หนังสือแจ้งการชำระเงินคือจดหมายที่ลูกค้าส่งถึงผู้จำหน่ายเพื่อแจ้งให้ผู้จำหน่ายทราบว่าใบแจ้งหนี้ ของลูกค้า ได้รับการชำระแล้ว หากลูกค้าชำระเงินด้วยเช็ค หนังสือแจ้งการชำระเงินมักจะแนบมาพร้อมกับเช็ค หนังสือแจ้งอาจประกอบด้วยข้อความตัวอักษร (เช่น "เรียน ผู้ที่เกี่ยวข้อง: การจัดส่งสินค้าของท่านเมื่อวันที่ 10 เดือนนี้ได้รับในสภาพเรียบร้อยดี พร้อมกับหนังสือแจ้งการชำระเงินจำนวน 52.47 ดอลลาร์สหรัฐฯ ตามใบแจ้งหนี้เลขที่ 83046") หรืออาจเป็นใบสำคัญที่แนบมาด้านข้างหรือด้านบนของเช็ค^{[ 1 ]}

ใบแจ้งการชำระเงินไม่ใช่ข้อบังคับ แต่ถือเป็นมารยาทที่ดี เนื่องจากช่วยให้ฝ่ายบัญชีลูกหนี้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้กับการชำระเงินได้ ดังนั้น ใบแจ้งการชำระเงินควรระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ต้องการชำระเงินด้วย

ในประเทศที่ยังคงใช้เช็คอยู่ บริษัทส่วนใหญ่จะออกแบบใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าส่งส่วนหนึ่งของใบแจ้งหนี้คืนพร้อมกับการชำระเงิน ซึ่งเรียกว่าใบแจ้งการชำระเงิน (remittance advice) ส่วนในประเทศที่การโอนเงินผ่านธนาคารเป็นวิธีการชำระเงินหลัก ใบแจ้งหนี้มักจะแนบมาพร้อมกับแบบฟอร์มคำสั่งโอนเงินผ่านธนาคารมาตรฐาน (เช่นacceptgirosในภาษาดัตช์) (เนเธอร์แลนด์) และÜberweisungen (ในภาษาเยอรมัน) (เยอรมนี)) ซึ่งมีช่องให้กรอกหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขลูกค้า โดยปกติจะเป็นรูปแบบที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ ผู้ชำระเงินกรอกรายละเอียดบัญชีของตนและส่งแบบฟอร์มให้เจ้าหน้าที่ธนาคาร หรือส่งทางไปรษณีย์ไปยังธนาคาร จากนั้นธนาคารจะโอนเงินให้

พนักงานที่เปิดจดหมายขาเข้าควรเปรียบเทียบจำนวนเงินสดที่ได้รับกับจำนวนเงินที่แสดงในใบแจ้งยอดการชำระเงินก่อน หากลูกค้าไม่ส่งใบแจ้งยอดการชำระเงินคืน พนักงานจะต้องจัดทำใบแจ้งยอดดังกล่าวขึ้น ใบแจ้งยอดการชำระเงินนี้ทำหน้าที่เป็นบันทึกเงินสดที่ได้รับในเบื้องต้น เช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงินจากเครื่องคิดเงิน

ระบบสมัยใหม่มักจะสแกนใบแจ้งการชำระเงินที่เป็นกระดาษเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อ ป้อน ข้อมูล ใบแจ้งการชำระเงินสมัยใหม่สามารถมีหมายเลขใบแจ้งหนี้หลายสิบหรือหลายร้อยหมายเลข รวมถึงข้อมูลอื่นๆ ด้วย

เอกสารแจ้งการโอนเงินอาจมีความซับซ้อนมาก โดยเฉพาะในด้านเฉพาะทาง เช่น การชำระเงินประกันสุขภาพ

• ใบแจ้งเงินเดือน
• กล่องล็อค
• หนังสือนำส่ง