ลองค้นหาคำว่า purchase  หรือpurchasingใน Wiktionary ซึ่งเป็นพจนานุกรมออนไลน์ฟรี

การจัดซื้อคือกระบวนการที่ธุรกิจหรือองค์กรใช้ในการจัดหาสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แม้ว่าจะมีหลายองค์กรที่พยายามกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ แต่กระบวนการต่างๆ ก็อาจแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละองค์กร

การจัดซื้อเป็นส่วนหนึ่งของ กระบวนการ จัดหา ที่ครอบคลุมกว่า ซึ่งโดยทั่วไปแล้วยังรวมถึงการเร่งรัดการ จัดส่ง คุณภาพของซัพพลายเออร์ การขนส่ง และโลจิสติกส์ด้วย

ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อ ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการฝ่ายจัดหา หรือเจ้าหน้าที่ประจำสำนักงานจัดซื้อขององค์กร^{[ 1 ]} ให้คำแนะนำเกี่ยวกับ ขั้นตอน และมาตรฐาน การจัดหา ขององค์กรและกิจกรรมการจัดซื้อเชิงปฏิบัติการ

ตรงกันข้ามกับการจัดหาและการจัดหาเชิงกลยุทธ์การจัดซื้อนั้นมักถูกมองว่าเป็นกิจกรรมการดำเนินงานที่ไม่มีบทบาทเชิงกลยุทธ์ ผู้เขียนบางคนได้พยายามโต้แย้งมุมมองนี้ ตัวอย่างเช่น งานของ David Farmer ที่ตีพิมพ์ในบทความหลายฉบับระหว่างปี 1976 ถึง 1981 ได้รับการเน้นย้ำโดย John Ramsay ในปี 2002 ^{[ 2 ]}และบทความของ George Kiser เกี่ยวกับองค์ประกอบของกลยุทธ์การจัดซื้อซึ่งตีพิมพ์ในปี 1976 เช่นกัน สะท้อนให้เห็นถึงวิธีการนำ "กลยุทธ์การจัดซื้อที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ" มาใช้^{[ 3 ]} Particia Moody โต้แย้งในบทความปี 2001 ว่า "การจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ยังคงเป็นคำที่ขัดแย้งกันเอง" ^{[ 4 ]}

องค์กรส่วนใหญ่ใช้การตรวจสอบสามทางเป็นพื้นฐานของโปรแกรมการจัดซื้อ ซึ่งเกี่ยวข้องกับสามแผนกในองค์กรที่ดำเนินการส่วนต่าง ๆ ของกระบวนการจัดหา ทั้งสามแผนกไม่ได้รายงานต่อผู้จัดการอาวุโสคนเดียวกัน เพื่อป้องกันการปฏิบัติที่ผิดจรรยาบรรณและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับกระบวนการ แผนกเหล่านี้อาจเป็นแผนกจัดซื้อ แผนกรับสินค้า และแผนกบัญชีเจ้าหนี้ หรือแผนกวิศวกรรม แผนกจัดซื้อ และแผนกบัญชีเจ้าหนี้หรือผู้จัดการโรงงาน แผนกจัดซื้อ และแผนกบัญชีเจ้าหนี้ การผสมผสานอาจแตกต่างกันอย่างมาก แต่โดยทั่วไปแล้วแผนกจัดซื้อและแผนกบัญชีเจ้าหนี้จะเป็นสองในสามแผนกที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปองค์กรจะมีขั้นตอนที่ง่ายกว่าสำหรับการจัดซื้อที่มีมูลค่าต่ำ ตัวอย่างเช่นกระทรวงกลาโหม ของสหราชอาณาจักร มีนโยบายภายในแยกต่างหากสำหรับการจัดซื้อที่มีมูลค่าต่ำกว่า 10,000 ปอนด์^{[ 5 ]}เมื่อแผนกรับสินค้าไม่ได้เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปจะเรียกว่าการตรวจสอบสองทางหรือใบสั่งซื้อสองทาง ในสถานการณ์นี้ แผนกจัดซื้อจะออกใบสั่งซื้อโดย ไม่ต้องมี ใบเสร็จ รับเงิน เมื่อมีใบแจ้งหนี้มาถึงตามใบสั่งซื้อ แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะติดต่อผู้ร้องขอใบสั่งซื้อโดยตรงเพื่อตรวจสอบว่าได้รับสินค้าหรือบริการแล้ว โดยทั่วไปแล้ว วิธีการนี้ใช้กับสินค้าและบริการที่ไม่ต้องผ่านแผนกรับสินค้า ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์ที่จัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ งาน NRE (บริการด้านวิศวกรรมที่ไม่เกิดขึ้นซ้ำ) ชั่วโมงการให้คำปรึกษา เป็นต้น

