โปรแกรมอีเมล (email client , email reader , message user agentหรือMUA ) หรือโปรแกรมจัดการอีเมล (mail user agent)คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการเข้าถึงและจัดการ อีเมลของผู้ใช้

แอปพลิเคชันบนเว็บที่ให้บริการด้านการจัดการ การเขียน และการรับข้อความ อาจทำหน้าที่เป็น ไคลเอนต์ เว็บเมลและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ที่มีบทบาทหลักหรือเห็นได้ชัดเจนที่สุดในการทำงานเป็นไคลเอนต์อีเมล ก็อาจใช้คำนี้ได้เช่นกัน

เช่นเดียวกับโปรแกรมไคลเอ็นต์ส่วนใหญ่ โปรแกรมไคลเอ็นต์อีเมลจะทำงานก็ต่อเมื่อผู้ใช้เรียกใช้งานเท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว ผู้ใช้อีเมล (ไคลเอ็นต์) จะทำการตกลงกับ เซิร์ฟเวอร์ Mail Transfer Agent (MTA) ระยะไกลเพื่อรับและจัดเก็บอีเมลของไคลเอ็นต์ MTA จะใช้Mail Delivery Agent (MDA) ที่เหมาะสมในการเพิ่มข้อความอีเมลไปยังพื้นที่จัดเก็บของไคลเอ็นต์เมื่อได้รับ พื้นที่จัดเก็บอีเมลระยะไกลนี้เรียกว่ากล่องจดหมาย ของผู้ใช้ การตั้งค่าเริ่มต้นในระบบ Unix หลายระบบคือ เซิร์ฟเวอร์อีเมลจะจัดเก็บข้อความที่จัดรูปแบบแล้วไว้ในmbox ภายใน ไดเร็กทอรีโฮมของผู้ใช้แน่นอนว่า ผู้ใช้ของระบบสามารถล็อกอินและเรียกใช้ไคลเอ็นต์อีเมลบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันกับที่โฮสต์กล่องจดหมายของตนได้ ในกรณีนี้ เซิร์ฟเวอร์จะไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์ระยะไกล อย่างแท้จริง นอกเหนือจากความหมายทั่วไป

อีเมลจะถูกจัดเก็บไว้ในกล่องจดหมายของผู้ใช้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล จนกว่าโปรแกรมอีเมลของผู้ใช้จะร้องขอให้ดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายของผู้ใช้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลได้ด้วยวิธีอื่น โปรแกรมอีเมลสามารถตั้งค่าให้เชื่อมต่อกับกล่องจดหมายหลายกล่องพร้อมกัน และร้องขอการดาวน์โหลดอีเมลได้โดยอัตโนมัติ เช่น ตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือผู้ใช้สามารถเริ่มการร้องขอด้วยตนเองได้

กล่องจดหมายของผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้สองวิธีหลักโปรโตคอลไปรษณีย์ (POP) อนุญาตให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อความทีละข้อความ และจะลบข้อความออกจากเซิร์ฟเวอร์ก็ต่อเมื่อบันทึกไว้ในที่เก็บข้อมูลภายในเครื่องเรียบร้อยแล้วเท่านั้น สามารถเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์เพื่อให้ไคลเอนต์อื่นเข้าถึงได้ อย่างไรก็ตาม ไม่มีฟังก์ชันในการทำเครื่องหมายข้อความว่าได้อ่านแล้วตอบแล้วหรือส่งต่อแล้วดังนั้น POP จึงไม่สะดวกสำหรับผู้ใช้ที่เข้าถึงอีเมลเดียวกันจากเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง

อีกทางเลือกหนึ่งโปรโตคอลการเข้าถึงข้อความทางอินเทอร์เน็ต (IMAP) อนุญาตให้ผู้ใช้เก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์ โดยติดป้ายกำกับตามความเหมาะสม IMAP มีโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย ซึ่งสามารถแชร์ระหว่างผู้ใช้ต่างๆ ที่อาจมีสิทธิ์การเข้าถึงแตกต่างกันได้ โดยปกติแล้ว โฟลเดอร์ ส่งแล้ว (Sent) , ฉบับร่าง (Drafts)และ ถัง ขยะ (Trash)จะถูกสร้างขึ้นโดยค่าเริ่มต้น IMAP มีส่วนขยายที่ไม่ได้ใช้งานสำหรับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ซึ่งให้การแจ้งเตือนที่เร็วกว่าการตรวจสอบเป็นระยะๆ ในกรณีที่การเชื่อมต่อที่ยาวนานเป็นไปได้ โปรดดู ส่วน ข้อความระยะไกลด้านล่าง ด้วย

