โปรแกรมอีเมล (email client , email reader , message user agentหรือMUA ) หรือโปรแกรมจัดการอีเมล (mail user agent)คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการเข้าถึงและจัดการ อีเมลของผู้ใช้

แอปพลิเคชันบนเว็บที่ให้บริการด้านการจัดการ การเขียน และการรับข้อความ อาจทำหน้าที่เป็น ไคลเอนต์ เว็บเมลและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ที่มีบทบาทหลักหรือเห็นได้ชัดเจนที่สุดในการทำงานเป็นไคลเอนต์อีเมล ก็อาจใช้คำนี้ได้เช่นกัน

เช่นเดียวกับโปรแกรมไคลเอ็นต์ส่วนใหญ่ โปรแกรมไคลเอ็นต์อีเมลจะทำงานก็ต่อเมื่อผู้ใช้เรียกใช้งานเท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว ผู้ใช้อีเมล (ไคลเอ็นต์) จะทำการตกลงกับ เซิร์ฟเวอร์ Mail Transfer Agent (MTA) ระยะไกลเพื่อรับและจัดเก็บอีเมลของไคลเอ็นต์ MTA จะใช้Mail Delivery Agent (MDA) ที่เหมาะสมในการเพิ่มข้อความอีเมลไปยังพื้นที่จัดเก็บของไคลเอ็นต์เมื่อได้รับ พื้นที่จัดเก็บอีเมลระยะไกลนี้เรียกว่ากล่องจดหมาย ของผู้ใช้ การตั้งค่าเริ่มต้นในระบบ Unix หลายระบบคือ เซิร์ฟเวอร์อีเมลจะจัดเก็บข้อความที่จัดรูปแบบแล้วไว้ในmbox ภายใน ไดเร็กทอรีโฮมของผู้ใช้แน่นอนว่า ผู้ใช้ของระบบสามารถล็อกอินและเรียกใช้ไคลเอ็นต์อีเมลบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันกับที่โฮสต์กล่องจดหมายของตนได้ ในกรณีนี้ เซิร์ฟเวอร์จะไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์ระยะไกล อย่างแท้จริง นอกเหนือจากความหมายทั่วไป

อีเมลจะถูกจัดเก็บไว้ในกล่องจดหมายของผู้ใช้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล จนกว่าโปรแกรมอีเมลของผู้ใช้จะร้องขอให้ดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายของผู้ใช้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลได้ด้วยวิธีอื่น โปรแกรมอีเมลสามารถตั้งค่าให้เชื่อมต่อกับกล่องจดหมายหลายกล่องพร้อมกัน และร้องขอการดาวน์โหลดอีเมลได้โดยอัตโนมัติ เช่น ตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือผู้ใช้สามารถเริ่มการร้องขอด้วยตนเองได้

กล่องจดหมายของผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้สองวิธีหลักโปรโตคอลไปรษณีย์ (POP) อนุญาตให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อความทีละข้อความ และจะลบข้อความออกจากเซิร์ฟเวอร์ก็ต่อเมื่อบันทึกไว้ในที่เก็บข้อมูลภายในเครื่องเรียบร้อยแล้วเท่านั้น สามารถเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์เพื่อให้ไคลเอนต์อื่นเข้าถึงได้ อย่างไรก็ตาม ไม่มีฟังก์ชันในการทำเครื่องหมายข้อความว่าได้อ่านแล้วตอบแล้วหรือส่งต่อแล้วดังนั้น POP จึงไม่สะดวกสำหรับผู้ใช้ที่เข้าถึงอีเมลเดียวกันจากเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง

อีกทางเลือกหนึ่งโปรโตคอลการเข้าถึงข้อความทางอินเทอร์เน็ต (IMAP) อนุญาตให้ผู้ใช้เก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์ โดยติดป้ายกำกับตามความเหมาะสม IMAP มีโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย ซึ่งสามารถแชร์ระหว่างผู้ใช้ต่างๆ ที่อาจมีสิทธิ์การเข้าถึงแตกต่างกันได้ โดยปกติแล้ว โฟลเดอร์ ส่งแล้ว (Sent) , ฉบับร่าง (Drafts)และ ถัง ขยะ (Trash)จะถูกสร้างขึ้นโดยค่าเริ่มต้น IMAP มีส่วนขยายที่ไม่ได้ใช้งานสำหรับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ซึ่งให้การแจ้งเตือนที่เร็วกว่าการตรวจสอบเป็นระยะๆ ในกรณีที่การเชื่อมต่อที่ยาวนานเป็นไปได้ โปรดดู ส่วน ข้อความระยะไกลด้านล่าง ด้วย

