ในการบริหารโครงการการขยายขอบเขตงาน (scope creep)คือการเติบโตอย่างต่อเนื่องหรือควบคุมไม่ได้ของขอบเขตโครงการ ซึ่ง โดยทั่วไปจะเกิดขึ้นหลังจากโครงการเริ่มต้น^{[ 1 ]}สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้เมื่อขอบเขตของโครงการไม่ได้ถูกกำหนด บันทึก หรือควบคุมอย่างเหมาะสม โดยทั่วไปถือว่าเป็นอันตราย^{[ 2 ] [ 3 ] : 13} อันตรายเหล่านี้รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณ กำหนดการ หรือทั้งสองอย่าง^{[ 4 ]}แม้ว่าหากจัดการการขยายขอบเขตงานได้ดี ก็สามารถช่วยโครงการได้โดยการสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดีขึ้น^{[ 4 ]}การขยายขอบเขตงานไม่สามารถป้องกันได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นการบรรเทาอันตรายจึงทำได้โดยการจัดการหลังจากที่สังเกตเห็นแล้ว^{[ 5 ]}การขยายขอบเขตงานมีอยู่บ้างในทุกโครงการ และอาจเป็นอันตรายต่อหลายโครงการ^{[ 5 ] [ 6 ]}การขยายขอบเขตงานยังเป็นที่รู้จักในชื่อ การขยายความต้องการ(requirement creep) กลุ่มอาการอ่างล้างจาน ( kitchen sink syndrome ) การขยายภารกิจ (mission creep ) หรือการขยายคุณสมบัติ (feature creep ) โดยสองคำหลังเกี่ยวข้องกับโครงการของรัฐบาล/กองทัพและโครงการซอฟต์แวร์โดยเฉพาะ^{[ 7 ] [ 8 ]}บางครั้ง scope creep และ feature creep จะถูกนิยามแยกกัน โดย scope creep หมายถึงการขยายขอบเขต และ feature creep หมายถึงการเพิ่มฟีเจอร์พิเศษ^{[ 4 ]}

การสื่อสารการจัดการโครงการที่ไม่มีประสิทธิภาพระหว่างลูกค้าและผู้จัดการโครงการเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ขอบเขตโครงการขยายออกไป งานที่ไม่เข้าใจอย่างถูกต้องจะกลายเป็นสิ่งที่แตกต่างจากวิสัยทัศน์ของลูกค้าโดยสิ้นเชิง อย่างไรก็ตาม ลูกค้าก็อาจมีส่วนผิดได้เช่นกัน เนื่องจากพวกเขาอาจมองไม่เห็นวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ^{[ 9 ] [ 10 ]}

ปัจจัยหนึ่งที่ทำให้เกิดการขยายขอบเขตงานคือเมื่อมีอุปสรรคที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น และเกิดการโต้เถียงกันว่าเอกสารขอบเขตงานครอบคลุมถึงอุปสรรคนั้นหรือไม่^{[ 11 ]}เมื่อเอกสารบางฉบับมีความซับซ้อนทางเทคนิคมากเกินไปหรือขาดรายละเอียดที่สำคัญ การขยายขอบเขตงานอาจเกิดขึ้นจากการตีความเอกสารเหล่านั้น^{[ 12 ]}เมื่อโครงการถูกวางแผนให้มีระยะเวลานานขึ้นหรือมีความซับซ้อนมากขึ้น โอกาสที่จะเกิดการขยายขอบเขตงานก็จะมีมากขึ้น ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อโครงการได้^{[ 4 ]}

การกำหนดขอบเขตโครงการอย่างถูกต้องจำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียดโดยผู้จัดการโครงการในระหว่างขั้นตอนการวางแผนเบื้องต้นของโครงการ การไม่รวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นสาเหตุทั่วไปของคำแถลงขอบเขตที่ไม่สมบูรณ์และข้อกำหนดที่ขาดหายไป ซึ่งอาจนำไปสู่การขยายขอบเขตในภายหลังของโครงการได้อย่างง่ายดาย จำเป็นอย่างยิ่งที่ทุกคนในทีมจะต้องเข้าใจข้อกำหนดของโครงการอย่างละเอียดถี่ถ้วน และผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องจะต้องลงนามอนุมัติข้อกำหนดเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการโครงการ^{[ 13 ]}

การนำแนวทางปฏิบัติและกระบวนการบริหารโครงการมาใช้และปฏิบัติตามนั้น ได้รับการยืนยันแล้วว่าเป็นวิธีการป้องกันไม่ให้ขอบเขตงานขยายเกินขอบเขตจนทำให้โครงการล้มเหลว

