ระบบจัดการการส่งเอกสาร
ระบบจัดการการส่งเอกสาร (Submission Management System ) คือระบบซอฟต์แวร์ หรือที่เรียกว่าระบบประมวลผลการส่งเอกสาร ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนและทำให้การรวบรวม ติดตาม และจัดการเอกสารที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปอย่างราบรื่น ข้อมูลสามารถรับ ตรวจสอบ ติดตาม จัดเก็บ และเผยแพร่ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ระบบจัดการการส่งเอกสารอาจเป็นระบบบนเว็บที่ทำงานในสภาพแวดล้อมของเบราว์เซอร์ ผลิตภัณฑ์เชิง พาณิชย์ (COTS)หรืออาจอยู่ในรูปแบบของแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป การส่งเอกสารจะเสร็จสมบูรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้เกิดกระบวนการแบบเรียลไทม์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาทั้งสำหรับผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติแล้วระบบจัดการการส่งเอกสารสามารถรับข้อมูลปริมาณมากได้อย่างรวดเร็ว
ระบบจัดการการส่งเอกสารอาจถือได้ว่าเป็นระบบจัดการเนื้อหา เฉพาะแอปพลิเคชัน โดยพื้นฐานแล้ว ระบบดังกล่าวสามารถใช้ในหลายสถานการณ์เพื่อเป็นทางเลือกแทนอีเมลได้
คุณลักษณะทั่วไป
แม้ว่าระบบจัดการการส่งเอกสารอาจมีความซับซ้อนมาก แต่ก็มีคุณสมบัติบางอย่างที่ระบบจัดการการส่งเอกสารต้องมีเพื่อให้จัดอยู่ในหมวดหมู่นั้นได้ ต่อไปนี้คือรายการคุณสมบัติเหล่านั้น:
- มีข้อกำหนดให้ระบุเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสำหรับการรวบรวมเอกสารที่ส่งเข้ามา
- กลไกสำหรับการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์
- กลไกสำหรับการดาวน์โหลดและดูข้อมูลที่รวบรวมไว้ โดยจำกัดเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตในแต่ละช่วงเวลา เท่านั้น
- กลไกในการตรวจสอบว่าเอกสารและไฟล์แนบทั้งหมดปลอดจากไวรัส
- กลไกเพื่อรับประกันว่าข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดครบถ้วนสำหรับการยื่นเอกสาร
- กลไกในการรับและปฏิเสธการส่งผลงาน
- จัดให้มีช่องทางสำหรับการให้ข้อเสนอแนะที่เกี่ยวข้องแก่ผู้ส่งผลงาน
- ข้อกำหนดสำหรับการขอให้ส่งเอกสารใหม่
- กลไกสำหรับผู้ส่งผลงานในการดูผลงานที่ตนเองส่งและข้อคิดเห็นที่เกี่ยวข้อง
การใช้งานทั่วไป
แอปพลิเคชันเหล่านี้แต่ละตัวครอบคลุมขั้นตอนการทำงานทั้งหมดและคุณสมบัติทั่วไปทั้งหมดของระบบจัดการการส่งเอกสารทั่วไป
การจัดการหลักสูตร
ระบบบริหารจัดการหลักสูตรใช้ในวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยเพื่อรวบรวมและจัดการงานมอบหมายและโครงงานต่างๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
การจัดการประชุม
การประชุมวิชาการที่มีการเรียกรับบทความจะใช้ระบบบริหารจัดการการประชุมเพื่อรวบรวม ตรวจสอบ และคัดเลือกบทความวิจัย จากนั้นจึงแจ้งให้ผู้เขียนทราบหากบทความของพวกเขาได้รับการคัดเลือกเพื่อตีพิมพ์และนำเสนอ
การจัดการแอปพลิเคชันภาครัฐอิเล็กทรอนิกส์
