การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายหรือการวิเคราะห์การใช้จ่ายคือกระบวนการรวบรวม ทำความสะอาด จัดประเภท และวิเคราะห์ข้อมูลค่าใช้จ่าย โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลด ต้นทุน การจัดซื้อปรับปรุงประสิทธิภาพ และตรวจสอบการควบคุมและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้ในด้านอื่นๆ ของธุรกิจ เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการสัญญา การจัดหาแหล่งสินค้าที่ซับซ้อน การจัดการซัพพลายเออร์ การจัดทำงบประมาณ การวางแผน และการพัฒนาผลิตภัณฑ์

การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายมักถูกมองว่าเป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตที่ใหญ่กว่าที่เรียกว่า การบริหารจัดการค่าใช้จ่าย ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายการบริหารจัดการสินค้าการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในอุตสาหกรรมและการจัดหาเชิงกลยุทธ์บริษัทต่างๆ ดำเนินการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายด้วยเหตุผลหลายประการ แรงขับเคลื่อนทางธุรกิจหลักขององค์กรส่วนใหญ่คือผลกำไร นอกเหนือจากการปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและลดระยะเวลาดำเนินการแล้ว การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดช่วยให้บริษัทต่างๆ ค้นพบแหล่งประหยัดค่าใช้จ่ายใหม่ๆ ที่ก่อนหน้านี้ไม่เคยถูกนำมาใช้ และรักษาแหล่งประหยัดค่าใช้จ่ายที่เคยเจรจาต่อรองไว้ได้

การวิเคราะห์การใช้จ่ายประกอบด้วยสามส่วนหลัก ได้แก่ การมองเห็นภาพรวม การวิเคราะห์ และกระบวนการ โดยการใช้ประโยชน์จากทั้งสามส่วนนี้ บริษัทต่างๆ สามารถสร้างคำตอบสำหรับคำถามสำคัญที่ส่งผลต่อการใช้จ่ายของตนได้ ซึ่งรวมถึง:

• ฉันใช้เงินไปเท่าไหร่กันแน่?
• ฉันจะใช้เงินนี้กับใคร?
• ฉันได้รับสิ่งที่สัญญาไว้สำหรับการจ่ายเงินครั้งนั้นหรือไม่?

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายได้นำเอาปัญญาประดิษฐ์ (AI) และเทคนิคการเรียนรู้ของเครื่องมาใช้มากขึ้น เพื่อปรับปรุงการจำแนกข้อมูล การจดจำรูปแบบ และข้อมูลเชิงลึกในการคาดการณ์ การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยให้องค์กรสามารถประมวลผลข้อมูลค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่ไม่มีโครงสร้าง ระบุความผิดปกติ และสร้างข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ ซึ่งสนับสนุนการตัดสินใจเชิงรุกและการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การมองเห็นการใช้จ่ายช่วยให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่จัดซื้อ (CPO) ผู้จัดการหมวดหมู่ (ค้าปลีกและค้าส่ง) และเจ้าหน้าที่การเงิน อาวุโส ได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทซื้อและจากใคร และช่วยให้พวกเขาตระหนักถึงการประหยัดที่สัญญาไว้จากความพยายามในการจัดหาในอดีต มีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ทีมจัดซื้อวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงาน และเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับผู้นำด้านการจัดซื้อคนใหม่ที่มุ่งหวังที่จะสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อต้นทุนขององค์กร^{[ 1 ]}

คิวบ์การใช้จ่ายคือการทบทวนข้อมูลการใช้จ่ายที่แสดงเป็นคิวบ์สามมิติ เนื้อหาภายในคิวบ์คือราคาและปริมาณของสินค้าที่ซื้อ มิติของคิวบ์ที่มักจะได้รับการทบทวน ได้แก่: ^{[ 2 ]}

1. เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการต่างๆ
2. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือศูนย์ต้นทุนที่ซื้อสินค้าในหมวดหมู่นี้
3. ประเภทของสินค้าที่องค์กรจัดซื้อ

ซอฟต์แวร์วิเคราะห์การใช้จ่ายอัตโนมัติถูกใช้โดยหัวหน้าเจ้าหน้าที่จัดซื้อ (CPO) ในองค์กรต่างๆ และเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับคนอื่นๆ อีกมากมาย^{[ 3 ]}