บางครั้งทีมงานโครงการมักจะเริ่มเพิ่มฟีเจอร์เพิ่มเติมเพื่อสร้างความประทับใจให้ลูกค้า^{[ 14 ] : 482} ซึ่งอาจไม่ได้ผลและมีแนวโน้มที่จะทำให้โครงการดังกล่าวมีงานเพิ่มขึ้นและทำให้ขอบเขตของโครงการผิดเพี้ยนไป

การขยายขอบเขตงานสามารถเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้นในโครงการ โดยนำเสนอในรูปแบบของการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เรียบง่าย และง่ายต่อการดำเนินการ^{[ 15 ]}อย่างไรก็ตาม ปริมาณหรือความซับซ้อนที่แท้จริงของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจทำให้โครงการล้มเหลวได้^{[ 15 ]}

บ่อยครั้งที่สมาชิกทีมโครงการก่อให้เกิดการขยายขอบเขตงาน พวกเขามีเจตนาที่จะปรับปรุงโครงการมากกว่าที่จะให้ขอบเขตงานที่ขยายออกไปนั้นเป็นอันตรายต่อโครงการ^{[ 16 ]}ตัวอย่างหนึ่งคือเมื่อสมาชิกทีมเสนอให้เพิ่มคุณสมบัติใหม่ต่อหน้าลูกค้า^{[ 16 ]}อีกตัวอย่างหนึ่งคือทีมโครงการผลักดันให้ใช้เทคโนโลยีใหม่กว่า ในขณะที่ฝ่ายบริหารหรือลูกค้าอาจต้องการใช้เทคโนโลยีเก่าที่พวกเขาคุ้นเคย ซึ่งอาจทำให้เกิดการขยายขอบเขตงานผ่านการฝึกอบรมใหม่และความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้น^{[ 16 ]}อย่างไรก็ตาม มีบางกรณีที่สมาชิกในทีมโครงการมีผลประโยชน์แอบแฝงในการก่อให้เกิดการขยายขอบเขตงาน^{[ 4 ]}ตัวอย่างเช่น มีคนกลัวว่าโครงการจะเข้ามาแทนที่พวกเขา ดังนั้นพวกเขาจึงจงใจทำให้เกิดการขยายขอบเขตงานเพื่อชะลอโครงการเพื่อให้การเสร็จสิ้นโครงการไม่ใช่ปัญหาสำหรับพวกเขา^{[ 4 ]}การขยายขอบเขตงานยังสามารถถูกใช้โดยผู้จัดการโครงการที่ต้องการดูมีความสามารถมากขึ้นโดยการจัดการงานเพิ่มเติม หรือโดยทีมโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีงานทำเมื่อความไม่แน่นอนในอนาคตเกิดขึ้น^{[ 4 ]}

ลูกค้าอาจร้องขอเพิ่มโครงการ ซึ่งทำให้ขอบเขตงานขยายออกไป เพื่อตอบสนองต่อข้อตกลงก่อนทำสัญญาหรือเมื่อเห็นศักยภาพใหม่ ๆ ในระหว่างการพัฒนาโครงการ^{[ 16 ]}เมื่อลูกค้าพบรายการที่ขาดหายไปและเพิ่มเข้าไปในโครงการ นั่นคือการขยายขอบเขตงาน แต่โดยทั่วไปแล้วจะไม่มีเจตนาร้ายอยู่เบื้องหลัง^{[ 12 ]}ลูกค้าบางรายใช้การขยายขอบเขตงานโดยชี้ไปที่รายการที่ไม่ชัดเจนเพื่อพยายามเพิ่มรายการที่พวกเขาต้องการ แต่ไม่จำเป็นสำหรับโครงการ^{[ 12 ]}

สาเหตุอีกประการหนึ่งของการขยายขอบเขตงานคือช่องว่างในการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้าอาจไม่ตอบสนองต่อผู้จัดการโครงการได้รวดเร็วพอ ทำให้โครงการติดขัด

แง่มุมเหล่านี้สามารถส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการดำเนินงานของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ระยะยาว^{[ 17 ]}การขยายขอบเขตงานเป็นความเสี่ยงในโครงการส่วนใหญ่โครงการขนาด ใหญ่ส่วนใหญ่ ตกเป็นเหยื่อของการขยายขอบเขตงาน (ดูโครงการขนาดใหญ่และความเสี่ยง ) การขยายขอบเขตงานมักส่งผลให้ต้นทุนสูงเกินกำหนด กลยุทธ์ "มูลค่าฟรี" นั้นยากที่จะต่อต้านและยังคงเป็นความท้าทายที่ยากลำบากแม้แต่สำหรับผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์มากที่สุด

