สำนักงานบริหารโครงการ (มักย่อว่าPMO ) คือกลุ่มหรือแผนกภายในธุรกิจ หน่วยงานรัฐ หรือองค์กรธุรกิจที่กำหนดและรักษามาตรฐานการบริหารโครงการภายในองค์กร PMO มุ่งมั่นที่จะสร้างมาตรฐานและนำมาซึ่งความประหยัดจากการทำงานซ้ำในกระบวนการดำเนินโครงการ PMO เป็นแหล่งข้อมูล เอกสารแนวทาง และตัวชี้วัดเกี่ยวกับการปฏิบัติงานและการดำเนินงานด้านการบริหารโครงการ

Darling & Whitty (2016) ตั้งข้อสังเกตว่านิยามของหน้าที่ของ PMO ได้มีการเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา:

• สำนักงานโครงการในช่วงทศวรรษ 1800 เป็นรูปแบบหนึ่งของการกำกับดูแลอุตสาหกรรมเกษตรกรรมในระดับชาติ
• ในปี ค.ศ. 1939 คำว่า "สำนักงานบริหารโครงการ" ถูกนำมาใช้ในเอกสารเป็นครั้งแรก
• แนวคิดของ PMO ในช่วงทศวรรษ 1950 เป็นตัวอย่างที่แสดงให้เห็นถึงลักษณะของ PMO ในยุคปัจจุบัน
• ปัจจุบัน PMO เป็นหน่วยงานที่มีพลวัตซึ่งใช้ในการแก้ไขปัญหาเฉพาะเรื่อง^{[ 1 ]}

โดยทั่วไป PMO จะ ใช้หลักการจัดการโครงการตามระเบียบวิธีที่เป็นมาตรฐานของอุตสาหกรรม เช่นPRINCE2หรือแนวทางปฏิบัติ เช่นPMBOK ^{[ 2 ]}

มีหลายสาเหตุที่ทำให้โครงการล้มเหลว จากการสำรวจของ PricewaterhouseCoopers ^{[ 3 ]}ในองค์กรจำนวน 1,524 แห่ง พบว่า การประมาณการและการวางแผนโครงการที่ไม่เพียงพอคิดเป็น 30% ของโครงการที่ล้มเหลว การขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร คิดเป็น 16% และการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจนคิดเป็น 12% นอกจากนี้ยังพบว่า การใช้แนวทางการจัดการโครงการที่ได้รับการยอมรับจะช่วยเพิ่มความสำเร็จเมื่อวัดจากตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักของโครงการ ได้แก่ คุณภาพขอบเขตกำหนดการงบประมาณ และผลประโยชน์ การสำรวจชี้ให้เห็นว่าการดำเนินงาน PMO ที่ได้รับการยอมรับเป็นหนึ่งในสามปัจจัยสำคัญที่ขับเคลื่อนการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ^{[ 3 ]}

Darling & Whitty (2016) พบว่ามีการเชื่อมโยงที่ซับซ้อนในทุนทางปัญญา ของ PMO และแม้ว่าเหตุผลในการจัดตั้ง PMO มักจะเป็นการเพิ่มความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อโครงการ แต่การจัดตั้ง PMO มักนำไปสู่ความไม่พอใจอย่างมากในผู้บริหารระดับสูง^{[ 1 ]}

PMO อาจมีหน้าที่อื่นนอกเหนือจากมาตรฐานและวิธีการ และอาจมีส่วนร่วมในการจัดการโครงการเชิงกลยุทธ์ไม่ว่าจะเป็นในฐานะผู้ประสานงานหรือเจ้าของ กระบวนการ จัดการพอร์ตโฟลิโองาน^{[ 4 ]}อาจรวมถึงการติดตาม^{[ 5 ]}และการรายงาน^{[ 6 ]}เกี่ยวกับโครงการและพอร์ตโฟลิโอที่ใช้งานอยู่^{[ 7 ]} (ติดตามโครงการจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์) และรายงานความคืบหน้าต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับโครงการที่จะดำเนินการต่อหรือยกเลิก

ระดับการควบคุมและอิทธิพลที่ PMO มีต่อโครงการนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของ PMO ซึ่งโดยทั่วไปมี 3 ประเภท ได้แก่:

• ให้การสนับสนุนและมีบทบาทในการให้คำปรึกษา
• การควบคุม เช่น การกำหนดให้ต้องปฏิบัติตาม
• คำสั่ง โดยการเข้าควบคุมและบริหารจัดการโครงการ

มีหลายความคิดเห็นเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ PMO ต้องปฏิบัติตาม PMBoK ฉบับที่ 5 อุทิศหนึ่งหน้าครึ่งให้กับการอภิปรายดังกล่าว โดยระบุหน้าที่ของ PMO ไว้ 6 ประการ Hobbs & Aubry (2010) ระบุหน้าที่ที่แตกต่างกัน 27 ประการของ PMO โดยเน้นย้ำถึงหน้าที่จำนวนหนึ่งที่พบว่าไม่มีความสัมพันธ์กับประสิทธิภาพโครงการที่เพิ่มขึ้น Darling & Whitty (2016) ระบุว่ามีความจำเป็นต้องมีแนวทางการจัดการที่อิงตามหลักฐาน เนื่องจากที่ปรึกษาและผู้ปฏิบัติงานกำลังนำเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ยังไม่ได้รับการพิสูจน์ ซึ่งองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนกำลังลงทุนเงินจำนวนมหาศาลโดยไม่มีผลลัพธ์ที่แน่นอน การเผยแพร่ความคิดเห็นที่ไม่มีพื้นฐานทางวิทยาศาสตร์ในสาขาวิทยาศาสตร์ การแพทย์ หรือกฎหมายจะไม่ได้รับการยอมรับ และการนำเสนอเหตุผลก็มีความสำคัญไม่แพ้กันในสาขาการจัดการ^{[ 1 ]}