ไม่ว่าจะเป็นระดับรัฐบาลกลาง รัฐบาลท้องถิ่น หรือรัฐบาลระดับรัฐ ขั้นตอนการทำงานของรัฐบาลมักกำหนดให้ต้องยื่นแบบฟอร์ม ไม่ว่าจะทางอิเล็กทรอนิกส์หรือบนกระดาษ ระบบบริหารจัดการการยื่นเอกสารสามารถเป็นเครื่องมือสำหรับการยื่นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ต่อรัฐบาลได้
การจัดการประวัติย่อและการจัดการการสรรหาบุคลากร
เว็บไซต์จัดหางานและเว็บไซต์หางานรวบรวมประวัติย่อในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และช่วยให้ผู้สรรหาบุคลากรสามารถติดต่อกับผู้หางานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การจัดการกิจกรรมและการแข่งขัน
กิจกรรมและการแข่งขันหลายรายการมีการคัดเลือกผู้เข้าร่วมและผู้เข้าชมรอบแรกผ่านระบบออนไลน์ ผู้จัดงานจะใช้ระบบบริหารจัดการกิจกรรมที่มีฟังก์ชันในการรวบรวมและจัดการข้อมูลที่ส่งเข้ามาทางอิเล็กทรอนิกส์
การจัดการแบบสำรวจออนไลน์
ระบบเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้สร้างแบบสำรวจออนไลน์ รวบรวมคำตอบจากผู้คนผ่านทางอินเทอร์เน็ต และดูผลลัพธ์ในรูปแบบต่างๆ รวมถึงกราฟ ระบบเหล่านี้โดยพื้นฐานแล้วเป็นระบบจัดการการส่งข้อมูลแบบต่างๆ
การจัดการการส่งต้นฉบับ
ระบบจัดการการส่งต้นฉบับช่วยให้บรรณาธิการของวารสารวิชาการสามารถจัดการการส่งต้นฉบับทางอิเล็กทรอนิกส์ของผู้เขียนเพื่อการตีพิมพ์ คัดเลือกผู้ตรวจทานต้นฉบับ ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของวารสารของผู้เขียน และสื่อสารกับผู้เขียน ตัวอย่างของระบบดังกล่าว ได้แก่ScholarOne ของClarivate [ 1 ] , Submit A Manuscript (SAM) [ 2 ] , Conference Submission [ 3 ] Management เป็นต้น ระบบเหล่านี้ได้รับการออกแบบให้เป็นระบบจัดการการส่งต้นฉบับที่มีความยืดหยุ่นและทรงพลังมาก เพื่อจัดการขั้นตอนการทำงานของบรรณาธิการทั้งหมดของการส่งต้นฉบับ
ระบบทั่วไป
ระบบจัดการการส่งเอกสารแบบทั่วไปไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะเพื่อให้เหมาะกับแอปพลิเคชันหรือสถานการณ์การจัดการการส่งเอกสารใดสถานการณ์หนึ่ง แต่ระบบเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรวบรวมและจัดการเอกสารที่ส่งมาจากหลายแอปพลิเคชันและหลายสถานการณ์ได้ แม้ว่าระบบประเภทนี้จะมีอยู่ แต่ก็มีจำนวนน้อยกว่าเมื่อเทียบกับระบบที่จำเพาะเจาะจงกับแอปพลิเคชันใดแอปพลิเคชันหนึ่ง
การต่อต้านระบบการจัดการการส่งเอกสาร
การนำระบบการจัดการการส่งผลงานไปใช้อย่างแพร่หลาย (โดยเฉพาะในแวดวงวิชาการ) ถูกขัดขวางโดยปัจจัยหลายประการ[ 4 ]ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:
- ความไม่สะดวกขณะวาดรูป แผนภาพ และสมการบนคอมพิวเตอร์
- การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงและการยอมรับเทคโนโลยีใหม่
- การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตที่จำกัดหรือไม่สามารถเข้าถึงได้
- ปฏิบัติตามกำหนดส่งงานอย่างเคร่งครัด
- การใช้ระบบจัดการการส่งข้อมูลต้องใช้ความพยายามมากกว่าวิธีการแบบดั้งเดิม เช่นการส่งอีเมล
- ขาดความไว้วางใจในระบบจัดการการส่งเอกสารทางเว็บ
- ช่วงการเรียนรู้ที่ค่อนข้างยาก