โปรโตคอลJSON Meta Application Protocol (JMAP) ถูกนำไปใช้โดยใช้ API ของ JSON ผ่าน HTTP และได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นทางเลือกแทน IMAP/SMTP

นอกจากนี้ โปรแกรมที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์หรือผ่านดิสก์ที่ใช้ร่วมกัน สามารถเข้าถึงพื้นที่จัดเก็บกล่องจดหมายได้โดยตรง การเข้าถึงโดยตรงอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า แต่พกพาได้ยากกว่าเนื่องจากขึ้นอยู่กับรูปแบบของกล่องจดหมาย ซึ่งใช้โดยโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรม รวมถึงแอปพลิเคชัน เว็บเมล บางตัว

โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่จะมีส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับแสดงและแก้ไขข้อความ บางแอปพลิเคชันอนุญาตให้ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความภายนอกได้

โปรแกรมอีเมลจะทำการจัดรูปแบบตามมาตรฐานRFC  5322สำหรับส่วนหัวและเนื้อหาและใช้ MIMEสำหรับเนื้อหาที่ไม่ใช่ข้อความและไฟล์แนบ ส่วนหัวประกอบด้วยช่องปลายทาง ได้แก่To , Cc (ย่อมาจากCarbon copy ) และBcc ( Blind carbon copy ) และช่องผู้ส่ง ได้แก่Fromซึ่งเป็นผู้เขียนข้อความSenderในกรณีที่มีผู้เขียนหลายคน และReply-Toในกรณีที่ต้องการตอบกลับไปยังกล่องจดหมายอื่น เพื่อช่วยผู้ใช้ในการจัดการช่องปลายทางได้ดียิ่งขึ้น โปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมจึงมีสมุดที่อยู่หนึ่งเล่มขึ้นไป และ/หรือสามารถเชื่อมต่อกับ เซิร์ฟเวอร์ไดเร็กทอรี LDAPได้ สำหรับช่องผู้ส่ง โปรแกรมอีเมลอาจรองรับข้อมูลประจำตัวที่แตกต่างกันได้

การตั้งค่าไคลเอ็นต์จำเป็นต้อง ใช้ชื่อจริงและที่อยู่อีเมลของผู้ใช้สำหรับแต่ละบัญชีผู้ใช้ และอาจรวมถึงรายชื่อเซิร์ฟเวอร์ LDAP ด้วย

เมื่อผู้ใช้ต้องการสร้างและส่งอีเมล โปรแกรมอีเมลไคลเอ็นต์จะจัดการงานนั้น โดยปกติแล้วโปรแกรมอีเมลไคลเอ็นต์จะตั้งค่าโดยอัตโนมัติให้เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้ใช้ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นMSAหรือMTA ซึ่งเป็นโปรโตคอล SMTPสองรูปแบบโปรแกรมอีเมลไคลเอ็นต์ที่ใช้โปรโตคอล SMTP จะสร้างส่วนขยายการตรวจสอบสิทธิ์ ซึ่งเซิร์ฟเวอร์อีเมลจะใช้ในการตรวจสอบสิทธิ์ผู้ส่ง วิธีนี้ช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและสามารถใช้งานบนอุปกรณ์พกพาได้ง่ายขึ้น วิธีการแบบเก่าคือเซิร์ฟเวอร์อีเมลจะจดจำที่อยู่ IP ของไคลเอ็นต์ เช่น เนื่องจากไคลเอ็นต์อยู่บนเครื่องเดียวกันและใช้ที่อยู่ภายใน 127.0.0.1 หรือเนื่องจากที่อยู่ IP ของไคลเอ็นต์ถูกควบคุมโดยผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต รายเดียวกัน ที่ให้บริการทั้งการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตและบริการอีเมล

การตั้งค่าไคลเอ็นต์จำเป็นต้องระบุชื่อหรือที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออก ที่ต้องการ หมายเลขพอร์ตและชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ (ถ้ามี) พอร์ตต่อไปนี้ใช้สำหรับการส่งอีเมล:

- พอร์ต 465 – พอร์ตที่กำหนดอย่างเป็นทางการสำหรับการส่งอีเมลโดยใช้TLSตั้งแต่เริ่มต้นการเชื่อมต่อ (Implicit TLS) ตามมาตรฐานRFC 8314เนื่องจากมีการบังคับใช้การเข้ารหัสตั้งแต่เริ่มต้น จึงช่วยลดความเสี่ยงของการโจมตีแบบลดระดับการเข้ารหัสหรือการโจมตีแบบ MITM (Man-in-the-Middle) ที่อาจทำลายการเข้ารหัสได้

- พอร์ต 587 – โดยทั่วไปใช้สำหรับการส่งอีเมลพร้อมรองรับSTARTTLSซึ่งช่วยให้สามารถอัปเกรดการเชื่อมต่อเป็น TLS ได้ อย่างไรก็ตาม หากผู้โจมตีแบบ MITM แทรกแซงคำสั่ง STARTTLS การเชื่อมต่ออาจยังคงไม่ได้รับการเข้ารหัส ทำให้มีความปลอดภัยน้อยกว่า TLS โดยปริยายบนพอร์ต 465

พอร์ต 25 ซึ่งเดิมทีมีไว้สำหรับการส่งต่อข้อความระหว่าง MTA นั้นไม่ได้ใช้สำหรับการส่งข้อความจากไคลเอ็นต์และมักถูกบล็อกโดย ISP เพื่อป้องกันสแปม

หากไม่มีการเข้ารหัส เช่นเดียวกับโปสการ์ด กิจกรรมทางอีเมลจะสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนโดยผู้ที่แอบฟังการเข้ารหัสอีเมลช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวโดยการเข้ารหัสเซสชันอีเมล เนื้อหาของข้อความ หรือทั้งสองอย่าง หากไม่มีการเข้ารหัส ใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงเครือข่ายและมีเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถตรวจสอบอีเมลและได้รหัสผ่านเข้าสู่ระบบ ตัวอย่างที่น่าเป็นห่วง ได้แก่การเซ็นเซอร์และการสอดแนม ของรัฐบาล และผู้ใช้เครือข่ายไร้สายคนอื่นๆ เช่น ในร้านอินเทอร์เน็ตคาเฟ่

โปรโตคอลอีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมีตัวเลือกในการเข้ารหัสเซสชันทั้งหมด เพื่อป้องกันไม่ให้ ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านถูกดักฟังขอแนะนำอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่เดินทางบ่อยและเมื่อใดก็ตามที่ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตไม่น่าเชื่อถือ^{[ 1 ]}เมื่อส่งอีเมล ผู้ใช้สามารถควบคุมการเข้ารหัสได้เฉพาะที่จุดแรกจากไคลเอนต์ไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออก ที่กำหนด ค่าไว้เท่านั้น ที่จุดถัดไป ข้อความอาจถูกส่งโดยมีหรือไม่มีการเข้ารหัส ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าทั่วไปของเซิร์ฟเวอร์ผู้ส่งและความสามารถของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับเท่านั้น

การเข้ารหัสอีเมลจะส่งข้อความในรูปแบบดั้งเดิม กล่าวคือ ข้อความธรรมดาหรือข้อความที่เข้ารหัสแล้ว ไปยังกล่องจดหมายในเครื่องของผู้ใช้และไปยังเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง เซิร์ฟเวอร์ปลายทางนั้นดำเนินการโดย ผู้ให้ บริการโฮสติ้งอีเมลซึ่งอาจเป็นหน่วยงานที่แตกต่างจาก ผู้ให้ บริการ อินเทอร์เน็ต ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน

การเข้ารหัสเซสชันการดึงอีเมลด้วย SSL สามารถปกป้องทั้งสองส่วน (การตรวจสอบสิทธิ์และการถ่ายโอนข้อความ) ของเซสชันได้^{[ 2 ] [ 3 ]}

