การจัดการบันทึกหรือที่รู้จักกันในชื่อการจัดการบันทึกและสารสนเทศเป็นหน้าที่ขององค์กรที่มุ่งเน้นการจัดการสารสนเทศในองค์กรตลอดวงจรชีวิตตั้งแต่เวลาที่สร้างหรือได้รับจนถึงการกำจัดทิ้งในที่สุด ซึ่งรวมถึงการระบุ การจำแนกประเภท การจัดเก็บ การรักษาความปลอดภัย การเรียกค้น การติดตาม และการทำลายหรือ การเก็บรักษา บันทึกอย่างถาวร^{[ 1 ]}มาตรฐานISO 15489-1: 2001 ( “ISO 15489-1:2001” ) นิยามการจัดการบันทึกว่า “[ขอบเขต] ของการจัดการที่รับผิดชอบในการควบคุมการสร้าง การรับ การบำรุงรักษา การใช้ และการกำจัดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ รวมถึงกระบวนการในการรวบรวมและรักษาหลักฐานและข้อมูลเกี่ยวกับ กิจกรรม ทางธุรกิจและธุรกรรมในรูปแบบของบันทึก” ^{[ 2 ]}

บันทึกขององค์กรช่วยรักษาแง่มุมต่างๆ ของความทรงจำของสถาบัน การพิจารณาว่าจะเก็บรักษาบันทึกไว้นานแค่ไหน ความสามารถในการนำกลับมาใช้ใหม่มีความสำคัญ บันทึกจำนวนมากถูกเก็บไว้เป็นหลักฐานของกิจกรรม ธุรกรรม และการตัดสินใจ บันทึกอื่นๆ บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นและเหตุผล^{[ 3 ]}วัตถุประสงค์ของการจัดการบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ที่กว้างขึ้นขององค์กรในด้านการกำกับดูแล การจัดการความเสี่ยง และการปฏิบัติตามกฎระเบียบและเกี่ยวข้องกับการจัดการหลักฐานของกิจกรรมขององค์กร ตลอดจนการลดหรือบรรเทาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องเป็นหลัก^{[ 4 ]}งานวิจัยล่าสุดแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างการจัดการบันทึกและความรับผิดชอบในการกำกับดูแล^{[ 5 ]}

แนวคิดเรื่องบันทึกได้รับการกำหนดไว้หลากหลายวิธีISO 15489-1:2016กำหนดบันทึก ไว้ ว่า "ข้อมูลที่สร้าง รับ และเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานและเป็นสินทรัพย์โดยองค์กรหรือบุคคลเพื่อปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายหรือในการดำเนินธุรกิจ" ^{[ 2 ]}แม้ว่าการจัดการบันทึกจะมีวัตถุประสงค์และประโยชน์มากมาย แต่ดังที่คำจำกัดความนี้เน้นย้ำ คุณลักษณะสำคัญของบันทึกคือความสามารถในการทำหน้าที่เป็นหลักฐานของเหตุการณ์ การจัดการบันทึกที่เหมาะสมสามารถช่วยรักษาคุณลักษณะนี้ของบันทึกได้

การศึกษาล่าสุดและครอบคลุมได้กำหนดบันทึกว่าเป็น "การแสดงกิจกรรมที่คงอยู่" ตามที่บันทึกหรือสร้างขึ้นโดยผู้เข้าร่วมหรือผู้สังเกตการณ์^{[ 6 ]}มุมมองเชิงธุรกรรมนี้เน้นความสำคัญของบริบทและกระบวนการในการกำหนดและความหมายของบันทึก ในทางตรงกันข้าม คำจำกัดความก่อนหน้านี้เน้นคุณสมบัติเชิงหลักฐานและข้อมูลของบันทึก^{[ 7 ]}ในบริบทขององค์กร บันทึกคือวัสดุที่สร้างหรือได้รับโดยองค์กรในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ หรือในการดำเนินการหรือการปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมาย^{[ 8 ] [ 9 ]}คำจำกัดความของบันทึกในเชิงองค์กรนี้มาจากทฤษฎีในยุคแรกๆ ของหอจดหมายเหตุในฐานะกลุ่มของบันทึกที่เป็นระบบ นั่นคือ "เอกสาร ภาพวาด และสิ่งพิมพ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ได้รับหรือผลิตอย่างเป็นทางการโดยหน่วยงานบริหารหรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่ง" ^{[ 10 ] [ 11 ]}

เอกสารทุกฉบับไม่ใช่บันทึกบันทึกคือเอกสารที่ผู้สร้างตั้งใจเก็บรักษาไว้ (หมายความว่าผู้สร้างตั้งใจเก็บรักษาไว้) เพื่อใช้เป็นหลักฐานของการกระทำ ระบบการจัดการบันทึกโดยทั่วไปจะแยกแยะระหว่างบันทึกและสิ่งที่ไม่ใช่บันทึก (สำเนาเพื่อความสะดวก ต้นฉบับร่าง เอกสารซ้ำ) ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีการจัดการอย่างเป็นทางการ ระบบหลายระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ กำหนดให้เอกสารต้องได้รับการประกาศอย่างเป็นทางการว่าเป็นบันทึกเพื่อให้สามารถจัดการได้ เมื่อประกาศแล้ว บันทึกจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้และสามารถทำลายได้ตามกฎของระบบเท่านั้น

อาจมีการควบคุมการเข้าถึงเพื่อกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงได้และภายใต้สถานการณ์ใด การควบคุมทางกายภาพอาจใช้เพื่อรักษาความปลอดภัยของเอกสารที่เป็นความลับ เช่น แฟ้มประวัติพนักงานซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน อาจถูกเก็บไว้ในตู้ล็อกพร้อมบันทึกการควบคุมเพื่อติดตามการเข้าถึง ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลอาจรวมถึงการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท ซึ่งอนุญาตให้กำหนดสิทธิ์ (ในการดู เปลี่ยนแปลง และ/หรือลบ) ให้กับพนักงานตามบทบาทของพวกเขาในองค์กร สามารถเก็บรักษา บันทึกการตรวจสอบที่แสดงการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสารได้

