หน่วยความจำขององค์กร

หน่วยความจำขององค์กร ( OM ) บางครั้งเรียกว่าหน่วยความจำของสถาบันหรือหน่วยความจำขององค์กรคือชุดข้อมูล สารสนเทศ และความรู้ที่สะสมไว้ซึ่งสร้างขึ้นในระหว่างการดำเนินงานขององค์กร แนวคิดของหน่วยความจำขององค์กรประกอบด้วยแนวคิดขององค์ประกอบต่างๆ ได้แก่การได้มาซึ่งความรู้ การประมวลผลหรือการบำรุงรักษาความรู้ และการใช้ความรู้ เช่น การค้นหาและการเรียกค้น^{[ 1 ]}อยู่ภายใต้ขอบเขตทางวินัยที่กว้างกว่าของการจัดการความรู้ โดยมีแหล่งเก็บข้อมูลสองแห่ง ได้แก่ คลังข้อมูลขององค์กรซึ่งรวมถึงฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และความทรงจำของแต่ละบุคคล

หน่วยความจำขององค์กรจะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น เพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้ องค์กรต้องมีระบบการเรียกค้นข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสำหรับคลังข้อมูลและสมาชิกที่มีความสามารถในการจดจำที่ดี ความสำคัญของหน่วยความจำขององค์กรต่อองค์กรขึ้นอยู่กับว่าบุคคลสามารถนำไปใช้ได้ดีเพียงใด ซึ่งเป็นศาสตร์ที่เรียกว่าการเรียนรู้จากประสบการณ์หรือการปฏิบัติที่อิงตามหลักฐานในกรณีของบุคคล ความแม่นยำของหน่วยความจำขององค์กรจะลดลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เนื่องจากข้อจำกัดโดยธรรมชาติของหน่วยความจำของมนุษย์ ความไม่เต็มใจของบุคคลที่จะยอมรับความผิดพลาดและความยากลำบากยิ่งทำให้ปัญหานี้รุนแรงขึ้นตลาดแรงงานที่มีความยืดหยุ่นซึ่งได้รับการส่งเสริมอย่างแข็งขันได้ก่อให้เกิดภาวะความจำเสื่อมแบบอัลไซเม อร์ ในองค์กร ซึ่งทำให้ไม่สามารถได้รับประโยชน์จากการมองย้อนหลังได้^{[ 2 ]}

หน่วยความจำขององค์กรประกอบด้วย:

• ข้อมูลและสารสนเทศก่อนหน้า
• เอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นภายในองค์กรซึ่งเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร
  • ทรัพย์สินทางปัญญา (สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ เครื่องหมายการค้า ตราสินค้า การออกแบบที่จดทะเบียน ความลับทางการค้า และกระบวนการที่บริษัทได้รับกรรมสิทธิ์ตามกฎหมาย สัญญาอนุญาต และข้อตกลงความร่วมมือ)
  • รายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบุคคล (รวมถึงความสัมพันธ์กับบุคคลในองค์กรภายนอกและสมาคมวิชาชีพ)
• เอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้องที่ตีพิมพ์แล้ว
• ความรู้ที่สร้างขึ้นโดยสถาบัน

ในบรรดาความรู้เหล่านั้น ความรู้ที่สร้างขึ้นโดยสถาบันมีความสำคัญที่สุด

องค์ประกอบหลักสามประการของความทรงจำในองค์กร ได้แก่ข้อมูลสารสนเทศและความรู้การเข้าใจความแตกต่างระหว่างแต่ละองค์ประกอบเหล่านี้จึงเป็นสิ่ง สำคัญ

ข้อมูล คือข้อเท็จจริงที่แสดงออกมาในรูปตัวเลขหรือสถิติ ในขณะที่ ข้อมูล ในบริบท เช่น ในกรอบเวลาทางประวัติศาสตร์ คือสารสนเทศ

