ระบบห้องรับส่งจดหมายดิจิทัลคือการทำให้กระบวนการรับส่งจดหมายเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยใช้ เทคโนโลยีการสแกนและการจับภาพเอกสาร บริษัทต่างๆ สามารถแปลงจดหมายขาเข้า ให้เป็นดิจิทัลและทำให้การจัดประเภทและการกระจายจดหมายภายในองค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทั้งจดหมายกระดาษและจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล) สามารถจัดการได้ผ่านกระบวนการเดียวกัน ทำให้บริษัทต่างๆ สามารถกำหนดมาตรฐาน ขั้นตอนการกระจาย จดหมายภายในและปฏิบัติตามนโยบาย การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ของบริษัทได้

หลายบริษัทยังคงเชื่อว่าตนมีข้อผูกมัดทางกฎหมายที่จะต้องเก็บเอกสาร บางอย่าง ไว้ในรูปแบบกระดาษเป็นระยะเวลาหนึ่ง เช่น เอกสาร ทางบัญชีหรือสัญญาต่างๆจากการสำรวจล่าสุดของ AIIM พบว่า การยอมรับเอกสารที่สแกนแล้วในทางกฎหมายยังคงเป็นปัญหาในธุรกิจกว่าหนึ่งในสี่ อย่างไรก็ตาม ความเป็นจริงก็คือ กฎเหล่านี้ใช้กับเอกสารเพียงส่วนน้อยเท่านั้น เอกสารดิจิทัลส่วนใหญ่ในปัจจุบันสามารถใช้เป็นหลักฐานในศาลได้มาตรฐานอังกฤษฉบับใหม่BS 10008 "น้ำหนักของหลักฐานและการยอมรับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในทางกฎหมาย" ครอบคลุมเรื่องนี้อย่างละเอียด วัฒนธรรมของการ "หลีกเลี่ยงความเสี่ยงทุกวิถีทาง" คือสิ่งที่ผลักดันให้บริษัทต่างๆ พิมพ์และเก็บเอกสารหลายพันฉบับทุกวัน

ปริมาณจดหมายยังคงเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยได้รับแรงกระตุ้นจากการเติบโตทางธุรกิจและแรงงาน นอกสถาน ที่ ตัวอย่างเช่น บริษัทขนาดกลางในปัจจุบันประมวลผลจดหมาย 100,000 ชิ้นต่อเดือน และให้บริการมากกว่า 200 แผนก นอกจากนี้ ห้องรับส่งจดหมายของบริษัท ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในระบบสารสนเทศขององค์กร กำลังประสบปัญหาในการรับมือกับปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นนี้ ในขณะเดียวกัน องค์กรในปัจจุบันต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและรวดเร็ว ธุรกิจในสหรัฐอเมริกาใช้เงินกว่า 500 พันล้านดอลลาร์ต่อปีในการเปลี่ยนข้อมูลจากเอกสารที่ได้รับในแต่ละวันให้เป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการดำเนินธุรกิจได้

ความจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความรับผิดชอบ ขององค์กร ได้บังคับให้บริษัท ขนาดใหญ่ ลงทุนอย่างมากในระบบสำรองข้อมูล ระบบจัดเก็บข้อมูล และโซลูชันด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ห้องรับส่งจดหมายของบางบริษัทได้รับประโยชน์จากการพัฒนาอุปกรณ์อัตโนมัติความเร็วสูงที่ออกแบบมาเพื่อเคลื่อนย้ายจดหมายทางกายภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ความท้าทายนั้นหนักหน่วง เนื่องจากห้องรับส่งจดหมายส่วนใหญ่ยังคงใช้วิธีการตรวจสอบด้วยสายตาแบบทีละชิ้นและการคัดแยกด้วยมือ

ด้วยการเปลี่ยนกระบวนการรับจดหมายให้เป็นระบบดิจิทัล และจัดทำดัชนีเอกสารแบบเรียลไทม์ บริษัทต่างๆ ไม่เพียงแต่จะสามารถควบคุมกระบวนการรับจดหมายภายในองค์กรได้ (ไม่มี การสูญเสีย ประสิทธิภาพช่องว่างในการควบคุมเอกสารและการสูญหายของจดหมายที่มีค่าอีกต่อไป) แต่ยังจะมีโอกาสรวมรูปแบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมลแฟกซ์ ) เข้าไว้ในขั้นตอนการประมวลผลเอกสารเดียวกันได้อีกด้วย ห้องรับจดหมายดิจิทัลที่ออกแบบมาเป็นแพลตฟอร์มศูนย์กลางสำหรับข้อมูล ช่วยให้องค์กรสามารถนำหลักการเหตุผลมาใช้กับกระบวนการรับจดหมาย และเพิ่มผลผลิตและการบริการลูกค้าได้ อย่างมาก

