หนังสือรับรองการแต่งตั้ง ( lettres de créance ) เป็นเครื่องมือที่ประมุขแห่งรัฐใช้ในการแต่งตั้ง ("รับรอง") เอกอัครราชทูตประจำต่างประเทศ^{[ 2 ] [ 3 ]} หนังสือ รับรองการ แต่งตั้งนี้ เรียกอีกอย่างว่าหนังสือรับรองการแต่งตั้ง โดยลงท้ายด้วยวลี "ขอให้มีการรับรองสิ่งที่เอกอัครราชทูตกล่าวในนามของพระมหากษัตริย์หรือรัฐบาลของตน" ^{[ 2 ]}หนังสือรับรองการแต่งตั้งจะถูกนำเสนอต่อประมุขแห่งรัฐหรืออุปราชของประเทศผู้รับโดยตรงในพิธีการอย่างเป็นทางการ หนังสือรับรองการแต่งตั้งจะถูกเขียนอย่างระมัดระวัง เนื่องจากการส่งหรือการรับหนังสือรับรองการแต่งตั้งนั้นหมายถึงการยอมรับทางการทูตของรัฐบาลอีกฝ่ายหนึ่ง^{[ 2 ]}หนังสือรับรองการแต่งตั้งมีมาตั้งแต่ศตวรรษที่สิบสาม^{[ 4 ]}

หนังสือเรียกตัวกลับเป็นเอกสารทางการจากประมุขแห่งรัฐหนึ่งแจ้งให้ประมุขแห่งรัฐอีกรัฐหนึ่งทราบว่าตนกำลังเรียกตัวเอกอัครราชทูตของประเทศ ตนกลับ

ในกรณีที่ทูตได้รับมอบหมายภารกิจที่กว้างขวางเป็นพิเศษซึ่งจะไม่ครอบคลุมโดยคณะผู้แทนถาวรทั่วไป (เช่น การเจรจาสนธิสัญญาหรืออนุสัญญาพิเศษ หรือการเป็นตัวแทนในการประชุมทางการทูต) ทูตอาจได้รับอำนาจเต็ม ( pleins pouvoirs ) "ในหนังสือสิทธิบัตรที่ลงนามโดยประมุขแห่งรัฐ" โดยกำหนด "อำนาจเต็มแบบจำกัดหรือไม่จำกัด ตามความต้องการของกรณี" ^{[ 3 ]}

ตามหลักปฏิบัติทางการทูตของซาโทว์การมอบอำนาจเต็มมีที่มาจากการ มอบอำนาจเต็ม ( plena potestas ) ของโรมัน จุดประสงค์ของ การมอบอำนาจเต็มคือ...

เพื่อให้สามารถหลีกเลี่ยงความล่าช้าอันยาวนานที่จำเป็นในสมัยก่อนในการส่งเรื่องปัญหากลับไปยังหน่วยงานที่มีอำนาจสูงกว่าได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การใช้งานในปัจจุบันถือเป็นการยอมรับอย่างเป็นทางการถึงความจำเป็นของความเชื่อมั่นอย่างแท้จริงในอำนาจและสถานะของผู้เจรจา^{[ 1 ]}

บันทึก ทางการ (note verbale ) ( การออกเสียงภาษาฝรั่งเศส: [ nɔt vɛʁ.bal ] ) เป็นรูปแบบบันทึกที่เป็นทางการ และได้รับการตั้งชื่อเช่นนี้เนื่องจากเดิมทีเป็นบันทึกข้อมูลที่เป็นทางการที่ส่งมอบด้วยวาจา บันทึกทางการนี้มีความเป็นทางการน้อยกว่าบันทึก (เรียกอีกอย่างว่าจดหมายประท้วง ) แต่มีความเป็นทางการมากกว่าบันทึก ช่วยจำ ( aide-mémoire ) บันทึกทางการอาจเรียกว่าบันทึกบุคคลที่สาม (TPN) บันทึกทางการจะเขียนด้วยบุคคลที่สามและพิมพ์บนหัวจดหมายที่เป็นทางการ โดยทั่วไปจะประทับตราด้วยเครื่องประทับตราหรือในบางกรณีใช้แสตมป์ บันทึกทางการทั้งหมดเริ่มต้นด้วยคำทักทาย ที่เป็นทางการ โดยทั่วไปคือ: ^{[ 1 ]}

สถานเอกอัครราชทูตของ [ชื่อประเทศผู้ส่ง] ขอแสดงความเคารพต่อกระทรวงการต่างประเทศ และมีความประสงค์จะเรียนให้ทราบถึงเรื่องต่อไปนี้

บันทึกทางการทูตจะปิดท้ายด้วยคำอำลา อย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปคือ: ^{[ 1 ]}

สถานทูตขอถือโอกาสนี้ในการรับรองต่อกระทรวงว่าได้รับความเคารพนับถืออย่างสูง

บันทึกทางการทูตที่จัดทำโดยกระทรวงการต่างประเทศของอังกฤษเขียนบนกระดาษสีฟ้า^{[ 1 ]}

