การประมวลผลใบแจ้งหนี้:เกี่ยวข้องกับการจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้าตั้งแต่การได้รับจนถึงการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้มีหลายรูปแบบและประเภท โดยทั่วไป ใบแจ้งหนี้จะแบ่งออกเป็นสองประเภท:

1. ใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับคำขอภายในหรือ ใบสั่งซื้อของบริษัท(ใบแจ้งหนี้ตามใบสั่งซื้อ) และ
2. ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำขอที่เกี่ยวข้อง (ใบแจ้งหนี้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อ)

องค์กรส่วนใหญ่มีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้า โดยทั่วไปแล้วจะมีวิธีการหนึ่งสำหรับใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิงจากใบสั่งซื้อ และอีกวิธีหนึ่งสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่อ้างอิงจากใบสั่งซื้อ นอกจากนี้บางบริษัทอาจมีข้อกำหนดเฉพาะที่แตกต่างกันไปตามประเภทหรือจำนวนเงินของธุรกรรม

โดยทั่วไป ใบแจ้งหนี้ทั้งสองประเภทจะได้รับการประมวลผลโดยแผนก บัญชีเจ้าหนี้ของบริษัทกระบวนการตรวจสอบและชำระเงินใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์นั้นเรียกอีกอย่างว่าวงจร การจัดซื้อและการชำระเงิน

กระบวนการมักจะเริ่มต้นเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้จำหน่าย ใบ แจ้ง หนี้สามารถส่งได้ทางอีเมล ไปรษณีย์ โทรสาร หรือEDI

เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว พนักงานบัญชีเจ้าหนี้จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นเป็นใบแจ้งหนี้จริง จากนั้นพนักงานจะจัดประเภทและจัดเรียงใบแจ้งหนี้ออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ (เช่น ตามผู้ขาย ตามประเภทธุรกรรม หรือตามแผนก) โดยปกติแล้วคำจำกัดความของหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร

เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการจัดประเภทแล้ว จะถูกส่งต่อไปยังผู้ประมวลผลบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งรับผิดชอบใบแจ้งหนี้ฉบับนั้น โดยปกติจะเป็นบุคคลที่สั่งซื้อสินค้า หากมีการสร้างใบสั่งซื้อในระหว่างกระบวนการจัดซื้อ ใบแจ้งหนี้จะต้องถูกตรวจสอบกับใบสั่งซื้อเพื่อยืนยันว่าจำนวนเงินที่ชำระนั้นถูกต้องตามที่ระบุในใบแจ้งหนี้ (ขั้นตอนนี้ช่วยป้องกันการฉ้อโกงและการทำธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต)

หากจำนวนเงินถูกต้องและสินค้ามาถึงแล้ว ผู้รับผิดชอบจะต้องอนุมัติใบแจ้งหนี้โดยการลงนาม หากจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้เกินกว่าจำนวนที่องค์กรกำหนดไว้ ผู้บังคับบัญชาของบุคคลนั้นอาจต้องอนุมัติใบแจ้งหนี้ด้วยเช่นกัน ซึ่งแน่นอนว่าแต่ละองค์กรก็มีข้อกำหนดที่แตกต่างกันไป

เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติและไม่มีความแตกต่างใดๆ ใบแจ้งหนี้จะถูกบันทึกในระบบบัญชี^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ]}จากนั้นจึงสามารถสร้างใบสำคัญจ่ายและออกใบชำระเงินได้

กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองบางครั้งอาจมีขั้นตอนมากกว่าสิบห้าขั้นตอนก่อนที่จะทำการบันทึกบัญชีขั้นสุดท้ายเสร็จสมบูรณ์

เทคโนโลยีได้ช่วยให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งหมายความว่าเมื่อใบแจ้งหนี้มาถึง พนักงานบัญชีเจ้าหนี้คนเดิมจะต้องสแกนใบแจ้งหนี้ลงในซอฟต์แวร์อัตโนมัติเท่านั้น ซอฟต์แวร์อัตโนมัติจะแปลงภาพที่สแกนของใบแจ้งหนี้ให้เป็นเอกสารข้อความที่สามารถค้นหาได้ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดฟิลด์ต่างๆ ในใบแจ้งหนี้ลงในซอฟต์แวร์ได้ เพื่อให้ซอฟต์แวร์จดจำว่าควรบันทึกและลงทะเบียนฟิลด์ใดบ้างในระบบ ERPเช่น จำนวนเงินที่ซื้อ จำนวน ชื่อผู้จำหน่าย รหัสผู้จำหน่าย และอื่นๆ ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์การประมวลผลอัตโนมัติอาจรวมถึงการลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ รายงานตามความต้องการ และความยืดหยุ่น ของข้อมูล ซอฟต์แวร์อัตโนมัติส่วนใหญ่ในปัจจุบันผสานรวมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรทั่วไป เช่นSAP , MicrosoftและOracleตัวอย่างของแพลตฟอร์มอัตโนมัติดังกล่าว ได้แก่ โซลูชันที่ใช้ AI เช่น InvoiceAction ซึ่งช่วยปรับปรุงกระบวนการบันทึก ตรวจสอบ และผสานรวม ERP ของใบแจ้งหนี้สำหรับนักบัญชีและผู้ควบคุม^{[ 5 ]}

