ซอฟต์แวร์จัดทำข้อเสนอหรือที่รู้จักกันในชื่อซอฟต์แวร์บริหารจัดการข้อเสนอซอฟต์แวร์เขียนข้อเสนอ^{[ 1 ]}หรือซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับข้อเสนอคือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยผู้ใช้ในการพัฒนาข้อเสนอการนำเสนอ และการตอบสนองต่อRFP [ ^{2 ] ซอฟต์แวร์} บริหารจัดการข้อเสนอกำลังได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นในบริษัทที่จัดการโครงการเขียนข้อเสนอที่บ่อยครั้งและครอบคลุม ซอฟต์แวร์ดังกล่าวช่วยให้ธุรกิจสามารถทำงานประจำต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็ สามารถติดตามเวอร์ชันต่างๆได้อย่างง่ายดาย^{[ 3 ]}

ซอฟต์แวร์จัดทำข้อเสนอช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างและจัดการเอกสารการขายและการตลาดที่สำคัญทั้งหมด เช่นข้อเสนอทางธุรกิจจดหมายต้อนรับ สัญญา ใบเสนอราคา และสื่อการตลาด [ ^{4 ] ซอฟต์แวร์} จัดทำข้อเสนอ ซึ่งมักมีให้ บริการในรูปแบบบริการคลาวด์ บนเว็บช่วยให้ทีมขาย การตลาด และทีมกฎหมายสามารถบริหารจัดการกระบวนการสร้างข้อเสนอและสื่อสารความต้องการของพวกเขาผ่านเอกสารดิจิทัลได้^{[ 5 ]}แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์จำนวนมากผสานรวมกับ ซอฟต์แวร์ CRMโซลูชันการจัดการเนื้อหา แพลตฟอร์มบัญชี และ ผู้ให้บริการ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บางส่วนผสานรวมกับ Microsoft Office

ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอถือเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการขาย เนื่องจากช่วยในการขายข้ามกลุ่มและขายเพิ่มโดยใช้เวลาน้อยลงในการสร้างและจัดการเอกสารการขาย และส่งมอบข้อมูลที่ทันเวลาและเกี่ยวข้อง ในบางกรณี มีการโต้แย้งว่าโซลูชันซอฟต์แวร์นี้กำลังกลายเป็นซอฟต์แวร์ประเภท "การสนับสนุนการขาย" ที่กำลังมาแรง อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอจะแก้ไขปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพและการขาดการมองเห็นในวงจรการขาย มากกว่าความพยายาม "การสนับสนุนการขาย" ที่นิยามว่าเป็นการฝึกสอนการขายและการแนะนำการขาย ^{[ 6 ]} Forrester Researchซึ่งเป็นบริษัทวิเคราะห์เทคโนโลยีธุรกิจ มองว่าเครื่องมือสนับสนุนการขายและเพิ่มประสิทธิภาพ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอ เป็นแกนหลักสำคัญที่จำเป็นในการช่วยให้บริษัท B2B เชื่อมช่องว่างระหว่างกลยุทธ์ทางธุรกิจและวิธีการดำเนินการในภาคสนาม ^{[ 7 ]}

คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอมีความแตกต่างกันอย่างมากระหว่างระบบต่างๆ โปรแกรมที่เรียบง่ายกว่าหลายโปรแกรมมีเพียงคุณสมบัติพื้นฐาน ในขณะที่โปรแกรมอื่นๆ โดยเฉพาะระบบระดับองค์กร มีความซับซ้อนและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอเป็นชุดของกระบวนการอัตโนมัติที่อาจรองรับคุณสมบัติดังต่อไปนี้^{[ 4 ]}

• อนุญาตให้ผู้คนจำนวนมากสามารถแบ่งปันและมีส่วนร่วมในทั้งแม่แบบข้อเสนอและข้อมูลที่จัดเก็บไว้
• ควบคุมการเข้าถึงข้อเสนอตามบทบาทผู้ใช้ที่กำหนดไว้ (เช่น กำหนดข้อมูลที่ผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้สามารถดู แก้ไข เผยแพร่ ฯลฯ ได้)
• มีระบบอนุมัติหลายระดับ;
• ช่วยให้การจัดเก็บและเรียกค้นข้อเสนอเป็นไปอย่างสะดวก;
• การควบคุมความถูกต้องของข้อมูล ;
• ลดความซับซ้อนในการเขียนข้อเสนอโครงการ;
• ปรับปรุงการสื่อสารและความร่วมมือระหว่างผู้ใช้งาน
• การจัดการส่วนต่างๆ ของเอกสารโดยเฉพาะ;
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเนื้อหาและแบรนด์ที่เพิ่มขึ้น
• ลดระยะเวลาในการประกอบขั้นสุดท้าย
• ติดตามระยะเวลาที่ผู้มีส่วนร่วมแต่ละคนใช้ไป เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของเอกสารแต่ละฉบับได้

ซอฟต์แวร์จัดทำข้อเสนอโครงการมักใช้สำหรับการจัดเก็บ ควบคุม แก้ไขเพิ่มความหมายและเผยแพร่เอกสาร โดยทำหน้าที่เป็นแหล่งเก็บข้อมูลส่วนกลาง ซอฟต์แวร์จัดทำข้อเสนอโครงการจะเพิ่มระดับเวอร์ชันของการอัปเดตใหม่ให้กับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว

ข้อกำหนดมาตรฐานสำหรับพนักงานขายคือการมีข้อเสนอมาตรฐานที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้ การคัดลอกและวางเนื้อหามาตรฐานอย่างง่าย ๆ จะช่วยให้สร้างข้อเสนอที่ดีได้ง่าย^{[ 1 ]}

ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถประกอบส่วนประกอบแต่ละส่วนเข้าด้วยกันเพื่อสร้างโครงสร้างเอกสารได้ บางโซลูชันนำเสนอประสบการณ์แบบ "ตะกร้าสินค้า" ให้แก่ผู้ใช้ โดยที่พนักงานขายสามารถเลือกส่วนประกอบเนื้อหาที่จะรวมไว้ในเอกสารฉบับสุดท้ายได้ จากนั้นส่วนประกอบเหล่านั้นจะถูกนำกลับมาใช้ใหม่ (แทนที่จะคัดลอกและวาง) ภายในเอกสารเดียวหรือในหลายเอกสาร แท็กข้อมูลและส่วนเนื้อหาอัจฉริยะช่วยให้สามารถปรับแต่งโดยอัตโนมัติตามชื่อลูกค้า ภูมิภาค หรือการเลือกผลิตภัณฑ์ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาจะมีความสอดคล้องกันตลอดทั้งชุดเอกสาร

ซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) หรือซอฟต์แวร์บริหารจัดการข้อเสนอแบบเว็บเบส จำเป็นต้องนำเข้าเนื้อหาเข้าสู่ระบบ อย่างไรก็ตาม เมื่อนำเข้าเนื้อหาแล้ว ซอฟต์แวร์จะทำหน้าที่เหมือนเครื่องมือค้นหา ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้เร็วขึ้น รูปแบบ HTML ช่วยให้สามารถใช้งานฟังก์ชันการค้นหาได้ดียิ่งขึ้น เช่น การค้นหาข้อความเต็มและการตัดคำหลัก

ซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรมักนำเสนอโซลูชันที่ปรับแต่งได้มากขึ้น โดยมีจุดประสงค์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและยอดขายขององค์กร ด้วยฟังก์ชันการทำงานขั้นสูงตรรกะทางธุรกิจ ที่แข็งแกร่ง และฟังก์ชันการสนับสนุน