ในอดีต แผนกจัดซื้อจะออกใบสั่งซื้อสำหรับสินค้า บริการ อุปกรณ์ และวัตถุดิบ ต่อมาเพื่อลดต้นทุนด้านการบริหารที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อสินค้าอุปโภคบริโภค พื้นฐานซ้ำๆ จึง มีการนำข้อตกลงแบบ "เหมาจ่าย" หรือ "ข้อตกลงหลัก" มาใช้ ข้อตกลงประเภทนี้มักมีระยะเวลานานกว่าและขอบเขตที่กว้างขึ้น เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากแนวคิดเรื่องปริมาณการสั่งซื้อจำนวนมาก เมื่อต้องการสินค้าเพิ่มเติม ก็จะออกเอกสารอนุมัติอย่างง่าย ๆ ให้กับผู้จำหน่ายเพื่อจัดส่งสินค้าหรือบริการ

อีกวิธีหนึ่งในการลดต้นทุนด้านการบริหารที่เกี่ยวข้องกับสัญญาซ้ำซ้อนสำหรับวัสดุทั่วไป คือการใช้บัตรเครดิตของบริษัท หรือที่รู้จักกันในชื่อ " บัตรจัดซื้อ " หรือ "P-Card" โปรแกรม P-Card มีความแตกต่างกัน แต่ทุกโปรแกรมมีการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบเพื่อรับประกันการใช้งานที่เหมาะสม ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อตระหนักว่าเมื่อมีการทำสัญญาสำหรับวัสดุสิ้นเปลืองที่มีมูลค่าต่ำแล้ว ฝ่ายจัดซื้อสามารถมีบทบาทน้อยลงในการดำเนินงานและการใช้สัญญาเหล่านั้น ยังคงมีการกำกับดูแลในรูปแบบของการตรวจสอบและการทบทวนงบการเงินรายเดือน แต่เวลาส่วนใหญ่ของพวกเขาสามารถใช้ในการเจรจาการจัดซื้อครั้งใหญ่และการจัดทำสัญญาระยะยาวอื่นๆ สัญญาเหล่านี้มักจะต่ออายุได้ทุกปี