ประโยชน์สำคัญอย่างหนึ่งของการแปลงจดหมายกระดาษขาเข้าทั้งหมดให้เป็นภาพทันทีที่ได้รับ คือ การลดระยะเวลาในการตัดสินใจพนักงานสามารถเข้าถึงภาพได้เร็วขึ้น ไม่ว่าเอกสารเหล่านั้นจะมาจากที่ใดก็ตาม จากนั้นจึงสามารถประมวลผลไฟล์ได้อย่างรวดเร็วตามระดับความเร่งด่วน เช่นเดียวกับที่ห้องรับส่งจดหมายดิจิทัลช่วยอำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลของบริษัท ก็ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการประสานงานของหลายคนเกี่ยวกับเอกสารเดียวกัน กระบวนการ ตัดสินใจจึงรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

เทคโนโลยีต่างๆ ที่เป็นหัวใจสำคัญของระบบห้องรับส่งเอกสารดิจิทัล ช่วยให้บริษัทต่างๆ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ช่วยลดต้น<bos> ที่เกี่ยวข้องกับการส่งเอกสารซ้ำระหว่างสถานที่ต่างๆ

ต้นทุนของห้องรับส่งจดหมายไม่เพียงแต่รวมถึงต้นทุนด้านบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการแจกจ่ายจดหมายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการส่งซ้ำ การสูญหาย หรือการเสื่อมสภาพของเอกสารด้วย การนำระบบห้องรับส่งจดหมายดิจิทัลมาใช้จะส่งผลโดยตรงต่อต้นทุนเหล่านี้ทั้งหมด และกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญในการแข่งขันของบริษัท อีกแหล่งที่มาของต้นทุนกระดาษคือต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกายภาพ การส่งเสริมให้พนักงาน "ลดการใช้กระดาษ" จะนำไปสู่การลดต้นทุนการพิมพ์และการถ่ายเอกสารที่มากเกินไปได้อย่างรวดเร็ว เป้าหมายที่ชัดเจนไม่ใช่การห้ามใช้กระดาษในสภาพแวดล้อมการทำงาน แต่เป็นการสร้างองค์กรใหม่ที่สอดคล้องและปลอดภัยซึ่งทำให้การใช้กระดาษไม่จำเป็นอีกต่อไป

การติดตามจดหมายขาเข้ากลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ โดยมีกฎระเบียบข้อบังคับเป็นปัจจัยสำคัญ ยิ่งแปลงเอกสารเป็นไฟล์ภาพ เร็วเท่าไหร่ ก็ยิ่งติดตามได้น่าเชื่อถือมากขึ้นตลอดวงจรชีวิตของเอกสาร นอกจากนี้ เอกสารที่สแกนแล้วยังสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทุกคน (ในรูปแบบไฟล์ PDF, TIFF หรือ JPEG) ไฟล์ที่สร้างขึ้นไม่ได้มีเพียงแค่ภาพเท่านั้น แต่ยังอ้างอิงถึงเอกสารหนึ่งฉบับหรือมากกว่าในฐานข้อมูลจัดเก็บ และบันทึกการกระทำทั้งหมดที่ดำเนินการโดยผู้รับผิดชอบไฟล์นั้น ความปลอดภัยของกระบวนการนี้รับประกันความถูกต้องและความสมบูรณ์ของเอกสาร ซึ่งสอดคล้องกับ นโยบาย การจัดการบันทึกของบริษัท

การจัดการจดหมายขาเข้าแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยปรับปรุงการจัดการเอกสารภายใน บริษัทและหน่วยงาน ที่เน้นการให้บริการช่วยเพิ่มคุณภาพการบริการที่มอบให้กับลูกค้าโดยทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงไฟล์ลูกค้าและตอบคำถามได้ทันที การปรับปรุงการบริการลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในสายตาของบริษัทส่วนใหญ่

การเปลี่ยนจดหมายให้เป็นระบบดิจิทัลตั้งแต่เริ่มต้นเข้าสู่องค์กร ควบคู่กับระบบจัดการเนื้อหา ช่วยให้สามารถส่งจดหมายไปยังพนักงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม แนวโน้มการทำงานจากระยะไกล ที่เพิ่มขึ้น ได้ลดความต้องการพื้นที่สำหรับห้องรับส่งจดหมายของบริษัทลง บริษัทหลายแห่งจึงเลือกใช้ซอฟต์แวร์ห้องรับส่งจดหมายเพื่อทำให้การดำเนินงานด้านจดหมายขาเข้าและขาออกเป็นไปโดยอัตโนมัติ

