องค์กรที่เป็นทางการคือองค์กรที่มีชุดกฎระเบียบและโครงสร้างภายในองค์กร ที่กำหนดไว้ตายตัว โดยปกติแล้วจึงมักกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยภาษาของกฎระเบียบที่แทบจะไม่มีช่องว่างให้ตีความได้เลย

นักสังคมวิทยาแม็กซ์ เวเบอร์ได้คิดค้นแบบจำลองขององค์กรที่เป็นทางการที่เรียกว่าแบบจำลองระบบราชการ ซึ่งมีพื้นฐานมาจากการทำให้กิจกรรมต่างๆ เป็นไปอย่างมีเหตุผลผ่านมาตรฐานและขั้นตอน^{[ 1 ]} แบบจำลองนี้เป็นหนึ่งในแบบจำลององค์กรที่เป็นทางการที่มีการนำไปใช้มากที่สุด

ในบางสังคมและบางองค์กร กฎระเบียบเหล่านี้อาจถูกปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด ในขณะที่ในสังคมและองค์กรอื่นๆ กฎระเบียบเหล่านี้อาจเป็นเพียงแค่พิธีการที่ไม่มีความหมายอะไร

• เพื่ออำนวยความสะดวกในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร: ในองค์กรที่เป็นทางการ งานจะถูกมอบหมายให้แก่แต่ละบุคคลในองค์กร บุคคลนั้นจะทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ชัดเจน ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
• เพื่ออำนวยความสะดวกในการประสานงานกิจกรรมต่างๆ: อำนาจ ความรับผิดชอบ และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลในองค์กรได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจน ดังนั้นจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการประสานงานกิจกรรมต่างๆ ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เพื่อช่วยในการสร้างความสัมพันธ์เชิงอำนาจที่สมเหตุสมผล: ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลในองค์กรได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจน พวกเขามีตำแหน่งที่แน่นอนในองค์กรเนื่องจากโครงสร้างลำดับชั้นที่กำหนดไว้อย่างดี ซึ่งเป็นสิ่งที่พบได้ในองค์กรที่เป็นทางการทุกแห่ง
• อนุญาตให้มีการประยุกต์ใช้แนวคิดเรื่องความเชี่ยวชาญและการแบ่งงาน การแบ่งงานระหว่างบุคคลตามความสามารถจะช่วยให้เกิดความเชี่ยวชาญและการแบ่งงานที่ดียิ่งขึ้น
• กระตุ้นให้เกิดความรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของกลุ่ม

กฎระเบียบที่เป็นทางการมักถูกปรับให้เข้ากับผลประโยชน์ส่วนบุคคล เช่น โครงสร้างทางสังคมภายในองค์กรเป้าหมาย ความปรารถนา ความเห็นอกเห็นใจ และพฤติกรรมของพนักงานแต่ละคน ทำให้ชีวิตประจำวันขององค์กรกลายเป็นแบบไม่เป็นทางการประสบการณ์จริงแสดงให้เห็นว่าไม่มีองค์กรใดที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด ทุกองค์กรล้วนผสมผสานระหว่างรูปแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ดังนั้น เมื่อพยายามออกกฎหมายสำหรับองค์กรและสร้างโครงสร้างที่เป็นทางการ จำเป็นต้องตระหนักถึงองค์กรที่ไม่เป็นทางการเพื่อสร้างโครงสร้างที่ใช้งานได้ อย่างไรก็ตาม องค์กรที่ไม่เป็นทางการอาจล้มเหลว หรือหากจัดตั้งขึ้นแล้ว ก็อาจช่วยป้องกันการบริหารจัดการที่ผิดพลาดได้

