เสมียน(ออกเสียงว่า "clark" /klɑːk/ ใน ภาษา อังกฤษแบบบริติชและออสเตรเลีย[ ^{1 ] )}เป็นเจ้าหน้าที่อาวุโสของรัฐบาลเทศบาล หลายแห่ง ในโลกที่ใช้ภาษาอังกฤษ ในบางชุมชน รวมถึงส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาตำแหน่งนี้มาจากการเลือกตั้ง แต่ในหลายๆ แห่ง เสมียนได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่ง ในสหราชอาณาจักร เสมียนประจำเมืองหรือตำบลได้รับการแต่งตั้งโดยสมาชิกสภาเมืองหรือสภาตำบล ในเกือบทุกกรณี ชื่อตำแหน่งของเสมียนจะสะท้อนถึงประเภทของเทศบาลที่พวกเขาทำงานอยู่ ดังนั้น แทนที่จะเรียกง่ายๆ ว่าเสมียน ตำแหน่งนี้โดยทั่วไปจะเรียกว่าเสมียนประจำเมืองเสมียนประจำตำบลเสมียนประจำเมืองเสมียนประจำหมู่บ้านเสมียนประจำเขต เลขานุการคณะกรรมการหรือเสมียนประจำเทศมณฑลนอกจากนี้ยังมีชื่อตำแหน่งอื่นๆ เช่นผู้บันทึกเจ้าหน้าที่บริษัทและโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสหราชอาณาจักรหัวหน้าผู้บริหาร ตำแหน่งนี้มีมานานหลายศตวรรษ แล้วแม้ว่าในบางแห่งจะมีการรวมเข้ากับตำแหน่งอื่นๆ แล้วก็ตาม

หน้าที่ของเสมียนเทศบาลมีความหลากหลายมากกว่าชื่อตำแหน่งเสียอีก ในสหราชอาณาจักร โดยทั่วไปแล้วเสมียนจะรับผิดชอบสภาท้องถิ่น (เมืองหรือตำบล) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสหรัฐอเมริกา เป็นเรื่องยากที่จะอธิบายหน้าที่ของเสมียนได้อย่างครบถ้วน เนื่องจากมีงานหลายร้อยอย่างที่เสมียนอาจต้องปฏิบัติ ในบางรัฐของสหรัฐอเมริกา มีบทบัญญัติในรัฐธรรมนูญของรัฐที่กำหนดหน้าที่ของเสมียนไว้^{[ 2 ] [ 3 ]}แต่ในรัฐอื่นๆ แต่ละเทศบาลจะตัดสินใจเองว่าเสมียนมีบทบาทอย่างไร

ที่มาของตำแหน่งเสมียนนั้นไม่ชัดเจน ในสมัยกรีกโบราณมีเลขานุการประจำเมืองแต่ละเมืองซึ่งอ่านเอกสารราชการต่อสาธารณะ และอ่านคำสาปแช่ง ต่อสาธารณะเมื่อเปิดการประชุม ^{[ 4 ]}ผู้ดูแลหอจดหมายเหตุในยุคแรกมักถูกเรียกว่าผู้บันทึกความทรงจำ และก่อนที่จะมีการใช้การเขียน ความทรงจำของพวกเขาก็ถือเป็นบันทึกสาธารณะ เมื่อผู้ตั้งถิ่นฐานยุคแรกมาถึงอเมริกา หนึ่งในตำแหน่งแรกๆ ที่จัดตั้งขึ้นคือตำแหน่งเสมียน^{[ 5 ]}อาณานิคมที่พลีมัธได้แต่งตั้งบุคคลหนึ่งให้ทำหน้าที่เป็นผู้บันทึก

ในรัฐนิวเซาท์เวลส์เป็นเวลากว่าศตวรรษที่หัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหารของเมืองหรือเขตปกครองได้รับการแต่งตั้งตามกฎหมายให้เป็นเสมียนประจำเมือง จนกระทั่งปี 1993 เมื่อ มีการออก พระราชบัญญัติการปกครองส่วนท้องถิ่นแห่งรัฐนิวเซาท์เวลส์ ปี 1993เจ้าหน้าที่ผู้นี้จึงถูกเรียกว่า 'ผู้จัดการทั่วไปของสภาท้องถิ่น/เขตปกครอง'

