เครื่องถ่ายเอกสาร (เรียกอีกอย่างว่าเครื่องถ่ายสำเนาหรือเครื่องทำสำเนาและในอดีตเรียกว่าเครื่องซีร็อกซ์ซึ่งเป็นเครื่องหมายการค้าทั่วไป ) คือเครื่องที่ทำสำเนาเอกสารและภาพอื่นๆ ลงบนกระดาษหรือฟิล์มพลาสติกได้อย่างรวดเร็วและประหยัด เครื่องถ่ายเอกสารสมัยใหม่ส่วนใหญ่ใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่าซีร็อกซ์กราฟีซึ่งเป็นกระบวนการแบบแห้งที่ใช้ประจุไฟฟ้าสถิตบนตัวรับแสงเพื่อดึงดูดและถ่ายโอน อนุภาค ผงหมึก (ผง) ไปยังกระดาษในรูปแบบของภาพ จากนั้นจึงหลอมรวมผงหมึกเข้ากับกระดาษโดยใช้ความร้อน ความดัน หรือทั้งสองอย่างรวมกัน เครื่องถ่ายเอกสารอาจใช้เทคโนโลยีอื่นๆ เช่นอิงค์เจ็ทแต่ซีร็อกซ์กราฟีเป็นมาตรฐานสำหรับการถ่ายเอกสารในสำนักงาน

การถ่ายเอกสารสำนักงาน แบบซีร็อกซ์เชิงพาณิชย์ค่อยๆ เข้ามาแทนที่การถ่ายเอกสารที่ทำโดยเวริแฟกซ์โฟโตสแตทกระดาษคาร์บอนเครื่องทำสำเนาไมโมกราฟ^และเครื่องทำสำเนา อื่นๆ ^{[ 1} ]

การถ่ายเอกสารเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในภาคธุรกิจ การศึกษา และภาครัฐ แม้ว่าจะมีการคาดการณ์ว่าเครื่องถ่ายเอกสารจะล้าสมัยในที่สุด เนื่องจากพนักงานด้านข้อมูลข่าวสารหันมาใช้การสร้าง การจัดเก็บ และการเผยแพร่เอกสารดิจิทัลมากขึ้น และพึ่งพาการแจกจ่ายเอกสารกระดาษน้อยลง แต่ในปี 2015 เครื่องถ่ายเอกสารก็ยังคงถูกใช้งานอย่างแพร่หลาย ในช่วงทศวรรษ 1980 เครื่องถ่ายเอกสารระดับสูงบางรุ่นเริ่มมีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย จนกลายมาเป็นเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่รวมบทบาทของเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องแฟกซ์เครื่องสแกนและเครื่องพิมพ์ ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสารระดับล่างที่สามารถถ่ายเอกสารและพิมพ์สีได้นั้นได้รับความนิยมมากขึ้นในตลาดสำนักงานที่บ้าน เนื่องจากราคาลดลงอย่างต่อเนื่องในช่วงทศวรรษ 1990 ส่วนเครื่องถ่ายเอกสารสีระดับสูงที่สามารถรองรับงานหนักและการพิมพ์ขนาดใหญ่ ยังคงเป็นตัวเลือกที่มีราคาแพง ซึ่งส่วนใหญ่พบได้ในร้านพิมพ์และร้านออกแบบ

