การเรียบเรียงเอกสารเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการตีพิมพ์เอกสารที่คัดเลือกมาจากหอจดหมายเหตุ พิพิธภัณฑ์ ห้องสมุด และแหล่งเก็บรวบรวมเอกสารของสถาบันหรือเอกชนอื่นๆ ผู้เรียบเรียงเอกสารจะคัดเลือกเอกสารและใส่คำอธิบายประกอบเพื่อเพิ่มบริบท จากนั้นเอกสารเหล่านั้นจะถูกตีพิมพ์เพื่อใช้เป็น แหล่งข้อมูล หลักสำหรับนักวิจัย ดังนั้น การเรียบเรียงเอกสารจึงช่วยให้นักวิชาการ นักข่าว นักวิจัยอื่นๆ และผู้อ่านที่สนใจสามารถเข้าถึงและวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสารได้โดยไม่ต้องไปเยี่ยมชมเอกสารเหล่านั้นโดยตรงในแหล่งเก็บรวบรวมเอกสารของสถาบันหรือเอกชน

ระเบียบวิธีแก้ไขเฉพาะสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ ได้รับการพัฒนาและกำหนดโดยวิทยาศาสตร์การเก็บรักษาเอกสารและวิทยาศาสตร์เสริมอื่นๆ ทางด้านประวัติศาสตร์

คำว่าการตัดต่อสารคดีมักถูกเข้าใจผิดว่าหมายถึง การตัดต่อภาพยนตร์สารคดีแมรี-โจ ไคลน์ ผู้เขียนหนังสือแนะนำที่สำคัญเกี่ยวกับเรื่องนี้^{[ 1 ]}กล่าวว่าครั้งหนึ่งเธอเคยพบตำราของเธออยู่ในส่วน "ภาพยนตร์และภาพยนตร์" ของร้านหนังสือ^{[ 2 ] : 3}

การแก้ไขเอกสารเกิดขึ้นจากสาขาที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขเชิงวิชาการบรรณาธิการเอกสารสนับสนุนงานวิจัยทางประวัติศาสตร์โดยการแก้ไขแหล่งข้อมูลปฐมภูมิจากหอจดหมายเหตุ ในขณะที่บรรณาธิการเชิงวิชาการสามารถสนับสนุนสาขาวิชาที่หลากหลายกว่าโดยใช้แหล่งข้อมูลที่หลากหลายกว่า^{[ 2 ] : 16} โครงการแก้ไขบางโครงการทับซ้อนกันระหว่างสองคำนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์วรรณกรรม ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการแก้ไขทางพันธุกรรมของงานวรรณกรรม และการแก้ไขเอกสารของแหล่งข้อมูลปฐมภูมิที่เกี่ยวข้อง^{[ 2 ] : 16}

การเรียบเรียงเอกสารเริ่มต้นจากความปรารถนาของนักประวัติศาสตร์ที่จะวางรากฐานให้กับนักวิชาการในอนาคต^{[ 2 ] : 4} สาขานี้เติบโตขึ้นในช่วงปลายทศวรรษ 1800 โดยงานส่วนใหญ่ได้รับแรงบันดาลใจจากความปรารถนาที่จะส่งเสริมความภาคภูมิใจในประวัติศาสตร์ท้องถิ่นและระดับชาติ^{[ 3 ] : 72} ภายในทศวรรษ 1930 การเรียบเรียงเอกสารได้กลายเป็นสาขาเฉพาะทางของบรรณารักษ์มืออาชีพ^{[ 4 ]}

ในช่วงปลายทศวรรษ 1970 การตัดต่อสารคดีเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติแบบดิจิทัล^{[ 5 ]}และในช่วงต้นทศวรรษ 2000 การเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่นิยมมากกว่าหนังสือที่พิมพ์ออกมา^{[ 6 ]}

โครงการตัดต่อสารคดีสามารถแบ่งประเภทได้ตามหัวข้อของสารคดีที่เผยแพร่

หัวข้อทั่วไปที่พบได้แก่:

• เอกสารของบุคคล เช่นเอกสารของจอร์จวอชิงตัน^{[ 7 ]}
• เอกสารทางการทูตของประเทศ เช่นชุดความสัมพันธ์ต่างประเทศของสหรัฐอเมริกา^{[ 8 ]}
• เหตุการณ์ทางประวัติศาสตร์ เช่นโครงการFreedmen and Southern Societyของมหาวิทยาลัยแมริแลนด์^{[ 9 ] [ 8 ]}

บรรณาธิการเอกสารถูกบังคับให้ต้องคัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุที่จะนำมาแก้ไขและเผยแพร่^{[ 2 ] : 47} แม้ว่ากระบวนการคัดเลือกจะเป็นกุญแจสำคัญในการประเมินคุณค่าของหลักฐานของเอกสารที่ตีพิมพ์ แต่นักวิชาการรุ่นหลังมักขาดวิธีการที่จะประเมินการตัดสินใจคัดเลือกของบรรณาธิการเดิม^{[ 10 ]}

