คำอธิบายงานหรือ JD คือคำบรรยายที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่อธิบายถึงงานทั่วไป หรือหน้าที่และความรับผิดชอบ อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ของตำแหน่งงาน อาจระบุถึงผู้บังคับบัญชาที่ตำแหน่งงานนั้นขึ้นตรงด้วย คุณสมบัติเฉพาะ เช่นคุณสมบัติหรือทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งงานนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์ เครื่องมือ และเครื่องช่วยในการทำงานที่ใช้ สภาพการทำงาน ความต้องการทางกายภาพ และ ช่วง เงินเดือนคำอธิบายงานมักจะเป็นคำบรรยาย^{[ 1 ]}แต่บางส่วนอาจประกอบด้วยรายการความสามารถอย่างง่ายๆ ตัวอย่างเช่น วิธี การวางแผนทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์อาจถูกนำมาใช้เพื่อพัฒนาสถาปัตยกรรมความสามารถสำหรับองค์กร ซึ่งคำอธิบายงานจะถูกสร้างขึ้นจากรายการความ สามารถที่ย่อลงมา ^{[ 2 ]}

ตามที่ทอร์ริงตันกล่าวไว้ คำอธิบายงานมักจะพัฒนาขึ้นโดยการวิเคราะห์งานซึ่งรวมถึงการตรวจสอบภารกิจและลำดับของภารกิจที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน การวิเคราะห์จะพิจารณาถึงขอบเขตของความรู้ทักษะและความสามารถที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน การวิเคราะห์งานโดยทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การรวบรวมและบันทึกข้อมูลงาน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลงาน การเขียนคำอธิบายงานโดยอิงจากข้อมูล การใช้ข้อมูลเพื่อกำหนดทักษะ ความสามารถ และความรู้ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน การปรับปรุงข้อมูลเป็นระยะ^{[ 3 ]}งานหนึ่งๆ มักจะประกอบด้วยหลายบทบาทตามที่ฮอลล์กล่าวไว้ คำอธิบายงานอาจขยายความเพื่อสร้างคุณสมบัติของบุคคลหรืออาจเรียกว่า " ข้อกำหนดอ้างอิง " คุณสมบัติของบุคคล/งานสามารถนำเสนอเป็นเอกสารแยกต่างหากได้ แต่ในทางปฏิบัติมักจะรวมอยู่ในคำอธิบายงาน คำอธิบายงานมักถูกใช้โดยนายจ้างในกระบวนการสรรหาบุคลากร^{[ 4 ]}

คำอธิบายงานจะระบุบทบาทและความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน โดยระบุผลลัพธ์ที่บุคคลนั้นต้องรับผิดชอบ และกำหนดบทบาทที่คาดหวังให้พวกเขารับผิดชอบ พร้อมทั้งแสดงให้เห็นว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขาสนับสนุนเป้าหมายของทีมและองค์กรอย่างไร

คำอธิบายงานจะระบุวิธีการปฏิบัติงานในบทบาทนั้นๆ และระดับของบทบาท โดยกำหนดการกระทำ วิธีการแก้ปัญหา รูปแบบการสื่อสาร แนวทางการตัดสินใจ และพฤติกรรมระหว่างบุคคลที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามความคาดหวังด้านผลการปฏิบัติงาน

คำอธิบายงานจะระบุถึงความสัมพันธ์และโครงสร้างการรายงานกับบุคคลอื่น ๆ ในองค์กร เช่น การรายงานต่อหัวหน้างานหรือผู้จัดการ การกำกับดูแลผู้ใต้บังคับบัญชา และการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในทีมต่าง ๆ

คำอธิบายลักษณะงานมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้เกิดความชัดเจนว่าตำแหน่งงานนั้นมีอยู่เพื่ออะไร สามารถนำไปใช้ได้ดังนี้:

• เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบถึงความคาดหวังที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานในบทบาทนั้น ๆ
• เพื่อให้ข้อมูลรายละเอียดที่เพียงพอแก่ผู้สมัคร เพื่อช่วยให้ผู้สมัครประเมินได้ว่าตนเองเหมาะสมกับตำแหน่งงานหรือไม่
• เพื่อช่วยในการกำหนดคำถามสำหรับกระบวนการสัมภาษณ์
• เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้สมัครงานได้พิจารณาบทบาทหรือสถานะของตนเองภายในโครงสร้างขององค์กร
• เพื่อช่วยในการจัดทำสัญญาจ้างงานที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย
• เพื่อช่วยกำหนดเป้าหมายและจุดมุ่งหมายสำหรับพนักงานเมื่อเริ่มงาน
• เพื่อสื่อสารถึงโอกาสความก้าวหน้าในสายอาชีพ โดยชี้ให้เห็นถึงเส้นทางการเลื่อนตำแหน่งที่เป็นไปได้ และเงื่อนไขที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
• เพื่อช่วยในการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
• เพื่อช่วยในการกำหนดแผนการฝึกอบรมและพัฒนา

คำอธิบายลักษณะงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอาจถูกมองว่าเป็นอุปสรรคในบางสถานการณ์: ^{[ 5 ]}

• คำอธิบายลักษณะงานอาจไม่เหมาะสมกับผู้จัดการอาวุโสบางท่าน เนื่องจากพวกเขาควรมีอิสระในการริเริ่มและค้นหาแนวทางใหม่ๆ ที่ประสบความสำเร็จ
• คำอธิบายลักษณะงานอาจมีความยืดหยุ่นน้อยเกินไปในองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เช่น ในสาขาที่ต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว
• การเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ในเนื้อหางานอาจทำให้คำอธิบายงานล้าสมัย^{[ 6 ]}
• กระบวนการที่องค์กรใช้ในการสร้างคำอธิบายงานอาจไม่เหมาะสม^{[ 7 ]}

การจัดการรายละเอียดงานคือการสร้างและบำรุงรักษารายละเอียดงานภายในองค์กร รายละเอียดงานเป็นเอกสารที่ระบุภารกิจ หน้าที่ และความรับผิดชอบของงานเฉพาะเจาะจง การมีรายละเอียดงานที่ทันสมัย ​​ถูกต้อง และเขียนอย่างมืออาชีพนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสามารถขององค์กรในการดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม การปฐมนิเทศและฝึกอบรมพนักงาน การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน การพัฒนาระบบค่าตอบแทน การประเมินผลการปฏิบัติงาน การกำหนดเป้าหมาย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย การจัดการรายละเอียดงาน รวมถึงด้านอื่นๆ ของการจัดการทรัพยากรบุคคล ได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นโดยการขยายตัวของเทคโนโลยีสารสนเทศ ปัจจุบันมีโซลูชันด้านทรัพยากรบุคคลบนอินเทอร์เน็ตมากมายให้แผนกทรัพยากรบุคคลเลือกใช้ ตัวอย่างหนึ่งคือระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล บนคลาวด์ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล ทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ และเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ใดๆ ก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ก่อนที่จะจัดทำรายละเอียดงาน ต้องทำการวิเคราะห์งานก่อน การวิเคราะห์งานเป็นส่วนสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคล คือการรวบรวม วิเคราะห์ และจัดทำเอกสารเกี่ยวกับแง่มุมที่สำคัญของงาน รวมถึงสิ่งที่พนักงานทำ บริบทของงาน และข้อกำหนดของงาน

เมื่อการวิเคราะห์งานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ก็สามารถพัฒนารายละเอียดงานรวมถึงคุณสมบัติของงานได้ รายละเอียดงานจะอธิบายถึงกิจกรรมที่จะต้องปฏิบัติ ในขณะที่คุณสมบัติของงานจะระบุความรู้ ทักษะ และความสามารถที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน รายละเอียดงานประกอบด้วยหลายส่วน ได้แก่ ส่วนระบุตัวตน สรุปโดยทั่วไป หน้าที่และภาระงานที่สำคัญ คุณสมบัติของงาน และข้อจำกัดความรับผิดชอบและการอนุมัติ

จากนั้นจึงนำคำอธิบายลักษณะงานไปใช้ในการพัฒนากลยุทธ์ด้านความเสมอภาคในการจ้างงาน/ความพิการ การวางแผนทรัพยากรบุคคล การสรรหา และการคัดเลือกที่มีประสิทธิภาพ เพื่อรักษาความต่อเนื่องที่ชัดเจนระหว่างการวางแผนค่าตอบแทน ความพยายามในการฝึกอบรม และการบริหารผลการปฏิบัติงาน และเพื่อระบุปัจจัยของงานที่อาจส่งผลต่อความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน และความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน/แรงงาน

