การกรองอีเมลคือกระบวนการประมวลผลอีเมลเพื่อจัดระเบียบตามเกณฑ์ที่กำหนด คำนี้อาจหมายถึงการใช้สติปัญญาของมนุษย์ แต่ส่วนใหญ่มักหมายถึงการประมวลผลข้อความโดยอัตโนมัติที่ เซิร์ฟเวอร์ SMTPซึ่งอาจมีการใช้เทคนิคป้องกันสแปมการกรองสามารถใช้ได้กับทั้งอีเมลขาเข้าและอีเมลขาออก

ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมการโทรซอฟต์แวร์ กรองอีเมล สามารถปฏิเสธรายการในขั้นตอนการเชื่อมต่อ SMTP เริ่มต้น^{[ 1 ]}หรือส่งผ่านโดยไม่เปลี่ยนแปลงเพื่อส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนเส้นทางข้อความเพื่อส่งไปยังที่อื่น กักกันไว้เพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม แก้ไข หรือ 'ติดแท็ก' ในรูปแบบอื่นใดได้อีกด้วย

การใช้งานตัวกรองอีเมลโดยทั่วไป ได้แก่ การจัดระเบียบอีเมลขาเข้า และการกำจัดสแปมและไวรัสคอมพิวเตอร์ผู้ให้บริการกล่องจดหมายจะกรองอีเมลขาออกเพื่อตอบสนองต่อสแปมจำนวนมากที่อาจเกิดจากบัญชีที่ถูกบุกรุก การใช้งานที่พบได้น้อยกว่าคือการตรวจสอบอีเมลขาออกในบางบริษัทเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามนโยบายและกฎหมายที่เหมาะสม ผู้ใช้อาจใช้ตัวกรองอีเมลเพื่อจัดลำดับความสำคัญของข้อความ และจัดเรียงข้อความเหล่านั้นลงในโฟลเดอร์ตามหัวข้อหรือเกณฑ์อื่นๆ

ผู้ให้บริการกล่องจดหมายยังสามารถติดตั้งตัวกรองอีเมลในตัวแทนการถ่ายโอนอีเมล ของตน เพื่อเป็นบริการแก่ลูกค้าทุกคนได้อีกด้วย ตัวกรองทั่วไป ได้แก่ โปรแกรมป้องกันไวรัส โปรแกรมป้องกันสแปม การกรอง URL และการปฏิเสธตามการตรวจสอบสิทธิ์

องค์กรต่างๆ มักใช้ตัวกรองเพื่อปกป้องพนักงานและทรัพย์สิน ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของตนตัวกรองแบบดักจับทั้งหมด (catch-all filter) จะดักจับอีเมลทั้งหมดที่ส่งไปยังโดเมนที่ไม่มีอยู่ในเซิร์ฟเวอร์อีเมล ซึ่งจะช่วยป้องกันการสูญหายของอีเมลเนื่องจากการสะกดผิด

ผู้ใช้สามารถติดตั้งโปรแกรมแยกต่างหาก (ดูลิงก์ด้านล่าง) หรือกำหนดค่าการกรองเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมอีเมล ( ไคลเอนต์อีเมล ) ได้ ในโปรแกรมอีเมล ผู้ใช้สามารถสร้างตัวกรองส่วนบุคคลแบบ "กำหนดเอง" ซึ่งจะกรองอีเมลโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ที่เลือก

ตัวกรองอีเมลสามารถทำงานได้ทั้งกับการรับส่งอีเมลขาเข้าและขาออก การกรองอีเมลขาเข้าเกี่ยวข้องกับการสแกนข้อความจากอินเทอร์เน็ตที่ส่งถึงผู้ใช้ที่ได้รับการคุ้มครองโดยระบบการกรองหรือเพื่อการดักฟังตามกฎหมายการกรองอีเมลขาออกเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ตรงกันข้าม คือการสแกนข้อความอีเมลจากผู้ใช้ในพื้นที่ก่อนที่ข้อความที่อาจเป็นอันตรายจะถูกส่งไปยังผู้อื่นบนอินเทอร์เน็ต^{[ 2 ]} วิธีหนึ่งในการกรองอีเมลขาออกที่ ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตใช้กันทั่วไปคือการใช้พร็อกซี SMTP แบบโปร่งใสซึ่งการรับส่งอีเมลจะถูกดักจับและกรองผ่านพร็อกซีแบบโปร่งใสภายในเครือข่าย การกรองขาออก^{[ 3 ]}ยังสามารถเกิดขึ้นในเซิร์ฟเวอร์อีเมล ได้อีกด้วย บริษัทหลายแห่งใช้ เทคโนโลยี ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์อีเมล ขาออก เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนผ่านทางอีเมล

ตัวกรองอีเมลมีความสามารถในการกำหนดค่าได้หลายระดับ บางครั้งจะตัดสินใจโดยอิงจากการจับคู่กับนิพจน์ปกติในบางครั้ง โค้ดอาจจับคู่คำหลักในเนื้อหาข้อความ หรืออาจเป็นที่อยู่อีเมลของผู้ส่งข้อความการควบคุมการไหลและตรรกะที่ซับซ้อนมากขึ้นสามารถทำได้ด้วยภาษาโปรแกรม โดยทั่วไปแล้วจะถูกนำไปใช้ด้วย ภาษา โปรแกรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเช่นprocmailซึ่งระบุเงื่อนไขที่จะจับคู่และดำเนินการเมื่อจับคู่ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการจับคู่เพิ่มเติม ตัวกรองขั้นสูงบางตัว โดยเฉพาะตัวกรองป้องกันสแปม ใช้ เทคนิค การจำแนกเอกสาร ทางสถิติ เช่นตัวจำแนกแบบ Naive Bayesในขณะที่บางตัวใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อจัดระเบียบอีเมลขาเข้า^{[ 4 ]}การกรองภาพสามารถใช้อัลกอริธึมการวิเคราะห์ภาพที่ซับซ้อนเพื่อตรวจจับโทนสีผิวและรูปร่างของร่างกายเฉพาะที่มักเกี่ยวข้องกับภาพลามกอนาจาร

Microsoft Outlookมีตัวกรองอีเมลที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเรียกว่า "กฎ" ^{[ 5 ]}

• การกรองสแปมแบบเบย์เซียน
• CRM114
• การกรองข้อมูล
• การเลือกปฏิบัติแบบมาร์โคเวียน
• การป้องกันสแปมขาออก
• Sieve (mail filtering language)คือมาตรฐาน RFC สำหรับอธิบายตัวกรองอีเมล
• รายชื่ออีเมลที่อนุญาต #รายชื่ออีเมลที่อนุญาต