ในทางตรงกันข้ามความรู้มีลักษณะเป็นการตีความและทำนายได้ ลักษณะเชิงอนุมานทำให้บุคคลที่มีความรู้สามารถเข้าใจนัยยะของข้อมูลและดำเนินการตามนั้น คำนี้ได้รับการนิยามแตกต่างกันไปโดยผู้เชี่ยวชาญหลายคน: อัลวิน โกลด์แมน อธิบายว่าเป็นความเชื่อที่ถูกต้องและมีเหตุผล^{[ 3 ]}บรูซ อูนมองว่าเป็นข้อมูลในบริบท [ ^{4 ] เวอร์}นา อาลี นิยามว่าเป็นประสบการณ์หรือข้อมูลที่สามารถสื่อสารหรือแบ่งปันได้ [ ^{5 ] และ}คาร์ล วิก กล่าวว่าเป็นองค์ความรู้และความเข้าใจในการตีความและจัดการโลกรอบตัวเรา^{[ 6 ]}

คำว่าความรู้มาจากคำในภาษาแซกซอนว่าcnaw-lecคำต่อท้ายlecในภาษาอังกฤษสมัยใหม่ได้กลายเป็น -likeดังนั้นความรู้จึงหมายถึง " cnaw -like" โดยที่cnawหมายถึง "เกิดขึ้น" ดังนั้น การตีความที่ดีที่สุดคือ ความรู้เป็นปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่ เป็นส่วนขยายของความรู้ที่มีอยู่เดิม

เมื่อความรู้ได้รับการบันทึกแล้ว มันก็จะกลับกลายเป็นข้อมูล ความรู้ใหม่—สิ่งที่นักวิชาการบางคนเรียกว่าความรู้ในการปฏิบัติ —คือความรู้ที่ถูกสร้างขึ้นทีละน้อย โดยบังเอิญ หรือผ่านนวัตกรรมความรู้ที่ค่อยๆ เพิ่มขึ้นเป็นผลผลิตจากประสบการณ์ก่อนหน้านี้ที่ได้รับการยอมรับและสร้างขึ้นแล้ว—ที่เรียกว่า "การเรียนรู้แบบอินทรีย์" ซึ่งสร้างประสบการณ์หนึ่งต่อจากอีกประสบการณ์หนึ่ง (หรือที่เรียกว่าความ รู้ ที่มีอยู่หรือความรู้ทางประวัติศาสตร์ ) เป็นรูปแบบการเรียนรู้ที่พบได้บ่อยที่สุด เพื่อเป็นตัวอย่างง่ายๆ ความรู้ที่มีอยู่คือความตระหนักรู้ที่ว่า เนื่องจากอากาศร้อน จึงจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงการถูกแดดเผาและภาวะขาดน้ำ ความรู้ที่มีอยู่จะกลายเป็นความรู้ใหม่เมื่อ (ตัวอย่างเช่น) ชาวยุโรปที่ไปพักผ่อนในเม็กซิโกในช่วงฤดูร้อน ซึ่งเคยชินกับการสวมหมวกในวันที่มีแดดจัดที่บ้าน ตัดสินใจที่จะสวมหมวกปีกกว้างแบบเม็กซิกัน (sombrero)

ความรู้ประเภทที่สอง คือความรู้โดยบังเอิญ ซึ่งเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด เช่นเดียวกับที่เกิดขึ้นในปี 1928 เมื่อสปอร์ของเชื้อราลอยไปตกบนจานเพาะเชื้อในห้องปฏิบัติการของอ เล็กซานเดอร์ เฟลมมิงนักวิทยาศาสตร์ชาวสกอตแลนด์ขณะที่เขาไปพักผ่อนเป็นเวลาสองสัปดาห์ สปอร์นั้นได้ก่อให้เกิดเชื้อราสีน้ำเงิน ซึ่งก็คือเพนิซิลลินและสามารถฆ่าเชื้อแบคทีเรียที่เป็นอันตรายได้