หน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่นของแคนาดาทุกแห่งจะมีตำแหน่งในองค์กรที่รับผิดชอบหน้าที่ของเสมียน โดยทำงานร่วมกับตำแหน่งตามกฎหมายอื่นๆ อย่างใกล้ชิด รวมถึงหัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหารและหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน เสมียนในแคนาดาไม่ได้มาจากการเลือกตั้ง และไม่มีความเกี่ยวข้องกับการเมือง นี่เป็นมาตรการที่สำคัญ เนื่องจากเสมียนชาวแคนาดาจำนวนมากได้รับมอบหมายหน้าที่ในการจัดการเลือกตั้งท้องถิ่น

กฎหมายระดับจังหวัดกำหนดหน้าที่หลักของเสมียน ซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละจังหวัด แต่โดยทั่วไปมักรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เพื่อให้มั่นใจว่ามีการจดบันทึกการประชุมสภา/บันทึกมติของสภาอย่างถูกต้องแม่นยำ
• เพื่อให้ประชาชนสามารถเข้าถึงข้อมูลของหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่นได้อย่างสะดวก
• รับรองสำเนาข้อบังคับและมติของสภา;
• การให้คำสาบานและคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษร และ
• การเก็บรักษาตราประทับของบริษัท

เจ้าหน้าที่หลายคนยังทำหน้าที่เป็นหัวหน้าหน่วยงาน ด้านการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของรัฐบาล(FOI) สำหรับการดำเนินการตามคำขอข้อมูลข่าวสารด้วย

ในรัฐออนแทรีโอ เจ้าหน้าที่ทะเบียนจะออกใบอนุญาตสมรสและใบอนุญาตฝังศพ รวมถึงลงทะเบียนการเสียชีวิตในนามของรัฐบาลประจำจังหวัด นอกจากนี้ยังมีอำนาจในการประกอบพิธีสมรสทางแพ่งด้วย

ชื่อตำแหน่งของเสมียนอาจแตกต่างกันไปในแต่ละหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น ในรัฐบริติชโคลัมเบีย เสมียนมักถูกเรียกว่าเจ้าหน้าที่บริหารของเทศบาล ตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย ว่าด้วยกฎบัตรชุมชน ของรัฐนั้น

ในประเทศนิวซีแลนด์เป็นเวลากว่าศตวรรษที่หัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหารของเมืองหรือเขตปกครองได้รับการแต่งตั้งตามกฎหมายให้เป็นเสมียนประจำเมือง (town clerk) ซึ่งเป็นเช่นนั้นเรื่อยมาจนถึงทศวรรษ 1970 เมื่อกระบวนการบริหารของเมืองและเขต ปกครอง ส่วนใหญ่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และพระราชบัญญัติการปกครองส่วนท้องถิ่นปี 1974ได้ประกาศว่าบุคคลดังกล่าวทุกคน (รวมถึงคู่ขนานในชนบท คือเสมียนประจำเขตปกครอง ) ควรได้รับการเรียกขานว่าหัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหาร นับจากนี้เป็นต้นไป

พระราชบัญญัติการปกครองส่วนท้องถิ่นปี 2002ได้เปลี่ยนชื่อตำแหน่งอีกครั้ง คราวนี้เป็นตำแหน่งประธานเจ้าหน้าที่บริหาร