อีกทางเลือกหนึ่ง หากผู้ใช้มี สิทธิ์เข้าถึง SSHไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของตน พวกเขาสามารถใช้การส่งต่อพอร์ต SSH เพื่อสร้างอุโมงค์เข้ารหัสเพื่อดึงอีเมลของตนได้^{[ 4 ]}

มีโมเดลหลักสองแบบสำหรับการจัดการคีย์เข้ารหัสลับS/MIMEใช้โมเดลที่อิงตามหน่วยงานออกใบรับรอง ที่เชื่อถือได้ (CA) ซึ่งลงนามในคีย์สาธารณะของผู้ใช้ ในขณะที่OpenPGP ใช้กลไก เครือข่ายความเชื่อถือที่ยืดหยุ่นกว่าเล็กน้อยซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้ลงนามในคีย์สาธารณะของกันและกันได้ นอกจากนี้ OpenPGP ยังมีความยืดหยุ่นมากกว่าในรูปแบบของข้อความ โดยยังคงรองรับการเข้ารหัสและการลงนามข้อความธรรมดาเช่นเดียวกับที่เคยใช้มาก่อนการกำหนดมาตรฐาน MIME

ในทั้งสองกรณี เฉพาะส่วนเนื้อหาของข้อความเท่านั้นที่ถูกเข้ารหัส ส่วนหัวของข้อความ เช่น ผู้ส่ง ผู้รับ และบ่อยครั้งที่หัวเรื่อง จะยังคงอยู่ในรูปแบบข้อความธรรมดา

นอกเหนือจากโปรแกรมอีเมลที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปแล้ว ยังมีโปรแกรมอีเมลที่โฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของการติดตั้ง UNIX ระยะไกลที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านTelnet (เช่นบัญชี Shell ) หรือโฮสต์อยู่บนเว็บทั้งสองวิธีนี้มีข้อดีหลายประการ: เหมือนกันคือสามารถส่งและรับอีเมลได้จากระยะไกลโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์หรือโปรแกรมอีเมลผ่าน Telnet จึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมอีเมลเฉพาะบนอุปกรณ์ของผู้ใช้

บางเว็บไซต์มีจุดประสงค์เพื่อให้บริการอีเมลโดยเฉพาะ และผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต หลายราย ก็ให้บริการเว็บเมลเป็นส่วนหนึ่งของแพ็กเกจบริการอินเทอร์เน็ต ข้อจำกัดหลักของเว็บเมลคือ การใช้งานของผู้ใช้ขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการของเว็บไซต์ และโดยทั่วไปแล้วไม่สามารถดาวน์โหลดข้อความอีเมลและเขียนหรือแก้ไขข้อความแบบออฟไลน์ได้ แม้ว่าจะมีซอฟต์แวร์บางตัวที่สามารถรวมฟังก์ชันบางส่วนของเว็บเมลเข้ากับระบบปฏิบัติการได้ (เช่น การสร้างข้อความโดยตรงจากแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามผ่านMAPI )

เช่นเดียวกับ IMAP และ MAPI เว็บเมลช่วยให้ข้อความอีเมลยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล ดูส่วนถัดไป

POP3 มีตัวเลือกในการเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ในทางตรงกันข้าม ทั้ง IMAP และเว็บเมลจะเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์เป็นวิธีการทำงาน แม้ว่าผู้ใช้จะสามารถสร้างสำเนาในเครื่องได้ตามต้องการ การเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์มีทั้งข้อดีและข้อเสีย^{[ 5 ]}

• สามารถเข้าถึงข้อความได้จากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ ในสถานที่ต่างๆ โดยใช้โปรแกรมรับส่งข้อความที่แตกต่างกัน
• โดยปกติแล้วเซิร์ฟเวอร์จะมีระบบสำรองข้อมูลอยู่รูปแบบหนึ่ง

• ในกรณีที่แบนด์วิดท์จำกัด การเข้าถึงข้อความยาวๆ อาจใช้เวลานาน เว้นแต่ว่าโปรแกรมอีเมลจะจัดเก็บสำเนาไว้ในเครื่อง
• อาจมีข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัว เนื่องจากข้อความที่เก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ตลอดเวลามีโอกาสสูงที่เจ้าหน้าที่ไอทีจะเข้าถึงได้โดยพลการ เว้นแต่จะใช้การเข้ารหัสแบบ end-to-end