การบิดเบือนรายละเอียดงานถือเป็นการ ปฏิบัติ ที่ไม่สุจริตซึ่งแพร่หลาย โดยหมายถึงการแก้ไขรายละเอียดงานโดยเจตนาเพื่อเอื้อประโยชน์แก่ผู้สมัครหรือกลุ่มผู้สมัครบางกลุ่มโดยเฉพาะ ซึ่งมักเกิดขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการหรือวัตถุประสงค์ในการจ้างงานบางประการ การบิดเบือนนี้อาจเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ ความรับผิดชอบ หรือข้อกำหนดที่ระบุไว้ในประกาศรับสมัครงานในลักษณะที่อาจไม่สอดคล้องกับความต้องการที่แท้จริงของตำแหน่งงาน^{[ 8 ]}

สิ่งนี้ยังเกี่ยวข้องกับการบิดเบือนคุณสมบัติอาชีพที่แท้จริง (BFOQs) ด้วย BFOQs คือข้อกำหนดงานที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งถือว่าจำเป็นต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพในบทบาทเฉพาะ "แท้จริง" หมายความว่าคุณสมบัติเหล่านี้ควรเป็นรูปธรรม เฉพาะเจาะจง และมีเหตุผลรองรับตามความจำเป็นของงานนั้น และไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น อย่างไรก็ตาม ในกรณีของการบิดเบือนคำอธิบายงาน คุณสมบัติเหล่านี้อาจถูกปรับเปลี่ยนหรือกล่าวเกินจริงเพื่อรวมหรือยกเว้นผู้สมัครบางราย ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเน้นทักษะเฉพาะทางที่ไม่เหมือนใครในองค์กร การกำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับยานพาหนะสำหรับงานนั่งโต๊ะ การกำหนดข้อกำหนดด้านภาษาที่ไม่เกี่ยวข้องกับภาษาที่ใช้กันทั่วไปในภูมิภาค การกำหนดให้มีใบรับรองที่เทียบเท่าหรือหายาก การระบุหรือละเว้นระดับประสบการณ์บางอย่าง หรือการกำหนดพื้นฐานทางการศึกษาที่อาจไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหน้าที่หลักของงาน^{[ 8 ]}

ท้ายที่สุดแล้ว การบิดเบือนนี้เกิดจากปัจจัยต่างๆ มากมาย รวมถึงอคติขององค์กร ข้อกำหนดงานที่ล้าสมัยซึ่งไม่สอดคล้องกับทักษะ ความรู้ และความสามารถ ( KSA ) ของผู้สมัครที่มี ศักยภาพ ความชอบส่วนบุคคล หรือเพื่อสร้างความสมดุลให้กับการแสดงออกถึงความครอบคลุม ( การสร้างภาพลวงตาของความครอบคลุม) การบิดเบือนคำอธิบายงานทำหน้าที่กีดกันในกระบวนการสรรหาบุคลากร ซึ่งมักจะขัดขวางผู้สมัครที่มีเชื้อชาติแตกต่างกันไม่ให้สมัครงานหรือจำกัดการมีส่วนร่วมในโอกาสความก้าวหน้าในอาชีพการงาน การกระทำดังกล่าวละเมิดกฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติและข้อบังคับเกี่ยวกับโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน แนวทางการจ้างงานที่บิดเบือนซึ่งส่งเสริมอคติเหล่านี้เจริญเติบโตในประเทศและสภาพแวดล้อมที่ไม่มีการตรวจสอบหรือการทบทวนอิสระที่บังคับใช้กับแนวทางการจ้างงานขององค์กร ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลกลายเป็นศูนย์กลางการควบคุมเพื่อรักษาความไม่เท่าเทียมกันเชิงโครงสร้าง^{[ 8 ]}

ผลกระทบเชิงลบส่งผลเสียโดยตรงต่อความสัมพันธ์ในการจ้างงาน ซึ่งเป็นโครงสร้างทางสังคมที่สำคัญ ในระดับส่วนบุคคล ความสัมพันธ์นี้มีคุณค่าอย่างมาก ไม่เพียงแต่เป็นช่องทางในการหารายได้และสร้างความมั่งคั่งทางการเงินเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานของความภาคภูมิใจในตนเองและการมีส่วนร่วมอย่างมีความหมายในสังคมอีกด้วย จากมุมมองทางเศรษฐกิจและสังคมที่กว้างขึ้น มันบั่นทอนความเชื่อมั่นในระบบที่สนับสนุนการทำงานที่มีประสิทธิภาพส่วนใหญ่ในสังคม