เกณฑ์การคัดเลือกทั่วไป ได้แก่

• ให้ความสำคัญกับเอกสารที่แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของหัวข้อการตีพิมพ์^{[ 2 ] : 54}
• หลีกเลี่ยงเอกสารที่ซ้ำซ้อนในเรื่องทั่วไป^{[ 2 ] : 54}
• เน้นเอกสารที่ไม่เคยเผยแพร่มาก่อน^{[ 2 ] : 61}

บรรณาธิการต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขใดๆ ที่ผู้ดูแลบันทึกกำหนดไว้ด้วย^{[ 2 ] : 75} หากบันทึกอยู่ในคอลเลกชันส่วนตัว บรรณาธิการอาจโน้มน้าวให้เจ้าของอนุญาตให้เผยแพร่โดยสังเกตว่าต้นฉบับของเอกสารต้นฉบับสามารถขายได้ในราคาสูงกว่าในการประมูลหนังสือหายาก ซึ่ง ^เป็นปรากฏการณ์ที่เรียกว่า "มูลค่าการอนุมัติ" โดยแคทเธอรีน ลีบ [ ^{2 ] : 65}

คำอธิบายประกอบช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจบริบทของเอกสารที่ตีพิมพ์ได้ดียิ่งขึ้น

คำอธิบายประกอบทั่วไป ได้แก่:

• ข้อมูลที่ผู้ชมร่วมสมัยสามารถเข้าถึงได้ เช่น จดหมายได้รับการส่งไปยังที่อยู่ดังกล่าวหรือไม่^{[ 2 ] : 237}
• คำอธิบายภาษาที่ไม่ชัดเจน^{[ 2 ] : 237}
• การชี้แจงบุคคลหรือเหตุการณ์ที่ระบุเพียงบางส่วนในข้อความต้นฉบับ^{[ 7 ] : 21}
• การอ้างอิงโยงไปยังเอกสารอื่น^{[ 7 ] : 279}

ข้อผิดพลาดในการพิมพ์อาจมีการใส่คำอธิบายประกอบsicหรืออาจแก้ไขโดยไม่ใส่คำอธิบายประกอบก็ได้^{[ 12 ]}ข้อความเก่าๆ อาจสะท้อนถึงการสะกดคำ ในอดีต ซึ่งต้องใช้คำอธิบายประกอบมากจนบรรณาธิการบางคนละเว้นsicเพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนผู้อ่าน^{[ 13 ]} อาจละเว้นsic ได้เช่นกันเมื่อข้อผิดพลาดนั้นเกิด ขึ้นทั่วไป แม้แต่ในเอกสารที่ทันสมัยกว่า ตัวอย่างเช่น สิ่งพิมพ์เอกสารทางการทูตของไอร์แลนด์เลือกที่จะไม่ใส่sicในทุกการใช้คำว่า "England" ผิดเป็น "Britain"แต่เลือกที่จะอธิบายธรรมเนียมดังกล่าวในบทนำแทน^{[ 14 ]}

คำอธิบายประกอบที่มากเกินไปอาจทำให้เอกสารสิ่งพิมพ์ถูกมองว่าเป็นแหล่งข้อมูลทุติยภูมิแทนที่จะเป็นการรวบรวมแหล่งข้อมูลปฐมภูมิ [ ^{15 ] บรรณาธิการ}พยายามสร้างสมดุลระหว่าง "ปล่อยให้เอกสารเล่าเรื่องเอง" และการให้บริบทที่เพียงพอแก่ผู้อ่านที่อาจขาดความเชี่ยวชาญในเรื่องนั้นๆ ของบรรณาธิการ^{[ 16 ] [ 17 ]}

ในอดีต บรรณาธิการสารคดีมักจัดพิมพ์เอกสารเป็นเล่ม

หนังสือที่พิมพ์อาจมีเอกสารที่ถอดความไว้ ซึ่งจำเป็นต้องใช้ "งานคัดลอกจำนวนมาก" ^{[ 18 ] [ 2 ] : 115} เพื่อคัดลอกข้อความ ข้อความของเอกสารอาจได้รับการตีพิมพ์อย่างครบถ้วน หรือสรุปเพื่อคงเนื้อหาสำคัญทั้งหมดไว้ แต่ไม่รวมเนื้อหาที่ไม่สำคัญและไม่สำคัญ ข้อความสรุปประเภทนี้ในภาษาอังกฤษแบบบริติชเรียกว่า " ปฏิทิน " ^{[ 19 ]}แม้ว่าในภาษาอังกฤษแบบอเมริกัน คำนี้มักจะใช้กับรายการเอกสารพื้นฐานมากกว่า^{[ 7 ] : 65–69}

รูปแบบการเผยแพร่ทางเลือกอีกอย่างหนึ่งคือสำเนา ภาพถ่าย ฉบับสำเนาภาพถ่ายมักมีราคาแพงกว่า แต่ช่วยให้มีความเที่ยงตรงใกล้เคียงกับเอกสารต้นฉบับมากขึ้น^{[ 2 ] : 148}

แม้ว่าหนังสือที่พิมพ์ออกมาจะไม่สะดวกเท่าฉบับอิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็อาจช่วยเพิ่มการเข้าถึงโครงการแก้ไขและบรรเทาความกังวลเกี่ยวกับความล้าสมัยทางดิจิทัลได้^{[ 20 ]}