เช่นเดียวกับที่เอกสารขององค์กรมีรูปแบบหลากหลาย การจัดเก็บเอกสารก็อาจแตกต่างกันไปทั่วทั้งองค์กร การบำรุงรักษาไฟล์อาจดำเนินการโดยเจ้าของ ผู้ที่ได้รับมอบหมาย หน่วยงานเก็บรักษาเอกสาร หรือเสมียน เอกสารอาจได้รับการจัดการในสถานที่ส่วนกลาง เช่น ศูนย์หรือคลังเอกสาร หรือการควบคุมเอกสารอาจกระจายไปทั่วแผนกและสถานที่ต่างๆ ภายในองค์กร เอกสารอาจได้รับการระบุอย่างเป็นทางการและแยกต่างหากโดยใช้รหัสและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อการปกป้องและความจุในการจัดเก็บที่ดีที่สุด หรืออาจถูกระบุและจัดเก็บอย่างไม่เป็นทางการโดยไม่มีการจัดทำดัชนีที่ชัดเจน องค์กรที่จัดการเอกสารอย่างไม่เป็นทางการมักพบว่าการเข้าถึงและเรียกค้นข้อมูลเมื่อต้องการทำได้ยาก ความไม่มีประสิทธิภาพของระบบการจัดเก็บและบำรุงรักษาเอกสารอาจส่งผลเสียในแง่ของพื้นที่ที่สูญเปล่าและทรัพยากรที่ใช้ไปในการค้นหาเอกสาร

เอกสารที่ไม่ใช้งานแล้วคือเอกสารที่ไม่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันอีกต่อไป แต่ยังคงถูกเก็บรักษาไว้จนกว่าจะครบกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเช่น เมื่อโครงการสิ้นสุดลง สายผลิตภัณฑ์ถูกยกเลิก หรือเมื่อสิ้นสุดรอบปีบัญชี เอกสารเหล่านี้อาจมีคุณค่าทางธุรกิจ ทางกฎหมาย ทางการเงิน หรือทางประวัติศาสตร์สำหรับองค์กรในอนาคต ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลาสั้นหรือถาวร การจัดการเอกสารเป็นไปตามตารางการเก็บรักษา เมื่อเอกสารครบกำหนดระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว และไม่มีข้อจำกัดทางกฎหมายใด ๆ ที่ค้างอยู่ เอกสารนั้นจะได้รับอนุญาตให้ดำเนินการขั้นสุดท้าย ซึ่งอาจรวมถึงการทำลาย การโอน หรือการเก็บรักษาอย่างถาวร

แผนการฟื้นฟูหลังภัยพิบัติคือ แผนปฏิบัติการที่เขียนขึ้นและได้รับการอนุมัติ ซึ่งจะดำเนินการหลังจากเกิดภัยพิบัติ โดยระบุรายละเอียดว่าองค์กรจะฟื้นฟูการทำงานที่สำคัญของธุรกิจและกู้คืนข้อมูลที่เสียหายหรือตกอยู่ในความเสี่ยงได้อย่างไร

เอกสารที่ใช้งานอยู่คือเอกสารที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานในปัจจุบัน มีการใช้งานบ่อย และมักตั้งอยู่ใกล้กับผู้ใช้ ในอดีต คำว่า "การจัดการเอกสาร" บางครั้งใช้เพื่ออ้างถึงเฉพาะการจัดการเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานในชีวิตประจำวันแล้ว แต่ยังคงต้องเก็บรักษาไว้ เช่น เอกสาร "กึ่งใช้งาน" หรือ "ไม่ใช้งาน" ซึ่งมักเก็บไว้ในห้องใต้ดินหรือสถานที่อื่น การใช้งานในปัจจุบันมักหมายถึง " วงจรชีวิต " ทั้งหมดของเอกสาร ตั้งแต่จุดเริ่มต้นของการสร้างจนถึงการกำจัดทิ้งในที่สุด

รูปแบบและสื่อของบันทึกโดยทั่วไปไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการบันทึกจากมุมมองที่ว่าบันทึกจะต้องได้รับการระบุและจัดการโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบ ISO พิจารณาการจัดการทั้งบันทึกทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์^{[ 2 ]}นอกจากนี้ มาตรา DL1.105 ของมาตรฐานกระทรวงกลาโหมสหรัฐอเมริกาDoD 5015.02-STD (2007) กำหนดการจัดการบันทึกไว้ว่า "การวางแผน การควบคุม การกำกับดูแล การจัดระเบียบ การฝึกอบรม การส่งเสริม และกิจกรรมการจัดการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับวงจรชีวิตของข้อมูล รวมถึงการสร้าง การบำรุงรักษา (การใช้งาน การจัดเก็บ การเรียกค้น) และการกำจัด โดยไม่คำนึงถึงสื่อ" ^{[ 12 ]}

วงจรชีวิตของเอกสารประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ที่ครอบคลุมช่วงชีวิตของเอกสารตั้งแต่การสร้างจนถึงการจัดการขั้นสุดท้าย ในขั้นตอนการสร้าง เอกสารจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัย ​​องค์กรจะยังคงสร้างและบันทึกเอกสารในอัตราที่เพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อดำเนินธุรกิจ เอกสารเกี่ยวกับการชำรุดของผลิตภัณฑ์จะถูกเขียนขึ้นสำหรับผู้บริหารภายใน งบการเงินและรายงานต่างๆ จะถูกสร้างขึ้นเพื่อการตรวจสอบจากสาธารณะและหน่วยงานกำกับดูแล โลโก้เก่าขององค์กรจะถูกยกเลิก และโลโก้ใหม่ – รวมถึงโทนสีและแบบอักษรที่ได้รับการอนุมัติ – จะเข้ามาแทนที่ในประวัติศาสตร์ขององค์กร

