนีคำที่สกัดจากเนื้อหาของเอกสาร การจัดทำดัชนีมีอยู่เพื่อสนับสนุนการสอบถามและการเรียกค้นข้อมูลเป็นหลัก พื้นที่หนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการเรียกค้นอย่างรวดเร็วคือการสร้างโทโพโลยีหรือโครงร่าง ดัชนี ^{[ 9 ]}
พื้นที่จัดเก็บ	การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสารมักรวมถึงการจัดการเอกสารเหล่านั้นด้วย เช่น สถานที่จัดเก็บ ระยะเวลาจัดเก็บ การย้ายเอกสารจากสื่อจัดเก็บหนึ่งไปยังอีกสื่อหนึ่ง ( การจัดการการจัดเก็บแบบลำดับชั้น ) และการทำลายเอกสารในที่สุด
การเรียกค้นข้อมูล	เรียกค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากที่เก็บข้อมูล แม้ว่าแนวคิดของการเรียกค้นเอกสารเฉพาะเจาะจงจะเป็นเรื่องง่าย แต่การเรียกค้นในบริบทอิเล็กทรอนิกส์นั้นค่อนข้างซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ การเรียกค้นเอกสารแต่ละฉบับอย่างง่ายสามารถทำได้โดยการอนุญาตให้ผู้ใช้ระบุตัวระบุเอกสารที่ไม่ซ้ำกัน และให้ระบบใช้ดัชนีพื้นฐาน (หรือการค้นหาที่ไม่ใช้ดัชนีในที่เก็บข้อมูล) เพื่อเรียกค้นเอกสาร^{[ 9 ]}การเรียกค้นที่ยืดหยุ่นมากขึ้นช่วยให้ผู้ใช้สามารถระบุคำค้นหาบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับตัวระบุเอกสารและ/หรือส่วนของเมตาเดตาที่คาดหวัง ซึ่งโดยทั่วไปจะส่งคืนรายการเอกสารที่ตรงกับคำค้นหาของผู้ใช้ บางระบบมีฟังก์ชันในการระบุนิพจน์บูลีนที่มีคำหลักหลายคำหรือวลีตัวอย่างที่คาดว่าจะมีอยู่ในเนื้อหาของเอกสาร การเรียกค้นสำหรับการค้นหาประเภทนี้อาจได้รับการสนับสนุนโดยดัชนีที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้^{[ 9 ]}หรืออาจทำการค้นหาที่ใช้เวลานานกว่าผ่านเนื้อหาของเอกสารเพื่อส่งคืนรายการเอกสารที่อาจเกี่ยวข้องดูเพิ่มเติมที่การเรียกค้นเอกสาร
การกระจาย	เอกสารที่พร้อมสำหรับการแจกจ่ายจะต้องอยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่าย โดยปกติแล้วจะไม่ใช้สำเนาต้นฉบับของเอกสารในการแจกจ่าย แต่จะใช้ลิงก์อิเล็กทรอนิกส์ไปยังเอกสารนั้นแทน หากจะแจกจ่ายเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในสภาพแวดล้อมที่มีกฎระเบียบ จะต้องเป็นไปตามเกณฑ์เพิ่มเติม รวมถึงการรับประกันความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับและการกำหนดเวอร์ชัน แม้กระทั่งในระบบอื่น ๆ^{[ 10 ]}แนวทางนี้ใช้ได้กับทั้งสองระบบที่เอกสารจะถูกแลกเปลี่ยนกัน หากความสมบูรณ์ของเอกสารมีความสำคัญ
ความปลอดภัย	การรักษาความปลอดภัยของเอกสารเป็นสิ่งสำคัญในแอปพลิเคชันการจัดการเอกสารหลายประเภท ข้อกำหนดการปฏิบัติตามสำหรับเอกสารบางประเภทอาจมีความซับซ้อนมาก ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกามาตรฐานต่างๆ เช่นISO 9001และISO 13485รวมถึง ข้อบังคับ ของสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา ของสหรัฐอเมริกา กำหนดวิธีการจัดการกระบวนการควบคุมเอกสาร^{[ 11 ]}ระบบการจัดการเอกสารอาจมีโมดูลการจัดการสิทธิ์ที่อนุญาตให้ผู้ดูแลระบบให้สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามประเภทแก่บุคคลหรือกลุ่มบุคคลบางกลุ่มเท่านั้น การทำเครื่องหมายเอกสารในขณะพิมพ์หรือสร้าง PDF เป็นองค์ประกอบสำคัญเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงหรือการใช้งานที่ไม่พึงประสงค์
