ภายในระบบอีเมล อินเทอร์เน็ต ตัวแทนการถ่ายโอนข้อความ ( MTA ) ^{[ 1 ]}ตัวแทนการถ่ายโอนอีเมล [ ^{2 ]}หรือรีเลย์อีเมลคือซอฟต์แวร์ที่ถ่ายโอนข้อความอีเมลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งโดยใช้^{โปรโตคอล} การถ่ายโอนอีเมล แบบง่าย^{[ 3 ]}ในบางบริบท ชื่ออื่น ๆ เช่นเซิร์ฟเวอร์อีเมลตัวแลกเปลี่ยนอีเมลหรือโฮสต์ MXถูกใช้เพื่ออธิบาย MTA

ข้อความที่แลกเปลี่ยนผ่านเครือข่ายจะถูกส่งต่อระหว่างเซิร์ฟเวอร์อีเมล รวมถึงไฟล์ข้อมูลที่แนบมาด้วย (เช่น รูปภาพ มัลติมีเดีย หรือเอกสาร) เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้มักเก็บกล่องจดหมายสำหรับอีเมล การเข้าถึงอีเมลนี้โดยผู้ใช้ปลายทางโดยทั่วไปจะทำได้ผ่านเว็บเมลหรือโปรแกรมอีเมลไคลเอ็นต์

ตัวแทนการถ่ายโอนข้อความจะรับอีเมลจาก MTA อื่นตัวแทนการส่งอีเมล (MSA) หรือตัวแทนผู้ใช้อีเมล (MUA) รายละเอียดการส่งจะระบุโดยโปรโตคอลการถ่ายโอนอีเมลแบบง่าย (SMTP) เมื่อกล่องจดหมายของผู้รับข้อความไม่ได้โฮสต์ในพื้นที่ ข้อความจะถูกส่งต่อไปยัง MTA อื่น ทุกครั้งที่ MTA ได้รับข้อความอีเมล มันจะเพิ่ม ฟิลด์ส่วนหัวการติดตาม ที่ได้รับ (Received trace header field) ไว้ที่ด้านบนของส่วนหัวของข้อความ^{[ 4 ]}ซึ่งจะสร้างบันทึกตามลำดับของ MTA ที่จัดการข้อความนั้น กระบวนการเลือก MTA เป้าหมายสำหรับฮอปถัดไปก็มีการอธิบายไว้ใน SMTP เช่นกัน แต่โดยปกติแล้วสามารถแทนที่ได้โดยการกำหนดค่าซอฟต์แวร์ MTA ด้วยเส้นทางเฉพาะ

MTA ทำงานอยู่เบื้องหลัง ในขณะที่ผู้ใช้มักจะโต้ตอบโดยตรงกับตัวแทนผู้ใช้เมล เราอาจแยกแยะการส่งครั้งแรกโดยผ่าน MSA ก่อน—พอร์ต 465 (หรือพอร์ต 587 ด้วยเหตุผลด้านความเข้ากันได้กับระบบเดิม) ใช้สำหรับการสื่อสารระหว่าง MUA และ MSA ในขณะที่พอร์ต 25 ใช้สำหรับการสื่อสารระหว่าง MTA หรือจาก MSA ไปยัง MTA ^{[ 5 ]} ความแตกต่างนี้ได้รับการ ชี้แจง ในRFC  8314

สำหรับผู้รับที่จัดเก็บอีเมลไว้ในเครื่อง การส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายของผู้รับในขั้นตอนสุดท้ายเป็นหน้าที่ของตัวแทนการส่งข้อความ (MDA) โดย MTA จะส่งต่อข้อความไปยังส่วนประกอบบริการจัดการข้อความของตัวแทนการส่งข้อความ (MDA) เมื่อส่งถึงผู้รับเรียบร้อยแล้ว ฟิลด์ Return-Pathจะถูกเพิ่มเข้าไปในซองจดหมายเพื่อบันทึกเส้นทางการส่งคืน

โดยทั่วไปแล้ว เซิร์ฟเวอร์รีเลย์หรือเซิร์ฟเวอร์กรองอีเมลจะจัดเก็บอีเมลไว้เพียงชั่วครู่ แต่ระบบอื่นๆ จะเก็บกล่องจดหมายอีเมลไว้ทั้งหมด ซึ่งในกรณีดังกล่าว ระบบเหล่านั้นมักจะมีวิธีการให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถเข้าถึงอีเมลของตนผ่านทางโปรแกรมจัดการอีเมล (Mail User Agent หรือ MUA) หรือไคลเอนต์อีเมลได้

โปรโตคอลที่ใช้กันทั่วไปสำหรับเรื่องนี้ ได้แก่:

• ระเบียบปฏิบัติของที่ทำการไปรษณีย์ (POP3)
• โปรโตคอลการเข้าถึงข้อความทางอินเทอร์เน็ต (IMAP)
• ระบบที่เป็นกรรมสิทธิ์ เช่นMAPI ของ Microsoft

การส่งอีเมลใหม่จากไคลเอนต์อีเมลจะทำผ่าน SMTP โดยทั่วไปจะใช้พอร์ต 587 หรือ 465 และปัจจุบันโดยทั่วไปจะจำกัดเฉพาะเซิร์ฟเวอร์ที่ผู้ใช้มีบัญชีอยู่ เช่นผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตนี่เป็นเพราะเหตุผลด้านนโยบาย ไม่ใช่ด้านเทคนิค เพื่อให้ผู้ให้บริการมีวิธีการบางอย่างในการตรวจสอบความรับผิดชอบของผู้ใช้สำหรับการสร้างสแปมและการใช้อีเมลในทางที่ผิดรูปแบบอื่น^{[ 6 ]}

• รายชื่อซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์อีเมล
• การถ่ายทอด (การแยกความหมาย)