กองทุน
ในวิทยาการเก็บรักษาเอกสารfonds ( พหูพจน์fonds เช่นกัน ) หมายถึงกลุ่มเอกสารที่มีต้นกำเนิดเดียวกันและเกิดขึ้นตามธรรมชาติอันเป็นผลมาจากการดำเนินงานประจำวันของหน่วยงาน บุคคล หรือองค์กร[ 1 ]ตัวอย่างของ fonds อาจเป็นงานเขียนของกวีที่ไม่เคยได้รับการตีพิมพ์ หรือบันทึกของสถาบันในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
ฟอนด์เป็นส่วนหนึ่งของระบบการอธิบายแบบลำดับชั้นในหอจดหมายเหตุ โดยเริ่มจากฟอนด์ที่ด้านบนสุด ระดับถัดไปจะมีความละเอียดและแคบลงตามลำดับชั้น ระดับการอธิบายจะเริ่มจากฟอนด์ไปยังชุดไปยังไฟล์และไปยัง ระดับ รายการระหว่างระดับฟอนด์และชุด บางครั้งอาจมี ระดับ ซับฟอนด์ ( ภาษาฝรั่งเศส: sous-fonds ) และระหว่างระดับชุดและไฟล์ บางครั้งอาจมีระดับซับชุด[ 2 ] [ 3 ]
ที่มาทางประวัติศาสตร์
ในสาขาวิทยาศาสตร์การเก็บรักษาเอกสาร เป็นที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวางว่าคำว่าfondsมีต้นกำเนิดมาจากการปฏิบัติงานเก็บรักษาเอกสารของฝรั่งเศสไม่นานหลังจากการปฏิวัติฝรั่งเศสเนื่องจากNatalis de Waillyหัวหน้าแผนกบริหารของหอจดหมายเหตุแห่งชาติของฝรั่งเศส ได้เขียนหนังสือเวียนฉบับที่ 14ซึ่งวางแนวคิดของ fonds ไว้เพื่อเก็บรักษาเอกสารที่มีต้นกำเนิดเดียวกันไว้ด้วยกัน เนื่องจากก่อนหน้านี้มีการจัดประเภทเอกสารอย่างไม่เป็นระเบียบและไม่สอดคล้องกัน[ 4 ]ในเอกสารฉบับเดียวกันWaillyยังได้บัญญัติแนวคิดของrespect des fondsซึ่งเป็นหลักการของลำดับเดิมที่ผู้ดูแลเอกสารควรคงการจัดเรียงเอกสารภายใน fonds ไว้ตามต้นกำเนิดของบุคคลหรือหน่วยงานที่สร้างเอกสารเหล่านั้น[ 5 ]อย่างไรก็ตามLuciana Durantiได้พบหลักฐานว่าแนวคิดนี้มีต้นกำเนิดในเนเปิลส์และสถานที่อื่นๆ ก่อนหนังสือเวียนฉบับที่ 14ในปี 1814 [ 6 ]ไม่ว่าจะมีต้นกำเนิดมาจากที่ใดrespect des fondsก็แพร่กระจายอย่างรวดเร็วทั่วยุโรปหลังจากการตีพิมพ์คู่มือการจัดเรียงและการอธิบายเอกสารจดหมายเหตุซึ่งโดยทั่วไปเรียกว่าคู่มือภาษาดัตช์ในปี 1898 และการประชุมนานาชาติครั้งแรกของบรรณารักษ์จดหมายเหตุในปี 1910 [ 4 ]
กองทุนและที่มา
คำว่าfondsที่Wailly สร้างขึ้น นั้นไม่แม่นยำเท่าที่ควรและเปิดช่องให้ตีความ fonds ได้หลายแบบ ด้วยเหตุนี้ นักจดหมายเหตุชาวปรัสเซียจึงออกระเบียบข้อบังคับสำหรับการจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุในปี 1881 ระเบียบข้อบังคับเหล่านี้ให้ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับ fonds ในฐานะบันทึกสาธารณะที่ "ควรจัดกลุ่มตามแหล่งที่มาในหน่วยงานบริหารราชการ" และหลักการนี้เรียกว่าProvenienzprinzipหรือที่รู้จักกันทั่วไปในปัจจุบันในหมู่ผู้พูดภาษาอังกฤษว่าprovenance [ 7 ] Provenance ในความหมายนี้คือการปฏิบัติของนักจดหมายเหตุในการเก็บรักษากลุ่มบันทึกที่ได้รับมาเป็นหน่วยเดียวกันและไม่รวมเข้ากับเอกสารอื่น[ 8 ]บางครั้ง Provenance ยังถูกเรียกว่าประวัติการดูแลรักษาเนื่องจากคำนึงถึงบุคคลหรือองค์กรต่างๆ ที่ถือครองบันทึกเหล่านี้ก่อนที่จดหมายเหตุจะได้รับมา และวิธีการที่พวกเขาจัดระเบียบบันทึกเหล่านั้น[ 9 ] Respect des fondsมักถูกเข้าใจผิดว่าเป็นสิ่งเดียวกับ provenance แต่แนวคิดทั้งสองนี้ แม้จะมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด แต่ก็มีความแตกต่างกันตรงที่ provenance หมายถึงการรักษาผลงานของบุคคลหรือองค์กรเฉพาะให้แยกจากกัน ในขณะที่respect des fondsเพิ่มเข้ามาโดยการรักษาหรือสร้างลำดับเดิมของผู้สร้างขึ้นมาใหม่ แนวคิดของ fonds และrespect des fondsได้เปลี่ยนแปลงโลกของการเก็บรักษาเอกสาร และยังคงใช้กันอยู่ในปัจจุบัน