ตัวอย่างของขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร ได้แก่การสร้างเอกสารการแก้ไขเอกสารการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านสถานะต่างๆ ในขณะที่เอกสารนั้นยังคงอยู่ และการทำลายเอกสาร

ตลอดวงจรชีวิตของเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารและสารสนเทศที่รับผิดชอบโครงการขององค์กรจะจัดการกับประเด็นต่างๆ เช่น ความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว การกู้คืนข้อมูลในกรณีเกิดภัยพิบัติ เทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่ และการควบรวมกิจการ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารและสารสนเทศมีบทบาทสำคัญในการควบคุมและปกป้องทรัพย์สินทางข้อมูลขององค์กร พวกเขาเข้าใจวิธีการจัดการการสร้าง การเข้าถึง การเผยแพร่ การจัดเก็บ และการกำจัดเอกสารและสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่า โดยใช้วิธีการ หลักการ และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารและสารสนเทศให้สอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศ

ทฤษฎีความต่อเนื่องของบันทึกเป็นแบบจำลองเชิงแนวคิดนามธรรมที่ช่วยให้เข้าใจและสำรวจกิจกรรมการเก็บรักษาบันทึกที่เกี่ยวข้องกับบริบทต่างๆ ในช่วงเวลาและสถานที่ต่างๆ

ผู้จัดการเอกสาร คือบุคคลที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารในองค์กร

มาตรา 4 ของISO 15489-1:2001ระบุว่าการจัดการบันทึกประกอบด้วย: ^{[ 2 ]}

• การกำหนดนโยบายและมาตรฐาน
• การมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจ
• การกำหนดและประกาศใช้ขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติ
• ให้บริการหลากหลายด้านที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร
• การออกแบบ การนำไปใช้ และการบริหารจัดการระบบเฉพาะทางสำหรับการจัดการบันทึกข้อมูล
• การบูรณาการการจัดการบันทึกข้อมูลเข้ากับระบบและกระบวนการทางธุรกิจ

ดังนั้น การปฏิบัติงานด้านการจัดการเอกสารอาจเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้:

• การวางแผนความต้องการด้านข้อมูลขององค์กร
• ข้อมูลระบุตัวตนที่จำเป็นต้องบันทึก
• การสร้าง อนุมัติ และบังคับใช้ระเบียบและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร รวมถึงการจัดระเบียบและการทำลายเอกสาร
• จัดทำแผนการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งรวมถึงการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพและข้อมูลดิจิทัล ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
• การระบุ การจำแนก และการจัดเก็บบันทึก
• ประสานงานการเข้าถึงบันทึกข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยรักษาสมดุลระหว่างข้อกำหนดด้านการรักษาความลับทางธุรกิจการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และการเข้าถึงข้อมูลของสาธารณะ
• การระบุและการบำรุงรักษาบันทึกตามระยะเวลาการเก็บรักษา ที่กำหนดไว้
• ดำเนินการตามนโยบายการเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับการกำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็นต่อการดำเนินงานอีกต่อไป โดยเป็นไปตามนโยบายขององค์กร ข้อกำหนดทางกฎหมาย และข้อบังคับอื่นๆ ซึ่งอาจรวมถึงการทำลายหรือการเก็บรักษาไว้ในหอจดหมายเหตุ อย่าง ถาวร

หลักการจัดการบันทึกและระบบการจัดการบันทึกอัตโนมัติช่วยในการรวบรวม จัดประเภท และจัดการบันทึกอย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของบันทึก ARMA International นิยามการจัดการบันทึกว่า "สาขาการจัดการที่รับผิดชอบในการกำหนดและดำเนินการตามนโยบาย ระบบ และขั้นตอนเพื่อรวบรวม สร้าง เข้าถึง แจกจ่าย ใช้ จัดเก็บ รักษาความปลอดภัย เรียกค้น และรับรองการจัดการบันทึกและข้อมูลขององค์กร" ระบบดังกล่าวอาจเป็นแบบกระดาษ (เช่น บัตร ดัชนีที่ใช้ในห้องสมุด ) หรืออาจเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ เช่น แอปพลิเคชันการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์^{[ 13 ]}

วิธีแก้ปัญหาที่สามารถป้องกันได้คือวิธีแก้ปัญหาที่ได้รับการสนับสนุนด้วยนโยบาย กระบวนการ และขั้นตอนที่บันทึกไว้อย่างชัดเจน ซึ่งกำหนดวิธีการและเหตุผลในการดำเนินงาน ตลอดจนมีหลักฐานที่บันทึกไว้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับรูปแบบพฤติกรรม ซึ่งพิสูจน์ได้ว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อจำกัดที่บันทึกไว้ดังกล่าวอย่างเต็มที่เท่าที่จะทำได้^{[ 14 ]}

แม้ว่าความสามารถในการป้องกันจะใช้ได้กับทุกแง่มุมของวงจรชีวิตของบันทึก แต่ถือว่ามีความสำคัญมากที่สุดในบริบทของการทำลายบันทึก ซึ่งเรียกว่า " การจัดการที่สามารถป้องกันได้ " หรือ " การทำลายที่สามารถป้องกันได้ " และช่วยให้องค์กรสามารถพิสูจน์และชี้แจงสิ่งต่างๆ ได้อย่างชัดเจน เช่น ใครเป็นผู้ทำลายบันทึก ทำไมพวกเขาจึงทำลายบันทึก พวกเขาทำลายบันทึกอย่างไร พวกเขาทำลายบันทึกเมื่อใด และพวกเขาทำลายบันทึกที่ไหน^{[ 15 ]}

ผู้จัดการบันทึกใช้การจำแนกหรือจัดหมวดหมู่ประเภทของบันทึกเพื่อจัดระเบียบบันทึกที่สร้างและเก็บรักษาโดยสถาบันอย่างมีเหตุผล^{[ 16 ]}การจำแนกประเภทดังกล่าวช่วยในการดำเนินงานต่างๆ เช่น การสร้าง การจัดระเบียบ การจัดเก็บ การเรียกค้น การเคลื่อนย้าย และการทำลายบันทึก

