ขั้นตอนการรับมือเหตุฉุกเฉินคือแผนปฏิบัติการที่ต้องดำเนินการตามลำดับหรือวิธีการที่กำหนด เพื่อตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉินประเภทใดประเภทหนึ่งที่คาดการณ์ได้อย่างสมเหตุสมผลซึ่งเป็นสถานการณ์ที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อสุขภาพ ชีวิต ทรัพย์สิน หรือสิ่งแวดล้อมในทันที [ 1 ]ในกรณีที่สามารถ^{คาดการณ์เหตุ}ฉุกเฉินได้หลายประเภท อาจมีการจัดทำแผนรับมือเหตุฉุกเฉินเพื่อจัดการกับภัยคุกคามแต่ละอย่าง เหตุฉุกเฉินส่วนใหญ่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงอย่างเร่งด่วนเพื่อป้องกันไม่ให้สถานการณ์เลวร้ายลง แม้ว่าในบางสถานการณ์ การบรรเทาอาจเป็นไปไม่ได้ และหน่วยงานอาจทำได้เพียงให้การดูแลแบบประคับประคองหลังเกิดเหตุ แผนรับมือเหตุฉุกเฉินควรคำนึงถึงความเป็นไปได้เหล่านี้^{[ 2 ]}

องค์กรต่างๆ มักถูกกำหนดให้มีขั้นตอนฉุกเฉินเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย^{[ 3 ]}และข้อเรียกร้องจากบริษัทประกันภัยหน่วยงานกำกับดูแล ผู้ถือหุ้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสหภาพแรงงาน เพื่อปกป้องพนักงาน ประชาชน สิ่งแวดล้อม ธุรกิจ ทรัพย์สิน และชื่อเสียงขององค์กร^{[ 4 ]}

ก่อนเตรียมขั้นตอน อาจเหมาะสมที่จะทำการประเมินความเสี่ยงโดยประเมินว่าเหตุการณ์ฉุกเฉินมีโอกาสเกิดขึ้นมากน้อยเพียงใด และหากเกิดขึ้น ผลที่ตามมาจะร้ายแรงหรือสร้างความเสียหายมากเพียงใด^{[ 5 ]}ขั้นตอนการรับมือเหตุฉุกเฉินควรให้การตอบสนองที่เหมาะสมและได้สัดส่วนต่อสถานการณ์นี้ การประเมินความเสี่ยงมักอยู่ในรูปแบบของตาราง ซึ่งให้คะแนนความเสี่ยงตามความน่าจะเป็นและความรุนแรง^{[ 6 ]}

ขั้นตอนการรับมือเหตุฉุกเฉินระบุถึงความรับผิดชอบ การดำเนินการ และทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดการกับเหตุฉุกเฉิน เมื่อร่างขั้นตอนเสร็จแล้ว อาจต้องมีการปรึกษาหารือกับผู้ที่อาจเกี่ยวข้องหรือได้รับผลกระทบจากเหตุฉุกเฉิน และกำหนดโปรแกรมสำหรับการทดสอบ การฝึกอบรม และการทบทวนเป็นระยะ

เมื่อมีการแก้ไขและออกขั้นตอนฉุกเฉินใหม่ จะต้องถอนเวอร์ชันก่อนหน้าออกจากจุดใช้งานเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ด้วยเหตุผลเดียวกันนี้ จึงมักใช้ระบบการกำหนดหมายเลขการแก้ไขและตารางการแก้ไขกับขั้นตอนต่างๆ เพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิด^{[ 7 ]}

เอกสารอาจมีเพียงไม่กี่บรรทัด อาจใช้จุดนำหน้า แผนผัง หรืออาจเป็นชุดคำแนะนำและแผนภาพโดยละเอียด ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของสถานการณ์และความสามารถของผู้รับผิดชอบในการดำเนินการตามขั้นตอนในระหว่างเหตุฉุกเฉิน^{[ 8 ]}

การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอาจต่อยอดจากขั้นตอนการรับมือกับเหตุฉุกเฉินได้เช่นกัน ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถระบุจุดอ่อนและลดความเสี่ยงต่อธุรกิจได้โดยการเตรียมแผนสำรองและเพิ่มความยืดหยุ่น การจัดทำขั้นตอนต่างๆ อาจช่วยเน้นให้เห็นถึงข้อบกพร่องในระบบปัจจุบัน ซึ่งหากแก้ไขแล้วจะช่วยลดระดับความเสี่ยงได้

ถึงแม้จะมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่บันทึกไว้อย่างดีและมีการฝึกฝนมาเป็นอย่างดี โดยใช้บุคลากรที่ได้รับการฝึกฝนมาแล้ว ก็ยังมีโอกาสที่เหตุการณ์จะบานปลายจนควบคุมไม่ได้ ซึ่งมักเกิดจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยบังเอิญ มีตัวอย่างมากมายที่บันทึกไว้เป็นอย่างดี เช่นอุบัติเหตุที่ทรีไมล์ไอส์แลนด์ภัยพิบัติเชอร์โนบิลและการ ระเบิดของแท่นขุดเจาะ น้ำมันดีพวอเตอร์ฮอไรซอนในเดือนเมษายน 2553 ในแถลงการณ์ของ BP เมื่อวันที่ 8 กันยายน 2553 โทนี่ เฮย์เวิร์ด ประธานเจ้าหน้าที่บริหารที่กำลังจะพ้นจากตำแหน่ง กล่าวถึงเรื่องนี้ว่า "รายงานการสอบสวนให้ข้อมูลใหม่ที่สำคัญเกี่ยวกับสาเหตุของอุบัติเหตุร้ายแรงครั้งนี้ เห็นได้ชัดว่าเหตุการณ์ที่ซับซ้อนหลายอย่าง มากกว่าความผิดพลาดหรือความล้มเหลวเพียงครั้งเดียว นำไปสู่โศกนาฏกรรม"