ความรู้ประเภทที่สาม คือ ความรู้เชิงนวัตกรรมซึ่งเป็นผลงานของอัจฉริยะ เช่น ผลงานของเลโอนาร์โด ดา วินชีผู้ซึ่งในปลายศตวรรษที่ 15 ได้คิดค้นสิ่งประดิษฐ์ล้ำสมัย เช่น เครื่องบิน ร่มชูชีพ เครน เรือดำน้ำ รถถัง ปั๊มน้ำ คลอง และสว่าน ความรู้เชิงนวัตกรรมครอบคลุมการเรียนรู้ประเภทที่ก้าวกระโดดข้ามประเภทอื่นๆ และในกรณีของดา วินชีนั้น ความรู้ของเขาก้าวหน้ามากจนต้องรอหลายร้อยปีเพื่อให้การเรียนรู้แบบค่อยเป็นค่อยไปตามทัน

ในความเข้าใจสมัยใหม่ ความรู้ประกอบด้วยความรู้ที่ชัดเจนซึ่งบางครั้งเรียกว่าความรู้เชิงทักษะและ ความรู้ โดยปริยายหรือความรู้เชิงปัญญา (บางครั้งเรียกว่า "ทักษะการรับมือ") ซึ่งเป็นหมวดหมู่ที่ระบุครั้งแรกโดยMichael Polanyiในปี พ.ศ. 2491 ^{[ 7 ]}

ความรู้ที่ชัดเจนคือ "อะไร" ของความรู้เชิงปฏิบัติ: ความรู้เช่นทักษะทางวิชาชีพหรืออาชีพที่บันทึกไว้ในคู่มือ ตำราเรียน และหลักสูตรฝึกอบรมในทางกลับกันความรู้โดยปริยาย คือ "วิธีการ" ที่ไม่ใช่เชิงเทคนิคในการทำให้สิ่งต่างๆ สำเร็จ—สิ่งที่ เอ็ดเวิร์ด เดอ โบโนผู้คิดค้นการคิดเชิงนอกกรอบเรียกว่าoperacyหรือทักษะในการกระทำ^{[ 8 ]}และสิ่งที่ปีเตอร์ ดรักเกอร์ระบุไว้ในการใช้คำว่าtechneซึ่งเป็นภาษากรีกสำหรับ "ทักษะ" ^{[ 9 ]}ส่วนใหญ่เป็นความรู้โดยนัยและคลุมเครือ ได้มาโดยส่วนใหญ่จากประสบการณ์เชิงหน้าที่และเฉพาะบริบท โดยทั่วไปแล้วความรู้โดยปริยายมีอยู่เฉพาะในจิตใจของแต่ละบุคคลเท่านั้น และโดยปกติแล้วยากที่จะรวบรวมได้ โดยองค์กรส่วนใหญ่พึ่งพาความรู้ที่ชัดเจนเกือบทั้งหมด ทำให้การเรียนรู้จากประสบการณ์ การเพิ่ม ผลผลิตและความสามารถในการแข่งขันเป็นไปอย่างช้าและมีค่าใช้จ่ายสูง ในแง่ธุรกิจ ความรู้โดยปริยายเป็นคำที่ไม่ถูกต้องสำหรับการแบ่งปันความรู้เชิงรุกเพื่อทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น โปรแกรมการฝึกอบรมไม่สามารถจำกัดอยู่แค่รูปแบบผู้ให้-ผู้รับได้ และควรใช้ประโยชน์จากการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันระหว่างรุ่นต่างๆ^{[ 10 ]}

ความเป็นจริงก็คือ แม้ว่ากระบวนการทำงานส่วนใหญ่ขององค์กรจะถูกออกแบบมาโดยเน้นการบันทึกเอกสารเป็นหลัก แต่ก็ยังมีอีกหลายสิ่งที่ไม่ได้บันทึกไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ บันทึกเหล่านั้นมักสะท้อนให้เห็นถึงความต้องการที่จะปกปิดความขัดแย้งและคำถามที่สำคัญ หรือความต้องการที่จะขายของหรือแก้ตัว