เชสเตอร์ คาร์ลสัน (1906–1968) ผู้คิดค้นการถ่ายเอกสาร เดิมทีเป็นทนายความด้านสิทธิบัตรและเป็นนักวิจัยและนักประดิษฐ์นอกเวลา งานของเขาที่สำนักงานสิทธิบัตรในนิวยอร์กทำให้เขาต้องทำสำเนาเอกสารสำคัญจำนวนมาก คาร์ลสันซึ่งเป็นโรคข้ออักเสบพบว่ากระบวนการนี้เจ็บปวดและน่าเบื่อหน่าย สิ่งนี้กระตุ้นให้เขาทำการทดลองเกี่ยวกับการนำไฟฟ้าด้วยแสง คาร์ลสันใช้ห้องครัวของเขาสำหรับการทดลอง " การถ่ายภาพด้วยไฟฟ้า " และในปี 1938 เขาได้ยื่นขอสิทธิบัตรสำหรับกระบวนการนี้ เขาทำสำเนาแรกโดยใช้ แผ่น สังกะสีที่เคลือบด้วยกำมะถัน เขา เขียนคำว่า "10-22-38 Astoria" ลงบน แผ่นสไลด์ กล้องจุลทรรศน์ซึ่งวางไว้บนกำมะถันอีกชั้นหนึ่งและอยู่ใต้แสงสว่าง หลังจากนำแผ่นสไลด์ออกแล้ว ภาพสะท้อนของคำเหล่านั้นก็จะปรากฏขึ้น คาร์ลสันพยายามขายสิ่งประดิษฐ์ของเขาให้กับบริษัทต่างๆ แต่ล้มเหลวเนื่องจากกระบวนการยังไม่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่ ในสมัยนั้น การทำสำเนาหลายชุดมักทำกัน ณ จุดที่เอกสารต้นฉบับถูกสร้างขึ้น โดยใช้กระดาษคาร์บอนหรือเครื่องถ่ายเอกสาร แบบใช้มือ ผู้คนไม่เห็นความจำเป็นของเครื่องถ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระหว่างปี 1939 ถึง 1944 คาร์ลสันถูกปฏิเสธจากบริษัทมากกว่า 20 แห่ง รวมถึงIBMและGeneral Electricซึ่งทั้งสองบริษัทต่างไม่เชื่อว่าจะมีตลาด สำคัญ สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร

ในปี พ.ศ. 2487 สถาบัน Battelle Memorial Instituteซึ่งเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรในเมืองโคลัมบัส รัฐโอไฮโอได้ทำสัญญากับ Carlson เพื่อปรับปรุงกระบวนการใหม่ของเขา ในช่วงห้าปีต่อมา สถาบันได้ทำการทดลองเพื่อปรับปรุงกระบวนการถ่ายภาพด้วยไฟฟ้า ในปี พ.ศ. 2490 บริษัท Haloid Corporation ผู้ผลิตกระดาษถ่ายภาพ ได้ติดต่อ Battelle เพื่อขอรับใบอนุญาตในการพัฒนาและทำการตลาดเครื่องถ่ายเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีนี้^{[ 2 ]}

ฮาโลอิดรู้สึกว่าคำว่า "อิเล็กโทรโฟโตกราฟี" นั้นซับซ้อนเกินไปและจำ ยาก หลังจากปรึกษาศาสตราจารย์ด้านภาษาคลาสสิกที่มหาวิทยาลัยโอไฮโอสเตทฮาโลอิดและคาร์ลสันจึงเปลี่ยนชื่อกระบวนการนี้เป็นซีโรกราฟี ซึ่ง เป็นคำที่มาจาก รากศัพท์ ภาษากรีกแปลว่า "การเขียนแบบแห้ง" ฮาโลอิดเรียกเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่ว่า "เครื่องซีร็อกซ์" และในปี 1948 คำว่าซีร็อกซ์ได้รับการจดทะเบียนเครื่องหมายการค้าในที่สุดฮาโลอิดก็กลายเป็นบริษัทซีร็อกซ์คอร์ปอเรชั่นในปี 1961

ในปี พ.ศ. 2492 บริษัทซีร็อกซ์ได้เปิดตัวเครื่องถ่ายเอกสารซีร็อกซ์เครื่องแรก เรียกว่า รุ่น A ^{[ 3 ]} ซีร็อกซ์ประสบความสำเร็จอย่างมากจน สามารถเอาชนะบริษัท IBM ผู้นำด้านคอมพิวเตอร์ ^{[ 4 ]}ในตลาดเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานได้ จนกระทั่งในอเมริกาเหนือ การถ่ายเอกสารกลายเป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายในชื่อ "ซีร็อกซ์ซิ่ง" ซีร็อกซ์ได้ต่อสู้อย่างแข็งขันเพื่อป้องกันไม่ให้ คำว่า ซีร็อกซ์ กลายเป็น เครื่องหมายการค้าทั่วไปแม้ว่าคำว่าซีร็อกซ์จะปรากฏในพจนานุกรมบางเล่มในฐานะคำพ้องความหมายของการถ่ายเอกสาร^{[ 5 ]} แต่ โดยทั่วไปแล้ว บริษัทซีร็อกซ์จะขอให้แก้ไขรายการดังกล่าว และไม่สนับสนุนการใช้คำว่าซีร็อกซ์ในลักษณะนี้