ในระดับการจำแนกสูงสุดคือการแยกแยะระหว่างเอกสารทางกายภาพกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ประเด็นนี้อาจโต้แย้งได้ เพราะเอกสารถูกนิยามว่าเป็นเอกสารโดยไม่คำนึงถึงสื่อที่ใช้ มาตรฐาน ISO 15489 และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่นๆ ส่งเสริมการจำแนกตามหน้าที่การใช้งานมากกว่าตามสื่อ เนื่องจากกฎหมายกำหนดว่าเอกสารคือข้อมูลบางประเภทโดยไม่คำนึงถึงสื่อที่ใช้)

เอกสารทางกายภาพคือเอกสารที่สามารถจับต้องได้และใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ เช่น เอกสารที่เป็นกระดาษ

บันทึกอิเล็กทรอนิกส์หรือที่มักเรียกว่าบันทึกดิจิทัลคือบันทึกที่สร้างขึ้นและใช้งานโดยอุปกรณ์ เทคโนโลยีสารสนเทศ

การจำแนกประเภทของบันทึกทำได้โดยการออกแบบ การบำรุงรักษา และการประยุกต์ใช้อนุกรมวิธานซึ่งช่วยให้ผู้จัดการบันทึกสามารถดำเนินการต่างๆ เช่น การจัดหมวดหมู่ การติดแท็ก การแบ่งส่วน หรือการจัดกลุ่มบันทึกตามคุณลักษณะต่างๆ^{[ 17 ]}

เอกสารขององค์กรหมายถึงเอกสารที่พบได้ทั่วไปในองค์กรส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นด้านหน้าที่ วัตถุประสงค์ หรือภาคส่วนใดก็ตาม เอกสารเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์กร และครอบคลุมด้านต่างๆ เช่น การดำเนินคดี การจัดการพนักงาน การจัดการที่ปรึกษาหรือผู้รับเหมา การติดต่อกับลูกค้า การจัดซื้อ การขาย และสัญญา เป็นต้น

ประเภทขององค์กรที่ผลิตและใช้งานบันทึกดังกล่าว ได้แก่ แต่ไม่จำกัดเพียง บริษัทแสวงหาผลกำไร บริษัทไม่แสวงหาผลกำไร และหน่วยงานของรัฐ

บันทึกของอุตสาหกรรมหมายถึงบันทึกที่พบได้ทั่วไปและใช้ได้เฉพาะกับอุตสาหกรรมใดอุตสาหกรรมหนึ่งหรือกลุ่มอุตสาหกรรมเท่านั้น ตัวอย่างเช่น บันทึกของอุตสาหกรรมการแพทย์ (เช่นพระราชบัญญัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลด้านสุขภาพ ) บันทึกของอุตสาหกรรมยา และบันทึกของอุตสาหกรรมอาหาร เป็นต้น

เอกสาร ที่ถูกระงับการเก็บรักษาตามกฎหมายคือเอกสารที่โดยปกติแล้วได้รับคำสั่งจากที่ปรึกษาทางกฎหมายหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายกำpliance ให้เก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นโดยหน่วยงานรัฐบาลหรือองค์กร เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการดำเนินคดี เอกสารเหล่านี้จะถูกกำหนด คุณลักษณะ การระงับการเก็บรักษาตามกฎหมายเพิ่มเติมจากการจำแนกประเภทซึ่งเป็นผลมาจากการจำแนกประเภทขององค์กรหรือ อุตสาหกรรม

คุณลักษณะของข้อมูลการระงับทางกฎหมายอาจรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงสิ่งต่างๆ เช่น เครื่องหมายการระงับทางกฎหมาย (เช่น การระงับทางกฎหมาย = จริง หรือ เท็จ) องค์กรที่ดำเนินการระงับทางกฎหมาย คำอธิบายว่าทำไมจึงต้องระงับเอกสารทางกฎหมาย ระยะเวลาที่ต้องระงับเอกสาร และสถานที่ระงับเอกสาร

ตารางการเก็บรักษาบันทึกเป็นเอกสารที่มักพัฒนาขึ้นโดยใช้ แนวคิด การประเมินการเก็บรักษาเอกสารและการวิเคราะห์บริบททางธุรกิจและกฎหมายภายในเขตอำนาจศาลที่ตั้งใจไว้ ซึ่งระบุระยะเวลาที่ต้องเก็บรักษาบันทึกบางประเภทไว้ก่อนที่จะสามารถทำลายได้ ในการใช้ตารางการเก็บรักษา จำเป็นต้องมีแนวทางหลายประการที่ต้องกำหนดไว้เพื่อพิจารณาการนำไปใช้^{[ 18 ]}

การจัดการเอกสารทางกายภาพครอบคลุมหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกันหลายประการ ซึ่งแต่ละหน้าที่ต้องอาศัยความรู้เฉพาะทาง และในบางกรณีอาจต้องอาศัยความเชี่ยวชาญจากสาขาอื่นนอกเหนือจากการจัดการเอกสารโดยตรง

เมื่อมีการนำเสนอเอกสารใด ๆ ในฐานะหลักฐานทางกฎหมาย การพิสูจน์ความถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นก่อนที่จะนำไปใช้เป็นหลักฐาน การตรวจสอบ ทางนิติวิทยาศาสตร์อาจจำเป็นต้องใช้เพื่อยืนยันว่าเอกสารหรือวัตถุนั้นไม่ใช่ของปลอมและเพื่อบันทึกความเสียหาย การเปลี่ยนแปลง หรือเนื้อหาที่ขาดหายไป ขึ้นอยู่กับลักษณะและอายุของเอกสาร อาจใช้วิธีการต่างๆ เช่นกล้องจุลทรรศน์การถ่ายภาพรังสีเอกซ์ การหาอายุด้วยคาร์บอนกัมมันตรังสีหรือการวิเคราะห์ทางเคมีการตรวจสอบอย่างละเอียดเช่นนี้พบได้ไม่บ่อยนักในการจัดการเอกสารทั่วไป แต่เน้นย้ำถึงความสำคัญของการสร้างและ การ เก็บรักษา เอกสารอย่างเข้มงวด ทั่วทั้งองค์กร