เนื่องจากองค์กรต่างๆ ในภาคการค้าและอุตสาหกรรมมักลืมเลือนประวัติศาสตร์ของตนเองบางองค์กรจึงหันมาใช้เทคนิคใหม่ๆ ในการรักษาความทรงจำขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งความรู้ที่ซ่อนเร้น เครื่องมือในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้รับความสนใจล่าสุด ได้แก่ประวัติองค์กร แบบดั้งเดิม ซึ่งมักจัดทำขึ้นเพียงครั้งหรือสองครั้งในรอบ 100 ปี เพื่อใช้เป็นสื่อประชาสัมพันธ์ และการสัมภาษณ์สรุปด้วยวาจาซึ่งเป็นการพัฒนาต่อยอดจากการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานแบบเดิมๆ ที่มีรูปแบบตายตัว แทนที่จะเป็นการยกย่องเชิดชูบุคคลสำคัญความทรงจำขององค์กรกำลังถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นเครื่องมือในการให้ความรู้และถ่ายทอดข้อมูลระยะยาว การสัมภาษณ์สรุปด้วยวาจา ซึ่งเน้นความทรงจำระยะสั้นและระยะกลาง จะมุ่งเป้าไปที่พนักงานที่กำลังจะออกจากงานและพนักงานหลัก เหตุการณ์สำคัญขององค์กร และโครงการสำคัญๆ โดยให้คำให้การโดยละเอียดจากผู้เข้าร่วม ทั้งสองวิธีได้รับการออกแบบมาเพื่อดึงความรู้ที่ซ่อนเร้นออกมาในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งยังก่อให้เกิด "บทเรียนจากประวัติศาสตร์" อีกด้วย ลักษณะถาวรของมันยังหมายความว่าไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่เรื่อยๆ เพียงแต่ปรับปรุงให้ทันสมัย ​​และการตีความใหม่ที่จำเป็นควบคู่ไปกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปนั้นขึ้นอยู่กับฐานหลักฐานที่น่าเชื่อถือยิ่งขึ้น

เมื่อพูดถึงการเรียนรู้จากประสบการณ์ การตระหนักถึงองค์ประกอบทั้งที่ชัดเจนและไม่ชัดเจนของความทรงจำในองค์กรเพียงอย่างเดียว โดยทั่วไปแล้วไม่เพียงพอที่จะสร้างความรู้ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตามกฎทั่วไปแล้ว จำเป็นต้องมีการเรียนรู้ที่มุ่งเน้นควบคู่ไปด้วย

รูปแบบการเรียนรู้เชิงประสบการณ์ส่วนใหญ่เป็นแบบวงจรและมีสามขั้นตอนพื้นฐาน:

1. การรับรู้ถึงประสบการณ์หรือสถานการณ์ปัญหา;
2. ช่วงเวลาแห่งการไตร่ตรองซึ่งผู้เรียนจะพิจารณาบริบทโดยรอบประสบการณ์และดึงความรู้จากความคิดไตร่ตรองนั้นออกมา; และ
3. ขั้นตอนการทดสอบซึ่งเป็นช่วงที่ความรู้หรือความเข้าใจใหม่ๆ ได้ถูกนำมาบูรณาการเข้ากับกรอบความคิดของผู้เรียนเอง และนำไปประยุกต์ใช้กับสถานการณ์ปัญหาหรือประสบการณ์ใหม่ๆ

จุดเริ่มต้นของแนวคิด^{[ 11 ]}คือ บุคคลหรือองค์กรแทบจะไม่เรียนรู้จากประสบการณ์ เว้นแต่ว่าประสบการณ์นั้นจะได้รับการประเมินและกำหนดความหมายให้กับมันในแง่ของเป้าหมาย จุดมุ่งหมาย ความทะเยอทะยาน และความคาดหวังของบุคคลและ/หรือองค์กรเอง จากกระบวนการเหล่านี้จะเกิดข้อมูลเชิงลึกและความหมายเพิ่มเติม ซึ่งจะถูกนำไปใช้กับสถานการณ์ใหม่ ผลลัพธ์สุดท้ายคือการตัดสินใจที่ดีขึ้น

