ในทางบัญชีการเงินบัญชีสำรองจะมียอดคงเหลือด้านเครดิตเสมอ และอาจหมายถึงส่วนหนึ่งของส่วนของผู้ถือหุ้นหนี้สินสำหรับค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะได้รับ หรือสินทรัพย์หักล้างสำหรับหนี้สูญ

เงินสำรองสามารถปรากฏในส่วนใดส่วนหนึ่งของส่วนของผู้ถือหุ้นยกเว้นทุนที่ได้รับบริจาคหรือทุนหุ้นขั้นพื้นฐาน ใน การบัญชีขององค์กร ไม่แสวงหาผลกำไร "เงินสำรองในการดำเนินงาน" คือเงินสดในมือที่ไม่มีข้อจำกัดซึ่งพร้อมใช้งานเพื่อรักษาองค์กร และคณะกรรมการขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรมักจะระบุเป้าหมายในการรักษาเงินสดในการดำเนินงานไว้หลายเดือนหรือเป็นเปอร์เซ็นต์ของรายได้ประจำปี ซึ่งเรียกว่าอัตราส่วนเงินสำรองในการดำเนินงาน^{[ 1 ]}

ในการบัญชีทางการเงินมีการใช้เงินสำรองหลายประเภท ได้แก่ เงินสำรองทุน เงินสำรองรายได้ เงินสำรองตามกฎหมาย เงินสำรองที่เกิดขึ้นจริง และเงินสำรองที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง

เงินสำรองส่วนของผู้ถือหุ้นเกิดขึ้นจากแหล่งที่มาหลายประการ:

• เงินสำรองที่เกิดจากการลงทุนของผู้ถือหุ้น ซึ่งตัวอย่างที่พบได้บ่อยที่สุด ได้แก่:
  • เงินสำรองตามกฎหมาย – เป็นสิ่งที่กฎหมายหลายฉบับกำหนดไว้ และต้องจ่ายเป็นเปอร์เซ็นต์ของทุนจดทะเบียน
  • ส่วนเกินทุน – จำนวนเงินที่ผู้ถือหุ้นจ่ายสำหรับหุ้นที่เกินกว่ามูลค่าที่ตราไว้ภายใต้กรอบการเพิ่มทุนโดยส่วนเกินทุน สัดส่วนที่มากขึ้นของการเพิ่มทุนจะถูกนำไปไว้ในทุนสำรอง ในขณะที่ทุนที่จดทะเบียนจะเพิ่มขึ้นในจำนวนขั้นต่ำ เนื่องจากทุนสำรองจะช่วยชดเชยการขาดทุนในระยะเริ่มต้น หากการเพิ่มทุนดำเนินการอย่างเต็มที่หรือในระดับที่สำคัญผ่านการเพิ่มทุนที่จดทะเบียน ส่วนของผู้ถือหุ้นอาจลดลงต่ำกว่าทุนที่จดทะเบียนได้ง่ายเนื่องจากการขาดทุน ^{[ 2 ]}

• เงินสำรองที่สร้างขึ้นจากกำไร โดยเฉพาะกำไรสะสมหรือกำไรทางบัญชีที่สะสมไว้ หรือในกรณีขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ก็คือส่วนเกินจากการดำเนินงาน อย่างไรก็ตาม กำไรอาจถูกจัดสรรไปยังเงินสำรองประเภทอื่นได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น:
  • เงินสำรองตามกฎหมายจากกำไร – กฎหมายหลายฉบับกำหนดให้จัดตั้งเงินสำรองในสัดส่วนร้อยละของกำไร
  • เงินสำรองค่าตอบแทน – จะนำไปใช้จ่ายเป็นโบนัสให้แก่พนักงานหรือผู้บริหารในภายหลัง
  • ค่าเผื่อการแปลงสกุลเงิน – เกิดขึ้นระหว่างการรวมกิจการที่มีสกุลเงินรายงานแตกต่างกัน