ขั้นตอนการทำงาน	เวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน และระบบจัดการเอกสารบางระบบมีโมดูลเวิร์กโฟลว์ในตัว^{[ 12 ]}หรือสามารถผสานรวมกับเครื่องมือจัดการเวิร์กโฟลว์ได้^{[ 5 ]}เวิร์กโฟลว์มีหลายประเภท การใช้งานขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมที่ใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เวิร์กโฟลว์แบบแมนนวลกำหนดให้ผู้ใช้ดูเอกสารและตัดสินใจว่าจะส่งไปให้ใคร เวิร์กโฟลว์แบบใช้กฎช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างกฎที่กำหนดการไหลของเอกสารผ่านองค์กรได้ เช่น ใบแจ้งหนี้จะผ่านกระบวนการอนุมัติแล้วจึงส่งไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้ กฎแบบไดนามิกช่วยให้สามารถสร้างสาขาในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ได้ ตัวอย่างง่ายๆ คือการป้อนจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ และหากจำนวนเงินต่ำกว่าจำนวนที่กำหนดไว้ ใบแจ้งหนี้จะผ่านเส้นทางต่างๆ ในองค์กร กลไกเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงสามารถจัดการเนื้อหาหรือส่งสัญญาณไปยังกระบวนการภายนอกในขณะที่กฎเหล่านี้มีผลบังคับใช้
การทำงานร่วมกัน	การทำงานร่วมกันควรเป็นคุณสมบัติพื้นฐานของ EDMS ในรูปแบบพื้นฐาน EDMS ที่สามารถทำงานร่วมกันได้ควรอนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเรียกดูและทำงานกับเอกสารได้ ควรบล็อกการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้รายอื่นในขณะที่กำลังทำงานกับเอกสาร รูปแบบการทำงานร่วมกันขั้นสูงอื่นๆ จะทำงานแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้ใช้หลายคนสามารถดูและแก้ไข (หรือทำเครื่องหมาย) เอกสารได้ในเวลาเดียวกัน เอกสารที่ได้จะครอบคลุมทุกส่วนเพิ่มเติมของผู้ใช้ทั้งหมด การทำงานร่วมกันภายในระบบจัดการเอกสารหมายความว่าเครื่องหมายต่างๆ ที่ผู้ใช้แต่ละคนทำเครื่องหมายไว้ในระหว่างเซสชันการทำงานร่วมกันจะถูกบันทึกไว้ ทำให้สามารถตรวจสอบประวัติเอกสารได้^{[ 13 ]}
การกำหนดเวอร์ชัน	การกำหนดเวอร์ชันเป็นกระบวนการที่เอกสารจะถูกตรวจสอบเข้าหรือออกจากระบบการจัดการเอกสาร ทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกดูเวอร์ชันก่อนหน้าและทำงานต่อจากจุดที่เลือกได้ การกำหนดเวอร์ชันมีประโยชน์สำหรับเอกสารที่เปลี่ยนแปลงไปตามเวลาและต้องได้รับการอัปเดต แต่อาจจำเป็นต้องย้อนกลับไปหรืออ้างอิงสำเนาก่อนหน้า^{[ 13 ]}
กำลังค้นหา	การค้นหาจะค้นหาเอกสารและโฟลเดอร์โดยใช้คุณลักษณะของเทมเพลตหรือการค้นหาข้อความเต็ม เอกสารสามารถค้นหาได้โดยใช้คุณลักษณะต่างๆ และเนื้อหาของเอกสาร
การค้นหาแบบรวมศูนย์	สิ่งนี้หมายถึงความสามารถในการขยายขีดความสามารถในการค้นหาเพื่อดึงผลลัพธ์จากหลายแหล่ง หรือจาก DMS หลายตัวภายในองค์กร^{[ 14 ]}
สำนักพิมพ์	การเผยแพร่เอกสารเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ เช่นการตรวจทาน การตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญหรือสาธารณะ การอนุญาต การพิมพ์ และการอนุมัติ เป็นต้น ขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ ถึง ความรอบคอบและการคิดอย่างมีเหตุผล การจัดการที่ไม่ระมัดระวังอาจส่งผลให้เอกสารไม่ถูกต้อง และอาจทำให้ผู้ใช้และผู้อ่านเข้าใจผิดหรือไม่พอใจ ในอุตสาหกรรมที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกฎหมาย ขั้นตอนบางอย่างจะต้องดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ โดยมีหลักฐานเป็นลายเซ็นและวันที่ลงนามในเอกสาร โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในส่วนต่างๆ ของ ISOได้แก่ ICS 01.140.40 และ 35.240.30 ^{[ 15 ]}^{[ 16 ]} เอกสารที่เผยแพร่ควรอยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยปราศจากความรู้หรือเครื่องมือเฉพาะ และในขณะเดียวกันก็เป็นแบบอ่านอย่างเดียวหรือพกพาได้^{[ 17 ]}
การทำสำเนาเอกสาร	การทำสำเนาเอกสาร/รูปภาพมักมีความจำเป็นภายในระบบการจัดการเอกสาร และควรพิจารณาอุปกรณ์เอาต์พุตที่รองรับและความสามารถในการทำสำเนา^{[ 18 ]}