โปรโตคอลJSON Meta Application Protocol (JMAP) ถูกนำไปใช้โดยใช้ API ของ JSON ผ่าน HTTP และได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นทางเลือกแทน IMAP/SMTP

นอกจากนี้ โปรแกรมที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์หรือผ่านดิสก์ที่ใช้ร่วมกัน สามารถเข้าถึงพื้นที่จัดเก็บกล่องจดหมายได้โดยตรง การเข้าถึงโดยตรงอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า แต่พกพาได้ยากกว่าเนื่องจากขึ้นอยู่กับรูปแบบของกล่องจดหมาย ซึ่งใช้โดยโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรม รวมถึงแอปพลิเคชันเว็บเมล บางตัว

โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่จะมีส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับแสดงและแก้ไขข้อความ บางแอปพลิเคชันอนุญาตให้ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความภายนอกได้

โปรแกรมอีเมลจะทำการจัดรูปแบบตามมาตรฐานRFC 5322สำหรับส่วนหัวและเนื้อหาและใช้ MIMEสำหรับเนื้อหาที่ไม่ใช่ข้อความและไฟล์แนบ ส่วนหัวประกอบด้วยช่องปลายทาง ได้แก่To , Cc (ย่อมาจากCarbon copy ) และBcc ( Blind carbon copy ) และช่องผู้ส่ง ได้แก่Fromซึ่งเป็นผู้เขียนข้อความSenderในกรณีที่มีผู้เขียนหลายคน และReply-Toในกรณีที่ต้องการตอบกลับไปยังกล่องจดหมายอื่น เพื่อช่วยผู้ใช้ในการจัดการช่องปลายทางได้ดียิ่งขึ้น โปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมจึงมีสมุดที่อยู่หนึ่งเล่มขึ้นไป และ/หรือสามารถเชื่อมต่อกับ เซิร์ฟเวอร์ไดเร็กทอรี LDAPได้ สำหรับช่องผู้ส่ง โปรแกรมอีเมลอาจรองรับข้อมูลประจำตัวที่แตกต่างกันได้ 

การตั้งค่าไคลเอ็นต์จำเป็นต้อง ใช้ชื่อจริงและที่อยู่อีเมลของผู้ใช้สำหรับแต่ละบัญชีผู้ใช้ และอาจรวมถึงรายชื่อเซิร์ฟเวอร์ LDAP ด้วย

เมื่อผู้ใช้ต้องการสร้างและส่งอีเมล โปรแกรมอีเมลไคลเอ็นต์จะจัดการงานนั้น โดยปกติแล้วโปรแกรมอีเมลไคลเอ็นต์จะตั้งค่าโดยอัตโนมัติให้เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้ใช้ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นMSAหรือMTA ซึ่งเป็นโปรโตคอล SMTPสองรูปแบบโปรแกรมอีเมลไคลเอ็นต์ที่ใช้โปรโตคอล SMTP จะสร้างส่วนขยายการตรวจสอบสิทธิ์ ซึ่งเซิร์ฟเวอร์อีเมลจะใช้ในการตรวจสอบสิทธิ์ผู้ส่ง วิธีนี้ช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและสามารถใช้งานบนอุปกรณ์พกพาได้ง่ายขึ้น วิธีการแบบเก่าคือเซิร์ฟเวอร์อีเมลจะจดจำที่อยู่ IP ของไคลเอ็นต์ เช่น เนื่องจากไคลเอ็นต์อยู่บนเครื่องเดียวกันและใช้ที่อยู่ภายใน 127.0.0.1 หรือเนื่องจากที่อยู่ IP ของไคลเอ็นต์ถูกควบคุมโดยผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต รายเดียวกัน ที่ให้บริการทั้งการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตและบริการอีเมล

การตั้งค่าไคลเอ็นต์จำเป็นต้องระบุชื่อหรือที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออก ที่ต้องการ หมายเลขพอร์ตและชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ (ถ้ามี) พอร์ตต่อไปนี้ใช้สำหรับการส่งอีเมล:

