แผนกจัดซื้อจัดหาของห้องสมุดมีหน้าที่รับผิดชอบในการคัดเลือกและจัดซื้อวัสดุหรือทรัพยากร แผนกนี้อาจคัดเลือกผู้ขาย เจรจาต่อรอง ราคา กับกลุ่มพันธมิตรจัดทำคำสั่งซื้อแบบต่อเนื่อง และเลือกชื่อเรื่องหรือทรัพยากรแต่ละรายการ^{[ 1 ]}

ห้องสมุด ทั้งในรูปแบบกายภาพและดิจิทัล มักมีเป้าหมายหลักกว้างๆ สี่ประการที่ช่วยกำหนดความรับผิดชอบเหล่านี้ เป้าหมายเหล่านี้มีความสำคัญต่อห้องสมุดในการรักษาหลักการพื้นฐานของการเข้าถึง

1. เพื่อให้ได้วัสดุมาโดยเร็วที่สุด
2. เพื่อรักษามาตรฐานความถูกต้องแม่นยำระดับสูงในทุกขั้นตอนการทำงาน
3. เพื่อรักษาขั้นตอนการทำงานให้เรียบง่าย เพื่อให้ได้ต้นทุนต่อหน่วยที่ต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
4. เพื่อพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานที่ใกล้ชิดและเป็นมิตรกับหน่วยงานห้องสมุดอื่นๆ และผู้จำหน่ายสินค้าและบริการ

โดยทั่วไปแล้ว มีขั้นตอนหลักห้าขั้นตอนในการจัดหาวัสดุสำหรับคลังหนังสือของห้องสมุด ไม่ว่าจะเป็นวัสดุที่เป็นรูปเล่มหรือดิจิทัล

1. การประมวลผลคำขอ
2. การตรวจสอบ
3. การสั่งซื้อ
4. การรายงาน (การจัดการด้านการเงิน)
5. การรับคำสั่งซื้อ

ห้องสมุดมีวิธีการจัดหาข้อมูลอยู่ 8 ประเภทหลัก ได้แก่:

