ผู้จัดการเนื้อหาของ Micro Focus
OpenText Content Manager (เดิมชื่อMicro Focus Content Manager , HP Content Manager , HP Records Manager , HP TRIM ) เป็นระบบจัดการเอกสารและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (EDRMS) ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท
ประวัติศาสตร์
ซอฟต์แวร์นี้เป็นกรรมสิทธิ์ของแผนกซอฟต์แวร์ของ HPและใช้เทคโนโลยีจาก การเข้าซื้อ กิจการ TOWER SoftwareของHewlett -Packard ในปี 2008 [ 1 ]
ในเดือนสิงหาคม 2556 HP ได้ประกาศว่าจะรวม HP TRIM เข้ากับแพลตฟอร์มแบบครบวงจรที่เรียกว่า HP Records Manager 8.0
ในเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2559 HP Records Manager 8.0 ได้รับการเผยแพร่ในชื่อ HP Content Manager 9 [ 2 ] HP Content Manager สร้างขึ้นบนฐานรหัสของ HP TRIM และรวมความสามารถจากAutonomy Records Manager และ Autonomy Meridio [ 3 ] HP ได้เข้าซื้อกิจการAutonomy Corporationในปี พ.ศ. 2554 [ 4 ]
Hewlett Packard Enterprise ขายแผนกซอฟต์แวร์ให้กับ Micro Focus ของสหราชอาณาจักรในเดือนกันยายน 2016 [ 5 ] [ 6 ] Content Manager เป็นส่วนหนึ่งของ Micro Focus แล้วนับตั้งแต่การทำธุรกรรมเสร็จสิ้นในเดือนกันยายน 2017 [ 6 ]
ในเดือนมกราคม พ.ศ. 2566 OpenText ได้เข้าซื้อกิจการ Micro Focus [ 7 ]
ฟังก์ชันการทำงาน
คุณสมบัติเด่นได้แก่:
- ระบบการจัดการบันทึกข้อมูลระดับองค์กร (Enterprise Records Management) เพื่อจัดการเนื้อหาทั้งในรูปแบบกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึง Microsoft Outlook และ SharePoint
- การกำกับดูแลข้อมูลด้วยความสามารถในการบังคับใช้นโยบาย การปฏิบัติตามกฎระเบียบ การกำกับดูแล และการเฝ้าระวังแบบเรียลไทม์
- การปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยใช้แพลตฟอร์มการกำกับดูแลเดียวเพื่อบังคับใช้กฎการเก็บรักษาและการทำลายเอกสารโดยอัตโนมัติกับเอกสารทั้งหมด
- การเตรียมความพร้อมสำหรับการค้นหาหลักฐานทางอิเล็กทรอนิกส์
- การจัดการเนื้อหาในสถานที่; ความสามารถด้านความปลอดภัยและการตรวจสอบ
- การรับรองที่ออกแบบตามมาตรฐานสากลด้านการจัดการบันทึกข้อมูล ISO 15489: 2001 และองค์ประกอบของ ISO 16175
- ตัวเลือกการปรับใช้ที่ยืดหยุ่น รวมถึงการปรับใช้ในสถานที่ คลาวด์ ไฮบริด หรืออุปกรณ์[ 8 ]
Content Manager สามารถเข้าถึงได้จากแพลตฟอร์มมือถือ รวมถึงสมาร์ทโฟน iOS, Android และ Windows [ 9 ]
กลุ่มผลิตภัณฑ์ HP TRIM
HP Records Manager พัฒนาขึ้นโดยใช้โค้ดพื้นฐานจาก HP TRIM
ชุดพื้นฐาน HP TRIM
ในเดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2553 HP ได้ออก TRIM เวอร์ชัน 7 [ 10 ] HP อธิบายว่าเวอร์ชันนี้เพิ่มความสามารถในการ "จัดการและจัดเก็บเอกสารอย่างโปร่งใสตามนโยบายสำหรับสภาพแวดล้อม Microsoft SharePoint บนแพลตฟอร์มเดียว" [ 11 ] (ซึ่งต่อมาถูกแทนที่ด้วยซอฟต์แวร์ระดับองค์กร[ 12 ] ) นอกจากนี้ยังเพิ่มความสามารถของผลิตภัณฑ์ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารทางกายภาพในระบบเดียวและในลักษณะเดียวกันโดยไม่คำนึงถึงประเภท รูปแบบ หรือแหล่งที่มา
