สำหรับ Barnlund โลกและเนื้อหาของโลกนั้นไร้ความหมายในตัวของมันเอง พวกมันจะเข้าใจได้และมีความสำคัญก็ต่อเมื่อมีการกำหนดความหมายให้เท่านั้น^{[ 3 ] [ 8 ] [ 15 ]}กระบวนการจัดลำดับนี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ แต่เป็นผลผลิตของจิตใจและต้องเรียนรู้ Barnlund ใช้คำว่า "การสื่อสาร" ในความหมายที่กว้างมาก โดยหมายถึง "การกระทำที่ความหมายพัฒนาขึ้นภายในมนุษย์" ^{[ 16 ]}ซึ่งรวมถึงรูปแบบการสื่อสารด้วยวาจา แบบทั่วไป เช่น การพูดคุยกับเพื่อนเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เพิ่งเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังรวมถึงการสื่อสารที่ไม่ใช่ด้วยวาจาเช่น การชี้ไปที่ใดที่หนึ่งหรือการแสดงสีหน้าเจ็บปวด อย่างไรก็ตาม เนื่องจากกระบวนการสร้างความหมายไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะการแลกเปลี่ยนกับผู้อื่น จึงมีรูปแบบการสื่อสารที่เกิดขึ้นเมื่อบุคคลอยู่คนเดียวด้วย เหตุผลก็คือพวกเขาถอดรหัสสิ่งเร้าภายในและภายนอก และเข้ารหัสการตอบสนองทางพฤติกรรมที่สอดคล้องกัน^{[ 3 ] [ 17 ]}เนื่องจากกระบวนการเหล่านี้ไม่ได้หยุดลงในระหว่างการขาดการรับรู้ทางประสาทสัมผัสและการนอนหลับ Barnlund จึงรวมกรณีเหล่านี้ไว้ด้วยในฐานะรูปแบบหนึ่งของการสื่อสาร^{[ 14 ]}

สำหรับ Barnlund จุดมุ่งหมายของการสื่อสารคือการลดความไม่แน่นอน การกระทำอย่างมีประสิทธิภาพ และการบรรลุถึงความเข้าใจ ร่วมกันเกี่ยว กับปรากฏการณ์บางอย่างโดยการเจรจาความหมายของมัน^{[ 3 ] [ 12 ] [ 13 ]}เขาเน้นย้ำถึงลักษณะเชิงรุกของกระบวนการนี้: "ความหมายเป็นสิ่งที่ 'ถูกประดิษฐ์' 'ถูกกำหนด' 'ได้รับ' มากกว่าสิ่งที่ 'ได้รับ'" ^{[ 16 ] [ 3 ] [ 8 ]}ดังนั้น ความหมายจึงไม่ใช่คุณสมบัติที่แท้จริงของเสียงและท่าทาง แต่ถูกกำหนดให้กับสิ่งเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น บางวัฒนธรรมกำหนดให้การพยักหน้ามีความหมายว่า "ใช่" แต่ในวัฒนธรรมอื่น ๆ มันหมายถึง "ไม่" ในกรณีนี้ ความหมายของการพยักหน้าเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการตีความเท่านั้น^{[ 15 ]}สิ่งนี้ใช้ได้กับธงชาติหรือป้ายจราจรเช่นกัน ซึ่งไม่ได้มีความหมายในตัวของมันเอง แต่สิ่งใด ๆ ก็ตามจะได้รับความหมายเพราะมันถูกตีความในบางวิธี^{[ 8 ]}ในเรื่องนี้ บาร์นลันด์เข้าใจการสื่อสารว่าเป็นการสร้างความหมาย ไม่ใช่เพียงแค่การสร้างหรือแลกเปลี่ยนข้อความ^{[ 15 ]}ความหมายมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เพราะการตีความมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทั้งในระดับบุคคลและ ระดับ สังคมดังนั้นความหมายที่กำหนดให้กับสิ่งเดียวกันอาจเปลี่ยนแปลงไปมากเมื่อเวลาผ่านไป ตัวอย่างเช่น เมื่อเรียนรู้คำศัพท์ใหม่ บุคคลจะเริ่มกำหนดความหมายใหม่ให้กับเสียงที่เกี่ยวข้อง ในระดับสังคม มีการนำวลีใหม่ๆ มาใช้มากมายพร้อมกับการเพิ่มขึ้นของการสื่อสารออนไลน์ และความหมายของวลีที่มีอยู่เดิมบางวลีก็เปลี่ยนแปลงไปด้วย ด้วยเหตุนี้ การตีความที่แตกต่างกันจึงไม่สอดคล้องกันอย่างสมบูรณ์^{[ 15 ]}