เป็นเรื่องปกติในขั้นตอนการรับมือเหตุฉุกเฉินที่จะต้องมีกระบวนการทบทวน โดยนำบทเรียนที่ได้จากเหตุฉุกเฉินครั้งก่อน สถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป การเปลี่ยนแปลงบุคลากร รายละเอียดการติดต่อ ฯลฯ มาปรับปรุงในเอกสารฉบับล่าสุด

ขั้นตอนการปฏิบัติในกรณีฉุกเฉินโดยทั่วไปมีดังนี้:

• ขั้นตอนที่ดำเนินการระหว่างเกิดเหตุเพลิงไหม้ในอาคารพาณิชย์ ซึ่งผู้ที่อยู่ในอาคารจะถูกอพยพออกทางประตูทางออกที่ใกล้ที่สุดเมื่อมีการเรียกหน่วยบริการฉุกเฉิน เจ้าหน้าที่ดับเพลิงหรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยอาจค้นหาอาคารเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนออกจากอาคารแล้ว หรืออาจมีการเรียกชื่อเพื่อตรวจสอบรายชื่อผู้ที่อยู่ในอาคาร ณ จุดรวมพล ขั้นตอนนี้จะระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานต่างๆ เหล่านี้ และผู้ช่วยของพวกเขา รวมถึงรายละเอียดอื่นๆ เช่น การช่วยเหลือผู้ที่มีปัญหาด้านการเคลื่อนไหว การประสานงานกับเจ้าหน้าที่ดับเพลิง เป็นต้น ในอาคารขนาดใหญ่ที่มีผู้เช่าหลายราย ขั้นตอนอาจซับซ้อนและครอบคลุมสถานการณ์ที่เป็นไปได้หลายอย่าง
• เหตุฉุกเฉินทางการแพทย์ที่เจ้าหน้าที่ปฐมพยาบาลถูกเรียกตัวไปช่วยเหลือผู้หมดสติ และหลังจากตรวจสอบทางเดินหายใจและสภาพทั่วไปแล้ว จะจัดให้ผู้หมดสติอยู่ในท่าพักฟื้นขณะรอเจ้าหน้าที่หน่วยแพทย์ฉุกเฉินมาถึง
• คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับเครื่องบินซึ่งระบุขั้นตอนที่ลูกเรือต้องดำเนินการเพื่อให้มีโอกาสประสบความสำเร็จในการกู้คืนหรือมีการสูญเสียชีวิตน้อยที่สุด^{[ 9 ]}
• การละทิ้งเรือที่กำลังจม อับปาง หรือเกิดไฟไหม้โดยควบคุมไม่ได้

เหตุฉุกเฉินอื่นๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กร ได้แก่ เหตุการณ์ดังต่อไปนี้

• ไฟ  – ปฏิกิริยาออกซิเดชันที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและรุนแรงกับวัสดุ
• ผู้ก่อเหตุกราดยิง  – ผู้ก่อเหตุกราดยิงหมู่
• ไฟฟ้าดับ  – การขาดกระแสไฟฟ้าในพื้นที่
• การขู่ว่าจะวางระเบิด  – การขู่ว่าจะจุดระเบิดอุปกรณ์ระเบิด
• ความไม่สงบในสังคม  – รูปแบบของความไม่สงบที่เกิดจากกลุ่มคน
• ภาวะฉุกเฉินแห่งชาติ  – การประกาศโดยรัฐบาลที่อนุญาตให้เข้าใช้อำนาจพิเศษหน้าเว็บที่แสดงคำอธิบายสั้น ๆ ของเป้าหมายการเปลี่ยนเส้นทาง
• การรั่วไหลของแก๊ส  – การรั่วไหลของแก๊สโดยไม่ตั้งใจจากท่อส่งหรือภาชนะบรรจุอื่นๆ
• น้ำท่วม  – น้ำล้นตลิ่งท่วมพื้นที่ที่ปกติแห้งแล้ง
• พายุเฮอริเคน  – พายุหมุนเขตร้อนที่ก่อตัวขึ้นในมหาสมุทรแอตแลนติกหน้าเว็บที่แสดงคำอธิบายสั้น ๆ ของเป้าหมายการเปลี่ยนเส้นทาง
• พายุทอร์นาโด  – เสาอากาศที่หมุนอย่างรุนแรง
• ภาวะฉุกเฉินทางการแพทย์  – การบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยเฉียบพลันที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อชีวิตหรือสุขภาพในระยะยาวในทันที
• อุบัติเหตุทางเคมี  – การปล่อยสารเคมีอันตรายโดยไม่ตั้งใจ

• http://www.direct.gov.uk/en/Governmentcitizensandrights/Dealingwithemergencies/Preparingforemergencies
• https://web.archive.org/web/20101223011006/http://www.direct.gov.uk/en/HomeAndCommunity/InYourHome/FireSafety/DG_071793