จดหมายรวมเป็นจดหมายที่ส่งจากหลายรัฐไปยังรัฐผู้รับเพียงรัฐเดียว โดยจะเขียนด้วยสรรพนามบุรุษที่สามเสมอ^{[ 6 ]}จดหมายรวมเป็นรูปแบบการสื่อสารทางการทูตที่ใช้ไม่บ่อยนัก เนื่องจากความยากลำบากในการบรรลุข้อตกลงระหว่างหลายรัฐเกี่ยวกับถ้อยคำที่แน่นอนของจดหมาย^{[ 7 ]}

จดหมายที่เหมือนกันคือจดหมายที่ส่งจากรัฐเดียวไปยังหลายรัฐผู้รับ ตัวอย่างเช่น จดหมายที่เหมือนกันที่ส่งโดยโทมัส เจฟเฟอร์ สัน เกี่ยวกับการดำเนินการต่อต้านโจรสลัดบาร์บารีและจดหมายจากสหรัฐอเมริกาถึงจีนและสหภาพโซเวียตในปี 1929 ในจดหมายฉบับหลัง สหรัฐอเมริกาเรียกร้องให้อีกสองมหาอำนาจแก้ไขความขัดแย้งกันอย่างสันติเกี่ยวกับ ทางรถไฟสายตะวันออก ^ของจีน [ ^{8 ]}

เจ้าหน้าที่ผู้มาเยือนอาจนำเสนอเอกสารสรุปการประชุม (bout de papier) เมื่อพบปะกับเจ้าหน้าที่จากรัฐอื่นเมื่อสิ้นสุดการประชุม เอกสารนี้จัดทำขึ้นล่วงหน้าและมีเนื้อหาสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับประเด็นสำคัญที่เจ้าหน้าที่ผู้มาเยือนกล่าวถึงระหว่างการประชุม ประการแรก เอกสารนี้ทำหน้าที่เป็นเครื่องช่วยจำสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้มาเยือนเมื่อพูด ประการที่สอง เอกสารนี้ช่วยขจัดความคลุมเครือเกี่ยวกับหัวข้อการประชุมที่เกิดจากการพูดผิดพลาดของเจ้าหน้าที่ผู้มาเยือน เอกสารสรุปการประชุม ( bout de papier)จะถูกนำเสนอโดยไม่มีการระบุแหล่งที่มาหรืออ้างอิงใดๆ เพื่อรักษาความลับของการประชุมในกรณีที่เอกสารถูกเปิดเผยในภายหลัง^{[ 1 ]}

démarche ถือว่ามีความเป็นทางการน้อยกว่าbout de papier ซึ่ง ไม่เป็นทางการอยู่แล้ว โดยทางการจะอธิบายว่าเป็น "คำร้องหรือการขอร้องต่อเจ้าหน้าที่ต่างประเทศ" ซึ่งเป็นคำร้องเป็นลายลักษณ์อักษรที่ยื่นโดยไม่มีการระบุที่มาของรัฐที่เขียน และจึงต้องส่งมอบด้วยตนเอง^{[ 9 ]}

เช่นเดียวกับdémarche ( คำแถลงการณ์อย่าง เป็นทางการ) aide-mémoire (บางครั้งเรียกว่า "เอกสารที่ไม่เป็นทางการ") คือข้อตกลงหรือข้อความเจรจาที่เสนอขึ้นและเผยแพร่กันอย่างไม่เป็นทางการระหว่างหลายรัฐเพื่อการอภิปราย โดยที่ประเทศต้นทางของคณะผู้แทนไม่ได้ผูกมัดตนเองกับเนื้อหาดังกล่าว เอกสารนี้ไม่มีการระบุแหล่งที่มา ชื่อ หรือการอ้างอิง และไม่มีสถานะใดๆ ในความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้อง

รูปแบบการติดต่อทางการทูตในยุคแรกเริ่มนั้นจำเป็นต้องเขียนเป็นภาษาละตินเนื่องจากภาษาละตินเป็นภาษากลางระหว่างรัฐต่างๆ ในยุโรปที่มีความหลากหลายทางภาษา ในช่วงต้นศตวรรษที่ 19 ภาษาฝรั่งเศสได้เข้ามาแทนที่ภาษาละตินอย่างมั่นคงในฐานะภาษาทางการทูต ครั้งหนึ่งในปี 1817 อังกฤษพยายามติดต่อกับราชสำนักออสเตรียเป็นภาษาอังกฤษ ทำให้Klemens von Metternichขู่ว่าจะตอบโต้ด้วยการเขียนจดหมายเป็นภาษา Weanarisch ในยุคปัจจุบัน ภาษาอังกฤษได้เข้ามาแทนที่ภาษาฝรั่งเศสในฐานะ ภาษากลางทางการทูตในการติดต่อระหว่างสองรัฐที่ไม่มีภาษากลางร่วมกัน^{[ 10 ]}

บางครั้งรัฐอาจปฏิเสธจดหมายทางการทูตที่ส่งถึงตนโดยการส่งสำเนาต้นฉบับกลับไปยังรัฐผู้ส่ง การกระทำนี้ทำเพื่อเป็นการปฏิเสธเนื้อหาของจดหมาย และโดยทั่วไปจะสงวนไว้สำหรับกรณีที่รัฐผู้รับรู้สึกว่าภาษาที่รัฐผู้ส่งใช้นั้นหยาบคาย หรือเนื้อหาดังกล่าวเป็นการแทรกแซงกิจการภายในของรัฐผู้รับอย่างไม่เหมาะสม^{[ 1 ]}