การใช้งานและแนวปฏิบัติในยุคปัจจุบัน
ในการปฏิบัติงานด้านการจัดเก็บเอกสารสมัยใหม่ แนวคิดเรื่อง fonds ยังคงมีอยู่ โดยเฉพาะในยุโรปและอเมริกาเหนือ อย่างไรก็ตาม บางครั้ง fonds ก็มีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเพื่อให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงานด้านการจัดเก็บเอกสารอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ในหอจดหมายเหตุแห่งชาติของอังกฤษ จะใช้ คำว่าarchive group แทน fonds ในขณะที่ใน หอจดหมายเหตุและบันทึกแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา นิยมใช้ คำว่า record groupมากกว่า Record group มักถูกเปรียบเทียบกับ fonds แต่ในความเป็นจริงแล้ว อาจประกอบด้วย fonds มากกว่าหนึ่งอัน หรืออาจไม่ใช่ fonds เต็มรูปแบบก็ได้[ 10 ]ในทฤษฎีการจัดเก็บเอกสารของออสเตรเลีย มีการยอมรับหลักการrespect des fondsแต่ทฤษฎีนี้เน้นที่ซีรีส์เป็นระดับการอธิบายหลัก โดยมีที่มาหลายแหล่ง[ 11 ]ไม่ควรสับสนระหว่าง fonds กับคำว่าdocument collectionซึ่งใช้สำหรับการรวบรวมเอกสารที่รวบรวมโดยผู้รวบรวม โดยอิงจากลักษณะร่วมกันบางอย่าง แต่ไม่ได้สร้างขึ้นโดยผู้รวบรวม และมักไม่เป็นไปตามที่มา[ 12 ]
กองเอกสารในคลังเอกสารดิจิทัล
เนื่องจากเอกสารสำคัญต่างๆ กำลังถูกแปลงเป็นดิจิทัล มากขึ้น (สแกนและจัดเก็บในคอมพิวเตอร์) และย้ายไปยังแพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แนวคิดเรื่องกองเอกสารที่มีอยู่ในฐานข้อมูลออนไลน์จึงเปลี่ยนแปลงไป แคตตาล็อกอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้จัดเรียงรายการในระดับคำอธิบายของกองเอกสารเพื่อปฏิบัติตามขั้นตอนแหล่งที่มา เว้นแต่จะได้รับคำสั่งให้ทำเช่นนั้น และไม่ได้จัดเรียงรายการตามลำดับเวลาโดยอัตโนมัติเพื่อปฏิบัติตาม หลักการ เคารพกองเอกสารนอกจากนี้ยังมีปัญหาของรายการที่สร้างขึ้นในรูปแบบดิจิทัลซึ่งเป็นรายการที่สร้างขึ้นทางอิเล็กทรอนิกส์และไม่ขึ้นอยู่กับลำดับชั้นของรายการทางกายภาพโดยอัตโนมัติ[ 13 ]การนำกองเอกสารไปใช้ในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดความท้าทายใหม่ๆ ในการรวบรวมกองเอกสารเข้าด้วยกันทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และทางกายภาพ ดังที่เจฟเฟอร์สัน เบลีย์กล่าวไว้ว่า "ตรรกะของฐานข้อมูลไม่เป็นเชิงเส้นและไม่มีลำดับดั้งเดิมเนื่องจากลำดับขึ้นอยู่กับการสอบถาม" [ 4 ]ในบริบทดิจิทัล คลังเอกสารบางแห่งได้เริ่มอธิบายสิ่งของที่เก็บรักษาไว้ในระดับกองหรือชุด หรือหากคลังเอกสารเลือกที่จะอธิบายในระดับไฟล์และรายการ กองเอกสารเหล่านั้นสามารถเก็บไว้ด้วยกันได้โดยการใช้เมตาเดตาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมตาเดตามีข้อมูลเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างรายการต่างๆ เพื่อเชื่อมโยงรายการและคำอธิบายระดับที่สูงกว่าเข้าด้วยกัน[ 14 ]กองเอกสารในคลังเอกสารดิจิทัลเป็นประเด็นที่จะพัฒนาต่อไปเรื่อยๆ ตามการพัฒนาของคลังเอกสารดิจิทัล และยังคงต้องรอดูว่ากองเอกสารจะพัฒนาไปอย่างไรในบริบทนี้
ดูเพิ่มเติม
เชิงอรรถ
- ↑ "เกี่ยวกับหอจดหมายเหตุ" . Archives.Queensu.ca . คิงส์ตัน, ออนแทรีโอ: มหาวิทยาลัยควีนส์. สืบค้นเมื่อ11 เมษายน 2019 .