1. คำสั่งซื้อแบบระบุชื่อ – คำสั่งซื้อที่ระบุชื่ออย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น หนังสือ ตำราเรียน หรือวารสารเฉพาะเล่มที่ห้องสมุดต้องการ
2. คำสั่งซื้อแบบต่อเนื่อง – คำสั่งซื้อแบบเปิดสำหรับหนังสือทุกเล่มที่อยู่ในหมวดหมู่หรือหัวข้อเฉพาะ ตัวอย่างเช่น โดยทั่วไปแล้วจะใช้คำสั่งซื้อแบบต่อเนื่องสำหรับวารสาร และห้องสมุดจะทราบว่าต้องการหนังสือทุกเล่มที่ตีพิมพ์ในชุดนั้นๆ ข้อดีของการสั่งซื้อแบบนี้คือเป็นระบบอัตโนมัติ ฝ่ายจัดซื้อไม่จำเป็นต้องสั่งซื้อเล่มต่อไปในชุดนั้นๆ อีก
3. แผนการอนุมัติ – คล้ายกับคำสั่งซื้อแบบประจำ แต่ครอบคลุมหลายหัวข้อมากกว่า โดยผู้จัดส่งจะเป็นผู้ส่ง และห้องสมุดจะถูกเรียกเก็บเงินเฉพาะชื่อเรื่องที่ได้รับการอนุมัติให้เข้าสู่คอลเลกชันเท่านั้น ในกรณีเช่นนี้ ห้องสมุดมีอิสระที่จะส่งคืนสิ่งใดก็ตามที่ไม่ต้องการเพิ่มลงในคอลเลกชัน ข้อดีของการสั่งซื้อแบบนี้คือ ฝ่ายจัดซื้อสามารถตัดสินใจได้ดีกว่าเมื่อมีเอกสารอยู่ในมือ มากกว่าการใช้แบบฟอร์มสั่งซื้อ
4. การสั่งซื้อแบบเหมาจ่าย – โดยส่วนใหญ่เป็นการผสมผสานระหว่างคำสั่งซื้อที่แน่นอนและแผนการอนุมัติ การสั่งซื้อแบบเหมาจ่ายหมายถึงห้องสมุดให้คำมั่นที่จะซื้อสิ่งของทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ห้องสมุดทำสัญญากับสำนักพิมพ์หรือผู้ขายรายใดรายหนึ่ง และจะซื้อทุกอย่างที่สำนักพิมพ์หรือผู้ขายรายนั้นมีจำหน่ายเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ข้อดีของการสั่งซื้อแบบนี้คือการได้มาซึ่งวัสดุสำหรับสาขาเฉพาะโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับห้องสมุดเฉพาะทางหรือห้องสมุดวิชาการ
5. การสมัครสมาชิก – โดยทั่วไปใช้สำหรับวารสาร หนังสือพิมพ์ หรือสิ่งพิมพ์ต่อเนื่องอื่นๆ ที่ห้องสมุดจะจัดหามา เช่นเดียวกับการสั่งซื้อแบบรายงวดและแบบเหมาจ่าย ห้องสมุดจะต้องทำสัญญากับผู้ขายหรือสำนักพิมพ์เพียงครั้งเดียว และสินค้าจะถูกจัดส่งโดยอัตโนมัติเมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว บ่อยครั้งที่การสมัครสมาชิกมีระยะเวลาที่กำหนด และต้องต่ออายุเมื่อสิ้นสุดสัญญา
6. สัญญาเช่า – สัญญาที่อนุญาตให้เข้าถึงทรัพยากรเฉพาะบางอย่างได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง สัญญาเช่ามักใช้กับทรัพยากรทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ฐานข้อมูล วารสาร และสื่อบนเว็บ ห้องสมุดจ่ายค่าเข้าถึงทรัพยากรเหล่านั้น ไม่ใช่จ่ายค่าเป็นเจ้าของทรัพยากร
7. ของขวัญ – ในบางกรณี ห้องสมุดอาจอนุญาตให้รับของขวัญที่ผู้คนมอบให้แก่ห้องสมุดได้ หน้าที่ของฝ่ายจัดหาหนังสือคือการพิจารณาว่าของขวัญนั้นจะถูกเก็บไว้และรวมเข้ากับคอลเลกชันของห้องสมุดหรือไม่ วิธีนี้มักใช้โดยสถาบันการศึกษาขนาดใหญ่ และผู้ให้ของขวัญส่วนใหญ่เป็นศิษย์เก่าของสถาบันนั้น ๆ นโยบายการพัฒนาคอลเลกชันของห้องสมุดมักระบุว่าห้องสมุดรับของขวัญหรือไม่
8. การแลกเปลี่ยน – การแลกเปลี่ยนสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทย่อย ได้แก่ การแลกเปลี่ยนวัสดุที่ซ้ำกัน/ของขวัญที่ไม่ต้องการ และการแลกเปลี่ยนวัสดุใหม่ระหว่างห้องสมุด อีกครั้ง สถาบันที่มักจะมีกระบวนการสำหรับการจัดหาประเภทนี้คือห้องสมุดวิชาการหรือห้องสมุดวิจัยขนาดใหญ่ นี่เป็นกระบวนการของกลุ่มความร่วมมือเช่นกัน^{[ 2 ]}

สมาคมห้องสมุดอเมริกันเสนอหลักสูตรพื้นฐานการจัดซื้อจัดหาตลอดทั้งปีเพื่อให้ขั้นตอนพื้นฐานสำหรับแนวคิดการจัดซื้อจัดหาห้องสมุดที่ใช้กันทั่วไปสำหรับรูปแบบห้องสมุดทุกรูปแบบ^{[ 3 ]}

• เกณฑ์การคัดเลือกคอลเลกชันดิจิทัล