ในช่วงต้นทศวรรษ 1950 บริษัท Radio Corporation of America (RCA) ได้นำเสนอวิธีการที่ดัดแปลงมาจากกระบวนการเดิม เรียกว่าElectrofaxซึ่งภาพจะถูกสร้างขึ้นโดยตรงบนกระดาษเคลือบพิเศษ และแสดงผลด้วยผงหมึกที่กระจายตัวอยู่ในของเหลว

ในช่วงทศวรรษ 1960 และต่อเนื่องมาจนถึงทศวรรษ 1980 บริษัท Savin Corporationได้พัฒนาและจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารระบบหมึกเหลวหลายรุ่น ซึ่งใช้เทคโนโลยีที่อิงตามสิทธิบัตรของบริษัท

ก่อนที่เครื่องถ่ายเอกสารแบบซีร็อกซ์จะแพร่หลาย การใช้เครื่องถ่ายเอกสารแบบพิมพ์ภาพถ่ายโดยตรง เช่นเครื่อง VerifaxของKodak (ซึ่งอ้างอิงจากสิทธิบัตรปี 1947) เป็นที่นิยม อุปสรรคสำคัญของเทคโนโลยีการถ่ายเอกสารก่อนยุคซีร็อกซ์คือต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองที่สูง การพิมพ์ด้วยเครื่อง Verifax ต้องใช้วัสดุสิ้นเปลืองราคา 0.15 ดอลลาร์สหรัฐในปี 1969 ในขณะที่การพิมพ์ด้วยเครื่องซีร็อกซ์สามารถทำได้ในราคา 0.03 ดอลลาร์สหรัฐ รวมค่ากระดาษและค่าแรงแล้วเครื่องถ่ายเอกสารแบบ หยอดเหรียญ ที่ยังคงพบได้ในห้องสมุดสาธารณะบางแห่งในช่วงปลายทศวรรษ 1960 สามารถถ่ายเอกสารขนาด A4 ได้ในราคาแผ่นละ 0.25 ดอลลาร์สหรัฐ ในขณะที่ค่าแรงขั้นต่ำของคนงานในสหรัฐฯ อยู่ที่ 1.65 ดอลลาร์สหรัฐต่อชั่วโมง ส่วนเครื่องซีร็อกซ์ที่เข้ามาแทนที่นั้นโดยทั่วไปคิดค่าบริการ 0.10 ดอลลาร์สหรัฐ

ผู้ผลิตเครื่องถ่ายเอกสารแบบซีร็อกซ์ได้ใช้ประโยชน์จากคุณค่าที่รับรู้ได้สูงของการถ่ายเอกสารในช่วงทศวรรษ 1960 และต้นทศวรรษ 1970 และทำการตลาดกระดาษ "ที่ออกแบบมาเป็นพิเศษ" สำหรับงานถ่ายเอกสารแบบซีร็อกซ์ เมื่อถึงปลายทศวรรษ 1970 ผู้ผลิตกระดาษได้กำหนดให้ "ความสามารถในการใช้งานกับเครื่องถ่ายเอกสารแบบซีร็อกซ์" เป็นหนึ่งในข้อกำหนดสำหรับกระดาษสำนักงานส่วนใหญ่ของตน

เครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่นที่จำหน่ายได้เปลี่ยนจากกระบวนการพิมพ์แบบใช้ดรัมมาใช้เทคโนโลยี อิงค์เจ็ทหรือฟิล์มถ่ายโอนแทนแล้ว

ข้อดีที่สำคัญอย่างหนึ่งของเครื่องถ่ายเอกสารเมื่อเทียบกับเทคโนโลยีการถ่ายเอกสารรุ่นก่อนๆ คือความสามารถดังต่อไปนี้:

• ใช้กระดาษสำนักงานธรรมดา (ที่ไม่ได้ผ่านการตกแต่ง)
• เพื่อใช้งานการพิมพ์แบบสองด้าน ( duplex printing)
• เพื่อสแกนเอกสารหลายหน้าโดยอัตโนมัติด้วยADF
• ในที่สุด เพื่อจัดเรียงและ/หรือเย็บผลลัพธ์