แนวโน้มที่เปลี่ยนไปจากการจัดซื้อจัดจ้างรายวัน (การจัดซื้อเชิงกลยุทธ์) ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างในอุตสาหกรรม ประการแรกคือการลดจำนวนบุคลากร: แผนกจัดซื้อมีขนาดเล็กลง ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานจำนวนมากคอยประมวลผลคำสั่งซื้อชิ้นส่วนแต่ละชิ้นเหมือนในอดีต การเปลี่ยนแปลงอีกประการหนึ่งคือการมุ่งเน้นไปที่การเจรจาต่อรองสัญญาและการจัดซื้ออุปกรณ์ทุนขนาดใหญ่ ทั้งสองหน้าที่นี้ทำให้แผนกจัดซื้อสามารถสร้างรายได้ให้แก่องค์กรได้มากที่สุด จึงเกิดคำศัพท์และตำแหน่งงานใหม่ขึ้น คือการจัดหาเชิงกลยุทธ์และ ผู้จัดการฝ่ายจัดหา ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ไม่เพียงแต่เน้นกระบวนการประมูลและการเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ เท่านั้น แต่ยังครอบคลุมถึง หน้าที่ทั้งหมด ของห่วงโซ่อุปทาน ในบทบาทเหล่านี้ พวกเขาสามารถเพิ่มมูลค่าและประหยัดค่าใช้จ่ายให้แก่องค์กรได้สูงสุด มูลค่านี้ปรากฏให้เห็นในรูปแบบของสินค้าคงคลัง ที่ลดลง จำนวนบุคลากรที่น้อยลง และการส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายถึงมือผู้บริโภคได้เร็วขึ้น ความสำเร็จของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อในบทบาทเหล่านี้ส่งผลให้ได้รับมอบหมายงานใหม่ๆ นอกเหนือจากหน้าที่การจัดซื้อแบบดั้งเดิม เช่น โลจิสติกส์การจัดการวัสดุการจัดจำหน่าย และคลังสินค้า ปัจจุบัน ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ กำลังก้าวขึ้นมาเป็นผู้จัดการห่วงโซ่อุปทาน โดยรับผิดชอบงานเพิ่มเติมในองค์กร อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อไม่ใช่เพียงกลุ่มเดียวที่ก้าวขึ้นมาเป็นผู้จัดการห่วงโซ่อุปทาน ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกส์ ผู้จัดการฝ่ายวัสดุ ผู้จัดการฝ่ายจัดจำหน่าย ฯลฯ ต่างก็ได้รับการยกระดับบทบาทไปสู่หน้าที่ที่กว้างขึ้น และบางคนก็รับผิดชอบงานด้านการจัดซื้อด้วยเช่นกัน

ในทางบัญชีการซื้อหมายถึงจำนวนสินค้าที่บริษัทซื้อตลอดทั้งปี นอกจากนี้ยังหมายถึงข้อมูลเกี่ยวกับชนิด คุณภาพ ปริมาณ และต้นทุนของสินค้าที่ซื้อซึ่งควรบันทึกไว้ การซื้อจะถูกเพิ่มเข้าไปในสินค้าคงคลังการซื้อจะถูกหักล้างด้วยส่วนลดการซื้อการคืนสินค้า และส่วนลดอื่นๆช่วงเวลาที่ควรเพิ่มสินค้าคงคลังขึ้นอยู่กับ นโยบาย Free On Board (FOB) ของการค้า สำหรับผู้ซื้อ สินค้าคงคลังใหม่นี้จะถูกเพิ่มเมื่อมีการจัดส่งหากนโยบายเป็น FOB จุดจัดส่ง และผู้ขายจะหักรายการนี้ออกจากสินค้าคงคลังของตน ในทางกลับกัน ผู้ซื้อจะเพิ่มสินค้าคงคลังนี้เมื่อได้รับสินค้าหากนโยบายเป็น FOB ปลายทาง และผู้ขายจะหักรายการนี้ออกจากสินค้าคงคลังเมื่อส่งมอบสินค้าแล้ว

สินค้าที่ซื้อมาเพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากการขายโดยตรง เช่นการวิจัยและพัฒนาจะถูกเพิ่มเข้าไปในสินค้าคงคลังและจัดสรรเป็นค่าใช้จ่าย ด้านการวิจัยและพัฒนา เมื่อมีการใช้งาน อนึ่ง อุปกรณ์ที่ซื้อมาเพื่อการวิจัยและพัฒนาจะไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในสินค้าคงคลัง แต่จะถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์ถาวร

รูปถัดไปแสดงกระบวนการ จัดซื้อระบบหลักในกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯที่ได้รับการปรับปรุงกระบวนการนี้กำหนดโดยขั้นตอนต่างๆ ซึ่งเทคโนโลยีจะถูกกำหนดและพัฒนาให้เป็นแนวคิดที่ใช้งานได้จริง จากนั้นจึงพัฒนาและเตรียมพร้อมสำหรับการผลิต หลังจากนั้นระบบที่ผลิตขึ้นจะได้รับการสนับสนุนในภาคสนาม^{[ 6 ]}