ขอบเขตเป็นกุญแจสำคัญในการกำหนดทั้งสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพและผลลัพธ์ของโครงการ และการขยายขอบเขตจะเปลี่ยนแปลงอย่างน้อยหนึ่งอย่าง^{[ 5 ]}เมื่อส่งผลกระทบต่ออย่างน้อยหนึ่งอย่าง การขยายขอบเขตจะส่งผลกระทบต่อส่วนอื่นๆ ของโครงการ เช่น กรอบเวลาและต้นทุนของโครงการ^{[ 5 ]}ส่วนหนึ่งของวิธีที่การขยายขอบเขตทำให้โครงการล่าช้าคือการสร้างความจำเป็นในการประชุมเพิ่มเติมเพื่อหารือเกี่ยวกับส่วนขอบเขตใหม่และตัดสินใจว่าจะนำไปใช้หรือไม่^{[ 4 ]}ต้นทุนอาจเพิ่มขึ้นเนื่องจากความล่าช้าเหล่านี้ และอาจมีความเสี่ยงใหม่ๆ เกิดขึ้นเนื่องจากการเพิ่มเติมใหม่ๆ^{[ 4 ]}เมื่อต้นทุนสูงเกินไป โครงการยืดเยื้อเกินไป หรือทั้งสองอย่าง โครงการอาจล้มเหลว และผู้บริหารระดับสูงอาจมองหาทางเลือกอื่นสำหรับโครงการ^{[ 4 ]}

การขยายขอบเขตงานอาจทำให้โครงการมีข้อดี เช่น การสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดีกว่าในมุมมองของลูกค้า หรือทำให้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายดีกว่าผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกันจากโครงการอื่น^{[ 4 ]}เมื่อควบคุมการขยายขอบเขตงานได้ จะช่วยให้โครงการบรรลุเป้าหมายโดยอนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์^{[ 15 ]}การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานเป็นเรื่องปกติในโครงการที่มีระยะเวลานานกว่าหนึ่งสัปดาห์ ซึ่งทำให้การจัดการการขยายขอบเขตงานเป็นกุญแจสำคัญในการหลีกเลี่ยงผลกระทบเชิงลบในขณะที่ได้รับประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์^{[ 15 ]}

สิ่งสำคัญคือต้องมีเอกสารที่กำหนดขอบเขตของโครงการ เป้าหมาย และวิธีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตให้ชัดเจนทั้งกับลูกค้าและทีมงานโครงการ^{[ 7 ]}เอกสารดังกล่าวสามารถช่วยสร้างรากฐานให้กับโครงการ ลดอันตรายจากการขยายขอบเขต^{[ 6 ]}เนื่องจากความไม่แน่นอนของข้อกำหนดอาจก่อให้เกิดความจำเป็นในการตั้งสมมติฐานที่ทำให้เกิดการขยายขอบเขต การมีเอกสารพื้นฐานของโครงการที่กำหนดสิ่งเหล่านี้จะช่วยลดการขยายขอบเขตในด้านนี้ได้^{[ 4 ]}

เมื่อมีการเสนอการเปลี่ยนแปลง ให้วิเคราะห์ก่อนโดยคาดการณ์ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไปหรือไม่ ทั้งในแง่ของเวลาและเงิน^{[ 18 ]}หากการวิเคราะห์พบว่าไม่มีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป ก็สามารถเสนอให้ดำเนินการได้^{[ 18 ]}กลยุทธ์อีกอย่างหนึ่งที่สามารถนำมาใช้เมื่อมีการเสนอการเปลี่ยนแปลงคือการตั้งคำถามเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เสนอเพื่อให้แน่ใจว่ามีเหตุผลที่ดี^{[ 4 ]}สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ลูกค้าเสนอ การยอมรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเพียงเพื่อเอาใจลูกค้าอาจทำให้โครงการมีความเสี่ยง และการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นอาจเป็นส่วนหนึ่งของโครงการติดตามผล^{[ 4 ]}การปฏิเสธคำขอของลูกค้าเป็นครั้งคราวเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการโครงการ เนื่องจากสามารถลดความเสี่ยงของการขยายขอบเขตงานจนทำให้โครงการถูกยกเลิกได้^{[ 16 ]}