แผนโครงการคือ ชุดของงาน วัตถุประสงค์ และกำหนดการที่มีโครงสร้าง เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ ตามการออกแบบและวัตถุประสงค์ของผู้จัดการโครงการ ตาม Project Management Body of Knowledge (PMBOK) แผนโครงการคือ: "...เอกสารที่เป็นทางการและได้รับการอนุมัติ ซึ่งใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานและการควบคุมโครงการการใช้งานหลักของแผนโครงการคือการบันทึกสมมติฐานและการตัดสินใจในการวางแผน อำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการและบันทึกขอบเขตต้นทุน และกำหนดการพื้นฐาน ที่ได้รับการอนุมัติ แผนโครงการอาจเป็นแบบสรุปหรือแบบละเอียด" ^{[ 1 ]}

PMBOK ฉบับล่าสุด (v6) ใช้คำว่า " เอกสารโครงการ" (project charter)เพื่อหมายถึงสัญญาที่ผู้สนับสนุนโครงการและผู้จัดการโครงการใช้เพื่อตกลงเกี่ยวกับวิสัยทัศน์เบื้องต้นของโครงการ (ขอบเขต, ข้อมูลพื้นฐาน, ทรัพยากร , วัตถุประสงค์ ฯลฯ) ในระดับสูง ใน วิธีการ ของ PMIที่อธิบายไว้ใน PMBOK v5 เอกสารโครงการและแผนการจัดการโครงการเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดสองฉบับสำหรับการอธิบายโครงการในช่วงเริ่มต้นและขั้นตอนการวางแผน

ผู้จัดการโครงการจะจัดทำแผนการจัดการโครงการโดยพิจารณาจากข้อมูลจากทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการ แผนดังกล่าวจะต้องได้รับการเห็นชอบและอนุมัติจากทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอย่างน้อยที่สุด

มีกระบวนการจัดการโครงการหลายอย่างที่กล่าวถึงใน PMBOK® Guide แต่การกำหนดว่าควรใช้กระบวนการใดบ้างโดยพิจารณาจากความต้องการของโครงการ ซึ่งเรียกว่าการปรับแต่งเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาแผนการจัดการโครงการ^{[ 2 ]}

วัตถุประสงค์ของแผนโครงการคือการกำหนดแนวทางที่ทีมงานโครงการ จะใช้ ในการส่งมอบงานให้บรรลุตามขอบเขตที่ผู้จัดการโครงการกำหนดไว้

อย่างน้อยที่สุด แผนโครงการจะต้องตอบคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับโครงการดังนี้:

ทำไม

ปัญหาหรือคุณค่าที่โครงการนี้กล่าวถึงคืออะไร? เหตุใดโครงการนี้จึงได้รับการสนับสนุน?

อะไร

งานที่จะทำในโครงการนี้มีอะไรบ้าง? ผลิตภัณฑ์/ ผลลัพธ์ หลักคืออะไร ?

WHO?

ใครบ้างที่จะเข้ามามีส่วนร่วม และแต่ละคนจะมีหน้าที่รับผิดชอบ อะไรบ้าง ในโครงการนี้? พวกเขาจะทำงานร่วมกันอย่างไร?

เมื่อไร?

โครงการนี้มีระยะเวลาดำเนินการอย่างไร และจุดสำคัญต่างๆ ที่เรียกว่า "เหตุการณ์สำคัญ" จะแล้วเสร็จเมื่อใด

เพื่อให้แผนโครงการสมบูรณ์ตามมาตรฐานอุตสาหกรรม เช่น PMBOK หรือ PRINCE2 แผนโครงการจะต้องอธิบายถึงการดำเนินการ การจัดการ และการควบคุมโครงการด้วย ข้อมูลเหล่านี้สามารถให้ได้โดยการอ้างอิงจากเอกสารอื่น ๆ ที่จะจัดทำขึ้น เช่น แผนการ จัดซื้อจัดจ้างหรือแผนการก่อสร้าง หรืออาจระบุรายละเอียดไว้ในแผนโครงการเองก็ได้

แผนโครงการโดยทั่วไปจะครอบคลุมหัวข้อที่ใช้ในระบบการดำเนินงานโครงการ และประกอบด้วยประเด็นหลักดังต่อไปนี้:

• การจัดการขอบเขต
• การจัดการข้อกำหนด
• การจัดการตารางเวลา
• การจัดการทางการเงิน
• การจัดการคุณภาพ
• การจัดการทรัพยากร
• การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย – คุณสมบัติใหม่ใน PMBOK 5
• การจัดการการสื่อสาร
• การจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการ
• การจัดการความเสี่ยง

เอกสารแผนโครงการอาจประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้:

• บทนำ: ภาพรวมคร่าวๆ ของโครงการ
• แนวทางการบริหารโครงการ: บทบาทและอำนาจหน้าที่ของสมาชิกในทีม นี่คือบทสรุปโดยย่อของแผนการบริหารโครงการ
• ขอบเขตของโครงการ: ควรใช้ คำชี้แจงขอบเขตจากเอกสารโครงการเป็นจุดเริ่มต้น โดยให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่โครงการครอบคลุมและไม่ครอบคลุม (อยู่ในขอบเขตและนอกขอบเขต)
• รายการหลักชัย: รายชื่อหลักชัยของโครงการ (จุดหยุดที่ช่วยในการประเมินความคืบหน้าของโครงการ) รายชื่อนี้ประกอบด้วยชื่อหลักชัย คำอธิบายเกี่ยวกับหลักชัย และวันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จ
• ตารางกำหนดการและโครงสร้างการแบ่งงาน: โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ซึ่งประกอบด้วยชุดงานและพจนานุกรม WBS ที่กำหนดชุดงานเหล่านี้ รวมถึงตารางกำหนดการซึ่งเป็นจุดอ้างอิงสำหรับการจัดการความคืบหน้าของโครงการ ล้วนรวมอยู่ในส่วนนี้
• แผนการบริหารจัดการโครงการ: ส่วนนี้ประกอบด้วยแผนการบริหารจัดการทุกด้านของโครงการ
• แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง
• แผนการจัดการการสื่อสาร
• แผนการจัดการต้นทุน
• แผนการจัดการจัดซื้อจัดจ้าง
• แผนการจัดการขอบเขตโครงการ
• แผนการจัดการตารางเวลา
• แผนการจัดการคุณภาพ
• แผนบริหารความเสี่ยง
• แผนการบริหารทรัพยากรบุคคลหรือการจัดหาบุคลากร
• ปฏิทินทรัพยากร: ระบุทรัพยากรหลักที่จำเป็นสำหรับโครงการ รวมถึงช่วงเวลาและระยะเวลาที่ต้องการใช้ทรัพยากรเหล่านั้น
• ต้นทุนพื้นฐาน: ส่วนนี้ประกอบด้วยงบประมาณรวมของแต่ละเฟสของโครงการ และข้อคิดเห็นเกี่ยวกับต้นทุน
• มาตรฐานคุณภาพ: ระดับคุณภาพที่ยอมรับได้
• การยอมรับจากผู้สนับสนุน: มีพื้นที่ให้ผู้สนับสนุนโครงการลงนามในเอกสาร

• การวางแผนโครงการ