การประยุกต์ใช้คำอธิบายงานในสถานที่ทำงานในยุคแรกเริ่มเกิดขึ้นในสมัย การบริหารงานของรัฐ นิวเซาท์เวลส์ของผู้ว่าการแมคควารี ในช่วงต้นศตวรรษที่ 19 สังคมนักโทษของออสเตรเลียถูกเปลี่ยนให้เป็นสังคมเสรีที่มีทัศนคติแบบทุนนิยมและชนชั้นแรงงาน^{[ 9 ]}การจัดการเชิงวิทยาศาสตร์เป็นวิธีการแจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบถึงทัศนคติและความรู้ในสถานที่ทำงาน โดยใช้คำอธิบายงานเป็นวิธีการในการนำความรู้นั้นไปใช้^{[ 10 ]}

คำอธิบายงานที่จัดระเบียบอย่างดีและทันสมัยช่วยให้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับได้ ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา หลักเกณฑ์มาตรฐานว่าด้วยขั้นตอนการคัดเลือกพนักงานปี 1978 (Uniform Guidelines on Employee Selection Procedure) ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสร้างมาตรฐานกระบวนการคัดเลือกพนักงานและทำให้ชัดเจนว่าข้อกำหนดด้านทรัพยากรบุคคลต้องเชื่อมโยงกับปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับงานพระราชบัญญัติคนพิการแห่งอเมริกาปี 1990 (ADA) กำหนดให้องค์กรต้องระบุหน้าที่งานที่สำคัญและจัดทำเอกสารขั้นตอนที่ใช้ในการระบุความรับผิดชอบของงาน ในขณะที่พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) กำหนดให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาว่างานนั้นจัดอยู่ในประเภทได้รับการยกเว้นหรือไม่ได้รับการยกเว้น ซึ่งก็คือการพิจารณาว่าพนักงานจะมีสิทธิ์ได้รับค่าล่วงเวลาหรือไม่ หรือจะถือว่าเป็นพนักงานประจำที่ได้รับเงินเดือนและได้รับการยกเว้นจากกฎระเบียบเรื่องค่าล่วงเวลา

องค์กรด้านการดูแลสุขภาพไม่เพียงต้องปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานเท่านั้น แต่ยังต้องปฏิบัติตามกฎหมายด้านการดูแลสุขภาพและหน่วยงานรับรองมาตรฐานด้วยคณะกรรมการร่วม (Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations) ให้การรับรองและตรวจสอบมาตรฐานองค์กรด้านการดูแลสุขภาพหลายพันแห่งทั่วสหรัฐอเมริกา เพื่อให้เป็นไปตามแนวทางของคณะกรรมการร่วม องค์กรด้านการดูแลสุขภาพต้องจัดทำรายละเอียดงานที่ทันสมัย ​​ถูกต้อง ครบถ้วน และเขียนอย่างถูกต้องเหมาะสม

กฎระเบียบข้างต้นกำหนดให้ธุรกิจต้องเก็บรักษาบันทึกรายละเอียดงานของตนไว้อย่างชัดเจน การมีระบบอัตโนมัติที่จัดระเบียบอย่างดีจะช่วยลดความวิตกกังวลที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้

• การวางแผนทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์  – กระบวนการที่ระบุความต้องการด้านทรัพยากรบุคคลในปัจจุบันและอนาคต
• การสรรหาบุคลากรโดยพิจารณาจากความสามารถ  – กระบวนการสรรหา
• การจำแนกประเภทอาชีพตามมาตรฐานสากล  – มาตรฐานขององค์การแรงงานระหว่างประเทศสำหรับชื่ออาชีพ

• Mathis, Robert L. และ John H. Jackson. การจัดการทรัพยากรมนุษย์ . ฉบับที่ 11. Mason: Thomson South-Western, 2006. 175–87. พิมพ์.
• คู่มือการเขียนรายละเอียดงาน UCLA, nd เว็บไซต์. 13 ธันวาคม 2011. < http://www.college.ucla.edu/personnel/jobdesc/intro.asp >.
• พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมกระทรวงแรงงานสหรัฐอเมริกา ไม่มีวันที่ระบุ เว็บไซต์ 13 ธันวาคม 2011 < https://web.archive.org/web/20080913163053/http://www.dol.gov/compliance/laws/comp-flsa.htm >