เอกสารทางกายภาพจำเป็นต้องมีสภาพแวดล้อมในการจัดเก็บที่สมดุลระหว่างการเข้าถึงและการปกป้องจากอันตรายจากสภาพแวดล้อม เอกสารกระดาษทั่วไปมักเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารหรือห้องเก็บเอกสารในสำนักงาน ในขณะที่เอกสารที่มีความละเอียดอ่อนหรือสำคัญอาจต้องใช้สถานที่ที่มีการควบคุมอุณหภูมิและความชื้นเอกสารที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ เช่นรัฐธรรมนูญฉบับดั้งเดิมของสหรัฐอเมริกาจำเป็นต้องมีการควบคุมสภาพแวดล้อมในระดับการอนุรักษ์และมีการจัดเตรียมสำหรับการเข้าถึงของประชาชน นอกจากนี้ยังมีข้อพิจารณาด้านโครงสร้างด้วย วิศวกรโยธาอาจต้องเข้ามาตรวจสอบว่าความสามารถในการรับน้ำหนักของพื้นห้องเก็บเอกสารนั้นเพียงพอสำหรับชั้นวางที่หนาแน่นหรือไม่ องค์กรต่างๆ มักเสริมการจัดเก็บในสถานที่ด้วยศูนย์จัดเก็บเอกสารนอกสถานที่โดยเฉพาะหรือทำสัญญากับผู้ให้บริการจัดเก็บเอกสารเชิงพาณิชย์

ความสามารถขององค์กรในการค้นหาและนำเสนอเอกสารในเวลาที่เหมาะสมมีความสำคัญไม่แพ้ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารเหล่านั้น ความต้องการในการเรียกค้นเอกสารมีความเร่งด่วนที่สุดในบริบทต่างๆ เช่นการตรวจสอบบัญชีการดำเนินคดีหรือการทำลายตามกำหนด การเรียกค้นเอกสารจะมีความซับซ้อนเป็นพิเศษสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ยังไม่ได้จัดประเภทหรือติดแท็กอย่างเหมาะสมสำหรับการค้นหา แต่หลักการนี้ก็ใช้ได้กับระบบเอกสารกระดาษที่ขาด การจัดทำดัชนีที่ สม่ำเสมอเช่นกัน

เมื่อเอกสารออกจากสถานที่จัดเก็บที่กำหนดไว้ การติดตามการเคลื่อนย้ายของเอกสารนั้น ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่เรียกว่าการหมุนเวียน เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรักษาความรับผิดชอบ การบันทึกการเบิกจ่ายแบบง่ายๆ ก็เพียงพอแล้วในหลายๆ สภาพแวดล้อม ส่วนในระบบที่ซับซ้อนกว่านั้นจะใช้ การสแกน บาร์โค้ดหรือ เทคโนโลยี ระบุตัวตนด้วยคลื่นความถี่วิทยุ (RFID) เพื่อติดตามเอกสารแบบเรียลไทม์ การตรวจสอบสถานที่จัดเก็บเอกสารเป็นระยะๆ สามารถระบุการเคลื่อนย้ายที่ไม่ได้รับอนุญาตและสนับสนุนข้อกำหนด ด้านการควบคุมดูแล เอกสารได้

การกำจัดเอกสารทางกายภาพไม่ได้หมายความเพียงแค่การทำลายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการโอนย้ายเอกสารไปยังหอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์พิพิธภัณฑ์หรือบุคคลทั่วไปด้วย ในกรณีที่จำเป็นต้องทำลาย เอกสารนั้นต้องได้รับอนุญาตตามกฎหมาย ข้อกำหนด ระเบียบ หรือนโยบายขององค์กร และต้องดำเนินการในลักษณะที่ป้องกันการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับโดยไม่ตั้งใจ แนวปฏิบัติมาตรฐานกำหนดให้มีตารางการเก็บรักษา เอกสารที่ได้ รับการอนุมัติในระดับองค์กรที่เหมาะสม มีรายการเอกสารที่ถูกทำลาย และใบรับรองการทำลาย วิธีการทำลายที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่ การบดการฉีกกระดาษและการเผามีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่รองรับวงจรชีวิตของเอกสารอย่างครบถ้วน ตั้งแต่การจัดการ การจัดเก็บเมื่อไม่ใช้งาน การโอนย้ายไปยังหอจดหมายเหตุ การกำหนดตารางการเก็บรักษา และการทำลาย และบางระบบยังรวมถึงการติดตามเอกสารทางกายภาพด้วย RFID ด้วย

หลักการทั่วไปของการจัดการเอกสารนั้นใช้ได้กับเอกสารทุกรูปแบบ อย่างไรก็ตาม เอกสารดิจิทัลก่อให้เกิดประเด็นเฉพาะบางประการ การรักษาและปกป้องเนื้อหา บริบท และโครงสร้างของเอกสารทำได้ยากขึ้นเมื่อเอกสารเหล่านั้นไม่มีอยู่จริงในรูปแบบกายภาพ ซึ่งส่งผลกระทบอย่างมากต่อความถูกต้อง ความน่าเชื่อถือ และความน่าไว้วางใจของเอกสาร

มีการวิจัยมากมายเกี่ยวกับการจัดการบันทึกดิจิทัล โครงการวิจัยนานาชาติว่าด้วยบันทึกถาวรที่ถูกต้องในระบบอิเล็กทรอนิกส์ (InterPARES)เป็นตัวอย่างหนึ่งของโครงการริเริ่มดังกล่าว โครงการ InterPARES ตั้งอยู่ที่คณะบรรณารักษศาสตร์ จดหมายเหตุ และสารสนเทศศึกษามหาวิทยาลัยบริติชโคลัมเบียในแวนคูเวอร์ รัฐบริติชโคลัมเบีย ประเทศแคนาดา เป็นโครงการความร่วมมือระหว่างนักวิจัยจากทั่วโลกที่มุ่งมั่นพัฒนาทฤษฎีและวิธีการเพื่อให้มั่นใจในความน่าเชื่อถือ ความถูกต้อง และความถูกต้องของบันทึกดิจิทัล

