การบริหารโดยใช้ข้อยกเว้น (Management by exception - MBE ) เป็นรูปแบบการบริหารธุรกิจที่เน้นการระบุและจัดการกรณีที่เบี่ยงเบนไปจากบรรทัดฐาน ซึ่งได้รับการแนะนำว่าเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยวิธี การบริหารโครงการ

การจัดการโดยใช้ข้อยกเว้นมีทั้งการประยุกต์ใช้ในธุรกิจทั่วไปและ การประยุกต์ใช้ในด้าน ธุรกิจอัจฉริยะข้อยกเว้นทางธุรกิจทั่วไปคือกรณีที่เบี่ยงเบนไปจากพฤติกรรมปกติในกระบวนการทางธุรกิจและจำเป็นต้องได้รับการจัดการในลักษณะเฉพาะ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วต้องอาศัยการแทรกแซงจากมนุษย์ สาเหตุอาจรวมถึง: การเบี่ยงเบนของกระบวนการ ปัญหาด้านโครงสร้างพื้นฐานหรือการเชื่อมต่อ การเบี่ยงเบนจากภายนอกกฎทางธุรกิจ ที่มีคุณภาพต่ำ ข้อมูลที่ผิดรูปแบบ เป็นต้น

การบริหารจัดการโดยใช้ข้อยกเว้นในที่นี้ หมายถึง การตรวจสอบ แก้ไข และจัดการเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยใช้บุคลากรที่มีทักษะและเครื่องมือซอฟต์แวร์ การบริหารจัดการที่ดีสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจได้ บ่อยครั้งในกรณีเหล่านี้ กระบวนการดังกล่าวจะเรียกว่า การจัดการข้อยกเว้น เนื่องจากกรณีพิเศษไม่ใช่เป้าหมายหลักของนโยบายการบริหารจัดการ และการจัดการข้อยกเว้น (ตรงข้ามกับการบริหารจัดการโดยใช้ข้อยกเว้น) หมายถึงการประยุกต์ใช้กระบวนการในระดับที่เหมาะสมกว่า

การจัดการโดยข้อยกเว้นมอบความรับผิดชอบให้พนักงานในการตัดสินใจและดำเนินการงานหรือโครงการของตนเอง^{[ 1 ]}ประกอบด้วยการมุ่งเน้นและการวิเคราะห์ความผิดปกติที่เกี่ยวข้องทางสถิติในข้อมูล หากเกิดสถานการณ์ผิดปกติหรือความเบี่ยงเบนในข้อมูลที่บันทึกไว้ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความยากลำบากต่อธุรกิจและพนักงานไม่สามารถจัดการได้ในระดับของตน พนักงานควรส่งต่อการตัดสินใจไปยังระดับที่สูงกว่า^{[ 2 ]}

ตัวอย่างเช่น หากสินค้าทั้งหมดขายได้ตามปริมาณที่คาดไว้สำหรับไตรมาส ยกเว้นสินค้าหนึ่งรายการที่มีผลการดำเนินงานต่ำกว่าหรือสูงกว่าเกณฑ์อย่างมีนัยสำคัญทางสถิติ เฉพาะข้อมูลของสินค้ารายการนั้นเท่านั้นที่จะถูกนำเสนอต่อผู้จัดการเพื่อการตรวจสอบเพิ่มเติมและค้นหาสาเหตุที่แท้จริง การจัดการโดยใช้ข้อยกเว้นสามารถนำเสนอข้อผิดพลาดทางธุรกิจและการมองข้าม^{[ 3 ]}กลยุทธ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพที่ต้องปรับปรุง การเปลี่ยนแปลงในการแข่งขัน^{[ 4 ]}และโอกาสทางธุรกิจ การจัดการโดยใช้ข้อยกเว้นมีจุดประสงค์เพื่อลดภาระงานของผู้จัดการและช่วยให้ผู้จัดการใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในด้านที่จะส่งผลกระทบมากที่สุด^{[ 5 ] [ 6 ]} แนวคิดการจัดการนี้ได้รับการยกย่องอย่างกว้างขวางว่าเป็นผลงานของ Frederick W. Taylor และมีการกล่าวถึงครั้งแรกในงานของเขาเรื่องShop Managementที่นำเสนอต่อAmerican Society of Mechanical Engineersในปี 1903 ^{[ 7 ]}