ในสหราชอาณาจักรเสมียนประจำเมืองเป็นเจ้าหน้าที่บริหารระดับสูงสุดของเมือง เขต หรือเทศบาล โดยปกติแล้วจะเป็นพนักงานที่ได้รับเงินเดือนระดับสูงสุดของสภา ใน หน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่นแบบ รวมศูนย์ส่วน ใหญ่ ปัจจุบันตำแหน่งเสมียนประจำเมืองได้เปลี่ยนชื่อเป็นหัวหน้าผู้บริหารแล้ว แม้ว่าชื่อเดิมจะยังคงใช้ในเมืองเล็กๆ ส่วนใหญ่ เสมียนประจำเมืองของเขตเทศบาล ขนาดใหญ่ มักได้รับพระราชทานบรรดาศักดิ์อัศวินและหัวหน้าผู้บริหารของหน่วยงานขนาดใหญ่บางแห่งก็ยังคงได้รับเช่นกัน ตำแหน่งที่เทียบเท่ากันในระดับเขตและอำเภอ คือเสมียนประจำสภา (ปัจจุบันก็เรียกว่าหัวหน้าผู้บริหารเช่นกัน) และใน เขต ปกครองย่อย (นอกเมือง) คือเสมียนประจำตำบล ซึ่งโดยปกติแล้วทำงานนอกเวลา แต่ก็ยังเป็นเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเงินเดือน โดยมีหน้าที่หลักคือการบริหารจัดการและการจดบันทึกการประชุมสภาตำบล และการเงินของสภาตำบล เสมียนประจำกรุงลอนดอนเป็นตำแหน่งบริหารที่สำคัญ มีเจ้าหน้าที่และงบประมาณจำนวนมาก

ในโอกาสพิธีการ เจ้าหน้าที่เทศบาลบางคนจะสวมชุดคลุมผ้าไหมออตโตมัน/กรอสเกรนสีดำลายทาง มีแขนเสื้อแบบแผงและปกคอพับ ชุดคลุมนี้ประดับด้วยแถบถักและพู่ ชุดคลุมนี้คล้ายกับชุดคลุมของนักศึกษา ปริญญา ตรีและสามัญชนในมหาวิทยาลัยเก่าแก่ของออกซ์ฟอร์ดและเคมบริดจ์ เจ้าหน้าที่เทศบาลอาจสวมวิกผมที่คล้ายกับของทนายความอย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่เทศบาลหลายคนจะไม่สวมชุดพิธีการ เนื่องจากบทบาทนี้ได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัยในหลายเมืองทั่วสหราชอาณาจักร^{[ 6 ] [ 7 ]}

องค์กรวิชาชีพสำหรับเสมียนประจำเมืองในสหราชอาณาจักรคือสมาคมเสมียนสภาท้องถิ่น (Society of Local Council Clerks ) ซึ่งเป็นตัวแทนของเสมียนกว่า 5,000 คนทั่วประเทศ

ในสหรัฐอเมริกาเสมียนมักทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลบันทึกของเทศบาลอย่างเป็นทางการ และในบางครั้งจึงถูกเรียกว่า "นักประวัติศาสตร์" ของชุมชน^{[ 8 ]}บางครั้งสำนักงานของเสมียนยังรวมถึงการนำเสนอวาระการประชุมและรายงานการประชุมสำหรับการประชุมสภานิติบัญญัติและคณะกรรมการ การประชุมอย่างเป็นทางการของเทศบาลอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากเมื่อกิจกรรมในเมืองเพิ่มขึ้นตามจำนวนประชากรที่มากขึ้น การรวบรวมชุดวาระการประชุมพร้อมเอกสารประกอบอาจใช้เวลาหลายวันสำหรับการประชุมเพียงครั้งเดียว และจะซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากการป้อนข้อมูลและการแก้ไขซ้ำๆ โดยแผนกและหน่วยงานต่างๆ มากมาย ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ปัจจุบันแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่สามารถรวบรวมวาระการประชุม รายงานการประชุม และแม้กระทั่งถอดเสียงการประชุมโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น บ่อยครั้งที่วาระการประชุมและรายงานการประชุมเหล่านี้สามารถดาวน์โหลดได้โดยประชาชนที่สนใจโดยการเข้าถึงเว็บไซต์ขององค์กร

เจ้าหน้าที่อาจรับผิดชอบในการออกใบอนุญาต^{[ 9 ]}ดูแลการเลือกตั้งท้องถิ่น^{[ 10 ]}รักษาบันทึกทางการเงิน^{[ 2 ]}ทำหน้าที่เป็นนายทะเบียนสถิติชีพ^{[ 11 ]}และที่สำคัญยิ่งขึ้นคือการรับรองความโปร่งใสในการดำเนินธุรกิจของเทศบาล^{[ 8 ] [ 12 ]}