แบบจำลองของ Barnlund ตั้งอยู่บนสมมติฐานพื้นฐานหลายประการ ได้แก่ การสื่อสารเป็นแบบไดนามิก ต่อเนื่อง เป็นวงกลม ย้อนกลับไม่ได้ ซับซ้อน และไม่สามารถทำซ้ำได้^{[ 7 ] [ 18 ]}การสื่อสารเป็นแบบไดนามิกในแง่ที่ว่ามันไม่ใช่สิ่งที่คงที่ แต่เป็นกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา^{[ 13 ]}มันต่อเนื่องเพราะกระบวนการกำหนดความหมายให้กับวัตถุในโลกเกิดขึ้นตลอดเวลา^{[ 13 ] [ 18 ]}กระบวนการนี้ไม่มีจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน และดำเนินต่อไปแม้ภายใต้การขาดการรับรู้ทางประสาทสัมผัส^{[ 19 ]}ด้วยการมองว่าการสื่อสารเป็นวงกลม Barnlund จึงปฏิเสธแนวคิดที่พบในแบบจำลองการส่งผ่านเชิงเส้นที่ว่าข้อความส่งผ่านในกระบวนการเชิงเส้นจากผู้ส่งไปยังผู้รับ แต่ผู้เข้าร่วมทั้งหมดทำหน้าที่ทั้งเป็นผู้ส่งและผู้รับ^{[ 12 ] [ 13 ]}ในความหมายที่กว้างที่สุด สิ่งนี้เกิดขึ้นแม้จะมีเพียงคนเดียวที่กำลังทำความเข้าใจโลกรอบตัวพวกเขา^{[ 20 ]}

การสื่อสารไม่สามารถย้อนกลับได้ในแง่ที่ว่าผลกระทบที่มีต่อผู้สื่อสารนั้นไม่สามารถแก้ไขกลับได้ ในแง่นี้ การสื่อสารมีอิทธิพลและเปลี่ยนแปลงผู้เข้าร่วมในหลายๆ ด้าน ดังนั้นหลังจากการสนทนา มักจะไม่มีทางย้อนกลับไปและฟื้นฟูสถานะของผู้สื่อสารก่อนการสนทนาได้^{[ 8 ] [ 15 ]}การสื่อสารมีความซับซ้อนด้วยเหตุผลหลายประการ: มีองค์ประกอบมากมาย มีการสื่อสารหลายประเภท และมีหลายปัจจัยที่กำหนดว่ากระบวนการสื่อสารจะดำเนินไปอย่างไร^{[ 3 ] [ 12 ]}ด้วยเหตุนี้ การสื่อสารจึงไม่สามารถทำซ้ำได้ซึ่งหมายความว่าไม่มีวิธีง่ายๆ ที่จะมีการแลกเปลี่ยนการสื่อสารแบบเดียวกันอีกครั้ง เนื่องจากนั่นหมายถึงการควบคุมปัจจัยทั้งหมดที่ส่งผลต่อการดำเนินไปของการสื่อสาร มักเป็นไปได้ที่จะมีข้อความเดียวกันในสองโอกาส เช่น เมื่อเล่าเรื่องตลกหรือรายงานข่าวซ้ำ แต่โดยปกติแล้วจะไม่ส่งผลกระทบเหมือนกันทุกประการ^{[ 8 ]}ซึ่งหมายความว่าบุคคลเดียวกันอาจตีความข้อความเดียวกันในสองเหตุการณ์ที่แตกต่างกันอย่างมาก ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ บริบท และการเปลี่ยนแปลงส่วนบุคคลระหว่างนั้น^{[ 12 ] [ 13 ] [ 15 ]}