โดยทั่วไปแล้ว องค์กรที่เป็นทางการมักถูกเข้าใจว่าเป็นระบบของกิจกรรมที่ประสานงานและควบคุมกัน ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อการทำงานฝังตัวอยู่ในเครือข่ายที่ซับซ้อนของความสัมพันธ์ทางเทคนิคและการแลกเปลี่ยนข้ามขอบเขต แต่ในสังคมสมัยใหม่ โครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการเกิดขึ้นในบริบทของสถาบันอย่างสูง องค์กรต่างๆ ถูกผลักดันให้รวมเอาแนวปฏิบัติและขั้นตอนที่กำหนดโดยแนวคิดที่มีเหตุผลเกี่ยวกับการทำงานขององค์กรและได้รับการยอมรับในสังคม องค์กรที่ทำเช่นนั้นจะเพิ่มความชอบธรรมและโอกาสในการอยู่รอด โดยไม่ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพในทันทีของแนวปฏิบัติและขั้นตอนที่ได้มา อาจเกิดความตึงเครียดระหว่างผลิตภัณฑ์ บริการ เทคนิค นโยบาย และโปรแกรมที่เป็นสถาบันซึ่งทำหน้าที่เป็นตำนาน (และอาจถูกนำมาใช้ในเชิงพิธีการ) กับเกณฑ์ประสิทธิภาพ เพื่อรักษาความสอดคล้องในเชิงพิธีการ องค์กรที่สะท้อนกฎของสถาบันมักจะปกป้องโครงสร้างที่เป็นทางการของตนจากความไม่แน่นอนของกิจกรรมทางเทคนิคโดยการพัฒนาการเชื่อมโยงที่หลวมๆระหว่างโครงสร้างที่เป็นทางการและกิจกรรมการทำงานจริง (John Meyer และ Brian Rowan, 1976)

ในบางประเทศ องค์กรที่เป็นทางการจะถูกจดทะเบียนในทะเบียนสาธารณะเพื่อให้ง่ายต่อการระบุตัวตน แม้ว่าองค์กรนั้นจะเปลี่ยนชื่อก็ตาม

ตัวอย่างของรหัสประจำตัวองค์กร:

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม - โดยปกติจะมีเฉพาะองค์กรที่เป็นผู้เสียภาษี ( บริษัท ) เท่านั้น
• สาธารณรัฐเช็ก : Identifikační číslo องค์กร
• เยอรมนี : Wirtschafts-Identifikationsnummer
• โปแลนด์ : REGON (เรเยสเตร กอสโปดาร์กี นาโรโดเวจ)
• บราซิล : CNPJ

การเบี่ยงเบนจากกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในระดับสูงกว่านั้นได้รับการบันทึกไว้เป็นครั้งแรกในงานวิจัยของฮอว์ธอร์น (ค.ศ. 1924–1932) และเรียกว่า " องค์กรที่ไม่เป็นทางการ"ในตอนแรก การค้นพบนี้ถูกมองข้ามว่าเป็นผลมาจากความผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้ จนกระทั่งในที่สุดต้องยอมรับว่ากฎเกณฑ์ที่ไม่เป็นลายลักษณ์อักษรเหล่านี้ในชีวิตประจำวันมักมีอิทธิพลต่อชะตากรรมขององค์กรมากกว่ากฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในแผนผังองค์กรของผู้บริหารเสียอีก งานวิจัยเชิงประจักษ์จำนวนมากในด้าน การวิจัยองค์กร ทางสังคมวิทยาได้ตามมา โดยให้หลักฐานที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการเคลื่อนไหวทางด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลการวิเคราะห์โครงสร้างที่ไม่เป็นทางการภายในองค์กรมีความสำคัญเพื่อใช้ประโยชน์จากนวัตกรรมเชิงบวก แต่ยังเพื่อให้สามารถกำจัดนิสัยที่ไม่ดีที่พัฒนาขึ้นมาตามกาลเวลาได้ด้วย

องค์กรที่ไม่เป็นทางการมีเหตุผลมากมายหลายประการ:

• มาตรฐานที่ไม่เป็นทางการ: เป้าหมายและความสนใจส่วนตัวของพนักงานแตกต่างจากเป้าหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร
• การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ: การเปลี่ยนแปลง ช่อง ทางการสื่อสารภายในองค์กรอันเนื่องมาจากความสัมพันธ์ส่วนตัวระหว่างเพื่อนร่วมงาน
• กลุ่มไม่เป็นทางการ: กลุ่มเพื่อนร่วมงานบางกลุ่มที่มีความสนใจเหมือนกัน หรือ (ตัวอย่างเช่น) มีถิ่นกำเนิดเดียวกัน
• ผู้นำที่ไม่เป็นทางการ: ด้วยเสน่ห์และความนิยมโดยทั่วไป สมาชิกบางคนในองค์กรจึงมีอิทธิพลมากกว่าที่ตั้งใจไว้แต่แรก
• ความสนใจและความชอบที่ แตกต่างกัน ของเพื่อนร่วมงาน
• สถานะที่แตกต่างกันของเพื่อนร่วมงาน
• ข้อกำหนดในการทำงานที่ยากลำบาก
• สภาพการทำงานที่ไม่น่าพึงพอใจ

ทฤษฎีการจัดการ องค์กร มักยังคงมองว่าองค์กรที่ไม่เป็นทางการนั้นค่อนข้างน่ากังวล แต่บางครั้งก็มีประโยชน์ อย่างไรก็ตาม ในมุมมองของทฤษฎีระบบและไซเบอร์เนติกส์องค์กรที่เป็นทางการจะจางหายไปอยู่เบื้องหลัง และจะทำหน้าที่เสริมหรือแก้ไขก็ต่อเมื่อจำเป็นเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างมักเกิดขึ้นใหม่เสมอเนื่องจากพฤติกรรมและความแตกต่างระหว่างเพื่อนร่วมงาน และความสามารถในการจัดการตนเองได้รับการยอมรับว่าเป็นลักษณะธรรมชาติของระบบสังคม

• Di Meglio, Francesca. 2007. "การเรียนรู้จากงาน McJob" Bloomberg Businessweek, 22 มีนาคม สืบค้นเมื่อ 10 กุมภาพันธ์ 2012 ( [1] ).
• เอทซิโอนี, อามิตาย. 1975. การวิเคราะห์เปรียบเทียบองค์กรที่ซับซ้อน: ว่าด้วยอำนาจ การมีส่วนร่วม และความสัมพันธ์ระหว่างกัน. นิวยอร์ก: ฟรีเพรส.
• กอฟฟ์แมน, เออร์วิง. 1961. สถานบำบัดผู้ป่วยจิตเวช: บทความเกี่ยวกับสถานการณ์ทางสังคมของผู้ป่วยจิตเวชและผู้ต้องขังอื่นๆ. ชิคาโก, อิลลินอยส์: อัลไดน์.
• Michels, Robert. 1949 [1911]. พรรคการเมือง. Glencoe, IL: Free Press.
• นิวแมน, เจอร์รี. 2007. ชีวิตลับๆ ของฉันในงานแมคโดนัลด์. นิวยอร์ก: แมคกรอว์-ฮิลล์.
• ริทเซอร์, จอร์จ. 1993. การทำให้สังคมเป็นแบบแมคโดนัลด์. เธาซันด์โอ๊กส์, แคลิฟอร์เนีย: ไพน์ฟอร์จ.
• ชลอสเซอร์, เอริค. 2001. ประเทศอาหารจานด่วน: ด้านมืดของอาหารอเมริกันแท้ๆ. บอสตัน: บริษัท ฮิวตัน มอฟฟลิน.
• กระทรวงแรงงานสหรัฐอเมริกา สำนักงานสถิติแรงงาน คู่มือแนวโน้มอาชีพ ปี 2010–2011 สืบค้นเมื่อ 10 กุมภาพันธ์ 2012 ( https://web.archive.org/web/20100416105901/http://www.bls.gov/oco/ocos162.htm )
• บาร์นาร์ด, เชสเตอร์. 1938. หน้าที่ของฝ่ายบริหาร. บอสตัน: สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด.
• เวเบอร์, แม็กซ์. 1968 [1922]. เศรษฐกิจและสังคม: เค้าโครงของสังคมวิทยาเชิงตีความ. นิวยอร์ก: เบดมินสเตอร์.

• องค์กรที่เป็นระบบ: โครงสร้างที่เป็นทางการในฐานะตำนานและพิธีกรรม