ข้อกำหนดด้านฟังก์ชันสำหรับระบบคอมพิวเตอร์ในการจัดการบันทึกดิจิทัลได้รับการจัดทำโดยกระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกา^[ 12 ^{] หอจดหมายเหตุ}แห่งชาติของสหราชอาณาจักรและคณะกรรมาธิการยุโรป^{[ 19 ]}ซึ่ง ข้อกำหนด MoReq ( ข้อกำหนดแบบจำลองสำหรับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ) ได้รับการแปลเป็นอย่างน้อยสิบสองภาษาโดยได้รับทุนสนับสนุนจากคณะ กรรมาธิการยุโรป

มีข้อกังวลเป็นพิเศษเกี่ยวกับการเข้าถึงและอ่านบันทึกดิจิทัลในระยะยาว เนื่องจากความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีอาจทำให้ซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้างบันทึกเหล่านั้นล้าสมัย ทำให้บันทึกเหล่านั้นอ่านไม่ได้ มีการวิจัยจำนวนมากเพื่อแก้ไขปัญหานี้ภายใต้หัวข้อการอนุรักษ์ดิจิทัลสำนักงานบันทึกสาธารณะแห่งรัฐวิกตอเรีย (PROV)ซึ่งตั้งอยู่ในเมืองเมลเบิร์น ประเทศออสเตรเลีย ได้เผยแพร่กลยุทธ์บันทึกอิเล็กทรอนิกส์แห่งรัฐวิกตอเรีย (VERS)ซึ่งรวมถึงมาตรฐานสำหรับการอนุรักษ์ การจัดเก็บระยะยาว และการเข้าถึงบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ถาวร มาตรฐาน VERS ได้รับการนำไปใช้โดยทุกหน่วยงานของรัฐบาลวิกตอเรีย PROV ได้จัดตั้งคลังข้อมูลดิจิทัลขึ้นเพื่อให้ประชาชนทั่วไปสามารถเข้าถึงบันทึกถาวรได้ หอจดหมายเหตุแห่งนิวซีแลนด์ก็กำลังจัดตั้งคลังข้อมูลดิจิทัลเช่นกัน

บันทึกภาษีอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือเอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบคอมพิวเตอร์/ไม่ใช่กระดาษ ซึ่งเป็นเอกสารที่หน่วยงานด้านภาษี เช่นกรมสรรพากร ( IRS ) ต้องการ มีความสับสนอย่างมากเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าเป็นเอกสารดิจิทัลที่กรมสรรพากร ยอมรับได้ เนื่องจากแนวคิดนี้ค่อนข้างใหม่ มีการกล่าวถึงหัวข้อนี้ในเอกสารเผยแพร่หมายเลข 583และจดหมายข่าวหมายเลข 1997-13แต่ไม่ได้กล่าวถึงรายละเอียดเฉพาะเจาะจง

ธุรกิจและบุคคลที่ต้องการแปลงเอกสารกระดาษเป็นสำเนาที่สแกนแล้วอาจมีความเสี่ยงหากกระทำเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น ยังไม่แน่ชัดว่า ผู้ตรวจสอบ บัญชีของกรมสรรพากรจะยอมรับ สำเนาใบเสร็จรับเงินที่สแกนแล้วในรูปแบบ JPEG , PNGหรือPDFสำหรับรายการค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้หรือไม่

การปฏิบัติตามกฎระเบียบและประเด็นทางกฎหมาย

ในขณะที่การบริหารราชการ การดูแลสุขภาพ และวิชาชีพทางกฎหมายมีประวัติการจัดการบันทึกมายาวนาน แต่ภาคธุรกิจเอกชนโดยทั่วไปกลับให้ความสนใจน้อยกว่า อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ได้เปลี่ยนไปในช่วงไม่กี่ปีมานี้เนื่องจากข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ๆ ซึ่งส่วนหนึ่งเกิดจากเรื่องอื้อฉาวต่างๆ เช่น กรณี Enron / Andersenและปัญหาที่เกิดขึ้นล่าสุดกับMorgan Stanleyประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบเกี่ยวกับบันทึกขององค์กร รวมถึง ข้อกำหนดเกี่ยวกับ ระยะเวลาการเก็บรักษาและความจำเป็นในการเปิดเผยข้อมูลอันเป็นผลมาจากการดำเนินคดี ได้กลายเป็นเรื่องสำคัญ กฎหมายต่างๆ เช่นกฎหมาย Sarbanes–Oxley ของสหรัฐอเมริกา ส่งผลให้มีการกำหนดมาตรฐานการจัดการบันทึกมากขึ้น นับตั้งแต่ทศวรรษ 1990 การเปลี่ยนแปลงไปสู่บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดความจำเป็นในการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดระหว่างผู้จัดการบันทึกและผู้จัดการด้านไอที โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านกฎหมายที่เน้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการบริหารความเสี่ยง

ความปลอดภัย

ความเป็นส่วนตัว การคุ้มครองข้อมูล และการโจรกรรมข้อมูลส่วนบุคคลกลายเป็นประเด็นที่ได้รับความสนใจเพิ่มมากขึ้น ส่งผลให้บทบาทของผู้จัดการบันทึกข้อมูลในการปกป้องบันทึกข้อมูลขององค์กรมีความสำคัญมากขึ้น ความจำเป็นในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้โดยไม่จำเป็น ทำให้ตารางการเก็บรักษาและการทำลายบันทึกข้อมูลได้รับความสนใจมากขึ้นเช่นกัน