ในปี 1970 Paul Orfaleaได้ก่อตั้งเครือข่ายร้านค้าปลีก Kinko's ในเมือง Isla Vista รัฐแคลิฟอร์เนีย โดยเริ่มต้นด้วยเครื่องถ่ายเอกสารเพียงเครื่องเดียวในปีนั้น เครือข่ายบริการถ่ายเอกสารนี้ได้ขยายสาขาไปกว่า 1,000 แห่งทั่วโลก^{[ 6 ]}ในช่วงทศวรรษ 1980 Kinko's เปิดให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ โดยลูกค้าใช้บริการศูนย์ถ่ายเอกสารสำหรับงานวิชาการและธุรกิจ รวมถึงการจัดพิมพ์และการโฆษณาส่วนบุคคล^{[ 7 ]}ในช่วงทศวรรษ 1990 Kinko's มีสาขากว่า 700 แห่งทั่วสหรัฐอเมริกา โดยมี 5 สาขาอยู่ในแมนฮัตตัน ในพื้นที่เมืองเช่นนี้ Kinko's กลายเป็นสถานที่ที่ผู้ใช้จำนวนมากสามารถทำให้ความคิดของพวกเขา "พิมพ์ ออกแบบ และถ่ายเอกสาร จากนั้นส่งทางแฟกซ์ ดิสก์คอมพิวเตอร์ และ Federal Express" ^{[ 8 ]} Kate Eichhorn ในAdjusted Margin: Xerography, Art, and Activism in the Late Twentieth Centuryตั้งข้อสังเกตว่าในช่วงเวลานี้ (ทศวรรษ 1970 ถึง 1990) เครื่องถ่ายเอกสารมีบทบาทที่โดดเด่นเป็นพิเศษในขบวนการพังก์ ศิลปะบนท้องถนน และ DIY ของยุคนั้น^{[ 9 ]} FedEx ซื้อกิจการ Kinko's ในปี 2004 และบริการต่างๆ ได้ถูกรวมเข้ากับชื่อFedEx Officeในปี 2008 ^{[ 10 ]}

ผงหมึกสีเริ่มวางจำหน่ายในทศวรรษ 1940 แม้ว่าเครื่องถ่ายเอกสารสีเต็มรูปแบบจะยังไม่วางจำหน่ายในเชิงพาณิชย์จนกระทั่งปี 1968 เมื่อ3Mเปิดตัว เครื่องถ่ายเอกสารสีซ้อนสี (Color-in-Color copier) ซึ่งใช้ กระบวนการ ระเหยสี แทนเทคโนโลยีไฟฟ้าสถิตแบบดั้งเดิม Xerox เปิดตัวเครื่องถ่ายเอกสารสีไฟฟ้าสถิตเครื่องแรก (รุ่น 6500) ในปี 1973 การถ่ายเอกสารสีเป็นเรื่องที่ รัฐบาลกังวลเนื่องจากอำนวยความสะดวกในการปลอมแปลงสกุลเงินและเอกสารอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูหัวข้อ§ การปลอมแปลง

ปัจจุบันมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นที่เครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่จะนำเทคโนโลยีดิจิทัล มาใช้ ซึ่งเข้ามาแทนที่เทคโนโลยี อนาล็อก แบบเก่า ด้วยระบบถ่ายเอกสารดิจิทัล เครื่องถ่ายเอกสารจึงประกอบไปด้วยเครื่องสแกนและเครื่องพิมพ์เลเซอร์ ในตัว การออกแบบนี้มีข้อดีหลายประการ เช่น การปรับปรุงคุณภาพของภาพโดยอัตโนมัติ และความสามารถในการ "สร้างงาน" (กล่าวคือ การสแกนภาพหน้าเอกสารโดยไม่ขึ้นอยู่กับการพิมพ์) เครื่องถ่ายเอกสารดิจิทัลบางรุ่นสามารถทำงานเป็นเครื่องสแกนความเร็วสูงได้ โดยทั่วไปแล้วรุ่นเหล่านี้จะมีความสามารถในการส่งเอกสารทางอีเมลหรือจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ได้

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของเทคโนโลยีเครื่องถ่ายเอกสารดิจิทัลคือ " การเรียงลำดับดิจิทัลอัตโนมัติ" ตัวอย่างเช่น เมื่อถ่ายเอกสาร 20 หน้า จำนวน 20 ชุด เครื่องถ่ายเอกสารดิจิทัลจะสแกนแต่ละหน้าเพียงครั้งเดียว จากนั้นใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้เพื่อสร้างเอกสาร 20 ชุด ในขณะที่เครื่องถ่ายเอกสารแบบอนาล็อก จะต้องสแกนแต่ละหน้า 20 ครั้ง (รวมทั้งหมด 400 ครั้ง) เพื่อสร้างเอกสารทีละชุด หรือต้องใช้ถาดรับเอกสารแยกกัน 20 ถาดสำหรับเอกสาร 20 ชุด