"การจับภาพเอกสาร" คือการสแกนเอกสารกระดาษเพื่อจัดเก็บและเรียกใช้ในรูปแบบภาพดั้งเดิม เป็นเทคโนโลยีการสร้างภาพ ที่แพร่หลายที่สุด ในบริษัทต่างๆ ในปัจจุบัน การพัฒนา ซอฟต์แวร์ในปัจจุบันทำให้สามารถจับภาพเอกสารกระดาษพร้อมกับการนำเข้าไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และประมวลผลร่วมกันผ่านแพลตฟอร์มการผลิต เดียวกัน ได้แล้ว ทั้งเอกสารกระดาษและอีเมลที่เข้ามาสามารถจัดเก็บไว้ด้วยกันในที่จัดเก็บเดียวกันได้ การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือความสามารถในการสแกนเอกสารจากสถานที่ห่างไกลและเรียกใช้ผ่านเว็บอินเทอร์เฟซซึ่งเรียกว่าการจับภาพแบบกระจาย และให้ประโยชน์ด้านต้นทุนมากมายแก่บริษัทที่มีสำนักงานสาขา หลายแห่ง หรือพนักงานที่อยู่ห่างไกล

เดิมที เทคโนโลยี การประมวลผลแบบฟอร์มสามารถดึงและตรวจสอบข้อมูลจากเอกสารที่มีโครงสร้าง เช่น แบบฟอร์มราชการเท่านั้น แต่ความก้าวหน้าของเทคโนโลยี OCR ทำให้สามารถดึงข้อมูลทั้งหมดจากเอกสารกึ่งโครงสร้าง (เช่น ใบแจ้งหนี้) ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งในทางเทคนิคเรียกว่า Intelligent Document Capture (IDC) สำหรับเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างโดยสมบูรณ์ (เช่น สัญญาทางกฎหมาย จดหมายโต้ตอบกับลูกค้า และจดหมายทั่วไป) ยังไม่สามารถค้นหาและดึงข้อมูลทั้งหมดได้ อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีได้พัฒนามากพอที่จะระบุประเภทของเอกสารและดึงข้อมูลสำคัญโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการจัดทำดัชนีเอกสารและ/หรือส่งต่อเอกสารไปยังแผนกหรือผู้รับที่ถูกต้องได้

ซอฟต์แวร์ที่ใช้แนวทางกราฟิกสามารถวิเคราะห์และจำแนกเอกสารแบบผสมที่มีโครงสร้างหรือกึ่งโครงสร้าง เพื่อสร้างคลังแม่แบบ โดยใช้คลังแม่แบบที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัตินี้ ซอฟต์แวร์จะสามารถระบุและดึงข้อมูลจากเอกสารที่สแกนได้ในขั้นตอนเดียว วิธีการจำแนกประเภทตามภาพนี้ เมื่อรวมกับการวิเคราะห์ข้อความเต็มรูปแบบของเอกสารบางฉบับ (โดยใช้การค้นหาคำหลัก) เป็นเทคโนโลยีหลักที่ใช้ในปัจจุบันในการประมวลผลเอกสารกึ่งโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง เทคโนโลยีการจำแนกประเภทอัตโนมัติที่เป็นนวัตกรรมใหม่นี้ช่วยลดความจำเป็นในการคัดแยกเอกสารล่วงหน้าก่อนกระบวนการสแกน ส่งผลให้บริษัทที่ได้รับจดหมายกระดาษจำนวนมากสามารถลดต้นทุนได้อย่างมากในแต่ละปี

แอปพลิ เคชันเวิร์กโฟลว์ช่วยให้เอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถหมุนเวียนภายในบริษัทได้ เนื่องจากการขยายตัวไปทั่วโลกของบริษัทต่างๆ บริษัทอาจต้องจัดการกระบวนการที่ซับซ้อนมากซึ่งเกี่ยวข้องกับหลายสถานที่ ความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของความปลอดภัยก็เป็นอีกหนึ่งความท้าทายที่สำคัญ หนึ่งในพัฒนาการที่สำคัญของเทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์คือการทำให้กระบวนการของบริษัทและกระบวนการเวิร์กโฟลว์มีความสอดคล้องกันมากขึ้น เพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงองค์กรเมื่อนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้ แม้ว่าองค์กรของบริษัทจะมีแนวโน้มที่จะซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ แต่โซลูชันซอฟต์แวร์เหล่านี้กลับง่ายขึ้นในแง่ของการใช้งานและอินเทอร์เฟซ

เนื่องจากองค์กรต่างๆ ในปัจจุบันมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดเก็บ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่เอกสารเหล่านั้นจะต้องสามารถจัดเก็บได้อย่างรวดเร็ว ปลอดภัย และเรียกค้นได้อย่างรวดเร็วผ่านทางอินเทอร์เฟซผู้ใช้ทั่วไป เอกสารมักจะสามารถจัดเก็บไว้ในสื่อจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หลากหลายประเภท และเรียกค้นได้ง่ายผ่านทางเว็บอินเทอร์เฟซ ( ไคลเอนต์แบบบาง ) ปัจจุบันมีโซลูชันการจัดเก็บเอกสารมากมายในตลาด บางส่วนเป็นส่วนประกอบของระบบจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM) หรือโซลูชันการจัดการเอกสาร และบางส่วนเป็นระบบแบบสแตนด์อะโลนที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บเอกสารปริมาณมากและความเร็วสูง