การกำหนดมาตรฐาน

สมาคมอุตสาหกรรมหลายแห่งเผยแพร่รายการมาตรฐานการควบคุมเอกสารเฉพาะของตนเองที่ใช้ในสาขาเฉพาะของตน ต่อไปนี้เป็นรายการเอกสาร ISO ที่เกี่ยวข้องบางส่วน หมวด ICS 01.140.10 และ 01.140.20 ^{[ 19 ]}^{[ 20 ]} ISO ยังได้เผยแพร่มาตรฐานชุดหนึ่งเกี่ยวกับเอกสารทางเทคนิคซึ่งครอบคลุมโดยหมวด 01.110 ^{[ 21 ]}

ISO 2709ข้อมูลและเอกสาร – รูปแบบสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล
ISO 15836ข้อมูลและเอกสาร – ชุดองค์ประกอบเมตาเดตาDublin Core
ISO 15489ข้อมูลและเอกสาร – การจัดการบันทึก
ISO 21127ข้อมูลและเอกสาร – ออนโทโลยี อ้างอิง สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลมรดกทางวัฒนธรรม
ISO 23950ข้อมูลและเอกสาร – การเรียกค้นข้อมูล ( Z39.50 ) – การกำหนดบริการแอปพลิเคชันและข้อกำหนดโปรโตคอล
ISO 10244การจัดการเอกสาร – การกำหนดเกณฑ์มาตรฐานและการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ
มาตรฐาน ISO 32000การจัดการเอกสาร – รูปแบบเอกสารพกพา (PDF)
ISO/IEC 27001ความปลอดภัยของข้อมูล ความปลอดภัยทางไซเบอร์ และการคุ้มครองความเป็นส่วนตัว — ระบบการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล

การควบคุมเอกสาร

โดยทั่วไปแล้ว กฎระเบียบของรัฐบาลกำหนดให้บริษัทที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมบางประเภทต้องควบคุมเอกสารของตนผู้ควบคุมเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบในการควบคุมเอกสารเหล่านี้อย่างเข้มงวด อุตสาหกรรมเหล่านี้ได้แก่ การบัญชี (ตัวอย่างเช่นคำสั่งของสหภาพยุโรป ฉบับที่ 8 , กฎหมาย Sarbanes–Oxley ), ความปลอดภัยด้านอาหาร (ตัวอย่างเช่นกฎหมาย Food Safety Modernization Actในสหรัฐอเมริกา), ISO (ที่กล่าวถึงข้างต้น), การผลิตอุปกรณ์ทางการแพทย์ ( FDA ), การผลิตผลิตภัณฑ์เลือด เซลล์มนุษย์ และเนื้อเยื่อ (FDA), การดูแลสุขภาพ ( JCAHO ) และเทคโนโลยีสารสนเทศ ( ITIL ) ^{[ 22 ]} บางอุตสาหกรรมทำงานภายใต้ข้อกำหนดการควบคุมเอกสารที่เข้มงวดกว่าเนื่องจากประเภทของข้อมูลที่พวกเขาเก็บรักษาไว้เพื่อความเป็นส่วนตัว การรับประกัน หรือวัตถุประสงค์อื่น ๆ ที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด ตัวอย่างเช่นข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI) ตามที่กำหนดโดยHIPAAหรือเอกสารโครงการก่อสร้างที่จำเป็นสำหรับระยะเวลาการรับประกัน แผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ (ISSP) สามารถกำหนดรูปแบบระบบสารสนเทศขององค์กรในระยะกลางถึงระยะยาวได้^{[ 23 ]}