PMO บางแห่งดำเนินงานในบริบทเฉพาะทาง ในกรอบการทำงานScaled Agile Frameworkคำว่า APMO ใช้เพื่อกำหนด PMO ที่มุ่งเน้นการสนับสนุนความ คล่องตัวทางธุรกิจ

แผนก PMO มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งและด้วยเหตุผลที่หลากหลาย งานวิจัยระบุว่าการเปลี่ยนแปลงการจัดการพอร์ตโฟลิโอและวิธีการ การทำงานร่วมกันและความรับผิดชอบ ความสมบูรณ์และประสิทธิภาพการจัดการโครงการ และสภาพแวดล้อมในการทำงาน ล้วนเป็นปัจจัยที่ผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของ PMO ^{[ 8 ]}

แม้ว่าหน้าที่ของ PMO จะเปลี่ยนแปลงไปตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง แต่ก็มีการโต้แย้งว่าหน้าที่หลักของ PMO คือการทำหน้าที่เป็นตัวเร่งปฏิกิริยาสำหรับการเปลี่ยนแปลงและการส่งมอบภายในองค์กร^{[ 9 ] [ 10 ]}

PMO มีหลายประเภท ได้แก่: ^{[ 11 ]}

• PMO ระดับองค์กร : รับประกันว่าโครงการต่างๆ สอดคล้องกับกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ขององค์กร โดยมีขอบเขตที่กว้างที่สุดในบรรดา PMO ทุกประเภท โดยทั่วไปจะรายงานตรงต่อ CEO (หรือตำแหน่งที่คล้ายคลึงกัน) และมีอำนาจในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และเชิงยุทธวิธีในทุกโครงการ^{[ 12 ]}
• สำนักงานบริหารโครงการระดับแผนก: ให้การสนับสนุนโครงการต่างๆ สำหรับหน่วยธุรกิจเฉพาะภายในองค์กร ซึ่งรวมถึงการบริหารจัดการพอร์ตโฟลิโอ การฝึกอบรม การวางแผนทรัพยากร และการประสานงานโครงการ
• สำนักงานบริหารโครงการ (Project PMO): จัดตั้งขึ้นเพื่อดูแลตลอดระยะเวลาของโครงการหรือโปรแกรมขนาดใหญ่เพียงโครงการเดียว โดยครอบคลุมถึงการสนับสนุนด้านการบริหาร การควบคุม การรายงาน และการติดตามตรวจสอบ
• ศูนย์ความเป็นเลิศด้านการบริหารโครงการ(PMCoE): กำหนดมาตรฐาน ขั้นตอน วิธีการ และเครื่องมือการบริหารโครงการที่เป็นมาตรฐาน เพื่อสนับสนุนทีมงานโครงการทั่วทั้งองค์กร รวมถึงบริการด้านการบริหารและฝึกอบรมเกี่ยวกับกระบวนการ วิธีการ และเครื่องมือต่างๆ

ชุมชนการปฏิบัติ (CoP) ของสำนักงาน บริหารโครงการ (PMI) อธิบายว่า PMO เป็นตัวขับเคลื่อนเชิงกลยุทธ์เพื่อความเป็นเลิศขององค์กร ซึ่งมุ่งเน้นที่จะยกระดับการปฏิบัติการจัดการการดำเนินงาน การกำกับดูแลองค์กร และความเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์^{[ 13 ]}

Darling & Whitty (2016) ชี้ให้เห็นว่ามี PMO หลายประเภทมาตั้งแต่ต้นศตวรรษที่ 19 ในฐานะกลุ่มที่ทำหน้าที่บริหารกลยุทธ์ของรัฐบาลในภาคเกษตรกรรม ไปจนถึงโครงการโครงสร้างพื้นฐานทางพลเรือนในช่วงต้นศตวรรษที่ 20 และในช่วงต้นศตวรรษที่ 20 เมื่อ PMO กลายเป็นสินค้าที่สามารถซื้อขายกันได้ การจัดกลุ่ม PMO ออกเป็นประเภทเฉพาะเจาะจงนั้นเป็นไปไม่ได้ (Darling & Whitty, 2016) ^{[ 1 ]}

ในขณะที่ตัวอักษร 'P' ใน PMO มักจะหมายถึง "โครงการ" (project) แต่ก็อาจหมายถึง "โปรแกรม" (program) หรือ "พอร์ตโฟลิโอ" (portfolio) ได้เช่นกัน สำนักงานบริหารโครงการจะให้การสนับสนุนโครงการต่างๆ ในขณะที่สำนักงานบริหารโปรแกรมจะมีขอบเขตที่กว้างกว่า รวมถึงการได้รับและรักษาผลประโยชน์จากโครงการ/โปรแกรมต่างๆ สำนักงานบริหารพอร์ตโฟลิโอมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมในการสนับสนุนองค์กรให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์^{[ 14 ]}

• การบริหารโครงการ
• ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการ
• การบริหารโครงการ
• การจัดการโครงการระดับองค์กร
• การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการ
• การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ
• ระบบจัดการเอกสาร