ความโปร่งใส

ความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของความโปร่งใสและความรับผิดชอบในการบริหารราชการแผ่นดิน ซึ่งเห็นได้จากการนำกฎหมายเสรีภาพในการเข้าถึงข้อมูล มาใช้อย่างแพร่หลาย ทำให้เกิดการให้ความสำคัญกับความจำเป็นในการจัดการบันทึกเพื่อให้ประชาชนสามารถเข้าถึงได้ง่าย ตัวอย่างเช่น ในสหราชอาณาจักร มาตรา 46 ของพระราชบัญญัติเสรีภาพในการเข้าถึงข้อมูล พ.ศ. 2543 กำหนดให้รัฐบาลต้องเผยแพร่ประมวลหลักปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการบันทึกสำหรับหน่วยงานของรัฐ^{[ 20 ]}ในทำนองเดียวกัน กฎหมายของสหภาพยุโรปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลและข้อมูลด้านสิ่งแวดล้อม ซึ่งกำหนดให้องค์กรต้องเปิดเผยข้อมูลตามคำขอ ทำให้เกิดความจำเป็นในการจัดการบันทึกดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพ

การนำไปใช้และการดำเนินการ

การนำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นมาใช้กับวัฒนธรรมองค์กรเป็นความท้าทายอย่างยิ่ง เนื่องจากงานบริหารจัดการเอกสารมักถูกมองว่าเป็นงานธุรการที่ไม่จำเป็นหรือมีความสำคัญต่ำ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ในระดับล่างสุดขององค์กร ความเสียหายต่อชื่อเสียงที่เกิดจากการบริหารจัดการเอกสารที่ไม่ดีได้แสดงให้เห็นว่า การบริหารจัดการเอกสารเป็นความรับผิดชอบของทุกคนในองค์กร

ประเด็นหนึ่งที่ก่อให้เกิดความขัดแย้งอย่างมากในหมู่ผู้จัดการด้านการจัดเก็บเอกสาร คือ การนำระบบจัดการเอกสารและบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้โดยปราศจากการ พิจารณา อย่างรอบคอบ

ผลกระทบของอินเทอร์เน็ตและสื่อสังคมออนไลน์

อีกประเด็นหนึ่งที่ผู้จัดการเอกสารให้ความสนใจเป็นอย่างมากคือ ผลกระทบของอินเทอร์เน็ตและสื่อสังคมออนไลน์ที่เกี่ยวข้อง เช่นวิกิบล็อกฟอรัมและบริษัทต่างๆ เช่นเฟซบุ๊กและทวิตเตอร์ต่อแนวปฏิบัติ หลักการ และแนวคิดการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิม เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้จำนวนมากช่วยให้สามารถสร้างและเผยแพร่เอกสารได้อย่างรวดเร็ว และบ่อยครั้งก็อยู่ในรูปแบบที่ไม่ระบุตัวตนด้วย

การจัดการวงจรชีวิตของบันทึก

ความท้าทายที่ยากลำบากสำหรับองค์กรหลายแห่งเกี่ยวข้องกับการติดตามบันทึกตลอดวงจรชีวิตของข้อมูลเพื่อให้ชัดเจนอยู่เสมอว่าบันทึกนั้นอยู่ที่ใด หรือยังคงมีอยู่หรือไม่ การติดตามบันทึกตลอดวงจรชีวิตช่วยให้เจ้าหน้าที่บริหารจัดการบันทึกเข้าใจว่าควรใช้กฎที่เกี่ยวข้องกับบันทึกเมื่อใดและอย่างไร เช่น กฎเกี่ยวกับการระงับหรือการทำลายบันทึกตามกฎหมาย

การแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อโลกก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลมากขึ้น ปัญหาที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ สำหรับวงการจัดการเอกสารคือการแปลงเอกสารกระดาษที่มีอยู่หรือที่เข้ามาใหม่ให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การแปลงดังกล่าวส่วนใหญ่มักทำขึ้นเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย พื้นที่จัดเก็บ และหวังว่าจะลดเวลาในการค้นหาเอกสาร

เครื่องมือต่างๆ เช่นเครื่องสแกนเอกสาร ซอฟต์แวร์ การรู้จำอักษรด้วยแสงและระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกนำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการแปลงข้อมูลดังกล่าว

วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยหลายแห่งเปิดสอนหลักสูตรปริญญาด้านบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ ซึ่งครอบคลุมถึงการจัดการเอกสาร นอกจากนี้ยังมีองค์กรวิชาชีพที่ให้การรับรองวิชาชีพสำหรับผู้ปฏิบัติงานโดยไม่จำเป็นต้องมีปริญญาบัตร คือ ใบรับรองผู้จัดการเอกสาร (Certified Records Manager หรือ CRM)

ระบบจัดการเอกสารและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือชุดโปรแกรมที่ใช้ในการติดตามและจัดเก็บบันทึก คำนี้แตกต่างจาก ระบบ การจัดการภาพและระบบการจัดการเอกสารซึ่งเชี่ยวชาญด้านการบันทึกภาพเอกสารและการจัดการเอกสารตามลำดับ โดยทั่วไปแล้ว ระบบจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์มักมีฟังก์ชันการรักษาความปลอดภัยและการตรวจสอบเฉพาะทางที่ปรับให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้จัดการบันทึก

สำนักงานจดหมายเหตุและบันทึกแห่งชาติ (NARA) ได้รับรอง มาตรฐาน กระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ 5015.2 ว่าเป็น "พื้นฐานที่เพียงพอและเหมาะสมสำหรับการจัดการความท้าทายขั้นพื้นฐานในการจัดการบันทึกในสภาพแวดล้อมอัตโนมัติซึ่งมีลักษณะเฉพาะในการสร้างและการใช้บันทึกเพิ่มมากขึ้น" ^{[ 21 ]}ผู้จำหน่ายการจัดการบันทึกสามารถได้รับการรับรองว่าสอดคล้องกับ DoD 5015.2-STD หลังจากได้รับการตรวจสอบจากกองบัญชาการทดสอบความสามารถในการทำงานร่วมกันร่วมซึ่งสร้างขั้นตอนกรณีทดสอบ เขียนรายงานสรุปโดยละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการรับรอง 5015.2 และดำเนินการตรวจสอบซอฟต์แวร์ในสถานที่^{[ 22 ]}

