การจัดการเนื้อหา

การจัดการเนื้อหา ( CM ) คือชุดของกระบวนการและเทคโนโลยีที่สนับสนุนการรวบรวม การจัดการ และการเผยแพร่ข้อมูลในรูปแบบหรือสื่อใดๆ เมื่อจัดเก็บและเข้าถึงผ่านคอมพิวเตอร์ ข้อมูลนี้อาจเรียกได้ว่าเนื้อหาดิจิทัล หรือเรียกง่ายๆว่า เนื้อหา

• เนื้อหาดิจิทัลอาจอยู่ในรูปแบบของข้อความ (เช่น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์) รูปภาพ ไฟล์มัลติมีเดีย (เช่น ไฟล์เสียงหรือวิดีโอ) หรือไฟล์ประเภทอื่น ๆ ที่มีวงจรชีวิตของเนื้อหาซึ่งต้องมีการจัดการ
• กระบวนการพัฒนาและจัดการเนื้อหามีความซับซ้อนมากจนผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ต่างๆ (ทั้งรายใหญ่และรายเล็ก) เช่น Interwoven และ Microsoft ต่างนำเสนอซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาเพื่อควบคุมและทำให้กระบวนการสำคัญๆ ในวงจรชีวิตของเนื้อหาเป็นไปโดยอัตโนมัติ

แนวทางปฏิบัติและเป้าหมายของการจัดการเนื้อหาแตกต่างกันไปตามภารกิจและโครงสร้างการกำกับดูแลขององค์กร องค์กรข่าว เว็บไซต์ อีคอมเมิร์ซและสถาบันการศึกษาต่างก็ใช้การจัดการเนื้อหา แต่ในวิธีการที่แตกต่างกัน ซึ่งนำไปสู่ความแตกต่างในด้านคำศัพท์ ชื่อ และจำนวนขั้นตอนในกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น เนื้อหาดิจิทัลบางส่วนถูกสร้างขึ้นโดยผู้เขียนหนึ่งคนหรือมากกว่านั้น และเนื้อหานั้นอาจได้รับการแก้ไขเมื่อเวลาผ่านไป โดยอาจมีบุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่านั้นเข้ามาตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหาเพื่อเผยแพร่

การเผยแพร่สามารถเกิดขึ้นได้หลายรูปแบบ: อาจเป็นการ "ผลักดัน" เนื้อหาออกไปให้ผู้อื่น หรือเพียงแค่การให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาดิจิทัลแก่บุคคลหนึ่งหรือหลายคน ต่อมาเนื้อหานั้นอาจถูกแทนที่ด้วยเนื้อหาเวอร์ชันอื่นและถูกยกเลิกหรือลบออกจากระบบ (เช่นเดียวกับการแก้ไขหน้าวิกิเพจนี้)

การจัดการเนื้อหาเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความร่วมมือเป็นอย่างมาก โดยมักประกอบด้วยบทบาทและความรับผิดชอบพื้นฐานดังต่อไปนี้:

• ผู้สร้าง – รับผิดชอบในการสร้างและแก้ไขเนื้อหา
• บรรณาธิการ – รับผิดชอบในการปรับแต่งเนื้อหาและรูปแบบการนำเสนอ รวมถึงการแปลและการปรับให้เข้ากับท้องถิ่น
• ผู้จัดพิมพ์ – มีหน้าที่รับผิดชอบในการเผยแพร่เนื้อหาเพื่อการใช้งาน
• ผู้ดูแลระบบ – มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ กลุ่มข้อมูล และไฟล์ ซึ่งโดยปกติจะทำได้โดยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับกลุ่มผู้ใช้หรือบทบาทต่างๆ ผู้ดูแลระบบอาจให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนผู้ใช้ในด้านต่างๆ ด้วยเช่นกัน
• ผู้บริโภค ผู้ชม หรือแขก – บุคคลที่อ่านหรือบริโภคเนื้อหาหลังจากที่เนื้อหานั้นได้รับการเผยแพร่หรือแชร์แล้ว

ส่วนสำคัญอย่างยิ่งของการจัดการเนื้อหาคือความสามารถในการจัดการเวอร์ชันของเนื้อหาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ( ดูเพิ่มเติมที่การควบคุมเวอร์ชัน ) ผู้เขียนและบรรณาธิการมักจำเป็นต้องกู้คืนเวอร์ชันเก่าของผลงานที่แก้ไขแล้วเนื่องจากกระบวนการทำงานล้มเหลวหรือการแก้ไขที่ไม่เป็นไปตามที่ต้องการ เนื้อหาที่มีความสำคัญต่อเวลาอาจต้องได้รับการอัปเดตเมื่อเนื้อหาเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา

อีกแง่มุมที่สำคัญไม่แพ้กันของการจัดการเนื้อหาคือ การสร้าง การบำรุงรักษา และการประยุกต์ใช้มาตรฐานการตรวจสอบ สมาชิกแต่ละคนในกระบวนการสร้างและตรวจสอบเนื้อหามีบทบาทและความรับผิดชอบเฉพาะตัวในการพัฒนาหรือเผยแพร่เนื้อหา สมาชิกทีมตรวจสอบแต่ละคนจำเป็นต้องมีมาตรฐานการตรวจสอบที่ชัดเจนและกระชับ ซึ่งต้องได้รับการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มั่นใจถึงความสอดคล้องและความสมบูรณ์ของฐานความรู้ใน ระยะยาว

ระบบจัดการเนื้อหาคือชุดกระบวนการอัตโนมัติที่อาจรองรับคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

• การนำเข้าและการสร้างเอกสารและสื่อมัลติมีเดีย
• การระบุผู้ใช้งานหลักทั้งหมดและบทบาทของพวกเขา
• ความสามารถในการกำหนดบทบาทและหน้าที่ให้กับเนื้อหาประเภทต่างๆ หรือหมวดหมู่ต่างๆ
• การกำหนดงานในขั้นตอนการทำงานมักควบคู่ไปกับการส่งข้อความ เพื่อแจ้งให้ผู้จัดการเนื้อหาทราบถึงการเปลี่ยนแปลงในเนื้อหา
• ความสามารถในการติดตามและจัดการเนื้อหาหลายเวอร์ชันของอินสแตนซ์เดียว
• ความสามารถในการเผยแพร่เนื้อหาไปยังแหล่งเก็บข้อมูลเพื่อรองรับการเข้าถึง
• ความสามารถในการปรับแต่งเนื้อหาตามชุดกฎเกณฑ์

ปัจจุบันคลังข้อมูลกลายเป็นส่วนสำคัญของระบบมากขึ้นเรื่อย ๆ และรวมถึงการค้นหาและการเรียกค้นข้อมูลระดับองค์กรระบบจัดการเนื้อหามีรูปแบบดังต่อไปนี้:

• ระบบจัดการเนื้อหาเว็บไซต์ — ซอฟต์แวร์สำหรับ จัดการ เว็บไซต์ (ซึ่งมัก เป็นความหมายโดยนัยของ การจัดการเนื้อหา )
• ผลผลิตขององค์กรกองบรรณาธิการหนังสือพิมพ์
• ขั้นตอนการดำเนินงานสำหรับการตีพิมพ์บทความ
• ระบบจัดการเอกสาร
• ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้
• ระบบจัดการเนื้อหา จากแหล่งเดียว —เนื้อหาถูกจัดเก็บเป็นส่วนๆ ภายในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
• ระบบจัดการตัวแปร—ที่บุคลากรติดแท็กเนื้อหาต้นฉบับ (โดยปกติคือข้อความและกราฟิก) เพื่อแสดงถึงตัวแปรที่จัดเก็บไว้เป็นโมดูลเนื้อหา "หลัก" แหล่งเดียว ซึ่งจะถูกแปลงเป็นตัวแปรที่ต้องการเมื่อเผยแพร่ (ตัวอย่างเช่น เนื้อหาคู่มือเจ้าของรถยนต์สำหรับ 12 รุ่นปี จัดเก็บเป็นไฟล์เนื้อหาหลักไฟล์เดียว และ "เรียกใช้" ตามปีรุ่นเมื่อจำเป็น)—มักใช้ร่วมกับการจัดเก็บข้อมูลแบบกลุ่มในฐานข้อมูล (ดูด้านบน) สำหรับวัตถุเนื้อหาขนาดใหญ่

Marc Feldman ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเนื้อหา ได้กำหนดโครงสร้างการกำกับดูแลการจัดการเนื้อหาหลัก 3 แบบ ได้แก่ แบบท้องถิ่น แบบรวมศูนย์ และแบบสหพันธ์ ซึ่งแต่ละแบบมีจุดแข็งและจุดอ่อนเฉพาะตัว^{[ 1 ]}

การมอบอำนาจการควบคุมให้กับผู้ที่ใกล้ชิดกับเนื้อหามากที่สุด เช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านบริบท รูปแบบการกำกับดูแลแบบท้องถิ่นช่วยเสริมสร้างและปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์ อย่างไรก็ตาม ประโยชน์เหล่านี้มาพร้อมกับต้นทุนของการสูญเสียการควบคุมและการกำกับดูแลจากฝ่ายบริหารบางส่วนหรือทั้งหมด