HP TRIM ได้รับการอนุญาตให้ใช้งานในรูปแบบระบบพื้นฐาน โดยมีโมดูลเสริมเพิ่มเติมเป็นตัวเลือก ฟังก์ชันการทำงานของแพ็กเกจพื้นฐานนั้นสามารถใช้งานได้ผ่านทางไคลเอ็นต์แบบ Rich Client, Web Client หรือโมดูล HP TRIM สำหรับ SharePoint ผู้ใช้สามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานของ HP TRIM ผ่านทาง Microsoft SharePoint โมดูล HP TRIM สำหรับ SharePoint ประกอบด้วยโมดูลสำหรับการจัดเก็บถาวรและโมดูลสำหรับการจัดการบันทึก
โมดูลแพ็คเกจพื้นฐานของ HP TRIM ประกอบด้วย HP TRIM Web Client ซึ่งเป็นอินเทอร์เฟซเบราว์เซอร์ที่สอดคล้องกับหลักเกณฑ์การเข้าถึง US 508 และได้รับการตรวจสอบตามมาตรฐาน US DoD 5015.2 V3 รวมถึงบันทึกความเป็นส่วนตัวและ FOI ที่ได้รับการรับรอง ซึ่งหมายความว่าซอฟต์แวร์ตรงตามข้อกำหนดการทำงานที่จำเป็นสำหรับการใช้งานในรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา[ 13 ]
ตั้งแต่เวอร์ชัน 7.2 เป็นต้นมา ระบบดัชนีเนื้อหาเอกสารได้ใช้ เอนจิน Autonomy IDOL สำหรับการจัดทำดัชนีข้อความ
โมดูลพื้นฐานอื่นๆ ได้แก่:
- การจัดทำดัชนีเนื้อหา
- WebDrawer สำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวจากอินเทอร์เน็ต
- การแคชเอกสาร
- การส่งต่อ/การสื่อสารเพื่อจัดทำทะเบียนจดหมาย
- ฟังก์ชัน Annotate/Redaction ช่วยให้ สามารถใส่คำอธิบายประกอบลงในภาพ TIFFโดยมีความสามารถในการปกปิดหรือลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกไปได้
โมดูล Guest Gateway อนุญาตให้มีบัญชี "ผู้ใช้ที่เป็นแขก" พร้อมการรักษาความปลอดภัยและข้อจำกัดในการเข้าถึง และบันทึกการกระทำทั้งหมดของผู้ใช้ที่เป็นแขก Kofax Xtension อนุญาตให้จับภาพลงใน HP TRIM โดยตรงจากซอฟต์แวร์สแกนระดับสูง Kofax Ascent Capture [ 14 ] LabelLink Xtension ผสานรวมกับ ColorBar Gold สำหรับการพิมพ์ฉลากไฟล์ที่มีรหัสสีพิเศษ[ 15 ] โมเดลการซิงโครไนซ์ไดเร็กทอรีจะแมปผู้ใช้ HP TRIM จาก ไดเร็กทอรี LDAP ใดๆ (เช่นNovell eDirectory )
โมดูลเสริม
นอกเหนือจากแพ็คเกจ TRIM พื้นฐานแล้ว HP ยังมีโมดูลเสริมให้เลือกอีกหลายรายการ ได้แก่:
- โมดูล HP TRIM Rendering ให้กระบวนการอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ในการจัดเก็บทั้งเอกสารต้นฉบับและสำเนาลงในระเบียน
- โมดูล HP TRIM Web Content Management จัดการเนื้อหาและโครงสร้างของเว็บไซต์โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์
- โมดูล HP TRIM Space Management ได้กำหนดรูปแบบลำดับชั้นการจัดเก็บข้อมูลเพื่อจัดระเบียบเนื้อหา
- โมดูล HP TRIM สำหรับการจัดการบันทึกข้อมูล SharePoint ช่วยให้สามารถจัดการบันทึกข้อมูลตลอดวงจรชีวิตของเนื้อหา SharePoint ทั้งหมด รวมถึงเนื้อหา Web 2.0 ด้วย