กระบวนการนี้อนุญาตให้ระบบที่กำหนดเข้าสู่กระบวนการได้ในทุกขั้นตอนการพัฒนา ตัวอย่างเช่น ระบบที่ใช้เทคโนโลยีที่ยังไม่ได้รับการพิสูจน์จะเข้าสู่ขั้นตอนเริ่มต้นของกระบวนการและจะดำเนินไปตามช่วงเวลาที่ยาวนานของการพัฒนาเทคโนโลยี ในขณะที่ระบบที่ใช้เทคโนโลยีที่พัฒนาแล้วและได้รับการพิสูจน์แล้วอาจเข้าสู่การพัฒนาทางวิศวกรรมโดยตรง หรืออาจเข้าสู่การผลิตได้เลย กระบวนการนี้ประกอบด้วยขั้นตอนการพัฒนาสี่ขั้นตอน: ^{[ 6 ]}

• การพัฒนาแนวคิดและเทคโนโลยี: มีวัตถุประสงค์เพื่อสำรวจแนวคิดทางเลือกต่างๆ โดยพิจารณาจากความต้องการในการดำเนินงาน ความพร้อมของเทคโนโลยี ความเสี่ยง และความสามารถในการจ่าย
• ขั้นตอนการพัฒนาแนวคิดและเทคโนโลยีเริ่มต้นด้วยการสำรวจแนวคิด ในขั้นตอนนี้ จะมีการศึกษาแนวคิดเพื่อกำหนดแนวคิดทางเลือกต่างๆ และเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถและความเสี่ยงที่จะช่วยให้สามารถเปรียบเทียบแนวคิดที่แข่งขันกันได้อย่างเป็นกลาง
• ขั้นตอนการพัฒนาระบบและการสาธิต ขั้นตอนนี้อาจเกิดขึ้นได้โดยตรงจากโอกาสทางเทคโนโลยีและความต้องการเร่งด่วนของผู้ใช้ หรืออาจเกิดขึ้นจากการพัฒนาแนวคิดและเทคโนโลยีมาก่อนแล้วก็ได้
• ขั้นตอนสุดท้ายและยาวนานที่สุดคือขั้นตอนการบำรุงรักษาและการกำจัด ในระหว่างขั้นตอนนี้ จะมีการดำเนินกิจกรรมที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อบำรุงรักษาและดูแลรักษาระบบในภาคสนามด้วยวิธีการที่ประหยัดต้นทุนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

นี่คือกระบวนการที่องค์กรระบุผู้จัดจำหน่ายที่มีศักยภาพสำหรับสินค้า บริการ หรืออุปกรณ์ที่ระบุไว้โดยจะวิเคราะห์คุณสมบัติ และประวัติของผู้จัดจำหน่ายเหล่านั้น รวมถึงผลิตภัณฑ์หรือบริการที่พวกเขาเสนอ กระบวนการคัดเลือก ผู้เสนอราคาจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปอาจรวมถึงการตรวจสอบประวัติเครดิต การสัมภาษณ์ผู้บริหาร การทดสอบผลิตภัณฑ์ และการเยี่ยมชมโรงงาน กระบวนการนี้ไม่ได้ทำตามลำดับความสำคัญเสมอไป แต่จะทำตามลำดับค่าใช้จ่าย บ่อยครั้งที่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะทำการวิจัยผู้เสนอราคาที่มีศักยภาพ โดยรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรและผลิตภัณฑ์จากแหล่งข่าวและผู้ติดต่อในอุตสาหกรรมของตนเอง นอกจากนี้ ฝ่ายจัดซื้ออาจส่งคำขอข้อมูล (RFI) ไปยังผู้จัดจำหน่ายที่มีศักยภาพเพื่อช่วยรวบรวมข้อมูล ฝ่ายวิศวกรรมจะตรวจสอบผลิตภัณฑ์ตัวอย่างเพื่อพิจารณาว่าบริษัทหรือองค์กรนั้นสามารถผลิตผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาต้องการได้หรือไม่ หากผู้เสนอราคาผ่านทั้งสองขั้นตอน ฝ่ายวิศวกรรมอาจตัดสินใจทำการทดสอบวัสดุเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบมาตรฐานคุณภาพ การทดสอบเหล่านี้อาจมีค่าใช้จ่ายสูงและต้องใช้เวลาของช่างเทคนิคและวิศวกรหลายคน ผู้บริหารฝ่ายวิศวกรรมต้องตัดสินใจเรื่องนี้โดยพิจารณาจากต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาอาจจัดหา ความสำคัญของผลิตภัณฑ์ของผู้เสนอราคาต่อการผลิต และปัจจัยอื่นๆ การตรวจสอบประวัติเครดิต การสัมภาษณ์ผู้บริหาร การเยี่ยมชมโรงงาน รวมถึงขั้นตอนอื่นๆ สามารถนำมาใช้ได้ทั้งหมด หากผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรม การผลิต และห่วงโซ่อุปทานเห็นว่าสิ่งเหล่านี้จะช่วยในการตัดสินใจได้ และค่าใช้จ่ายนั้นสมเหตุสมผล

