บัญชีค่าใช้จ่ายคือสิทธิ์ในการเบิกจ่ายเงินที่พนักงานใช้ไปเพื่อวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน^{[ 1 ]} บัญชีค่าใช้จ่ายทั่วไปบางรายการ ได้แก่ ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภค ส่วนลดที่อนุญาต ค่าใช้จ่ายทำความสะอาด ค่าใช้จ่ายค่าเสื่อมราคา ค่าใช้จ่ายการจัดส่ง ค่าใช้จ่ายภาษีเงินได้ ค่าใช้จ่ายประกันภัย ค่าใช้จ่ายดอกเบี้ย ค่าใช้จ่ายโฆษณา ค่าใช้จ่ายส่งเสริมการขาย ค่าใช้จ่ายซ่อมแซม ค่าใช้จ่ายบำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายค่าเช่า ค่าใช้จ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง ค่าใช้จ่ายการขนส่ง ค่าใช้จ่ายวัสดุอุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายเครื่องดื่ม^{[ 2 ]}

ในการเพิ่มบัญชีค่าใช้จ่าย จะต้องบันทึกเดบิต^{[ 3 ]}ในการลดบัญชีค่าใช้จ่าย จะต้องบันทึกเครดิต^{[ 3 ]}ยอดคงเหลือปกติของบัญชีค่าใช้จ่ายจะเป็นเดบิต^{[ 3 ]}เพื่อให้เข้าใจว่าทำไมค่าใช้จ่ายจึงถูกบันทึกเดบิต จึงควรพิจารณาสมการทางบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของผู้ถือหุ้น^{[ 4 ]} ค่าใช้จ่ายจะปรากฏอยู่ในส่วนของส่วนของผู้ถือหุ้นในสมการ เนื่องจากส่วนของผู้ถือหุ้นคือหุ้นสามัญบวกกำไรสะสม และกำไรสะสมคือรายได้ลบค่าใช้จ่ายลบเงินปันผล^{[ 2 ]}ค่าใช้จ่ายถือเป็นบัญชีชั่วคราวในสมการนี้ เพราะเมื่อสิ้นสุดงวด บัญชีค่าใช้จ่ายจะถูกปิด^{[ 4 ]}เนื่องจากบัญชีค่าใช้จ่ายลดยอดคงเหลือเครดิตของส่วนของผู้ถือหุ้น ค่าใช้จ่ายจึงต้องถูกบันทึกเดบิต^{[ 5 ]}

เมื่อสิ้นปี บัญชีค่าใช้จ่ายจะต้องปิดหรือทำให้เป็นศูนย์^{[ 6 ]}บัญชีค่าใช้จ่ายต้องปิดเนื่องจากเป็นบัญชีชั่วคราว หมายความว่าเกี่ยวข้องกับรอบระยะเวลาบัญชีที่กำหนดเท่านั้นและจะไม่ถูกนำไปใช้ในรอบระยะเวลาบัญชีถัดไป^{[ 2 ]}เมื่อบัญชีค่าใช้จ่ายถูกปิด บัญชีเหล่านั้นจะถูกปิดไปยังบัญชีชั่วคราวอีกบัญชีหนึ่งที่เรียกว่า สรุปรายได้^{[ 2 ]}ดังนั้น บัญชีค่าใช้จ่ายจะต้องถูกเครดิต และสรุปรายได้จะถูกเดบิต^{[ 2 ] [ 6 ]}ผลขาดทุนหรือกำไรสุทธิในบัญชีนี้จะถูกโอนไปยังกำไรสะสม ซึ่งเป็นบัญชีถาวร^{[ 4 ]}

บัญชีหักล้างคือบัญชีที่เกี่ยวข้องแต่แยกออกจากบัญชีเฉพาะ^{[ 7 ]}บัญชีค่าใช้จ่ายหักล้างจะทำงานในทางตรงกันข้ามกับบัญชีค่าใช้จ่ายปกติ แทนที่จะเดบิตเพื่อเพิ่ม บัญชีหักล้างจะต้องเครดิตเพื่อเพิ่ม^{[ 7 ]}แทนที่จะเครดิตเพื่อลด บัญชีหักล้างจะถูกเครดิตเพื่อเพิ่ม^{[ 7 ]} ตัวอย่างของบัญชีค่าใช้จ่ายหักล้างคือ การคืนสินค้าและการลดราคา^{[ 4 ]}

ในสหรัฐอเมริกาการใช้บัญชีค่าใช้จ่ายสามารถสืบย้อนไปถึงจอร์จ วอชิงตันผู้ซึ่งเลือกที่จะสละเงินเดือนและใช้บัญชีค่าใช้จ่ายเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการซื้อของระหว่างการเป็นผู้นำทางทหารใน^การปฏิวัติอเมริกา [ ^{8 ]}

ภายใต้ กฎหมายภาษีของสหรัฐอเมริกาในปัจจุบันบัญชีค่าใช้จ่ายจะถูกแบ่งออกเป็น "บัญชีที่ตรวจสอบได้" หรือ "บัญชีที่ตรวจสอบไม่ได้" บัญชีค่าใช้จ่ายที่ตรวจสอบได้นั้นอยู่ภายใต้ข้อบังคับต่างๆ ของกรมสรรพากรบัญชีดังกล่าวต้องมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ได้รับการบันทึกไว้ การใช้จ่ายจากบัญชีต้องมีหลักฐานยืนยัน โดยทั่วไปคือใบเสร็จรับเงิน เงินใดๆ ที่มอบให้แก่พนักงานจากบัญชีที่ไม่ได้ใช้ไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและไม่สามารถบันทึกบัญชีได้ จะต้องคืนให้กับนายจ้าง^{[ 9 ]}

เงินที่จ่ายให้กับพนักงานภายใต้บัญชีค่าใช้จ่ายที่ตรวจสอบได้นั้น ไม่ถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน ในขณะที่เงินที่จ่ายให้กับพนักงานภายใต้แผนค่าใช้จ่ายที่ตรวจสอบไม่ได้ นั้น ถือเป็นรายได้ของพนักงาน ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่จ่ายออกจากแผนค่าใช้จ่ายที่ตรวจสอบไม่ได้นั้น สามารถหักลดหย่อนจากรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงานได้เฉพาะในรายการหักลดหย่อน เบ็ดเตล็ดเท่านั้น และถึงแม้จะเป็นเช่นนั้น ก็จะหักลดหย่อนได้ก็ต่อเมื่อค่าใช้จ่ายนั้นเท่ากับหรือมากกว่า 2% ของรายได้ของพนักงานเท่านั้น

กฎพิเศษควบคุมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจบางประเภท รวมถึงกฎสำหรับการเดินทาง ความบันเทิง อาหาร และของขวัญ^{[ 10 ]}

บัญชีค่าใช้จ่ายยังได้รับการควบคุมโดยผู้ตรวจสอบ ภายในเป็นการส่วนตัว สำหรับนายจ้างหลายราย ซึ่งมักจะเพื่อให้แน่ใจว่าเงินทุนได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม^{[ 1 ] [ 11 ]}

• ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง

• วิทยาศาสตร์การเบิกค่าใช้จ่าย , เดอะนิวยอร์กไทมส์ , 6 มิถุนายน 2551
• การใช้บัญชีค่าใช้จ่ายในทางที่ผิดที่พบบ่อยที่สุด, BusinessWeek