- โมดูล HP TRIM for SharePoint Archive ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายการจัดการตลอดอายุการใช้งานสำหรับ SharePoint และจัดเก็บไซต์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ พร้อมความสามารถในการกู้คืนเนื้อหาเมื่อจำเป็น
- โมดูลการผสานรวม SAP ArchiveLink สำหรับ การจัดการบันทึกข้อมูล ของ SAP AGช่วยให้ทั้งผู้ใช้ SAP และผู้ใช้ที่ไม่ใช่ SAP สามารถตรวจสอบข้อมูลได้
- โมดูล HP TRIM VERS Rendition อนุญาตให้จัดเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ใน รูปแบบ กลยุทธ์บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐวิกตอเรีย (VERS) ( รัฐวิกตอเรียของ ออสเตรเลีย ) (VERS เป็นรูปแบบบันทึกดิจิทัลพิเศษที่บันทึกและเก็บรักษาเนื้อหาโดยไม่คำนึงถึงระบบที่สร้างมันขึ้นมา เพื่อให้สามารถอ่านและเข้าใจเนื้อหาได้ในอนาคต ซอฟต์แวร์ HP TRIM เป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดของมาตรฐาน VERS [ 16 ] )
การปฏิบัติตามมาตรฐาน
HP TRIM เป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้:
- มาตรฐานสากลสำหรับการจัดการบันทึกข้อมูล ISO 15489
- มาตรฐานความปลอดภัยของกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ DoD 5015.2 บทที่ 2 (ข้อกำหนดบังคับ), 3 (บันทึกข้อมูลลับ), 4 (พระราชบัญญัติคุ้มครองความเป็นส่วนตัวและเสรีภาพในการเข้าถึงข้อมูล)
- มาตรฐานหลักของสหรัฐอเมริกาและมาตรฐานสากล[ 17 ] [ 18 ]
- มาตรฐาน ISO 15489-1:2001 การจัดการบันทึกข้อมูล—ส่วนที่ 1: ทั่วไป
- ISO/TR 15489-2:2001 การจัดการบันทึกข้อมูล—ส่วนที่ 2: แนวทางปฏิบัติ
- AS 4390-1996 การจัดการเอกสาร
- ISO 2788:1986 แนวทางการจัดตั้งและพัฒนาอภิธานศัพท์ภาษาเดียว
- หอจดหมายเหตุแห่งชาติ (TNA) แห่งสหราชอาณาจักร TNA 2002
- ยุทธศาสตร์บันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แห่งรัฐวิกตอเรีย (VERS) ประเทศออสเตรเลีย
ลิงก์ภายนอก
- TRIM หรือ HP Records Manager ได้เปลี่ยนชื่อเป็น HPE Content Manager
- การจัดการเนื้อหาองค์กรของไมโครโฟกัส
- ไซต์ Microsoft SharePoint
- เอกสารทะเบียนผลิตภัณฑ์ RMA ของ Joint Interoperability Test Command ถูกเก็บถาวรเมื่อวันที่ 13 มีนาคม 2017 ที่Wayback Machine
- ขอแนะนำยุทธศาสตร์การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐวิกตอเรีย (VERS) PROS 99/007 (ฉบับที่ 2) สำนักงานทะเบียนสาธารณะแห่งรัฐวิกตอเรีย ประเทศออสเตรเลีย 31 กรกฎาคม 2546
- งานวิจัยของ AIIM เกี่ยวกับการจัดการเนื้อหาองค์กร
- องค์การมาตรฐานสากล
- หอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลีย
- มาตรฐาน AS ISO 15489 การจัดการบันทึกข้อมูล
- ยุทธศาสตร์บันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐวิกตอเรีย (VERS)