- พอร์ต 465 – พอร์ตที่กำหนดอย่างเป็นทางการสำหรับการส่งอีเมลโดยใช้TLSตั้งแต่เริ่มต้นการเชื่อมต่อ (Implicit TLS) ตามมาตรฐานRFC 8314เนื่องจากมีการบังคับใช้การเข้ารหัสตั้งแต่เริ่มต้น จึงช่วยลดความเสี่ยงของการโจมตีแบบลดระดับการเข้ารหัสหรือการโจมตีแบบ MITM (Man-in-the-Middle) ที่อาจทำลายการเข้ารหัสได้

- พอร์ต 587 – โดยทั่วไปใช้สำหรับการส่งอีเมลพร้อมรองรับSTARTTLSซึ่งช่วยให้สามารถอัปเกรดการเชื่อมต่อเป็น TLS ได้ อย่างไรก็ตาม หากผู้โจมตีแบบ MITM แทรกแซงคำสั่ง STARTTLS การเชื่อมต่ออาจยังคงไม่ได้รับการเข้ารหัส ทำให้มีความปลอดภัยน้อยกว่า TLS โดยปริยายบนพอร์ต 465

พอร์ต 25 ซึ่งเดิมทีมีไว้สำหรับการส่งต่อข้อความระหว่าง MTA นั้นไม่ได้ใช้สำหรับการส่งข้อความจากไคลเอ็นต์และมักถูกบล็อกโดย ISP เพื่อป้องกันสแปม

หากไม่มีการเข้ารหัส เช่นเดียวกับโปสการ์ด กิจกรรมทางอีเมลจะสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนโดยผู้ที่แอบฟังการเข้ารหัสอีเมลช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวโดยการเข้ารหัสเซสชันอีเมล เนื้อหาของข้อความ หรือทั้งสองอย่าง หากไม่มีการเข้ารหัส ใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงเครือข่ายและมีเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถตรวจสอบอีเมลและได้รหัสผ่านเข้าสู่ระบบ ตัวอย่างที่น่าเป็นห่วง ได้แก่การเซ็นเซอร์และการสอดแนม ของรัฐบาล และผู้ใช้เครือข่ายไร้สายคนอื่นๆ เช่น ในร้านอินเทอร์เน็ตคาเฟ่

โปรโตคอลอีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมีตัวเลือกในการเข้ารหัสเซสชันทั้งหมด เพื่อป้องกันไม่ให้ ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านถูกดักฟังขอแนะนำอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่เดินทางบ่อยและเมื่อใดก็ตามที่ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตไม่น่าเชื่อถือ^{[ 1 ]}เมื่อส่งอีเมล ผู้ใช้สามารถควบคุมการเข้ารหัสได้เฉพาะที่จุดแรกจากไคลเอนต์ไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออก ที่กำหนด ค่าไว้เท่านั้น ที่จุดถัดไป ข้อความอาจถูกส่งโดยมีหรือไม่มีการเข้ารหัส ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าทั่วไปของเซิร์ฟเวอร์ผู้ส่งและความสามารถของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับเท่านั้น

การเข้ารหัสอีเมลจะส่งข้อความในรูปแบบดั้งเดิม กล่าวคือ ข้อความธรรมดาหรือข้อความที่เข้ารหัสแล้ว ไปยังกล่องจดหมายในเครื่องของผู้ใช้และไปยังเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง เซิร์ฟเวอร์ปลายทางนั้นดำเนินการโดย ผู้ให้ บริการโฮสติ้งอีเมลซึ่งอาจเป็นหน่วยงานที่แตกต่างจาก ผู้ให้ บริการ อินเทอร์เน็ต ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน

การเข้ารหัสเซสชันการดึงอีเมลด้วย SSL สามารถปกป้องทั้งสองส่วน (การตรวจสอบสิทธิ์และการถ่ายโอนข้อความ) ของเซสชันได้^{[ 2 ] [ 3 ]}

อีกทางเลือกหนึ่ง หากผู้ใช้มี สิทธิ์เข้าถึง SSHไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของตน พวกเขาสามารถใช้การส่งต่อพอร์ต SSH เพื่อสร้างอุโมงค์เข้ารหัสเพื่อดึงอีเมลของตนได้^{[ 4 ]}