หน่วยความจำขององค์กรสามารถแบ่งย่อยได้เป็นประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้:

มืออาชีพ

เอกสารอ้างอิง, เอกสารประกอบ, เครื่องมือ, วิธีการ

บริษัท

โครงสร้างองค์กรกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ ผู้เข้าร่วม

รายบุคคล

สถานะความสามารถความรู้ความชำนาญกิจกรรม

โครงการ

คำจำกัดความ กิจกรรม ประวัติ ผลลัพธ์

การตัดสินใจที่สำคัญที่องค์กรดำเนินการเมื่อสำรวจความทรงจำขององค์กร ได้แก่:

• ควรใช้ การนำเสนอความรู้แบบใด(เช่น เรื่องเล่า รูปแบบ กรณี กฎ ตรรกศาสตร์เชิงประพจน์ ฯลฯ)
• ใครจะเป็นผู้ใช้งาน - พวกเขามีความต้องการด้านข้อมูลและการเรียนรู้แบบใด?
• วิธีการรักษาความปลอดภัยและผู้ที่จะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูล
• วิธีการผสานรวมเข้ากับแหล่งข้อมูล ร้านค้า และระบบที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพที่สุด
• สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาปัจจุบันถูกต้อง เหมาะสม ทันเวลา และมีการคัดกรองอย่างเหมาะสม
• วิธีจูงใจผู้เชี่ยวชาญให้มีส่วนร่วม
• จะทำอย่างไรกับความคิดที่เกิดขึ้นเพียงชั่วคราว และจะบันทึกข้อความที่ไม่เป็นทางการ (เช่น อีเมลและข้อความในโปรแกรมแชท) ได้อย่างไร

ความพยายาม ในการบริหารจัดการความรู้เชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่ได้รวมถึงการสร้างหน่วยความจำขององค์กรในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อบันทึกความเชี่ยวชาญ เร่งการเรียนรู้ ช่วยให้องค์กรจดจำ บันทึกเหตุผลในการตัดสินใจ บันทึกความสำเร็จ หรือเรียนรู้จากความล้มเหลวในอดีต

• ปัจจัยรถบัส
• ความทรงจำร่วมกัน
• วัฒนธรรมองค์กร
• ความรู้เป็นช่วงๆ
• การปฏิบัติที่อิงตามหลักฐาน
• ยุคข้อมูลข่าวสาร
• ความทรงจำของสถาบัน
• การติดแท็กความรู้
• การให้คำปรึกษา
• บันไดหายไป
• ความฉลาดเชิงองค์กร

• บรูคกิ้ง, แอนนี่ (1998). หน่วยความจำขององค์กร: กลยุทธ์สำหรับการจัดการความรู้ . สำนักพิมพ์ทอมป์สัน บิสซิเนส. ISBN 9781861522689.
• March, J (1991). "การสำรวจและการใช้ประโยชน์ในการเรียนรู้ขององค์กร". Organization Science . 2 (1): 71– 87. doi : 10.1287/orsc.2.1.71 .
• อาร์โนลด์ แครนส์ดอร์ฟ, โรคความจำเสื่อมขององค์กร , บัตเตอร์เวิร์ธ ไฮเนแมน, 1998
• อาร์โนลด์ แครนส์ดอร์ฟ, ดีเอ็นเอขององค์กร, สำนักพิมพ์โกเวอร์, 2006
• Walsh, James P ; Ungson, Gerardo Rivera (1991). "ความทรงจำขององค์กร". The Academy of Management Review . 16 (1): 57– 91. doi : 10.2307/258607 . JSTOR  258607 .

Wikiquote มีคำคมที่เกี่ยวข้องกับ ความทรงจำ ขององค์กร

• หน่วยความจำขององค์กร - วิธีที่ยากลำบากบทความในบล็อก - 23 กันยายน 2546
• หอสมุดแห่งชาติเพื่อการจัดการความรู้ด้านสุขภาพ ห้องสมุดเฉพาะทาง - แหล่งรวบรวมทรัพยากรเกี่ยวกับความทรงจำขององค์กร