การจัดการข้อยกเว้นยังมีการประยุกต์ใช้ในด้านไอทีด้วย เมื่อเขียนโค้ด หากโปรแกรมเมอร์เห็นว่าจะมีกรณีพิเศษที่สมมติฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของแอปพลิเคชันจะถูกละเมิด^{[ 8 ]}โปรแกรมเมอร์จะต้องจัดการกับข้อยกเว้นนั้นในเชิงโปรแกรมตั้งแต่เริ่มต้น

โดยหลักแล้ว จำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์หรือมาตรฐานที่มีผลลัพธ์ที่คาดการณ์ได้หรือประมาณการได้ ประสิทธิภาพเหล่านี้จะได้รับการประเมินและเทียบเท่ากับประสิทธิภาพที่แท้จริง^{[ 9 ]}จากนั้นจึงวิเคราะห์ความเบี่ยงเบน หากความเบี่ยงเบนไม่มีนัยสำคัญหรือไม่มีความเบี่ยงเบนเลย ก็ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ และผู้บริหารระดับสูงสามารถมุ่งเน้นไปที่เรื่องอื่นๆ ได้ หากประสิทธิภาพที่แท้จริงเบี่ยงเบนไปอย่างมีนัยสำคัญ จะต้องส่งเรื่องไปยังผู้บริหารระดับสูง เนื่องจาก “เกิดข้อยกเว้นขึ้น” สุดท้ายแล้ว เป้าหมายคือการแก้ไข “ข้อยกเว้น” นี้ทันที^{[ 10 ] [ 11 ]}

แผนกบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบในการคาดการณ์งบประมาณและรายงานผลการดำเนินงานด้านต้นทุน ความแตกต่างระหว่างตัวเลขที่ประมาณการไว้กับตัวเลขจริงเรียกว่าความแปรปรวน^{[ 12 ]}

เพื่อทำความเข้าใจสาเหตุของความแตกต่าง ผู้จัดการจำเป็นต้องตรวจสอบคำถามว่าความแปรปรวนแตกต่างจากช่วงเวลาก่อนหน้าอย่างไร และอะไรคือสาเหตุที่ทำให้ไม่บรรลุเป้าหมายที่คาดการณ์ไว้^{[ 13 ]} นักวิเคราะห์พิจารณาความแปรปรวนสองประเภท ได้แก่ ความแปรปรวนที่ไม่พึงประสงค์และความแปรปรวนที่พึงประสงค์ ความแปรปรวนที่ไม่พึงประสงค์ "เกิดขึ้นเมื่อความแตกต่างระหว่างตัวเลขที่ตั้งงบประมาณไว้กับตัวเลขจริงนำไปสู่กำไรที่ต่ำกว่าที่คาดไว้" ^{[ 14 ]}ความแปรปรวนที่พึงประสงค์ "เกิดขึ้นเมื่อความแตกต่างระหว่างตัวเลขที่ตั้งงบประมาณไว้กับตัวเลขจริงนำไปสู่กำไรที่สูงกว่าที่คาดไว้" ^{[ 14 ]}แทนที่จะพิจารณาความแปรปรวนทั้งหมด ผู้จัดการจะกำหนดเกณฑ์เพื่อพิจารณาว่าความแปรปรวนใดมีความสำคัญที่จะต้องให้ความสำคัญ การจัดการโดยการยกเว้นจะเน้นไปที่ความแปรปรวนที่ไม่พึงประสงค์ขนาดใหญ่เป็นหลัก เพื่อค้นหาพื้นที่ทางธุรกิจที่เบี่ยงเบนจากมาตรฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในทางลบ^{[ 15 ]}

เมื่อพิจารณาการจัดการโดยใช้ข้อยกเว้นและพยายามระบุว่าทักษะใดเหมาะสมหรือใช้รูปแบบใด สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าวิธีการเป็นผู้นำนี้เกี่ยวข้องกับสองเส้นทางที่แตกต่างกัน

หนึ่ง การจัดการเชิงรุกโดยการยกเว้น ซึ่งผู้นำมีบทบาทเชิงรุกในการช่วยเหลือในเรื่องปัญหาต่างๆ และมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันและคอยสังเกตผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อป้องกันความผิดพลาด^{[ 16 ]}สองการจัดการเชิงรับโดยการยกเว้น ในวิธีนี้ ผู้จัดการจะเข้ามาแทรกแซงก็ต่อเมื่อมาตรฐานไม่เป็นไปตามที่กำหนดและต้องดำเนินการ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นหลังจากที่เหตุการณ์เกิดขึ้นแล้วมากกว่าที่จะเกิดขึ้นระหว่างทาง^{[ 17 ]}