องค์กรอื่นๆ อาจมี เป้าหมายด้านการจัดซื้อจัดจ้าง จากกลุ่มชนกลุ่มน้อยที่ต้องพิจารณาในการคัดเลือกผู้เสนอราคา องค์กรต่างๆ กำหนดเป้าหมายในการใช้ธุรกิจที่ผู้หญิงเป็นเจ้าของหรือธุรกิจที่ชนกลุ่มน้อยเป็นเจ้าของการใช้ซัพพลายเออร์ที่เป็นชนกลุ่มน้อยอย่างมีนัยสำคัญอาจทำให้บริษัทนั้นมีคุณสมบัติเป็นผู้เสนอราคาที่มีศักยภาพสำหรับสัญญาจ้างกับบริษัทหรือหน่วยงานภาครัฐที่ต้องการเพิ่มโครงการซัพพลายเออร์ที่เป็นชนกลุ่มน้อยของตน

กระบวนการคัดเลือกนี้อาจรวมหรือไม่รวมซัพพลายเออร์ต่างประเทศก็ได้ ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและเกณฑ์ขององค์กร บริษัทที่ต้องการเพิ่มฐานซัพพลายเออร์ในภูมิภาคแปซิฟิกอาจไม่รวมซัพพลายเออร์จากทวีปอเมริกา ยุโรป และออสเตรเลีย ในขณะที่องค์กรอื่นๆ อาจต้องการซื้อจากภายในประเทศเพื่อให้ตอบสนองต่อคำสั่งซื้อได้รวดเร็วยิ่งขึ้น รวมถึงการทำงานร่วมกันด้านการออกแบบและการผลิตที่ง่ายขึ้น

เป้าหมายขององค์กรจะเป็นตัวกำหนดเกณฑ์ในการคัดเลือกผู้เสนอราคา นอกจากนี้ ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดซื้ออาจมีความเฉพาะเจาะจงมาก ทำให้จำนวนผู้เสนอราคามีจำกัด และเกณฑ์การคัดเลือกต้องกว้างมากเพื่อให้เกิดการแข่งขัน หากมีเพียงบริษัทเดียวที่สามารถตอบสนองความต้องการของผลิตภัณฑ์ได้ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อต้องพิจารณาใช้ตัวเลือก "จัดซื้อจากแหล่งเดียว" หรือทำงานร่วมกับฝ่ายวิศวกรรมเพื่อขยายขอบเขตของข้อกำหนด หากโครงการอนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดได้ ตัวเลือกจัดซื้อจากแหล่งเดียวเป็นส่วนหนึ่งของการคัดเลือกผู้เสนอราคาที่ยอมรับว่าบางครั้งอาจมีผู้จัดจำหน่ายที่เหมาะสมเพียงรายเดียวสำหรับบริการหรือผลิตภัณฑ์บางอย่าง ซึ่งอาจเป็นเพราะการใช้งานที่จำกัดของผลิตภัณฑ์ไม่สามารถรองรับผู้ผลิตได้มากกว่าหนึ่งราย ความใกล้ชิดของบริการที่ได้รับ หรือผลิตภัณฑ์นั้นได้รับการออกแบบหรือคิดค้นขึ้นใหม่และยังไม่มีการแข่งขันเกิดขึ้น