สัญญาณคือวัตถุสัญลักษณ์หรือแง่มุมใดๆ ที่บุคคล "อาจให้ความหมาย" หรือ "อาจกระตุ้นการตีความหรือปฏิกิริยาในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง" ^{[ 24 ]}บาร์นลันด์เข้าใจการสื่อสารว่าเป็นปฏิกิริยาต่อสัญญาณ^{[ 3 ] [ 8 ] [ 18 ]}มีสัญญาณจำนวนมากอยู่เสมอในทุกช่วงเวลา แต่ผู้คนตีความและตอบสนองต่อสัญญาณเพียงบางส่วนเท่านั้น^{[ 3 ]}มีหลายวิธีที่ผู้สื่อสารอาจตอบสนองต่อสัญญาณและอิทธิพลของสัญญาณเหล่านั้น การพูดถึงสัญญาณอย่างชัดเจนเป็นเพียงวิธีหนึ่งในการตอบสนอง และสัญญาณหลายอย่างมีอิทธิพลต่อกระบวนการในรูปแบบอื่นๆ^{[ 15 ]}

บาร์นลันด์จำแนกสัญญาณออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ สัญญาณสาธารณะ สัญญาณส่วนตัว และสัญญาณพฤติกรรม^{[ 3 ] [ 7 ] [ 8 ]}สัญญาณสาธารณะเป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมและไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมโดยตรงของผู้สื่อสาร สัญญาณบางอย่างเป็นสัญญาณธรรมชาติ ซึ่งไม่ได้เกิดจากการแทรกแซงของมนุษย์ ตัวอย่างของสัญญาณธรรมชาติ ได้แก่ สภาพอากาศ คุณสมบัติทางสายตาของแร่ธาตุ หรือรูปร่างของผัก สัญญาณเหล่านี้แตกต่างจากสัญญาณเทียมที่เกิดจากการจัดการสภาพแวดล้อมของมนุษย์ เช่น ไม้แปรรูป กองนิตยสาร หรือกลิ่นน้ำยาฆ่าเชื้อในห้องรอของแพทย์^{[ 3 ]}สัญญาณสาธารณะสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนในสภาพแวดล้อม ในทางตรงกันข้าม สัญญาณส่วนตัวสามารถเข้าถึงได้เฉพาะบุคคลนั้นๆ เท่านั้น ซึ่งรวมถึงการฟังพอดแคสต์ผ่านหูฟังและเหรียญที่ซ่อนอยู่ในกระเป๋า^{[ 3 ] [ 12 ]}สัญญาณส่วนตัวหลายอย่างเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นภายใน เช่นความคิดอารมณ์ หรือ ความรู้สึกเจ็บปวดอย่างฉับพลันที่หน้าอก^{[ 8 ] [ 12 ]}

พฤติกรรมของผู้สื่อสารยังเป็นแหล่งของสัญญาณต่างๆ เช่น สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดในรูปแบบของท่าทาง หรือสัญญาณที่เป็นคำพูดเมื่อพูดหรือเขียน^{[ 12 ]}สัญญาณสาธารณะและส่วนตัวอยู่นอกเหนือการควบคุมโดยตรงของผู้สื่อสาร ซึ่งแตกต่างจากสัญญาณทางพฤติกรรมซึ่งผู้สื่อสารสามารถควบคุมได้และประกอบด้วยปฏิกิริยาต่อสัญญาณอื่นๆ^{[ 3 ] [ 7 ] [ 8 ]}สัญญาณทางพฤติกรรมรวมถึง การกระทำ โดยตั้งใจเช่น การหยิบหนังสือพิมพ์หรือนิตยสาร และลักษณะท่าทางโดยไม่รู้ตัว เช่น การขยับคิ้วเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด^{[ 3 ]}