โปรโตคอลที่นิยมใช้ในการรับอีเมล ได้แก่POP3และIMAP4 ส่วน การส่งอีเมลโดยทั่วไปจะใช้โปรโตคอล SMTP

อีกหนึ่งมาตรฐานสำคัญที่โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่รองรับคือMIMEซึ่งใช้ในการส่งไฟล์แนบแบบไบนารี ไฟล์ แนบคือไฟล์ที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของอีเมล แต่ถูกส่งไปพร้อมกับอีเมล

ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่ใช้ฟิลด์ส่วนหัวUser-Agent ^{[ 6 ]} เพื่อระบุซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการส่งข้อความ ฟิลด์ส่วนหัวนี้ถูกกำหนดไว้สำหรับ Netnews แต่ไม่ได้กำหนดไว้สำหรับอีเมล และด้วยเหตุนี้จึงไม่ใช่มาตรฐาน^{[ 7 ]}ในส่วนหัวอีเมล

RFC  6409เรื่องการส่งข้อความสำหรับอีเมลอธิบาย รายละเอียดบทบาทของตัวแทนการส่งอีเมล

RFC  5068เรื่องการดำเนินการส่งอีเมล: ข้อกำหนดด้านการเข้าถึงและความรับผิดชอบ ได้กล่าวถึงแนวคิดของ MTA, MSA, MDA และ MUA โดยระบุว่า " ผู้ให้บริการการเข้าถึงต้องไม่ปิดกั้นผู้ใช้จากการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตภายนอกโดยใช้พอร์ต SUBMISSION 587 " และ " MUA ควรใช้พอร์ต SUBMISSION สำหรับการส่งข้อความ "

RFC  5965 , รูปแบบที่ขยายได้สำหรับรายงานผลตอบรับทางอีเมล , ให้ "รูปแบบที่ขยายได้และประเภท MIME ที่ผู้ให้บริการอีเมลสามารถใช้เพื่อรายงานผลตอบรับเกี่ยวกับอีเมลที่ได้รับไปยังฝ่ายอื่น"

โดยทั่วไปแล้ว เซิร์ฟเวอร์และไคลเอนต์อีเมลจะใช้หมายเลขพอร์ต TCPในตารางต่อไปนี้ สำหรับ MSA, IMAP และ POP3 ตารางนี้ยังรายงานป้ายกำกับที่ไคลเอนต์สามารถใช้เพื่อสอบถามระเบียน SRVและค้นหาทั้งชื่อโฮสต์และหมายเลขพอร์ตของบริการที่เกี่ยวข้อง^{[ 8 ]}

ในขณะที่เว็บเมลปฏิบัติตามหลักการของ HTTP ในยุคแรกๆ ที่ใช้พอร์ตแยกกันสำหรับการเข้ารหัสและการส่งข้อความธรรมดา โปรโตคอลอีเมลใช้ เทคนิค STARTTLSซึ่งช่วยให้การเข้ารหัสเริ่มต้นบนการเชื่อมต่อ TCP ที่สร้างขึ้นแล้ว ในขณะที่RFC 2595เคยไม่สนับสนุนการใช้พอร์ต 995 และ 993 ที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ แต่RFC 8314สนับสนุนการใช้TLS โดยปริยาย เมื่อมีให้ใช้งาน   

ระบบอีเมลของ Microsoft ใช้ Messaging Application Programming Interface (MAPI) ซึ่งเป็นเทคโนโลยี เฉพาะ ของบริษัท ในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ เช่นMicrosoft Outlookเพื่อเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมล Microsoft Exchange

ค้นหาคำว่า "โปรแกรมอีเมล"ในวิกิพีเดีย ซึ่งเป็นพจนานุกรมฟรี

• การเปรียบเทียบโปรแกรมอีเมล
• ตัวแทนการส่งข้อความ (MSA)
• เมลโท
• ตัวแทนส่งข้อความ (MDA)
• ตัวแทนรับส่งข้อความ (MTA)
• โปรโตคอลการถ่ายโอนอีเมลแบบง่าย
• โปรแกรมรับส่งอีเมลแบบข้อความ