เครื่องถ่ายเอกสารระดับล่างก็ใช้ เทคโนโลยี ดิจิทัล เช่นกัน แต่โดยทั่วไปมักประกอบด้วยเครื่องสแกน PC มาตรฐานที่เชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทหรือเครื่องพิมพ์เลเซอร์ระดับล่าง ซึ่งทำงานช้ากว่าเครื่องพิมพ์ในเครื่องถ่ายเอกสารระดับสูงมาก อย่างไรก็ตาม เครื่องสแกนและเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทระดับล่างสามารถถ่ายเอกสารสีได้ในราคาซื้อเริ่มต้นที่ต่ำกว่า แต่มีต้นทุนต่อสำเนาที่สูงกว่ามาก เครื่องสแกน/เครื่องพิมพ์ดิจิทัลแบบรวมกันบางครั้งมีเครื่องแฟกซ์ในตัวและสามารถจัดอยู่ในประเภทเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันได้

1. การชาร์จ : ดรัมทรงกระบอกจะถูกชาร์จด้วยไฟฟ้าสถิตโดยใช้ลวดแรงดันสูงที่เรียกว่าลวดโคโรนาหรือลูกกลิ้งประจุ ดรัมมีการเคลือบด้วย วัสดุ โฟโตคอนดักทีฟ โฟโตคอนดักเตอร์เป็นสารกึ่งตัวนำที่นำไฟฟ้าได้เมื่อสัมผัสกับแสง^{[ 11 ]}
2. การทดลอง : ใช้หลอดไฟสว่างส่องไปยังเอกสารต้นฉบับ บริเวณสีขาวของเอกสารจะสะท้อนแสงไปยังพื้นผิวของดรัมตัวนำแสง บริเวณดรัมที่ได้รับแสงจะกลายเป็นตัวนำและคายประจุลงสู่พื้นดิน ส่วนบริเวณดรัมที่ไม่ได้รับแสง (บริเวณที่ตรงกับส่วนสีดำของเอกสารต้นฉบับ) จะยังคงมีประจุลบอยู่
3. การพัฒนาภาพ : ผงหมึกมีประจุบวก เมื่อถูกนำไปใช้กับดรัมเพื่อสร้างภาพ ผงหมึกจะถูกดึงดูดและเกาะติดกับบริเวณที่มีประจุลบ (บริเวณสีดำ) เช่นเดียวกับกระดาษที่เกาะติดกับลูกโป่งที่มีประจุไฟฟ้าสถิต
4. การถ่ายโอน : ภาพผงหมึกที่เกิดขึ้นบนพื้นผิวของดรัมจะถูกถ่ายโอนจากดรัมไปยังกระดาษที่มีประจุลบมากกว่าดรัม
5. การเชื่อมติด : ผงหมึกจะถูกหลอมและเชื่อมติดกับกระดาษด้วยความร้อนและแรงกดจากลูกกลิ้ง

การถ่ายเอกสารแบบเนกาทีฟจะกลับสีของเอกสารต้นฉบับ ทำให้ตัวอักษรปรากฏเป็นสีขาวบนพื้นสีดำ แทนที่จะเป็นสีดำบนพื้นสีขาว อย่างไรก็ตาม การถ่ายเอกสารแบบเนกาทีฟของเอกสารเก่าหรือเอกสารที่สีซีดจางบางครั้งอาจให้เอกสารที่มีความคมชัดกว่า อ่านง่ายกว่า และศึกษาได้สะดวกกว่า

การถ่ายเอกสารที่มีลิขสิทธิ์ (เช่น หนังสือหรือบทความทางวิทยาศาสตร์) อยู่ภายใต้ข้อจำกัดในประเทศส่วนใหญ่ นี่เป็นเรื่องปกติ เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการซื้อหนังสือเพื่อเอาเพียงบทความเดียวหรือเพียงไม่กี่หน้าอาจสูงเกินไป หลักการใช้โดยชอบธรรม (ในสหรัฐอเมริกา) หรือการจัดการโดยชอบธรรม (ในประเทศอื่นๆ ที่ เป็นภาคีอนุสัญญาเบิร์น ) อนุญาตให้ถ่ายเอกสารได้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้บางประการ

