พนักงานป้อนข้อมูลหรือที่รู้จักกันในชื่อพนักงานเตรียมและควบคุมข้อมูลพนักงานลงทะเบียนและควบคุมข้อมูลและพนักงานเตรียมและลงทะเบียนข้อมูลคือพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างให้ป้อนหรืออัปเดตข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์^{[ 1 ] [ 2 ]}ข้อมูลมักจะถูกป้อนเข้าสู่คอมพิวเตอร์จากเอกสารกระดาษ^{[ 3 ]}โดยใช้แป้นพิมพ์ [ ^{4 ] แป้น}พิมพ์ที่ใช้มักจะมีปุ่มพิเศษและหลายสีเพื่อช่วยในการทำงานและเร่งความเร็วในการทำงาน^{[ 5 ]}หลักสรีรศาสตร์ที่เหมาะสมที่สถานีทำงานเป็นหัวข้อที่ได้รับการพิจารณาโดยทั่วไป^{[ 6 ] [ 7 ] [ 8 ]}

พนักงานป้อนข้อมูลอาจใช้เมาส์^{[ 9 ] [ 10 ]}และอาจใช้เครื่องสแกนแบบป้อนด้วยตนเอง^{[ 11 ]}

ความเร็วและความแม่นยำ ไม่จำเป็นต้องเรียงตามลำดับนั้น เป็นตัวชี้วัดที่สำคัญของงาน^{[ 12 ]}

การคิดค้นระบบ ประมวลผลข้อมูล ด้วยบัตรเจาะรูในช่วงทศวรรษ 1890 ทำให้เกิดความต้องการแรงงานจำนวนมาก โดยส่วนใหญ่เป็นผู้หญิง เพื่อใช้งาน เครื่อง เจาะบัตรเพื่อให้แน่ใจในความถูกต้อง ข้อมูลมักจะถูกป้อนสองครั้ง ครั้งที่สองจะใช้อุปกรณ์พิมพ์ดีดที่แตกต่างกัน ซึ่งเรียกว่าเครื่องตรวจสอบ (เช่น IBM 056)

ในช่วงทศวรรษ 1970 การป้อนข้อมูลด้วยบัตรเจาะรูค่อยๆ ถูกแทนที่ด้วยการใช้ เทอ ร์ มินัลแสดงผลวิดีโอ

สำหรับบริษัทจัดส่งจดหมาย พนักงานป้อนข้อมูลอาจต้องพิมพ์หมายเลขอ้างอิงสำหรับจดหมายที่ส่งไม่ถึงปลายทาง เพื่อที่จะลบที่อยู่เหล่านั้นออกจากฐานข้อมูลที่ใช้ในการส่งจดหมาย หากบริษัทกำลังรวบรวมฐานข้อมูลจากที่อยู่ซึ่งเขียนด้วยลายมือในแบบสอบถามบุคคลที่พิมพ์ที่อยู่เหล่านั้นลงในฐานข้อมูลก็จะเป็นพนักงานป้อนข้อมูล ในสำนักงานการเงิน พนักงานป้อนข้อมูลอาจต้องพิมพ์ค่าใช้จ่ายลงในฐานข้อมูลโดยใช้รหัสตัวเลข

ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี พนักงานป้อนข้อมูลจำนวนมากจึงไม่จำเป็นต้องทำงานกับเอกสารที่เขียนด้วยลายมืออีกต่อไป แต่จะใช้ระบบ OCR/OMR ( การรู้จำอักขระด้วยแสงและการรู้จำเครื่องหมายด้วยแสง ) สแกนเอกสารก่อน ซึ่งระบบจะพยายามอ่านเอกสารและประมวลผลข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ความแม่นยำของ OCR นั้นแตกต่างกันอย่างมาก ขึ้นอยู่กับคุณภาพของเอกสารต้นฉบับและภาพที่สแกน ดังนั้นจึงยังคงมีความต้องการพนักงานป้อนข้อมูลอยู่ แม้ว่าเทคโนโลยี OCR จะได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แต่งานหลายอย่างยังคงต้องใช้พนักงานป้อนข้อมูลตรวจสอบผลลัพธ์ในภายหลัง เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และป้อนข้อมูลที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้องด้วยตนเอง^{[ 13 ]}