ประเด็นสำคัญของการสื่อสารด้วยวาจาเกี่ยวข้องกับการเข้ารหัสและการถอดรหัสสัญญาณพฤติกรรมทางวาจา^{[ 3 ]}อย่างไรก็ตาม สัญญาณเหล่านี้ไม่ใช่สัญญาณเดียวที่เกี่ยวข้อง และการตีความมักขึ้นอยู่กับสัญญาณอื่นๆ ที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น ความหมายที่แตกต่างกันอาจถูกกำหนดให้กับคำพูด ขึ้นอยู่กับว่าคำพูดนั้นกล่าวที่คลินิกหรือสนามกอล์ฟ (สัญญาณสาธารณะ) และขึ้นอยู่กับว่าผู้พูดพูดด้วยสีหน้าเคร่งขรึมหรือหน้าแดงในเวลาเดียวกัน (สัญญาณพฤติกรรมที่ไม่ใช่คำพูด) ด้วยวิธีนี้ ผู้สื่อสารจะตีความสัญญาณทุกประเภทเพื่อลดความคลุมเครือของสถานการณ์^{[ 3 ] [ 25 ]}

ลักษณะสำคัญของสัญญาณประเภทต่างๆ คือสามารถถ่ายโอนจากประเภทหนึ่งไปเป็นอีกประเภทหนึ่งได้ ตัวอย่างเช่น สัญญาณส่วนตัวในรูปแบบของความคิดจะถูกถ่ายโอนไปเป็นสัญญาณพฤติกรรมทางวาจาเมื่อแสดงออกมาเป็นคำพูด และสัญญาณสาธารณะอาจเปลี่ยนเป็นสัญญาณส่วนตัวได้ เช่น เมื่อปิดหนังสือเพื่อซ่อนเนื้อหาจากผู้สื่อสารคนอื่นๆ^{[ 3 ] [ 26 ]}

เนื่องจากมีสัญญาณจำนวนมากที่พร้อมใช้งานในทุกช่วงเวลา ผู้สื่อสารจึงต้องเลือกสัญญาณที่ต้องการให้ความสนใจผู้สื่อสารแต่ละคนจะให้ความสำคัญกับสัญญาณที่แตกต่างกันในการถอดรหัส บางคนให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด และบางคนให้ความสำคัญกับสัญญาณส่วนตัวมากกว่า^{[ 12 ]}การเลือกนี้ยังขึ้นอยู่กับคุณค่าของสัญญาณ กล่าวคือ ความหมายเชิงบวกหรือเชิงลบที่ผู้สื่อสารกำหนดให้กับสัญญาณนั้น^{[ 27 ]}สำหรับ Barnlund เป้าหมายของการสื่อสารคือการลดความไม่แน่นอน^{[ 3 ]}เพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องตีความสัญญาณที่เกี่ยวข้องให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในกระบวนการนี้ ผู้สื่อสารควรพยายามเปิดใจเกี่ยวกับความหมายที่เป็นไปได้ที่แตกต่างกันของแต่ละสัญญาณ เป้าหมายคือการได้มาซึ่งภาพที่สอดคล้องกันของความหมายของสัญญาณที่ตีความทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ เนื่องจากปฏิสัมพันธ์ของสัญญาณทั้งหมดจะก่อให้เกิดความเข้าใจ^{[ 12 ] [ 26 ]}

การสื่อสารภายในบุคคลเป็นรูปแบบการสื่อสารพิเศษ เนื่องจากไม่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่สอง ในบางแง่มุม การสื่อสารภายในบุคคลมีความคล้ายคลึงกับรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ กล่าวคือ บุคคลจะถอดรหัสสิ่งเร้าภายในและภายนอกเพื่อพยายามทำความเข้าใจตนเองและโลกรอบตัว จากนั้นจึงเข้ารหัสปฏิกิริยาทางระบบประสาทและกล้ามเนื้อเพื่อตอบสนอง^{[ 3 ] [ 17 ] [ 22 ]}