ในบางประเทศ เช่น แคนาดามหาวิทยาลัย บางแห่ง จ่ายค่าลิขสิทธิ์จากสำเนาแต่ละฉบับที่ถ่ายจากเครื่องถ่ายเอกสารและศูนย์ถ่ายเอกสารของมหาวิทยาลัยให้กับกลุ่มลิขสิทธิ์โดยหักจากรายได้จากการถ่ายเอกสาร และกลุ่มลิขสิทธิ์เหล่านี้จะกระจายเงินที่ได้ไปยังสำนักพิมพ์วิชาการต่างๆ ในสหรัฐอเมริกา เอกสารรวมบทความ เอกสารประกอบการเรียน ภาพประกอบ และข้อมูลอื่นๆ ที่เรียกว่า " หนังสืออ่าน " มักเป็นเอกสารประกอบการเรียนที่จำเป็นสำหรับชั้นเรียนในระดับวิทยาลัย อาจารย์ผู้สอนหรือศูนย์ถ่ายเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบในการขออนุญาตลิขสิทธิ์สำหรับทุกบทความในหนังสืออ่าน และต้องระบุข้อมูลการอ้างอิงไว้อย่างชัดเจนในหนังสืออ่านด้วย

เพื่อรับมือกับความเสี่ยงที่ผู้คนจะใช้เครื่องถ่ายเอกสารสีปลอมแปลงธนบัตร ประเทศบางประเทศจึงได้นำเทคโนโลยีป้องกันการปลอมแปลงมาใช้กับธนบัตรของตน เทคโนโลยีเหล่านี้ได้แก่ ลายน้ำ การพิมพ์ขนาดเล็กโฮโลแกรมแถบรักษาความปลอดภัยขนาดเล็กที่ทำจากพลาสติก (หรือวัสดุอื่น ๆ) และหมึกที่ดูเหมือนจะเปลี่ยนสีเมื่อมองธนบัตรจากมุมต่างๆ เครื่องถ่ายเอกสารบางเครื่องมีซอฟต์แวร์ พิเศษ ที่สามารถป้องกันการคัดลอกธนบัตรที่มีลวดลายพิเศษได้

การถ่ายเอกสารสีทำให้เกิดความกังวลเกี่ยวกับการคัดลอกและ/หรือปลอมแปลงเอกสารอื่นๆ เช่น ใบขับขี่ และใบปริญญาและใบรับรองผลการเรียนจากมหาวิทยาลัย ใบขับขี่บางประเภทมีการฝังโฮโลแกรมเพื่อให้เจ้าหน้าที่ตำรวจสามารถตรวจจับสำเนาปลอมได้ ใบรับรองผลการเรียนจากมหาวิทยาลัยและวิทยาลัยบางแห่งมีลายน้ำ ป้องกันการคัดลอกพิเศษ อยู่ด้านหลัง หากมีการทำสำเนา ลายน้ำจะปรากฏชัดเจน ทำให้ผู้รับสามารถระบุได้ว่าตนเองได้รับสำเนาไม่ใช่เอกสารต้นฉบับที่แท้จริง

การสัมผัสกับแสงอัลตราไวโอเลตเป็นเรื่องที่น่ากังวล ในยุคแรกๆ ของเครื่องถ่ายเอกสาร แหล่งกำเนิดแสงที่ไวต่อแสงจะถูกกรองเป็นสีเขียวเพื่อให้ตรงกับความไวที่เหมาะสมของพื้นผิวตัวนำแสง การกรองนี้ช่วยกำจัดแสงอัลตราไวโอเลตทั้งหมดได้อย่างสะดวก^{[ 12 ]}ปัจจุบันมีการใช้แหล่งกำเนิดแสงที่หลากหลาย เนื่องจากกระจกส่งผ่านรังสีอัลตราไวโอเลตในช่วง 325 ถึง 400 นาโนเมตร เครื่องถ่ายเอกสารที่มีหลอดไฟที่สร้างรังสีอัลตราไวโอเลต เช่น หลอดฟลู ออเรสเซนต์ หลอด ทังสเตนฮาโลเจน หรือ หลอด ซีนอนแฟลช จะทำให้เอกสารสัมผัสกับรังสีอัลตราไวโอเลตบางส่วน^{[ 12 ]}