เงินสำรองคือผลกำไรที่บริษัทได้รับ โดยส่วนหนึ่งจะถูกนำกลับไปลงทุนในธุรกิจเพื่อช่วยเหลือธุรกิจในยามยากลำบาก ประโยคข้างต้นอาจทำให้ผู้อ่านที่ไม่ระมัดระวังเข้าใจผิดว่ารายการนี้เป็นสินทรัพย์ เป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต ซึ่งไม่ถูกต้อง เงินสำรองจะเป็นยอดคงเหลือด้านเครดิตเสมอ กำไรสะสมโดยทั่วไปจะมียอดคงเหลือด้านเครดิต หากบริษัทต้องการติดป้ายกำกับส่วนหนึ่งของกำไรสะสมว่าเป็นเงินสำรองเพื่อการลงทุนใหม่ การติดป้ายกำกับนั้นก็ไม่เสียหาย แต่ก็ไม่ได้ทำให้สินทรัพย์ ไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือไม่ก็ตาม พร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อ ไม่ว่าจะในยามยากลำบากหรือไม่ก็ตาม

บางครั้งคำว่า "สำรอง"ถูกใช้ในความหมายเดียวกับ " เงินสำรอง"ซึ่งไม่สอดคล้องกับคำศัพท์ที่คณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศ (IASB) แนะนำ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเงินสำรอง โปรดดู ที่ " เงินสำรอง (การบัญชี) " ข้อความข้างต้นนั้นถูกต้องตามการใช้งานของ IASB แต่โปรดทราบว่าในสหรัฐอเมริกา ภายใต้หลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไปของสหรัฐอเมริกา (US GAAP) คำว่า "เงินสำรอง" หมายถึงยอดคงเหลือด้านเดบิต ไม่ใช่ยอดคงเหลือด้านเครดิต การใช้คำว่า "เงินสำรอง" เป็นคำที่อันตรายในการพยายามสื่อสารให้ชัดเจนในการสนทนากับทั้งสหรัฐอเมริกาและ IASB "เงินสำรองสำหรับภาษีเงินได้" หมายถึงค่าใช้จ่ายใน US GAAP และหนี้สินในศัพท์เฉพาะของ IASB

ไม่มีอัตราส่วนเงินสำรองการดำเนินงานที่เหมาะสมเพียงค่าเดียว วัตถุประสงค์ของเงินสำรองคือการรักษาองค์กรให้คงอยู่และให้บริการต่อไปในช่วงที่เกิดภาวะวิกฤตทางการเงินชั่วคราว เงินสำรองต้องมีขนาดใหญ่พอที่จะรองรับกิจกรรมการดำเนินงานปกติทั้งหมดในช่วงที่รายได้ลดลงอย่างไม่คาดคิด^{[ 3 ]}

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีแหล่งรายได้ที่มั่นคงและเชื่อถือได้ ไม่น่าจะใช้เงินเกินประมาณสามเดือนของค่าใช้จ่ายในช่วงที่เกิดภาวะวิกฤตทางการเงินที่ไม่คาดคิด^{[ 3 ]} องค์กรขนาดเล็ก (เช่น น้อยกว่า 1,000,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี) หรือองค์กรที่มีแหล่งรายได้ผันผวน อาจมีความเสี่ยงแม้ว่าจะมีเงินสำรองมากกว่าหกเดือนของค่าใช้จ่ายก็ตาม^{[ 3 ]} ตัวอย่างเช่น ผู้ให้ทุนมักจะรักษาเงินสำรองในการดำเนินงานไว้มากกว่า 12 เดือน เนื่องจากรายได้ของพวกเขามักขึ้นอยู่กับตลาดหุ้นที่ผันผวน^{[ 3 ]} องค์กรคุ้มครองสัตว์ขนาดใหญ่มีโอกาสประมาณ 10% ที่จะสูญเสียรายได้ไปหนึ่งในสี่ในช่วงปี ซึ่งจะต้องใช้เงินสำรองประมาณสามเดือนในการชดเชย และมีความเสี่ยง 1% ที่จะสูญเสียรายได้ไปครึ่งหนึ่งในช่วงปีที่ยากลำบาก ซึ่งจะต้องใช้เงินสำรองเท่ากับหกเดือนของค่าใช้จ่าย^{[ 3 ]} องค์กรคุ้มครองสัตว์ขนาดเล็กมีรูปแบบรายได้ที่ผันผวนมากกว่า ดังนั้นจึงต้องการเงินสำรองที่สูงกว่า ซึ่งอาจเกินค่าใช้จ่ายมากกว่าหนึ่งปี^{[ 3 ]}

• รายได้เบ็ดเสร็จอื่นสะสม
• งบดุล