แฟ้มเอกสารสาธารณะ (หรือแฟ้มตรวจสอบสาธารณะ ) คือชุดเอกสาร ที่ หน่วยงานกำกับดูแลการออกอากาศกำหนดให้สถานีวิทยุและโทรทัศน์ทุกแห่ง ที่อยู่ภายใต้ เขตอำนาจ ของ หน่วย งานนั้นต้องจัดเก็บไว้

ไฟล์ดังกล่าวเป็นข้อกำหนดของคณะกรรมการการสื่อสารแห่งสหรัฐอเมริกา (FCC) และคณะกรรมการวิทยุโทรทัศน์และการสื่อสารโทรคมนาคมแห่งแคนาดา (CRTC) ไฟล์ตรวจสอบสาธารณะต้องเก็บรักษาไว้ที่สตูดิโอ หลักของสถานี และต้องสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนในช่วงเวลาทำการสถานีต้องจัดส่งสำเนาโดยผู้ร้องขอเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย หรือหากสถานที่ตั้งอยู่นอกเขตพื้นที่ที่ได้รับอนุญาต สถานี ต้องจัดส่งสำเนาทางไปรษณีย์โดยออกค่าใช้จ่ายเอง ณ เดือนพฤศจิกายน 2550 FCC กำหนดให้ไฟล์ตรวจสอบสาธารณะต้องเก็บรักษาไว้บนเว็บไซต์ของสถานีด้วย^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ]}และอาจแจกจ่ายให้กับห้องสมุดสาธารณะในพื้นที่ออกอากาศของสถานีเพื่อความสะดวก ในกรณีเหล่านี้ จดหมายโต้ตอบจากผู้ชมและรายงานทางการเมืองมักจะถูกละเว้นเนื่องจากข้อกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายหรือการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ผิด FCC เองเริ่มดูแลเว็บไซต์ในปี 2557 ซึ่งสถานีสามารถอัปโหลดส่วนประกอบของไฟล์สาธารณะได้ ทำให้ประชาชนสามารถเข้าถึงเนื้อหาทั้งหมดได้โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาทำการหรือการเยี่ยมชมสตูดิโอ การเปลี่ยนมาใช้ระบบเข้าถึงผ่านเว็บไซต์ในภายหลัง ทำให้สถานีต่างๆ สามารถปิดสตูดิโอไม่ให้บุคคลทั่วไปเข้าใช้บริการได้อย่างง่ายดายในช่วงการระบาดของ COVID-19เพื่อป้องกันการปนเปื้อนข้ามสายพันธุ์ที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานของสถานีโดยที่พวกเขาไม่รู้ตัวจากประชาชน

เอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนอาจจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลได้ ตราบใดที่สามารถเข้าถึงได้ในขณะตรวจสอบ

สถานีในสหรัฐอเมริกาต้องเก็บรักษาเอกสารต่อไปนี้ไว้ในแฟ้มตรวจสอบสาธารณะ:

เอกสารอนุญาตแสดงความถี่ของสถานี รหัสเรียกขาน กำลังส่ง ตำแหน่งที่ตั้งของเครื่องส่งสัญญาณ ฯลฯ รวมถึงเงื่อนไขพิเศษใดๆ ที่ FCC กำหนดไว้สำหรับการดำเนินงานของสถานี ใบอนุญาตยังแสดงวันที่ออกและวันหมดอายุด้วย

แฟ้มเอกสารสาธารณะต้องมีสำเนาของคำขอทั้งหมดที่ยื่นต่อ FCC ซึ่งยังอยู่ระหว่างการพิจารณาของ FCC หรือศาล รวมถึงคำขอขายสถานีหรือขอแก้ไขสิ่งอำนวยความสะดวก (เช่น การเพิ่มกำลังส่ง การเปลี่ยนระบบเสาอากาศ หรือการเปลี่ยนตำแหน่งเครื่องส่งสัญญาณ) นอกจากนี้ สถานีต้องเก็บสำเนาของคำขอก่อสร้างหรือขายใดๆ ที่การอนุมัติกำหนดให้เราต้องยกเว้นกฎของเราด้วย

สถานีวิทยุและโทรทัศน์ต้องเก็บสำเนาข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรใดๆ ที่ทำกับผู้ชมหรือผู้ฟังในท้องถิ่น ข้อตกลงเหล่านี้เกี่ยวข้องกับรายการ การจ้างงาน หรือประเด็นอื่นๆ ที่เป็นที่สนใจของชุมชน สถานีวิทยุและโทรทัศน์ต้องเก็บข้อตกลงเหล่านี้ไว้ในแฟ้มสาธารณะตราบเท่าที่ข้อตกลงยังมีผลบังคับใช้