เอกสารที่จัดเก็บไว้ในระบบจัดการเอกสาร เช่น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน คำแนะนำในการทำงาน และนโยบายต่างๆ ถือเป็นหลักฐานแสดงว่าเอกสารเหล่านั้นอยู่ภายใต้การควบคุม การไม่ปฏิบัติตามอาจทำให้ถูกปรับ สูญเสียธุรกิจ หรือเสียชื่อเสียงของธุรกิจได้

การควบคุมเอกสารประกอบด้วย: ^{[ 24 ]}

ตรวจสอบและอนุมัติเอกสารก่อนเผยแพร่
เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขต่างๆ ได้รับการระบุไว้อย่างชัดเจน
เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องในเวอร์ชันที่เหมาะสมนั้นมีให้บริการ ณ "จุดใช้งาน"
เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารยังคงอ่านได้ชัดเจนและระบุได้ชัดเจน
เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารภายนอก (เช่น เอกสารที่ลูกค้าจัดหาให้ หรือคู่มือจากผู้จำหน่าย) ได้รับการระบุและควบคุมอย่างถูกต้อง
ป้องกันการนำเอกสารที่ล้าสมัยไปใช้ในทางที่ "ไม่ตั้งใจ"

ข้อกำหนดด้านการควบคุมเอกสารเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของ ต้นทุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กรควบคู่ไปกับหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง เช่นเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลและ การตรวจ สอบ ภายใน

DM แบบบูรณาการ

การจัดการเอกสารแบบบูรณาการประกอบด้วยเทคโนโลยี เครื่องมือ และวิธีการที่ใช้ในการบันทึก จัดการ จัดเก็บ รักษา ส่งมอบ และกำจัด 'เอกสาร' ทั่วทั้งองค์กร ในบริบทนี้ 'เอกสาร' หมายถึงข้อมูลหลากหลายประเภท รวมถึงรูปภาพ เอกสารสำนักงาน กราฟิก และภาพวาด ตลอดจนวัตถุอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ๆ เช่น เว็บเพจ อีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที และวิดีโอ

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร

เอกสารกระดาษถูกใช้ในการจัดเก็บข้อมูล มานานแล้ว อย่างไรก็ตาม กระดาษอาจมีค่าใช้จ่ายสูง และหากใช้มากเกินไปก็อาจสิ้นเปลือง ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือ แต่ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการการเข้าถึง ติดตาม และแก้ไขข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเปรียบเสมือน ตู้เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถใช้จัดระเบียบเอกสารกระดาษและไฟล์ดิจิทัลทั้งหมดได้^{[ 25 ]}ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆสามารถรวมเอกสารกระดาษเข้ากับไฟล์ดิจิทัลและจัดเก็บไว้ในศูนย์กลางเดียวหลังจากที่สแกนและนำเข้าในรูปแบบดิจิทัล แล้ว ^{[ 26 ]}หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของ การจัดการ เอกสารดิจิทัลคือสภาพแวดล้อมที่ "ปลอดภัย" สำหรับการปกป้องเอกสารและข้อมูล ทั้งหมด ^{[ 27 ]}โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการก่อสร้างขนาดใหญ่ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถดูและอัปโหลดเอกสารสำหรับโครงการที่ได้รับมอบหมายได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่และทุกเวลา เพื่อช่วยปรับปรุงการดำเนินงานประจำวันให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น^{[ 28 ]}

ดูเพิ่มเติม

ลิงก์ภายนอก

[ 1 ]

[ 2 ]

[ 3 ]

[ 4 ]

[ 5 ]

[ 6 ]

[ 7 ]

[ 8 ]

[ 9 ]

[ 10 ]

[ 11 ]

[ 12 ]

[ 13 ]

[ 14 ]

[ 15 ]

[ 16 ]

[ 17 ]

[ 18 ]

[ 19 ]

[ 20 ]

[ 21 ]

[ 22 ]

[ 23 ]

[ 24 ]

[ 25 ]

[ 26 ]

[ 27 ]

[ 28 ]