ในรัฐแคลิฟอร์เนียเจ้าหน้าที่ทะเบียนเมืองหรือเทศมณฑลเป็นเจ้าหน้าที่ท้องถิ่นที่บริหารจัดการกระบวนการประชาธิปไตย เช่น การเลือกตั้ง การเข้าถึงบันทึกของเมือง และการดำเนินการทางกฎหมายทั้งหมด เพื่อให้เกิดความโปร่งใสต่อสาธารณชน เจ้าหน้าที่ทะเบียนเมืองทำหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่น รวมถึงพระราชบัญญัติการปฏิรูปการเมือง พระราชบัญญัติบราวน์ และพระราชบัญญัติบันทึกสาธารณะเจ้าหน้าที่ทะเบียนเมืองจัดการข้อซักถามและความสัมพันธ์กับประชาชน และจัดเตรียมพิธีการและงานทางการต่างๆ

ในรัฐคอนเนตทิคัต ทุกเมืองจะเลือกตั้งหรือแต่งตั้งเสมียนเมืองเพื่อดูแลรักษาบันทึกของเทศบาล บริหารจัดการการเลือกตั้ง และปฏิบัติหน้าที่บริหารอื่นๆ ตามที่กฎหมายของรัฐหรือธรรมนูญของเมืองกำหนดไว้ นอกจากนี้ เนื่องจาก 19 ใน 20 เมืองของรัฐคอนเนตทิคัตเป็นเมืองที่รวมกันแล้ว หลายเมืองจึงจ้างเสมียนเมืองและเสมียนประจำเมืองแยกกัน หรือรวมบทบาททั้งสองเข้าไว้ในสำนักงานเดียวที่มีทั้งสองชื่อเรียก ทุกเขตปกครองย่อยก็จ้างเสมียนเขตปกครองย่อย และเขตปกครองย่อยนอว์กาตักซึ่งเป็นเขตปกครองย่อยที่รวมกันเพียงแห่งเดียวของรัฐ จ้างเสมียนเขตปกครองย่อยและเสมียนเมืองแยกกัน

ในรัฐอิลลินอยส์อาจมีเสมียนอยู่ใน ระดับ ตำบลซึ่งเป็นหน่วยย่อยของเคาน์ตี เสมียนเหล่านี้บางครั้งจำเป็นต้องให้บริการหน่วยงานรัฐบาลมากกว่าหนึ่งแห่ง^{[ 13 ]}เนื่องจากเขตอำนาจศาลที่ทับซ้อนกันบ่อยครั้งในรัฐอิลลินอยส์

ในรัฐแมสซาชูเซตส์เสมียนประจำเมืองเป็นหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเลือกตั้งของเมืองและเป็นผู้ดูแลรักษาบันทึกถาวรและบันทึกสำคัญหน้าที่ของเสมียนประจำเมืองจะแตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละชุมชน เสมียนประจำเมืองในรัฐแมสซาชูเซตส์ที่ดำรงตำแหน่งมาแล้วห้าปีขึ้นไปอาจได้รับการเลือกตั้งโดยการลงประชามติพิเศษให้ดำรงตำแหน่งตลอดชีพโดยมีกำหนดเกษียณอายุเมื่ออายุ 70 ​​ปี หลังจากนั้นพวกเขายังสามารถดำรงตำแหน่งต่อไปได้หากลงสมัครรับเลือกตั้งในวาระต่อๆ ไป

ในรัฐนิวเจอร์ซีย์ตามที่บัญญัติไว้ในรัฐธรรมนูญของรัฐนิวเจอร์ซีย์ (พ.ศ. 2490) มีเจ้าหน้าที่ตามรัฐธรรมนูญ ที่มาจากการเลือกตั้ง 3 คน ในแต่ละเขต ได้แก่ นายอำเภอ ผู้แทน และเสมียนประจำเขต ซึ่งวาระของเสมียนประจำเขตคือ 5 ปี^{[ 14 ]}เสมียนประจำเขตมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำกับดูแลการเลือกตั้ง การยื่นและบันทึกเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของ/การโอนกรรมสิทธิ์อสังหาริมทรัพย์ การประมวลผลคำขอหนังสือเดินทาง การช่วยเหลือบุคคลที่ประสงค์จะเป็นทนายความรับรองเอกสาร การออกบัตรประจำตัว การยื่นชื่อทางการค้าของธุรกิจ และหน้าที่การบริหารอื่นๆ^{[ 15 ]}