เมื่อกลไกการควบคุมถูกรวมศูนย์อย่างเข้มแข็ง ระบบจัดการเนื้อหาจะสามารถส่งมอบข้อความแบรนด์ที่ชัดเจนและเป็นหนึ่งเดียวได้อย่างยอดเยี่ยม ยิ่งไปกว่านั้น โครงสร้างการกำกับดูแลการจัดการเนื้อหาแบบรวมศูนย์ยังช่วยให้เกิดโอกาสในการประหยัดต้นทุนจำนวนมากในองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งเกิดขึ้นได้ เช่น ผ่าน (1) การหลีกเลี่ยงความพยายามที่ซ้ำซ้อนในการสร้าง แก้ไข จัดรูปแบบ ปรับเปลี่ยนวัตถุประสงค์ และจัดเก็บเนื้อหา (2) การจัดการกระบวนการและการปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพ และ/หรือ (3) การใช้งานหรือการอัปเดตระบบจัดการเนื้อหาอย่างเป็นระเบียบ

รูปแบบการกำกับดูแลแบบกระจายศูนย์มีศักยภาพที่จะทำให้เกิดประโยชน์ทั้งจากการควบคุมแบบเฉพาะพื้นที่และแบบรวมศูนย์ ในขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงจุดอ่อนของทั้งสองแบบ แม้ว่าระบบซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาจะมีโครงสร้างที่เอื้อต่อการใช้รูปแบบการกำกับดูแลแบบกระจายศูนย์อยู่แล้ว แต่การที่จะได้รับประโยชน์เหล่านี้อย่างเต็มที่อาจเป็นเรื่องยาก เพราะต้องมีการเจรจาเรื่องขอบเขตการควบคุมกับผู้จัดการในพื้นที่และผู้สร้างเนื้อหา ตัวอย่างเช่น ในกรณีขององค์กรขนาดใหญ่ การที่ไม่สามารถนำโครงสร้างการกำกับดูแลแบบกระจายศูนย์มาใช้หรือทำให้เป็นจริงได้อย่างเต็มที่ เท่ากับเป็นการพลาดโอกาสที่จะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนและการประหยัดต้นทุนอย่างเต็มที่จากระบบการจัดการเนื้อหา

การนำระบบจัดการเนื้อหาไปใช้จะต้องสามารถจัดการการเผยแพร่เนื้อหาและสิทธิ์ดิจิทัลในวงจรชีวิตของเนื้อหาได้^{[ 2 ] [ 3 ]}ระบบจัดการเนื้อหามักเกี่ยวข้องกับการจัดการสิทธิ์ดิจิทัลเพื่อควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้และสิทธิ์ดิจิทัล ในขั้นตอนนี้ โครงสร้างแบบอ่านอย่างเดียวของ ระบบ จัดการสิทธิ์ดิจิทัลจะจำกัดการจัดการเนื้อหา เนื่องจากไม่อนุญาตให้ผู้เขียนเปลี่ยนแปลงเนื้อหาที่ได้รับการคุ้มครองในวงจรชีวิต การสร้างเนื้อหาใหม่โดยใช้เนื้อหาที่ได้รับการจัดการ (ได้รับการคุ้มครอง) ก็เป็นปัญหาที่ทำให้เนื้อหาที่ได้รับการคุ้มครองหลุดออกจากการควบคุมการจัดการของระบบ การนำระบบจัดการเนื้อหาไปใช้บางส่วนครอบคลุมปัญหาทั้งหมดเหล่านี้^{[ 2 ]}

• บอยโก, บ็อบ (2004-11-26). คู่มือการจัดการเนื้อหา . ไวลีย์. หน้า 1176. ISBN 0-7645-7371-3.
• ร็อกลีย์, แอนน์ (27 ตุลาคม 2545). การจัดการเนื้อหาองค์กร: กลยุทธ์เนื้อหาแบบบูรณาการ . สำนักพิมพ์นิวไรเดอร์ส. หน้า 592. ISBN 0-7357-1306-5.
• แฮคคอส, โจแอนน์ ที. (14 กุมภาพันธ์ 2545). การจัดการเนื้อหาสำหรับการส่งมอบเว็บแบบไดนามิก . ไวลีย์. หน้า 432. ISBN 0-471-08586-3.
• Glushko, Robert J.; Tim McGrath (2005). วิศวกรรมเอกสาร: การวิเคราะห์และการออกแบบเอกสารสำหรับสารสนเทศธุรกิจและบริการเว็บ . สำนักพิมพ์ MIT. หน้า 728. ISBN 0-262-57245-1.
• เฟอร์ราน, นูเรีย; จูเลีย มิงกียอง (2011) การจัดการเนื้อหาสำหรับ E-Learning . สปริงเกอร์. หน้า  215 . ไอเอสบีเอ็น 978-1-4419-6958-3.