เอกสารอาจเป็นรูปภาพ ไฟล์ที่จัดเก็บและบีบอัดในรูปแบบไฟล์แลกเปลี่ยนอิเล็กทรอนิกส์ เช่น TIFF, GIF หรือ JPG หรือไฟล์ MS Office หรือไฟล์ PDF (รูปแบบไฟล์แลกเปลี่ยน Acrobat) โดยทั่วไปแล้ว เนื้อหาจะรวมถึงสิ่งต่างๆ ข้างต้นทั้งหมดรวมกับข้อมูล/สารสนเทศใดๆ รวมถึงไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ เช่น อีเมลและเว็บเพจ โซลูชันการจัดการเนื้อหาจำเป็นต้องมีที่เก็บข้อมูลหรือฐานข้อมูลเบื้องหลัง (เช่น Oracle หรือ MS SQL Server) เพื่อจัดเก็บไฟล์และเรียกค้นข้อมูล ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา โซลูชันซอฟต์แวร์เหล่านี้ได้รับประโยชน์จากมาตรฐาน XML สากลที่ใช้ในการจัดทำดัชนี จัดเก็บ และเข้าถึงไฟล์จากที่เก็บข้อมูลใดๆ เมื่อเทียบกับระบบอื่นๆ ระบบจัดการเนื้อหาจะจัดการกฎการบริหาร การเข้าถึง และเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนกว่า โดยสัมพันธ์กับจำนวนไฟล์และรูปแบบไฟล์ที่ต้องรองรับ

ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา อุปกรณ์แปลงเอกสารกระดาษเป็นภาพดิจิทัลมีให้เลือกหลากหลายมากขึ้น แม้ว่าเครื่องสแกนแบบตั้งโต๊ะและเครื่องมัลติฟังก์ชั่น (MFD) จะมีราคาไม่แพงและเหมาะสมกับความต้องการในการสแกนของสำนักงานขนาดเล็กหรือแผนกต่างๆ แล้ว แต่ความต้องการเครื่องสแกนเอกสารความเร็วสูงและปริมาณมากก็ยังคงมีอยู่ ความเร็ว ความน่าเชื่อถือ และฟังก์ชันการทำงานที่เพิ่มขึ้นของเครื่องสแกนระดับสูงเหล่านี้สามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้อย่างมากในระยะยาว

ปัจจุบันนี้ สามารถสแกนเอกสารที่มีขนาดและรูปแบบแตกต่างกันได้ในขั้นตอนเดียวกัน สแกนเอกสารสี จัดเรียงเอกสารด้วยตนเอง และอ่านข้อมูลจากเอกสารโดยใช้เทคโนโลยี OCR และบาร์โค้ดระหว่างกระบวนการสแกนได้ ความเร็วในการประมวลผลก็เพิ่มขึ้นอย่างมากเช่นกัน วิวัฒนาการนี้ ควบคู่ไปกับการมีเครื่องจักรที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์ในกระบวนการจัดการจดหมาย เช่น การเปิดซองจดหมาย การถอดลวดเย็บกระดาษ การสแกน และการจัดเรียง มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาการประมวลผลเอกสารปริมาณมาก เช่น การจัดการจดหมาย

ขั้นตอนต่อไปสำหรับบริษัทต่างๆ คือการปรับปรุงกระบวนการจัดการจดหมายให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรให้มากที่สุด เช่น การเลือกระหว่างการนำระบบห้องจดหมายดิจิทัลแบบรวมศูนย์มาใช้ หรือการนำระบบสแกนจดหมายแบบกระจายศูนย์มาใช้ หรือการผสมผสานทั้งสองแบบ

จากผลสำรวจที่จัดทำโดย AIIM ในปี 2552 พบว่า การสแกนเอกสารและการรับส่งจดหมายภายในองค์กรแบบรวมศูนย์ มีแนวโน้มที่จะเติบโตอย่างมากเมื่อเทียบกับการจ้างสแกนและจัดเก็บเอกสารภายนอก 48% ของผู้ตอบแบบสำรวจใช้บริการสแกนแบบรวมศูนย์ภายในองค์กร โดยระบุว่าการจัดทำดัชนีที่ดีกว่าและการบูรณาการที่ใกล้ชิดกับกระบวนการทำงานเป็นประโยชน์หลัก

• AIIM Europe – สมาคมอุตสาหกรรม ECM
• บริการสแกนจดหมาย GRM
• ระบบอัตโนมัติห้องรับส่งจดหมายดิจิทัล SecureScan