บางคนแสดงความกังวลเกี่ยวกับการปล่อยมลพิษจากเครื่องถ่ายเอกสารโดยเชื่อมโยงกับการใช้ซีลีเนียมและการปล่อยโอโซนและควันจากผงหมึกที่ถูกความร้อน^{[ 13 ] [ 14 ]}

เช่นเดียวกับการระบุเครื่องพิมพ์ดีดด้วยวิธีทางนิติวิทยาศาสตร์เครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้จากความไม่สมบูรณ์ในผลลัพธ์ ความคลาดเคลื่อนทางกลของกลไกการป้อนผงหมึกและกระดาษทำให้เกิดแถบซึ่งสามารถเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติทางกลของอุปกรณ์แต่ละเครื่องได้ บ่อยครั้งที่สามารถระบุผู้ผลิตและยี่ห้อได้ และในบางกรณี สามารถระบุเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องจากชุดเครื่องพิมพ์ที่รู้จักได้โดยการเปรียบเทียบผลลัพธ์^{[ 15 ]}

เครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารสีคุณภาพสูงบางรุ่นฝังรหัสระบุตัวตนลงในหน้ากระดาษที่พิมพ์โดยใช้เทคนิคสเตกาโนกราฟี โดยฝังไว้ในรูปแบบจุดสีเหลืองละเอียดและแทบมองไม่เห็น แหล่งข้อมูลบางแห่งระบุว่าXeroxและCanonเป็นบริษัทที่ทำเช่นนี้^{[ 16 ] [ 17 ]}มูลนิธิElectronic Frontier Foundation (EFF) ได้ตรวจสอบประเด็นนี้^{[ 18 ]}และบันทึกวิธีการเข้ารหัสหมายเลขซีเรียลของเครื่องพิมพ์ Xerox DocuColor รวมถึงวันที่และเวลาของการพิมพ์ โดยใช้รูปแบบจุด 8×15 ที่ซ้ำกันในช่องสีเหลืองEFFกำลังดำเนินการวิศวกรรมย้อนกลับเครื่องพิมพ์เพิ่มเติม^{[ 19 ]} EFF ยังรายงานด้วยว่ารัฐบาลสหรัฐฯ ได้ขอให้บริษัทเหล่านี้ใช้ระบบติดตามดังกล่าว เพื่อให้ สามารถติดตาม การปลอมแปลงได้ EFF ได้ยื่น คำขอ ตามพระราชบัญญัติเสรีภาพในการเข้าถึงข้อมูลเพื่อตรวจสอบผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัวของการติดตามนี้^{[ 20 ]}

การถ่ายเอกสารโดยใช้น้ำยาพัฒนาภาพได้รับการพัฒนาโดย Ken Metcalfe และ Bob Wright จากห้องปฏิบัติการมาตรฐานการป้องกันประเทศในเมืองแอดิเลดในปี พ.ศ. 2495 ^{[ 21 ] [ 22 ]}

การถ่ายเอกสารโดยใช้น้ำยาพัฒนาภาพถูกนำมาใช้ในปี พ.ศ. 2510 ^{[ 23 ] [ 24 ] [ 25 ]}

ภาพที่ได้จากการถ่ายเอกสารแบบเปียกจะไม่คงอยู่นานเท่ากับภาพจากผงหมึกแห้ง แต่ไม่ได้เกิดจากความเป็นกรด^{[ 26 ]}

วิกิมีเดียคอมมอนส์มีสื่อที่เกี่ยวข้องกับเครื่องถ่ายเอกสาร

• อาร์. ชาฟเฟิร์ต: การถ่ายภาพด้วยไฟฟ้า สำนัก พิมพ์โฟคอลเพรส , 1975
• โอเวน, เดวิด (สิงหาคม 2547). ถ่ายเอกสารได้ในไม่กี่วินาที: วิธีที่นักประดิษฐ์ผู้โดดเดี่ยวและบริษัทที่ไม่เป็นที่รู้จักสร้างความก้าวหน้าทางการสื่อสารครั้งยิ่งใหญ่ที่สุดนับตั้งแต่กูเตนเบิร์ก: เชสเตอร์ คาร์ลสัน และการกำเนิดของเครื่องถ่ายเอกสารซีร็อกซ์ . นิวยอร์ก: ไซมอน แอนด์ ชูสเตอร์ . ISBN 0-7432-5117-2.