นอกเหนือจากโปรแกรมอีเมลที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปแล้ว ยังมีโปรแกรมอีเมลที่โฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของการติดตั้ง UNIX ระยะไกลที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านTelnet (เช่นบัญชี Shell ) หรือโฮสต์อยู่บนเว็บทั้งสองวิธีนี้มีข้อดีหลายประการ: เหมือนกันคือสามารถส่งและรับอีเมลได้จากระยะไกลโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์หรือโปรแกรมอีเมลผ่าน Telnet จึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมอีเมลเฉพาะบนอุปกรณ์ของผู้ใช้

บางเว็บไซต์มีจุดประสงค์เพื่อให้บริการอีเมลโดยเฉพาะ และผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต หลายราย ก็ให้บริการเว็บเมลเป็นส่วนหนึ่งของแพ็กเกจบริการอินเทอร์เน็ต ข้อจำกัดหลักของเว็บเมลคือ การใช้งานของผู้ใช้ขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการของเว็บไซต์ และโดยทั่วไปแล้วไม่สามารถดาวน์โหลดข้อความอีเมลและเขียนหรือแก้ไขข้อความแบบออฟไลน์ได้ แม้ว่าจะมีซอฟต์แวร์บางตัวที่สามารถรวมฟังก์ชันบางส่วนของเว็บเมลเข้ากับระบบปฏิบัติการได้ (เช่น การสร้างข้อความโดยตรงจากแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามผ่านMAPI )

เช่นเดียวกับ IMAP และ MAPI เว็บเมลช่วยให้ข้อความอีเมลยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล ดูส่วนถัดไป

POP3 มีตัวเลือกในการเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ในทางตรงกันข้าม ทั้ง IMAP และเว็บเมลจะเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์เป็นวิธีการทำงาน แม้ว่าผู้ใช้จะสามารถสร้างสำเนาในเครื่องได้ตามต้องการ การเก็บข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์มีทั้งข้อดีและข้อเสีย^{[ 5 ]}

โปรโตคอลที่นิยมใช้ในการรับอีเมล ได้แก่POP3และIMAP4 ส่วน การส่งอีเมลโดยทั่วไปจะใช้โปรโตคอลSMTP

อีกหนึ่งมาตรฐานสำคัญที่โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่รองรับคือMIMEซึ่งใช้ในการส่งไฟล์แนบแบบไบนารี ไฟล์ แนบคือไฟล์ที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของอีเมล แต่ถูกส่งไปพร้อมกับอีเมล

ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่ใช้ฟิลด์ส่วนหัวUser-Agent ^{[ 6 ]} เพื่อระบุซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการส่งข้อความ ฟิลด์ส่วนหัวนี้ถูกกำหนดไว้สำหรับ Netnews แต่ไม่ได้กำหนดไว้สำหรับอีเมล และด้วยเหตุนี้จึงไม่ใช่มาตรฐาน^{[ 7 ]}ในส่วนหัวอีเมล

RFC 6409เรื่องการส่งข้อความสำหรับอีเมลอธิบายรายละเอียดบทบาทของตัวแทนการส่งอีเมล 

RFC 5068เรื่องการดำเนินการส่งอีเมล: ข้อกำหนดด้านการเข้าถึงและความรับผิดชอบ ได้กล่าวถึงแนวคิดของ MTA, MSA, MDA และ MUA โดยระบุว่า " ผู้ให้บริการการเข้าถึงต้องไม่ปิดกั้นผู้ใช้จากการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตภายนอกโดยใช้พอร์ต SUBMISSION 587 " และ " MUA ควรใช้พอร์ต SUBMISSION สำหรับการส่งข้อความ " 

RFC 5965 , รูปแบบที่ขยายได้สำหรับรายงานผลตอบรับทางอีเมล , ให้ "รูปแบบที่ขยายได้และประเภท MIME ที่ผู้ให้บริการอีเมลสามารถใช้เพื่อรายงานผลตอบรับเกี่ยวกับอีเมลที่ได้รับไปยังฝ่ายอื่น" 

• การเปรียบเทียบโปรแกรมอีเมล
• ตัวแทนการส่งข้อความ (MSA)
• เมลโท
• ตัวแทนส่งข้อความ (MDA)
• ตัวแทนรับส่งข้อความ (MTA)
• โปรโตคอลการถ่ายโอนอีเมลแบบง่าย
• โปรแกรมรับส่งอีเมลแบบข้อความ