การบริหารสัญญาเช่าเป็นแผนกที่มักอยู่ภายใต้แผนกอสังหาริมทรัพย์ขององค์กร^{[ 1 ]} การบริหารสัญญาเช่าเกี่ยวข้องกับการรับค่าเช่าจากสิ่งอำนวยความสะดวกที่องค์กรเป็นเจ้าของและการจ่ายค่าเช่าสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกที่องค์กรให้เช่า รวมถึงกิจกรรมอื่นๆ การบริหารสัญญาเช่าได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการบัญชี การบริหาร และข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับพอร์ตโฟลิโออสังหาริมทรัพย์โดยทั่วไป หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารสัญญาเช่าและผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์ ได้แก่ การตรวจสอบและสรุปสัญญาเช่า การบัญชีและการประมวลผล การตรวจสอบสัญญาเช่า ค่าใช้จ่าย CAM ตัวเลือกการต่อสัญญาเช่า การซ่อมแซมและบำรุงรักษา การจัดการข้อมูลและการรายงาน การวิเคราะห์ ต้นทุนการครอบครอง การตรวจสอบค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และการจัดเก็บและบำรุงรักษาเอกสาร

เมื่อมีการทำสัญญาเช่าแล้ว ผู้ดูแลสัญญาเช่าจะยังคงจัดการและตรวจสอบการชำระค่าเช่า ประสานงานการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของผู้เช่า และดำเนินการแก้ไขสัญญาเช่าเมื่อจำเป็น

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างแผนกของบริษัท การบริหารจัดการสัญญาเช่าอาจเป็นเพียงแผนกหนึ่งภายใต้โครงสร้างด้านอสังหาริมทรัพย์ของบริษัท แผนกอื่นๆ อาจรวมถึงการบริหารจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก การบัญชี อสังหาริมทรัพย์การก่อสร้าง และ การบริหาร จัดการทรัพย์สิน

การบริหารจัดการสัญญาเช่าสามารถดำเนินการได้ทั้งภายในองค์กรหรือผ่านการว่าจ้างภายนอก ขนาดของพอร์ตโฟลิโอขององค์กรและความซับซ้อนของการสร้างระบบการจัดการและการบัญชีแบบอัตโนมัติเป็นปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจขององค์กรว่าจะดำเนินการบริหารจัดการสัญญาเช่าเองภายในหรือว่าจ้างภายนอก

การบริหารจัดการสัญญาเช่าจำเป็นต้องดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสารสัญญาเช่ามาจัดทำเป็นสิ่งที่เรียกว่า บทสรุปสัญญาเช่า ซึ่งเป็นการสรุปข้อกำหนดที่สำคัญของข้อตกลงการเช่าอสังหาริมทรัพย์

สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ ไม่ว่าจะอยู่ในประเทศหรือรัฐใดก็ตาม โดยพื้นฐานแล้วประกอบด้วยข้อกำหนดที่ระบุเงื่อนไขทางการค้า เงื่อนไขทางกฎหมาย และเงื่อนไขการใช้งานของธุรกรรม

เอกสารสรุปสัญญาเช่าจะจัดทำขึ้นเมื่อมีการลงนามหรือเริ่มต้นสัญญาเช่า เพื่อเป็นจุดอ้างอิงที่ง่ายขึ้น สะดวกต่อการใช้งาน และกระชับยิ่งขึ้นสำหรับการบริหารจัดการสัญญาเช่า

ซอฟต์แวร์ที่เน้นผู้เช่าเป็นหลักสำหรับการบริหารจัดการสัญญาเช่ามีวางจำหน่ายในช่วงต้นทศวรรษ 1980

การพัฒนาต่อมาในอุตสาหกรรมนี้ นำไปสู่การเปิดตัว แอป พลิเคชันซอฟต์แวร์บนคลาวด์ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบนเว็บ และโดยทั่วไปแล้วจะคิดค่าบริการตามการสมัครสมาชิก โดยมีค่าใช้จ่ายด้านเงินทุนน้อยมากหรือไม่มีเลย และมีค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือรายปี

ระบบซอฟต์แวร์บริหารจัดการสัญญาเช่าที่ทันสมัยกว่านั้น จะมีฟังก์ชันเสริมมากมาย เช่น การสร้างแผนภูมิ การทำแผนที่ ข้อมูลประชากร การจัดการโครงการ การจัดการสัญญา การจัดการสินทรัพย์ และการรายงานข้อมูลเชิงธุรกิจ

นับตั้งแต่ปี 2010 การเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้นกับมาตรฐานการบัญชีสัญญาเช่าของคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีทางการเงิน ของสหรัฐฯ และ มาตรฐานการ รายงานทางการเงินระหว่างประเทศซึ่งเสนอให้ถือว่าสัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์เป็นสัญญาเช่าทางการเงิน ไม่ใช่สัญญาเช่าดำเนินงาน ส่งผลให้มีการนำระบบซอฟต์แวร์มาใช้เพิ่มมากขึ้นทั้งในกลุ่มผู้เช่าและผู้ให้เช่า

• NRTA – สมาคมผู้เช่าอสังหาริมทรัพย์แห่งชาติ
• OSCRE - สมาคมมาตรฐานเปิดสำหรับอสังหาริมทรัพย์...