ในกระบวนการอัตโนมัติเมื่อดึงหรือบันทึกข้อมูลจากใบแจ้งหนี้แล้ว ข้อมูลจะถูกส่งเข้าสู่ระบบเพื่อทำการจับคู่กับใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ กระบวนการจับคู่นี้สามารถเปรียบเทียบเฉพาะข้อมูลใบแจ้งหนี้กับข้อมูลที่แสดงในใบสั่งซื้อ หรือขยายให้ครอบคลุมถึงระดับที่ลึกกว่าโดยพิจารณาเอกสารการรับสินค้า ขั้นตอนการทำงานสามารถกำหนดค่าได้เพื่อให้บุคคลที่รับผิดชอบได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อให้เขาสามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้ หากมีบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการอนุมัติ ระบบจะสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังบุคคลเหล่านั้นโดยอัตโนมัติเช่นกัน^{[ 6 ]}ขั้นตอนการทำงานทั่วไปเป็นกระบวนการสี่ขั้นตอน เริ่มต้นด้วย 1. การนำเข้าภาพผ่านการสแกนหรืออีเมล 2. การระบุผู้ขายและหน่วยธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ 3. การดึงข้อมูลและ 4. การส่งออกข้อมูลและภาพที่ดึงมา

การทำให้กระบวนการชำระเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติเป็นแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ตาม รายงาน การประมวลผลภาพเอกสารฉบับที่ 8-17-07 มีแอปพลิเคชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ประมาณ 3757 รายการทั่วโลก^{[ 7 ]}

ระบบการดึงข้อมูลอัจฉริยะ (Intelligent Data Capture หรือ IDC) หรือระบบการเรียนรู้ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดึงเนื้อหาจากใบแจ้งหนี้ได้โดยที่ระบบไม่จำเป็นต้องเรียนรู้โครงสร้างของใบแจ้งหนี้ ระบบอัจฉริยะบางระบบสามารถจัดเรียงข้อมูลเป็นชุดได้อย่างถูกต้องในทันที ค้นหาฟิลด์ข้อมูล เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้และหมายเลขใบสั่งซื้อ รวมถึงข้อมูลรายการสินค้า และดึงเนื้อหาที่ต้องการจากฟิลด์ข้อมูลเหล่านั้นได้ โซลูชันอัจฉริยะไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดกฎหรือออกแบบแม่แบบ แต่ระบบจะเรียนรู้โดยการตรวจสอบตัวอย่างใบแจ้งหนี้จำนวนไม่มาก ซึ่งช่วยให้ระบบสามารถรองรับปริมาณใบแจ้งหนี้จำนวนมากและรูปแบบเอกสารที่หลากหลายได้โดยไม่ต้องมีผู้ปฏิบัติงานมากำหนดแม่แบบสำหรับแต่ละเอกสาร หรือสร้างและปรับแต่งคลังคำหลักจำนวนมากอย่างชัดเจน

ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติได้กลายเป็นสิ่งที่บริษัทที่ปรึกษาแห่งหนึ่งเรียกว่า " นวัตกรรมพลิกโฉม " ซึ่งนวัตกรรมทางเทคโนโลยีใหม่นี้ได้สร้างความต้องการผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์หลากหลายประเภทที่ไม่เคยมีมาก่อน ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้ช่วยประหยัดแรงงานได้อย่างมหาศาล จนหลายบริษัทเริ่มพิจารณาว่าเป็นส่วนสำคัญของเทคโนโลยีของตน เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

ข้อดีอื่นๆ ของการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ ได้แก่:

• ลดระยะเวลาการจัดซื้อและการชำระเงินของบริษัทได้สูงสุดถึง 80 เปอร์เซ็นต์
• ลดการชำระเงินซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดในการบันทึกใบแจ้งหนี้
• ความสามารถในการกำหนดรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL codes) ให้กับใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องเข้าถึงแพลตฟอร์มบัญชีของบริษัทโดยตรง

โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้จะเริ่มต้นจากการได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ ขึ้นอยู่กับการออกแบบกระบวนการ ใบแจ้งหนี้ควรได้รับการระบุ จัดหมวดหมู่ จัดเก็บ และจับคู่กับใบสั่งซื้อโดยผู้รับผิดชอบคำสั่งซื้อนั้น หลังจากขั้นตอนเหล่านี้ ใบแจ้งหนี้มักจะถูกส่งต่อไปยังแผนกการเงินและชำระเงิน ปัญหาของกระบวนการนี้คือการขาดการจัดการต้นทุนอย่างครอบคลุม ซึ่งควรมีการตรวจสอบและควบคุมในประเด็นต่อไปนี้:

• ผู้ที่สั่งซื้อสินค้ามีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะสั่งซื้อสินค้านั้นหรือไม่?
• ใบสั่งซื้อได้รับการอนุมัติจากผู้รับผิดชอบหรือไม่?
•  สามารถเชื่อมโยงใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้กับสัญญาซัพพลายเออร์ที่มีอยู่ได้หรือไม่?

ดังนั้น กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมจึงต้องมีจุดตรวจสอบที่กล่าวมาข้างต้น เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีซัพพลายเออร์ปลอมสามารถออกใบแจ้งหนี้และรับเงินได้ เหตุการณ์นี้เคยเกิดขึ้นกับบริษัทยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีมาแล้ว^{[ 8 ]}ดังนั้น อันตรายจึงเป็นเรื่องจริงและไม่ควรมองข้าม^{[ 9 ]}