ตัวอย่างของระบบนี้คือระบบที่ใช้กันทั่วไปในการบันทึก การเรียกร้อง ค่าสินไหมทดแทนประกันสุขภาพเช่นMedicaidในสหรัฐอเมริกาในหลายระบบ แบบฟอร์มที่เขียนด้วยลายมือจะถูกสแกนเป็นภาพดิจิทัลก่อน (JPEG, PNG, บิตแมป ฯลฯ) จากนั้นไฟล์เหล่านี้จะถูกประมวลผลโดยระบบการรู้จำอักขระด้วยแสง ซึ่งฟิลด์จำนวนมากจะถูกกรอกโดยเครื่องสแกนด้วยแสงแบบคอมพิวเตอร์ เมื่อซอฟต์แวร์ OCRมีความมั่นใจต่ำในฟิลด์ข้อมูล ระบบจะทำเครื่องหมายฟิลด์นั้นเพื่อตรวจสอบ – ไม่ใช่ทั้งระเบียน แต่เป็นเพียงฟิลด์เดียวเท่านั้น จากนั้นพนักงานป้อนข้อมูลจะตรวจสอบข้อมูลที่ป้อนโดย OCR ด้วยตนเอง แก้ไขหากจำเป็น และกรอกข้อมูลที่ขาดหายไป^{[ 13 ]}โดยดูภาพบนหน้าจอไปพร้อมกัน

ความถูกต้องของข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงข้อมูลการเรียกเก็บเงินหรือข้อมูลทางการเงิน มักมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อทั้งประชาชนทั่วไปและผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือสำคัญเช่นนี้ มักได้รับการตรวจสอบหลายครั้ง ทั้งจากเจ้าหน้าที่และเครื่องจักร ก่อนที่จะได้รับการยอมรับ

ความแม่นยำมักมีความสำคัญมากกว่าความเร็ว เพราะการตรวจจับและการแก้ไขข้อผิดพลาดอาจใช้เวลานานมาก^{[ 12 ]}การมีสมาธิและความเร็วก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน^{[ 14 ] [ 13 ]}

โดยทั่วไปแล้วงานนี้เป็นงานที่ใช้ทักษะต่ำดังนั้นพนักงานที่มีประสบการณ์จึงมักถูกจ้างงานชั่วคราวหลังจากเสร็จสิ้นการสำรวจหรือสำมะโนประชากรขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม บริษัทส่วนใหญ่ที่จัดการข้อมูลจำนวนมากเป็นประจำจะกระจายสัญญาและปริมาณงานไปตลอดทั้งปี และจะจ้างพนักงาน พาร์ทไทม์

บทบาทของพนักงานป้อนข้อมูลที่ทำงานกับเอกสารที่เขียนด้วยลายมือลดลงในประเทศที่พัฒนาแล้ว เนื่องจากพนักงานภายในบริษัทมักจะป้อนข้อมูลด้วยตนเองเมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว แทนที่จะให้พนักงานคนอื่นทำหน้าที่นี้ ตัวอย่างเช่น พนักงานโอเปเรเตอร์ในศูนย์บริการลูกค้าหรือพนักงานเก็บเงินในร้านค้า ต้นทุนเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้บทบาทนี้ลดลง การป้อนข้อมูลต้องใช้แรงงานมากสำหรับข้อมูลจำนวนมาก จึงมีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้นบริษัทขนาดใหญ่จึงมักจะจ้างงานภายนอก ไม่ว่าจะในประเทศหรือในประเทศกำลังพัฒนาที่มีแรงงานไร้ฝีมือราคาถูกจำนวนมาก^{[ 15 ] [ 16 ] [ 17 ]}

ณ ปี 2016 ค่าจ้างเฉลี่ยอยู่ที่ระหว่าง 19,396 ถึง 34,990 ดอลลาร์สหรัฐในสหรัฐอเมริกา^{[ 18 ]}

ณ ปี 2018 หนังสือพิมพ์ The New York Timesยังคงลงโฆษณาตำแหน่งงานData Entry Clerkอยู่^{[ 19 ] [ 20 ]}

สำหรับงานพนักงานป้อนข้อมูลอาจจำเป็นต้องมีทักษะทางคณิตศาสตร์และ ภาษา อังกฤษ ที่ดี ^{[ 21 ]}พนักงานจะต้องคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์สำนักงาน เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ ฐานข้อมูล และสเปรดชีต^{[ 21 ] [ 18 ]}ต้องมีความรวดเร็ว มีสมาธิ และมีทักษะการบริการลูกค้า^{[ 21 ]}

โดยทั่วไปแล้วไม่จำเป็นต้อง มีการศึกษาที่สูงกว่าระดับมัธยมปลายแต่บางบริษัทอาจต้องการวุฒิปริญญาตรี^{[ 18 ]}นอกจากนี้ บริษัทยังหวังว่าพนักงานจะมีประสบการณ์หนึ่งปีในสาขาที่เกี่ยวข้อง^{[ 18 ]}

วิกิมีเดียคอมมอนส์มีสื่อที่เกี่ยวข้องกับพนักงานป้อนข้อมูล