หอจดหมายเหตุแห่งชาติในสหราชอาณาจักรได้เผยแพร่ข้อกำหนดการทำงานสองชุดเพื่อส่งเสริมการพัฒนาตลาดซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (ปี 1999 และ 2002) ^{[ 23 ]}ได้ดำเนินโครงการประเมินผลิตภัณฑ์ตามข้อกำหนดปี 2002 แม้ว่าข้อกำหนดเหล่านี้จะถูกร่างขึ้นโดยความร่วมมือกับรัฐบาลกลางในตอนแรก แต่ก็ได้รับการนำไปใช้ด้วยความกระตื่นรือร้นจากหลายภาคส่วนของภาครัฐในสหราชอาณาจักรและในส่วนอื่นๆ ของโลก ขณะนี้โครงการทดสอบได้ปิดลงแล้ว หอจดหมายเหตุแห่งชาติจึงไม่รับใบสมัครเพื่อเข้ารับการทดสอบอีกต่อไป ข้อกำหนดปี 2002 ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติยังคงมีผลบังคับใช้ในปัจจุบัน

คณะกรรมาธิการยุโรปได้เผยแพร่ " MoReq " ซึ่งเป็นข้อกำหนดแบบจำลองสำหรับการจัดการบันทึกและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2544 ^{[ 24 ]}แม้ว่าจะไม่ใช่มาตรฐานอย่างเป็นทางการ แต่ก็ได้รับการยอมรับและอ้างอิงอย่างกว้างขวางว่าเป็นมาตรฐาน^{[ 25 ] [ 26 ] [ 27 ] [ 28 ] ซึ่งได้รับ}ทุนสนับสนุนจากโครงการ IDA ของคณะกรรมาธิการ และได้รับการพัฒนาตามคำริเริ่มของDLM Forumการปรับปรุงครั้งใหญ่ของ MoReq ซึ่งรู้จักกันในชื่อ MoReq2 ได้รับการเผยแพร่ในเดือนกุมภาพันธ์ 2551 ^{[ 29 ]}ซึ่งริเริ่มโดย DLM Forum และได้รับทุนสนับสนุนจากคณะกรรมาธิการยุโรป ในครั้งนี้โดยโครงการ IDABC (ซึ่งเป็นโครงการต่อจาก IDA) ^{[ 30 ]} MoReq2 มาพร้อมกับกรอบการทำงานการทดสอบซอฟต์แวร์และสคีมา XML และมีการตกลงเกี่ยวกับระบอบการทดสอบการปฏิบัติตามซอฟต์แวร์ในการประชุม DLM Forum ที่เมืองตูลูสในเดือนธันวาคม 2551

หอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลีย (NAA) ได้เผยแพร่ข้อกำหนดการทำงานสำหรับซอฟต์แวร์ระบบการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (ERMS) และแนวทางที่เกี่ยวข้องสำหรับการนำข้อกำหนดการทำงานสำหรับซอฟต์แวร์ระบบการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในรูปแบบร่างในเดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2549 ^{[ 31 ]}

หอจดหมายเหตุแห่งนิวซีแลนด์ได้เผยแพร่มาตรฐานระบบการเก็บรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (มาตรฐาน 5) ซึ่งเป็น 'แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดตามดุลยพินิจ' ในเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2548 โดยออกภายใต้อำนาจตามมาตรา 27 ของพระราชบัญญัติบันทึกสาธารณะ พ.ศ. 2548 ^{[ 32 ]}

ศูนย์จัดเก็บเอกสารเชิงพาณิชย์เป็นสถานที่ให้บริการจัดเก็บเอกสารกระดาษสำหรับองค์กรต่างๆ ในบางกรณีก็ให้บริการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย ศูนย์จัดเก็บเอกสารเชิงพาณิชย์มีบริการจัดเก็บเอกสารกระดาษที่มีความหนาแน่นสูง และบางแห่งยังมีบริการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช่กระดาษที่มีความละเอียดอ่อนและเอกสารสำคัญ (จำเป็น) ในห้องควบคุมอุณหภูมิและความชื้น มีองค์กรการค้าสำหรับศูนย์จัดเก็บเอกสารเชิงพาณิชย์ (เช่น PRISM International) แต่ไม่ใช่ผู้ให้บริการทุกรายจะเป็นสมาชิก

• หน่วยความจำขององค์กร
• การออกแบบและการนำระบบจัดเก็บเอกสาร ( DIRKS ) ไปใช้
• มาตรฐานเกณฑ์การออกแบบสำหรับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (DoD 5015.2)
• การสแกนเอกสาร
• การจัดการเอกสาร
• การจัดการเนื้อหาองค์กร ( ECM ) หรือการจัดการเนื้อหา
• สมาคมการจัดการข้อมูลและบันทึก
• เอกสารที่เครื่องอ่านได้
• สำนักงานไร้กระดาษ
• ระบบจัดเก็บและสื่อสารภาพ
• วงจรชีวิตของบันทึก
• การจัดหมวดหมู่การจัดการบันทึก
• ผู้จัดการบันทึกข้อมูล
• ระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
• ตารางการเก็บรักษาข้อมูล
• หอจดหมายเหตุแห่งชาติสหราชอาณาจักร
• สำนักงานจดหมายเหตุและบันทึกแห่งชาติสหรัฐอเมริกา

• หลักการเก็บรักษาบันทึกที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไปของ ARMA
• รายชื่อผู้รับจดหมายข่าวการจัดการบันทึกข้อมูลถูกเก็บถาวรเมื่อวันที่ 3 พฤษภาคม 2016 ที่Wayback Machine