กฎหมาย ของรัฐนิวยอร์กกำหนดให้มี เสมียน ประจำเมืองและเทศมณฑลที่มาจากการเลือกตั้ง โดยมีหน้าที่รับผิดชอบที่กำหนดไว้แยกต่างหาก (ภายใต้มาตรา XIII §13(a) ของรัฐธรรมนูญนิวยอร์กเสมียนประจำเทศมณฑลภายในนครนิวยอร์กไม่ได้มาจากการเลือกตั้ง แต่ “จะต้องได้รับการแต่งตั้ง และอาจถูกถอดถอนโดยแผนกอุทธรณ์ของศาลฎีกาในเขตอำนาจศาลที่เทศมณฑลตั้งอยู่” ^{[ 16 ]} ) ตัวอย่างเช่น ใบอนุญาตสมรสและใบอนุญาตสุนัขออกโดยเสมียนประจำเมือง ในขณะที่ใบรับรองธุรกิจและโฉนดที่ดินเป็นหน้าที่ของเสมียนประจำเทศมณฑล นอกจากนี้ยังต้องมีนักประวัติศาสตร์ที่ได้รับการแต่งตั้งในแต่ละระดับ เสมียนประจำเมืองอาจบริหารจัดการการเลือกตั้ง แต่ในพื้นที่นอกเมือง คณะกรรมการการเลือกตั้งประจำเทศมณฑลจะเป็นหัวหน้าหน่วยงานการเลือกตั้ง

ประมวลกฎหมายเวสต์เวอร์จิเนียกำหนดให้มีการเลือกตั้งผู้บันทึกในเมืองชั้นที่ 4 (เมืองที่มีประชากรน้อยกว่า 2,000 คน) และในเทศบาลขนาดใหญ่บางแห่ง^{[ 17 ]}โดยปกติแล้ว ผู้บันทึกจะทำหน้าที่เป็นนายกเทศมนตรีชั่วคราวของรัฐบาลเทศบาลในกรณีที่ไม่มีนายกเทศมนตรีตัวจริง^{[ 18 ]}ผู้บันทึกยังทำหน้าที่เป็นสมาชิกและเลขานุการของสภา เมืองหรือเทศบาล ตลอดจนผู้บันทึกโฉนดที่ดิน ผู้ เก็บรักษาเอกสารและผู้กำกับดูแลการเลือกตั้งของเทศบาล ในรัฐบาลของเมืองขนาดเล็กบางแห่ง ผู้บันทึกยังทำหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่การเงินอีกด้วย เทศบาลหลายแห่งมอบหมายหน้าที่เหล่านี้บางส่วนหรือทั้งหมดให้กับพนักงานที่มีตำแหน่งเป็นเสมียนเมืองหรือเทศบาล ในขณะที่บางแห่งอาจแบ่งหน้าที่เหล่านี้ระหว่างผู้บันทึกและเสมียน ผู้บันทึกหรือเสมียนอาจมีอำนาจตามข้อบัญญัติในการออกหมายจับ แม้ว่าอำนาจนี้โดยปกติจะอยู่ที่ผู้พิพากษาเทศบาล^{[ 19 ]}

ในประเทศสวิตเซอร์แลนด์เลขานุการเทศบาลจะทำหน้าที่บริหารจัดการงานทั้งหมดที่ไม่ต้องอาศัยอำนาจจากสภาเทศบาลที่มาจากการเลือกตั้ง ไม่ว่าจะทำเพียงลำพังหรือร่วมกับเสมียนใต้บังคับบัญชา

• สำนักงานทะเบียนที่ดิน