นี่คือกระบวนการที่องค์กรใช้ในการจัดซื้อสินค้า บริการ หรืออุปกรณ์ กระบวนการเหล่านี้แตกต่างกันอย่างมาก ตั้งแต่เข้มงวดไปจนถึงไม่เป็นทางการ องค์กรขนาดใหญ่และหน่วยงานภาครัฐมักจะมีกระบวนการที่เข้มงวดและเป็นทางการ กระบวนการเหล่านี้อาจใช้แบบฟอร์มการเสนอราคาเฉพาะที่กำหนดขั้นตอนและรายละเอียดเฉพาะ กระบวนการที่เข้มงวดมากนั้นกำหนดให้เจ้าหน้าที่หลายคนจากหลายแผนกต้องเปิดซองเสนอราคาเพื่อให้แน่ใจถึงความยุติธรรมและความเป็นกลาง การตอบกลับมักจะมีรายละเอียดมาก ผู้เสนอราคาที่ไม่ตอบกลับตามที่กำหนดและไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนที่เผยแพร่อาจถูกตัดสิทธิ์ ธุรกิจเอกชนขนาดเล็กมักจะมีกระบวนการที่ไม่เป็นทางการมากกว่า การเสนอราคาอาจอยู่ในรูปแบบของอีเมลถึงผู้เสนอราคาทั้งหมด โดยระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการ การตอบกลับจากผู้เสนอราคาอาจมีรายละเอียดหรือเพียงแค่จำนวนเงินที่เสนอ

กระบวนการประมูลส่วนใหญ่มีหลายระดับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีมูลค่าต่ำกว่าจำนวนเงินที่กำหนดไว้ อาจใช้ "ดุลยพินิจของผู้ใช้" ซึ่งอนุญาตให้ผู้ประมูลสามารถร้องขอหรือเลือกผู้จัดซื้อได้ตามต้องการ ระดับนี้อาจต่ำสุดที่ 100 ดอลลาร์ หรือสูงสุดที่ 10,000 ดอลลาร์ ขึ้นอยู่กับองค์กร เหตุผลก็คือ การประหยัดที่ได้จากการดำเนินการตามคำขอเหล่านี้เช่นเดียวกับสินค้าที่มีราคาสูงนั้นมีน้อยมาก และไม่คุ้มค่ากับเวลาและค่าใช้จ่าย แผนกจัดซื้อจะคอยตรวจสอบการใช้ดุลยพินิจของผู้ใช้ในทางที่ผิด การจัดซื้อจัดจ้างในระดับกลางๆ อาจดำเนินการด้วยกระบวนการที่เป็นทางการมากขึ้นเล็กน้อย กระบวนการนี้อาจเกี่ยวข้องกับการที่ผู้ใช้ต้องจัดหาใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์สามราย แผนกจัดซื้ออาจถูกขอหรือถูกกำหนดให้จัดหาใบเสนอราคาเหล่านั้น กระบวนการประมูลอย่างเป็นทางการเริ่มต้นที่ 10,000 ดอลลาร์ หรือสูงสุดที่ 100,000 ดอลลาร์ ขึ้นอยู่กับองค์กร การประมูลมักเกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มเฉพาะที่ผู้ประมูลต้องกรอกและส่งคืนภายในกำหนดเวลาที่ระบุ ขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ที่ซื้อและองค์กร การประมูลอาจระบุเกณฑ์การประเมินแบบถ่วงน้ำหนัก ข้อเสนออื่นๆ จะได้รับการประเมินตามดุลยพินิจของฝ่ายจัดซื้อหรือผู้ใช้งานปลายทาง บางข้อเสนออาจได้รับการประเมินโดยคณะกรรมการข้ามสายงาน บางข้อเสนออาจได้รับการประเมินโดยผู้ใช้งานปลายทางหรือผู้ซื้อในฝ่ายจัดซื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดเล็กและเอกชน ผู้เสนอราคาอาจได้รับการประเมินตามเกณฑ์หรือปัจจัยที่แทบไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับข้อเสนอราคาจริงเลย ตัวอย่างของปัจจัยเหล่านี้ ได้แก่ ประวัติการทำงานของผู้เสนอราคากับบริษัท ประวัติการทำงานของผู้เสนอราคากับผู้บริหารระดับสูงของบริษัทในบริษัทอื่นๆ และความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ของผู้เสนอราคา