บาร์นลันด์กล่าวถึงกรณีของการสื่อสารภายในบุคคลก่อน เนื่องจากมีองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องน้อยกว่า^{[ 3 ] [ 28 ]}ด้วยเหตุนี้จึงเข้าใจได้ง่ายกว่าการสื่อสารระหว่างบุคคล ในแผนภาพของเขา วงกลมตรงกลางแสดงถึงบุคคล และพื้นที่รอบๆ แสดงถึงสัญญาณประเภทต่างๆ ที่มีอยู่ในปัจจุบัน บุคคลนั้นกำลังมีส่วนร่วมในกิจกรรมการถอดรหัสสัญญาณ (ลูกศรสีส้ม) และการเข้ารหัสการตอบสนองต่อสัญญาณเหล่านี้ (ลูกศรสีเหลือง) ลูกศรสีส้มชี้ไปที่สัญญาณเพื่อแสดงว่าความหมายถูกกำหนดให้กับสัญญาณเหล่านั้นอย่างกระตือรือร้น ไม่ใช่แค่รับหรืออ่านออกมาเท่านั้น เกลียวภายในตัวบุคคลบ่งชี้ว่ากิจกรรมการเข้ารหัสและการถอดรหัสไม่ใช่กระบวนการที่แยกจากกัน แต่เป็นแง่มุมที่แตกต่างกันและพึ่งพาซึ่งกันและกันของกระบวนการเดียวกัน^{[ 3 ] [ 29 ]}

บาร์นลันด์ยกตัวอย่างบุคคลที่รออยู่คนเดียวในห้องรับรองของคลินิก บุคคลนี้เผชิญกับสัญญาณต่างๆ และกำหนดความหมายให้กับสัญญาณเหล่านั้น สัญญาณบางอย่างเป็นสัญญาณสาธารณะ เช่น เฟอร์นิเจอร์ นิตยสารบนโต๊ะ และพายุฝนนอกหน้าต่าง สัญญาณอื่นๆ เป็นสัญญาณส่วนตัว เช่น ความทรงจำเกี่ยวกับการมาเยือนครั้งล่าสุด หรือรสชาติมิ้นต์จากหมากฝรั่งที่เคี้ยว แต่ยังรวมถึงสัญญาณทางพฤติกรรมในรูปแบบของการรับรู้การเคลื่อนไหวของร่างกาย เช่น เมื่อพลิกหน้านิตยสารหรือเปลี่ยนท่าทางบนเก้าอี้ สัญญาณที่ปรากฏ สัญญาณที่บุคคลนั้นให้ความสนใจ และการตอบสนองของบุคคลนั้นอาจเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละช่วงเวลา^{[ 3 ] [ 29 ]}