- ↑ Eastwood, Terry (2000). "การนำส่วนต่างๆ ของทั้งหมดมารวมกัน: การจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุอย่างเป็นระบบ" . Archivaria . 50 : 93– 116. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อวันที่ 12 เมษายน 2019 . สืบค้นเมื่อเมื่อวันที่ 13 เมษายน 2019 .
- ↑ "การจัดทำรายการคลังเอกสาร" . NationalArchives.gov.uk . คิว, ลอนดอน: หอจดหมายเหตุแห่งชาติ. สืบค้นเมื่อ11 เมษายน 2019 .
- 1 2 3 Bailey, Jefferson (มิถุนายน 2013). "Disrespect des Fonds: Rethinking Arrangement and Description in Born-digital Archives" . Archive Journal . 3 .
- ↑ Hedstrom, M.; King, JL (2006). "โครงสร้างพื้นฐานทางความรู้ในการเติบโตของเศรษฐกิจความรู้" ใน Kahin, B.; Foray, D. (บรรณาธิการ). การพัฒนาความรู้และเศรษฐกิจความรู้เคมบริดจ์ แมสซาชูเซตส์: สำนัก พิมพ์MITหน้า113–134
- ↑ Duranti, Luciana (ฤดูใบไม้ผลิ 1993). "ที่มาและการพัฒนาของแนวคิดการบรรยายเอกสารจดหมายเหตุ" . Archivaria . 35 : 47– 54. เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2019 . สืบค้นเมื่อ16 เมษายน 2019 .
- ↑ Schellenberg, TR (1961). "หลักการจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุ" The American Archivist 24 : 11– 24. doi : 10.17723 /aarc.24.1.l330351406231083 . เก็บถาวรจากต้นฉบับเมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2020 . สืบค้นเมื่อ29 เมษายน 2019 .
- ↑ Boles, Frank (ฤดูหนาว 1982). "การไม่เคารพคำสั่งเดิม". The American Archivist . 45 (1): 26– 32. doi : 10.17723/aarc.45.1.94g0502t2g81053g .
- ↑ "ประวัติการดูแลรักษา" . www2.Archivists.org . สมาคมนักจดหมายเหตุแห่งอเมริกา. สืบค้นเมื่อ12 เมษายน 2562 .
- ↑ "แหล่งข้อมูลการ จัดการจดหมายเหตุและบันทึก"หอจดหมายเหตุแห่งชาติ 15 สิงหาคม 2559 สืบค้นเมื่อ12 เมษายน 2562
- ↑ McKemmish, S. (2017). "การเก็บรักษาบันทึกในความต่อเนื่อง: ประเพณีของออสเตรเลีย" ใน Gilland, A.; McKemmish, S.; Lau, A. (บรรณาธิการ). การวิจัยในจักรวาลจดหมายเหตุ . เคลย์ตัน, วิกตอเรีย, ออสเตรเลีย: สำนักพิมพ์ มหาวิทยาลัยโมนาช . หน้า122–160).
- ↑ "ฐานข้อมูลศัพท์เฉพาะทางด้านจดหมายเหตุหลายภาษา" . Ciscra.org . ศูนย์การศึกษานานาชาติเกี่ยวกับบันทึกและจดหมายเหตุร่วมสมัย คณะบรรณารักษศาสตร์ จดหมายเหตุ และสารสนเทศศึกษามหาวิทยาลัยบริติชโคลัมเบีย. สืบค้นเมื่อ13 เมษายน 2562 .
- ↑ "บันทึกและข้อมูลเมตาแบบดิจิทัลตั้งแต่ต้น" . NationalArchives.gov.uk . คิว ลอนดอน: หอจดหมายเหตุแห่งชาติ. สืบค้นเมื่อ19 มีนาคม 2024 .
- ↑ Zhang, Jane (ฤดูใบไม้ร่วง 2012). "คำสั่งดั้งเดิมในคลังเอกสารดิจิทัล". Archivaria . 74 : 167–193 .