การเผยแพร่ใน รูปแบบไมโครฟอร์มช่วยลดต้นทุน^{[ 21 ]}ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้บรรณาธิการหลีกเลี่ยงการคัดลอกแบบท่องจำ^{[ 2 ] : 267} ฉบับไมโครฟอร์มโดยทั่วไปจะมีคำอธิบายประกอบน้อยมากหรือไม่มีเลย^{[ 22 ]}

การเผยแพร่ในรูปแบบไมโครฟอร์มเหมาะสำหรับเอกสารที่อ่านได้เท่านั้น และใช้งานได้ไม่ดีกับเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ^{[ 22 ]}โดยปกติแล้วฉบับไมโครฟอร์มจะมีดัชนีที่พิมพ์ไว้ด้วย ซึ่งห้องสมุดหลายแห่งเก็บแยกต่างหากจากไมโครฟอร์ม ซึ่งอาจทำให้ผู้วิจัยรู้สึกหงุดหงิดได้^{[ 22 ]}

เมื่อเปรียบเทียบกับฉบับพิมพ์ ฉบับไมโครฟิล์มมีความคัดเลือกน้อยกว่า^{[ 23 ]}และเอกสารที่ตีพิมพ์จำนวนมากอาจทำให้ผู้อ่านค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้ยาก^{[ 22 ]}

การเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้บรรณาธิการเอกสารได้รับความแม่นยำเทียบเท่ากับสำเนาเอกสาร แต่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เพิ่มเติม^{[ 24 ]} นอกจากนี้ ดังที่ เดวิด เฟอร์ริเอโรผู้ดูแลจดหมายเหตุได้สังเกต การเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดภาระของบริการการเข้าถึงห้องสมุด ในการจัดเรียงหนังสือเล่มหนาๆ ใหม่ ^{[ 25 ]}

การเปลี่ยนผ่านไปสู่การเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์เริ่มต้นขึ้นเมื่อหอจดหมายเหตุแห่งชาติสหรัฐอเมริกามอบหมายให้ทำการศึกษาเกี่ยวกับการเก็บรักษาแบบดิจิทัลในปี 1984 ^{[ 23 ]}รายงานซึ่งส่งมอบในปี 1991 มุ่งเน้นไปที่ศักยภาพในการเผยแพร่ผ่านสื่อออปติคอลดิจิทัล เช่นซีดีรอม [ ^{26 ] มาตรฐาน}ทางเทคนิคที่แนะนำในรายงานถูกนำไปใช้ในโครงการแก้ไขเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในช่วงแรก^{[ 23 ]}

ในช่วงต้นทศวรรษ 2010 รูปแบบ TEIเป็นที่นิยมสำหรับการเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากความสามารถในการขยายและการทำงานร่วมกันกับเครื่องมือการเผยแพร่อื่นๆ^{[ 27 ]}

การตัดต่อเอกสารเป็นพื้นฐานสำคัญของงานวิชาการประวัติศาสตร์สมัยใหม่^{[ 28 ]}แหล่งข้อมูลหลักหลังจากโครงการตัดต่อแล้ว สามารถเข้าถึงและเข้าใจได้ง่ายสำหรับผู้ชมในวงกว้าง^{[ 29 ]}สิ่งพิมพ์สามารถใช้เพื่อแสดงให้เห็นถึงสาขาประวัติศาสตร์ ดึงดูดความสนใจไปยังหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง^{[ 30 ]}

การตัดต่อเอกสารยังทำหน้าที่ทางการสอนอีกด้วยคำถามที่อิงตามเอกสารซึ่งพบได้ทั่วไปในชั้นเรียนประวัติศาสตร์ระดับมัธยมศึกษา จะใช้เอกสารที่ตัดต่อแล้วเพื่อวัดทักษะการวิเคราะห์ประวัติศาสตร์ของนักเรียน^{[ 31 ]}การตัดต่อยังอาจเปิดโอกาสให้นักศึกษาระดับปริญญาตรีได้ทำการวิจัยทางประวัติศาสตร์อีกด้วย^{[ 32 ]}

• ฮันนิเซตต์, อาร์เอฟ (1977). การแก้ไขบันทึกเพื่อการตีพิมพ์ . เอกสารจดหมายเหตุและผู้ใช้. เล่มที่ 4. ลอนดอน: สมาคมบันทึกข้อมูลแห่งอังกฤษ . ISBN 0-900222-05-0.
• ฮันเตอร์, ไมเคิล (2007). การแก้ไขต้นฉบับสมัยต้น: บทนำเกี่ยวกับหลักการและแนวปฏิบัติ . เบซิงสโตก: พัลเกรฟ แมคมิลแลน. ISBN 978-0-230-00807-6.

• วารสารการแก้ไขเชิงวิชาการ (Journal of Scholarly Editing ) ซึ่งรู้จักกันในชื่อ วารสารการแก้ไขเอกสาร (Journal of Documentary Editing )จนถึงปี 1999
• แคตตาล็อกโครงการสิ่งพิมพ์ของ NHPRC