การสื่อสารระหว่างบุคคลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นแบบอย่าง เกิดขึ้นเมื่อบุคคลสองคนขึ้นไปมีปฏิสัมพันธ์กัน^{[ 17 ] [ 23 ]}อาจอยู่ในรูปแบบของการสนทนาแบบเผชิญหน้ากันตามปกติ แต่ยังรวมถึงรูปแบบอื่นๆ อีกมากมาย เช่น การโทรศัพท์การส่งข้อความหรือการส่งโน้ตให้ใครบางคน สำหรับ Barnlund การสื่อสารระหว่างบุคคลมีความซับซ้อนมากกว่ามาก เนื่องจากมีบุคคลและสัญญาณต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมากกว่า^{[ 3 ] [ 12 ]}ไม่มีการแบ่งแยกที่ชัดเจนระหว่างผู้ส่งและผู้รับ เนื่องจากผู้สื่อสารต่างก็มีบทบาททั้งสองในเวลาเดียวกัน^{[ 12 ]}ดังแสดงในแผนภาพ มีสัญญาณส่วนตัวสองชุด ชุดละหนึ่งชุดสำหรับผู้สื่อสารแต่ละคน เช่นเดียวกับที่มีสัญญาณพฤติกรรมที่ไม่ใช่คำพูดสองชุด นอกจากนี้ ยังมีสัญญาณพฤติกรรมที่เป็นคำพูดปรากฏอยู่ด้วย ซึ่งสอดคล้องกับการแลกเปลี่ยนทางภาษาที่เกิดขึ้น เช่น สิ่งที่ผู้พูดพูด หรือสิ่งที่ครูเขียนบนกระดานดำ ลูกศรสีเหลืองแสดงให้เห็นว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนสร้างสัญญาณพฤติกรรมทั้งทางวาจาและไม่ใช่ทางวาจาอย่างไร ลูกศรสีส้มแสดงถึงกิจกรรมการถอดรหัสสัญญาณ สำหรับการสื่อสารระหว่างบุคคล ผู้สื่อสารแต่ละคนจะตระหนักถึงสัญญาณพฤติกรรมทั้งทางวาจาและไม่ใช่ทางวาจาที่อีกฝ่ายสร้างขึ้น แต่การตอบสนองต่อสัญญาณเหล่านี้ขึ้นอยู่กับสัญญาณอื่นๆ ทั้งหมดด้วย^{[ 30 ]}

บาร์นลันด์ยกตัวอย่างแพทย์ที่เดินเข้าไปในห้องรอเพื่อทักทายคนไข้ สัญญาณสาธารณะต่างๆ ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ เช่น เฟอร์นิเจอร์และนิตยสาร ยังคงมีอยู่ แต่สัญญาณเหล่านั้นอาจแตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละบุคคล ตัวอย่างเช่น นาฬิกาที่แขวนอยู่บนผนังด้านหลังคนไข้ แพทย์เท่านั้นที่มองเห็น แต่คนไข้มองไม่เห็น^{[ 3 ] [ 31 ]}ความเหนื่อยล้าที่แพทย์ซ่อนไว้อย่างดีเป็นสัญญาณส่วนตัวที่แพทย์ไม่รู้ตัว เมื่อแพทย์ทักทายคนไข้และยื่นมือออกไป พวกเขาสร้างสัญญาณพฤติกรรมทั้งทางวาจาและไม่ใช่ทางวาจา ซึ่งคนไข้จะรับรู้และต้องตัดสินใจว่าจะตอบสนองอย่างไร การตอบสนองของพวกเขาจะสร้างสัญญาณพฤติกรรมทั้งทางวาจาและไม่ใช่ทางวาจาอีกครั้ง สัญญาณอื่นๆ อีกมากมายมีอิทธิพลต่อการแลกเปลี่ยนนี้ ตัวอย่างเช่น สัญญาณส่วนตัวในรูปแบบของความทรงจำที่ดีที่คนไข้มีต่อแพทย์อาจส่งผลในเชิงบวก แต่สัญญาณสาธารณะในรูปแบบของกลิ่นไม่พึงประสงค์ในบริเวณที่รออาจส่งผลเสียได้ แม้ว่าจะไม่มีการกล่าวถึงกลิ่นนี้ในการสนทนาของพวกเขาเลยก็ตาม^{[ 32 ]}

บาร์นลันด์ชี้ให้เห็นว่า สำหรับการสื่อสารระหว่างบุคคล ผู้เข้าร่วมมักจะให้ความสนใจกับพฤติกรรมของตนเองมากกว่าปกติ เหตุผลก็คือ พวกเขารู้ว่าอีกฝ่ายกำลังตีความพฤติกรรมของพวกเขาอยู่ ดังนั้นจึงควบคุมสัญญาณทางพฤติกรรมที่พวกเขาสร้างขึ้นได้มากขึ้น การควบคุมตนเองในรูปแบบนี้เกิดขึ้นทันทีที่อีกฝ่ายปรากฏตัว ซึ่งมักจะเกิดขึ้นก่อนที่จะมีการสื่อสารด้วยวาจาใดๆ^{[ 32 ] [ 33 ]}