โดยปกติแล้ว การประเมินทางเทคนิค ซึ่งเป็นการประเมินความเหมาะสมทางเทคนิคของสินค้าหรือบริการที่เสนอราคา จะดำเนินการก่อนการประเมินเชิงพาณิชย์ ในช่วงขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างนี้ ตัวแทนที่มีความรู้เฉพาะทาง (โดยทั่วไปคือคณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์ หรือวิศวกรรม) จะตรวจสอบข้อเสนอและระบุว่าผู้เสนอราคาแต่ละรายมีความเหมาะสมทางเทคนิคหรือไม่เหมาะสมทางเทคนิค

โดยปกติแล้ว การประเมินทางเทคนิคจะดำเนินการโดยพิจารณาจากเกณฑ์การประเมินทางเทคนิคที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เกณฑ์มีสองประเภท ได้แก่ เกณฑ์ทั่วไป (ซึ่งจะมีการให้คะแนนหากตรงตามเกณฑ์เหล่านั้น) และเกณฑ์สำคัญ (หากไม่ตรงตามเกณฑ์เหล่านี้ จะทำให้ข้อเสนอนั้นถูกตัดสิทธิ์ทางเทคนิค)

ต้นทุนทางการเงิน คำนวณโดยการคูณ อัตราดอกเบี้ยของสกุลเงินนั้นๆกับจำนวนเงินที่ชำระไปก่อนที่จะได้รับสินค้า หากเงินนั้นยังคงอยู่ในบัญชีของผู้ซื้อ ดอกเบี้ยก็จะถูกหักออกไป ดอกเบี้ยนั้นโดยพื้นฐานแล้วเป็นต้นทุนเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินตามความคืบหน้าหรือตามขั้นตอนต่างๆ

สถานที่ตั้งของการผลิตจะถูกนำมาพิจารณาในระหว่างขั้นตอนการประเมิน โดยหลักๆ แล้วเพื่อคำนวณ ต้นทุนค่า ขนส่งแต่ยังต้องคำนึงถึงประเด็นระดับภูมิภาคด้วย เช่น ในยุโรปเป็นเรื่องปกติที่โรงงานจะปิดทำการในช่วงเดือนสิงหาคมเพื่อหยุดพักผ่อนช่วงฤดูร้อน^{[ 7 ]}ข้อตกลงแรงงานอาจถูกนำมาพิจารณาและอาจนำมาใช้ในการประเมินด้วย หากทราบว่าภูมิภาคนั้นมีข้อพิพาทแรงงานบ่อยครั้ง

ระยะเวลานำการผลิตคือช่วงเวลาตั้งแต่การสั่งซื้อ (หรือเวลาที่ผู้ซื้อส่งแบบร่างขั้นสุดท้ายให้ผู้ขาย) จนกระทั่งสินค้าถูกผลิตและเตรียมพร้อมสำหรับการจัดส่ง ระยะเวลานำการผลิตจะแตกต่างกันไปตามผลิตภัณฑ์ และอาจมีตั้งแต่หลายวันไปจนถึงหลายปี

เวลาในการขนส่งจะถูกประเมินโดยเปรียบเทียบการส่งมอบสินค้ากับวันที่ผู้ซื้อต้องการใช้งาน หากสินค้าถูกจัดส่งจากท่าเรือที่อยู่ห่างไกลและมีการขนส่งทางเรือไม่บ่อยนัก เวลาในการขนส่งอาจเกินกว่ากำหนดการและจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยน

ค่าบริการจัดส่ง - ค่าใช้จ่ายสำหรับการจัดส่งสินค้าไปยังจุดที่ระบุไว้

• ความถูกต้องของการเสนอราคา
• การบรรจุหีบห่อ
• การปรับราคาเสนอ
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข
• บริการของผู้ขาย
• องค์กรกำหนดมาตรฐาน
• การตรวจสอบทางการเงิน
• สกุลเงินที่ใช้ชำระเงิน
• การวิเคราะห์ความเสี่ยง (ความผันผวนของตลาด ความเครียดทางการเงินของผู้เสนอราคา)
• การทดสอบ

การเจรจาต่อรองเป็นทักษะสำคัญในสายงานจัดซื้อ หนึ่งในเป้าหมายของเจ้าหน้าที่จัดซื้อคือการจัดหาสินค้าภายใต้เงื่อนไขที่เป็นประโยชน์สูงสุดต่อฝ่ายผู้ซื้อ โดยทั่วไปแล้วเจ้าหน้าที่จัดซื้อจะพยายามลดต้นทุนไปพร้อมๆ กับการตอบสนองความต้องการอื่นๆ ของผู้ซื้อ เช่น การส่งมอบตรงเวลา การปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขทางการค้า (รวมถึงการรับประกันการโอนความเสี่ยง การมอบหมายสิทธิ์ สิทธิ์ในการตรวจสอบ การรักษาความลับการเยียวยา ฯลฯ)

นักเจรจาต่อรองที่ดี โดยเฉพาะผู้ที่มีหลักฐานการประหยัดต้นทุนในระดับสูง จะได้รับค่าตอบแทน ที่สูงกว่าในอุตสาหกรรม นั้นๆ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงในการจ้างงานระหว่างผู้ซื้อและนายจ้าง การประหยัดต้นทุนของผู้ซื้ออาจส่งผลให้เกิดการสร้างมูลค่าให้กับธุรกิจ และอาจได้รับโบนัสเป็นจำนวนเงินคงที่ หรือส่วนแบ่งเปอร์เซ็นต์จากผลการประหยัดต้นทุนที่บันทึกไว้

แม้ว่าฝ่ายจัดซื้อจะถูกมองว่าเป็นส่วนสนับสนุนของธุรกิจหลัก แต่ในความเป็นจริงแล้ว ฝ่ายจัดซื้อก็เป็น ฝ่ายสร้าง รายได้ด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากบริษัทต้องการซื้อสินค้ามูลค่า 30 ล้านดอลลาร์สหรัฐ และฝ่ายจัดซื้อสามารถจัดหาสินค้าได้ในราคา 25 ล้านดอลลาร์สหรัฐ ฝ่ายจัดซื้อก็จะประหยัดเงินให้บริษัทได้ 5 ล้านดอลลาร์สหรัฐ ซึ่งเงินที่ประหยัดได้นี้อาจมากกว่างบประมาณประจำปีของฝ่ายจัดซื้อ และเงินที่ประหยัดได้นั้นก็จะสามารถนำไปจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ของฝ่ายจัดซื้อได้ เช่น เงินเดือนพนักงาน คอมพิวเตอร์ ค่าเช่าสำนักงาน เป็นต้น

โดยทั่วไป การบริหารจัดการหลังการอนุมัติสัญญาประกอบด้วยการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย การเพิ่มเติม หรือการลดทอน ซึ่งส่งผลต่อเงื่อนไขของข้อตกลงหรือขอบเขตการจัดหาของผู้ขาย การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวส่วนใหญ่มักเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย แต่เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ จะต้องบันทึกไว้ในข้อตกลงที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น การเพิ่มปริมาณของรายการสินค้า หรือการเปลี่ยนแปลงโลหะวิทยาของส่วนประกอบเฉพาะ

• อีโคลีสซิ่ง
• กระบวนการจัดซื้อ
• การจัดการห่วงโซ่อุปทาน
• ฝ่ายขาย
• โลจิสติกส์
• การวางแผนความต้องการวัสดุ
• องค์กรจัดซื้อแบบกลุ่ม
• การประมูล
• ต้นทุนการได้มาทั้งหมด
• สถาบันการจัดซื้อจัดหาและซัพพลายเชนแห่งสหราชอาณาจักร
• การควบรวมและการเข้าซื้อกิจการ
• การบริหารสำนักงานกฎหมาย