การใช้วิธีการทั้งสองแบบมีคุณค่า แต่จะไม่สามารถระบุได้จนกว่าคุณจะเข้าใจสภาพแวดล้อมของคุณ ใน สภาพแวดล้อม แบบเสรีนิยมและผ่อนคลาย ซึ่งแต่ละบุคคลเข้าใจบทบาทของตนและเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน การใช้วิธีการที่เน้นการปฏิบัติการอาจส่งเสริมขวัญกำลังใจของกลุ่มและความรู้สึกเป็นอิสระ ในสภาพแวดล้อมที่เข้มงวดและไม่ตรงไปตรงมามากขึ้น ซึ่งมีผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นในบทบาทหรือยังไม่เข้าใจงานอย่างถ่องแท้ การใช้แนวทางที่เน้นการปฏิบัติการมากกว่าน่าจะเป็นเส้นทางที่มีประโยชน์มากกว่า เนื่องจากคำแนะนำทีละขั้นตอนสามารถปรับปรุงความสามารถและความมั่นใจได้^{[ 18 ]}

ข้อได้เปรียบหลักของการจัดการโดยการยกเว้นคือ ปัญหาที่เกิดขึ้นจะถูกระบุได้อย่างรวดเร็ว และผู้จัดการสามารถใช้เวลาและพลังงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้นสำหรับประเด็นสำคัญ แทนที่จะใช้ไปกับประเด็นที่ไม่สำคัญซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินงานประจำวัน^{[ 19 ]}นอกจากนี้ ผู้จัดการยังต้องทำงานด้านสถิติ น้อยลง และความถี่ในการตัดสินใจก็ลดลง ซึ่งช่วยประหยัดเวลา เมื่อผู้จัดการตัดสินใจน้อยลง พนักงานก็จะมีความรับผิดชอบมากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มแรงจูงใจของพวกเขา^{[ 10 ]}

การเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณงบประมาณส่งผลให้เกิดความแปรปรวนที่แตกต่างกันมาก และการค้นหาข้อผิดพลาดอาจใช้เวลานาน (จึงมีค่าใช้จ่ายสูง) นอกจากนี้ นักวิเคราะห์ทางการเงินที่รับผิดชอบการคำนวณความแปรปรวนยังเพิ่ม ต้นทุนค่า ใช้จ่ายของบริษัทอีกด้วย หากนักวิเคราะห์ทางการเงินทำงานได้ไม่ดี ก็จะกลายเป็นการเสียเวลาและเงินโดยเปล่าประโยชน์ ข้อเสียอีกประการหนึ่งคือ มีเพียงผู้จัดการเท่านั้นที่มีอำนาจในการตัดสินใจที่สำคัญจริงๆ ซึ่งอาจทำให้พนักงานระดับล่างหมดกำลังใจได้ นอกจากนี้ยังต้องใช้เวลาในการส่งต่อปัญหาไปยังผู้จัดการ^{[ 5 ]} การจัดการพนักงานที่เบี่ยงเบนจากขั้นตอนปกติเนื่องจากความล้มเหลวในการปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้นถือว่าจัดการได้ยาก และโดยทั่วไปแล้วพวกเขามักจะได้รับมอบหมายหน้าที่การงานที่จำกัด และในที่สุดก็ถูกไล่ออก/เลิกจ้าง

• Bittel, Lester R. (1964). การจัดการโดยใช้ข้อยกเว้น; การจัดระบบและทำให้งานบริหารง่ายขึ้น . นิวยอร์ก: McGraw-Hill.
• การ์ดเนอร์, เฟรด วี. (1940). การควบคุมงบประมาณแบบแปรผันผ่านการจัดการโดยข้อยกเว้นและต้นทุนแบบไดนามิก . นิวยอร์ก: บริษัท แมคกรอว์-ฮิลล์ บุ๊ค.
• แมคอินทอช, โดนัลด์ พี. (1978). การจัดการโดยใช้ข้อยกเว้น: คู่มือพร้อมแบบฟอร์ม . เอนเกิลวูด คลิฟส์, นิวเจอร์ซีย์: เพรนติส-ฮอลล์.

• การจัดการโดยใช้ข้อยกเว้น (Management by Exception) ในวิกิ PRINCE2