เอกสารสาธารณะจะต้องมีสำเนา แผนที่ เส้นชั้นความสูงการให้บริการหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ส่งมาพร้อมกับใบสมัครที่ยื่นต่อ FCC ซึ่งแสดงถึงเส้นชั้นความสูงการให้บริการของสถานีและ/หรือที่ตั้งสตูดิโอหลักและเครื่องส่งสัญญาณ หากมี เนื่องจากไม่ใช่ทุกสถานีที่จะต้องมีแผนที่เส้นชั้นความสูง

ตามมาตรา 73.1943 [1]ผู้รับใบอนุญาตจะต้องจัดทำเอกสารการออกอากาศของ ผู้สมัครทางการเมือง แต่ละราย

สถานีต่างๆ ต้องเก็บรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดๆ ก็ตามที่เป็นประเด็นในการสอบสวนหรือข้อร้องเรียน ของ FCC

ตามมาตรา 73.2080 [2]ผู้รับใบอนุญาตจะต้องเก็บรักษาบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานอย่างเท่าเทียมกัน (EEO)

FCC มีเอกสารเผยแพร่ชื่อ " การออกอากาศสาธารณะ"ซึ่งต้องเก็บไว้ในแฟ้มเอกสาร

จดหมายทุก ฉบับ จากประชาชนจะต้องถูกจัดเก็บไว้

สถานีออกอากาศทุกแห่งต้องจัดทำรายชื่อรายการที่ออกอากาศเพื่อประโยชน์ของชุมชนท้องถิ่น สถานีโทรทัศน์ต้องมีบันทึกเกี่ยวกับข้อจำกัดด้านโฆษณาและรายการสำหรับเด็กรวมถึงการปฏิบัติตามกฎ E/I ด้วย

มาตรา 73.3580 [3]ระบุว่าเมื่อยื่นขอต่ออายุใบอนุญาต สถานีวิทยุและโทรทัศน์ต้องประกาศต่อสาธารณะถึงเจตนาที่จะออกอากาศต่อไป และแจ้งให้ชุมชนทราบว่าพวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการดำเนินงานของผู้ได้รับใบอนุญาตได้ วันและเวลาของการออกอากาศเหล่านี้จะต้องถูกเก็บรักษาไว้ในแฟ้มสาธารณะ

สำหรับสถานที่เชิงพาณิชย์ ต้องมีสำเนาสัญญาหรือข้อตกลงทุกฉบับเกี่ยวกับการใช้เวลาผ่านตัวกลาง รวมถึง ข้อตกลงด้านการตลาดในท้องถิ่น (LMA) ด้วย

สถานีโทรทัศน์ ประเภท Aจำเป็นต้องจัดทำเอกสารข้อตกลงใดๆ เกี่ยวกับการออกอากาศรายการที่ต้องนำเสนอหรือการอนุญาตให้ออกอากาศซ้ำซึ่งทำไว้กับระบบ เคเบิลทีวี ท้องถิ่น

เอกสารสาธารณะจะต้องมีสำเนาของรายงานการเป็นเจ้าของฉบับสมบูรณ์ล่าสุดที่ยื่นสำหรับสถานีนั้นๆ รายงานฉบับนี้จะมีชื่อของเจ้าของสถานีและสัดส่วนการเป็นเจ้าของ รายชื่อสัญญาใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับสถานีซึ่งต้องยื่นต่อ FCC และระบุถึงผลประโยชน์ใดๆ ที่ผู้ได้รับใบอนุญาตสถานีถือครองในสถานีวิทยุโทรทัศน์อื่นๆ

สถานีต่างๆ ต้องเก็บสำเนาสัญญาทั้งหมด หรือจัดทำรายการสัญญาที่เป็นปัจจุบันซึ่งยื่นต่อ FCC (คณะกรรมการกำกับกิจการสื่อสารแห่งสหรัฐอเมริกา)

สำหรับสถานประกอบการเชิงพาณิชย์ การขายร่วมกันระหว่างทั้งสองฝ่ายจะต้องมีเอกสารหลักฐาน

ตามมาตรา 73.6001 [4]สถานีโทรทัศน์ชั้น A ต้องเก็บสำเนาคุณสมบัติที่ต่อเนื่องของตนไว้

สถานีในแคนาดาต้องเก็บเอกสารต่อไปนี้ไว้ในแฟ้มตรวจสอบสาธารณะ:

กฎระเบียบอย่างเป็นทางการจาก FCC อยู่ในหัวข้อ 47 CFR ส่วนที่ 73:

• บริการออกอากาศเชิงพาณิชย์ (73.3526)
• บริการกระจายเสียงที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์/เพื่อการศึกษา (73.3527)

มาตรา 73.3526 และ 73.3527 ไม่สามารถใช้ได้กับ สถานีวิทยุ FM และโทรทัศน์ กำลังส่งต่ำและผู้สมัครขออนุญาต

• ฐานข้อมูลไฟล์ตรวจสอบสาธารณะของ FCC
• กฎระเบียบการออกอากาศทางวิทยุและโทรทัศน์ - หัวข้อ 47 CFR ส่วนที่ 73 (ฉบับทางการ)