การ จัดการเวลาคือกระบวนการวางแผนและควบคุมเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมเฉพาะอย่างอย่างมีสติ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง^{เพื่อ}เพิ่มประสิทธิผลประสิทธิภาพและผลผลิต[ ^{1 ]}

การบริหารเวลาเกี่ยวข้องกับความต้องการด้านงานชีวิตสังคมครอบครัวงานอดิเรกความสนใจส่วนตัว และภาระผูกพัน การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพทำให้ผู้คนมีทางเลือกมากขึ้นในการจัดการกิจกรรมต่างๆ^{[ 2 ]}การบริหารเวลาอาจได้รับความช่วยเหลือจากทักษะ เครื่องมือ และเทคนิคต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องทำงาน โครงการ และเป้าหมายเฉพาะที่มีกำหนดส่ง^{[ 3 ]}

ความแตกต่างในมุมมองของวัฒนธรรมที่มีต่อเวลาสามารถส่งผลต่อวิธีการจัดการเวลาของพวกเขาได้ ตัวอย่างเช่น มุมมองเวลาเชิงเส้นคือวิธีคิดเกี่ยวกับเวลาที่ไหลจากช่วงเวลาหนึ่งไปยังอีกช่วงเวลาหนึ่งในลักษณะเชิงเส้น การรับรู้เวลาเชิงเส้นนี้พบได้ทั่วไปในอเมริกาและประเทศในยุโรปเหนือส่วนใหญ่ เช่น เยอรมนี สวิตเซอร์แลนด์ และอังกฤษ^{[ 4 ]}ผู้คนในวัฒนธรรมเหล่านี้มักให้คุณค่ากับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและมักหลีกเลี่ยงการตัดสินใจหรือการกระทำที่จะส่งผลให้เสียเวลา^{[ 4 ]}มุมมองเวลาเชิงเส้นนี้สัมพันธ์กับวัฒนธรรมเหล่านี้ที่เป็น "โมโนโครนิก" มากกว่า หรือชอบที่จะทำเพียงสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง ผลที่ตามมาคือ การมุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพมักนำไปสู่วัฒนธรรมของการตรงต่อเวลาและการเน้นย้ำอย่างมากในการปฏิบัติตามกำหนดเวลา^{[ 5 ]}

มุมมองเวลาทางวัฒนธรรมอีกประการหนึ่งคือมุมมองเวลาแบบหลายกิจกรรม ในวัฒนธรรมแบบหลายกิจกรรม คนส่วนใหญ่รู้สึกว่ายิ่งทำกิจกรรมหรือภารกิจพร้อมกันมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ซึ่งจะสร้างความรู้สึกมีความสุข^{[ 4 ]}วัฒนธรรมแบบหลายกิจกรรมเป็น "โพลีโครนิก" หรือชอบทำหลายภารกิจพร้อมกัน มุมมองเวลาแบบหลายกิจกรรมนี้เด่นชัดในประเทศแถบยุโรปใต้ส่วนใหญ่ เช่น สเปน โปรตุเกส และอิตาลี^{[ 4 ]}ในวัฒนธรรมเหล่านี้ ผู้คนมักจะใช้เวลาไปกับสิ่งที่พวกเขาคิดว่าสำคัญกว่า เช่น ให้ความสำคัญกับการสนทนาทางสังคมให้จบ^{[ 4 ]}ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขามักจะไม่ค่อยใส่ใจว่าการประชุมจะยาวนานแค่ไหน แต่จะเน้นไปที่การประชุมที่มีคุณภาพสูงมากกว่า โดยทั่วไปแล้ว จุดเน้นทางวัฒนธรรมมักจะอยู่ที่การทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์มากกว่าประสิทธิภาพ^{[ 6 ]}

มุมมองทางวัฒนธรรมเกี่ยวกับเวลาประการสุดท้ายคือมุมมองแบบวัฏจักร ในวัฒนธรรมแบบวัฏจักร เวลาไม่ได้ถูกมองว่าเป็นเส้นตรงหรือเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เนื่องจากวัน เดือน ปี ฤดูกาล และเหตุการณ์ต่างๆ เกิดขึ้นซ้ำๆ อย่างสม่ำเสมอ เวลาจึงถูกมองว่าเป็นวัฏจักร ในมุมมองนี้ เวลาไม่ได้ถูกมองว่าสูญเปล่า เพราะมันจะกลับมาอีกเสมอ ดังนั้นจึงมีเวลาไม่จำกัด^{[ 4 ]}มุมมองแบบวัฏจักรนี้แพร่หลายในประเทศส่วนใหญ่ในเอเชีย รวมถึงญี่ปุ่นและจีน ในวัฒนธรรมที่มีแนวคิดแบบวัฏจักรเกี่ยวกับเวลา การมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้เสร็จอย่างถูกต้องมีความสำคัญมากกว่า ดังนั้นคนส่วนใหญ่จึงใช้เวลามากขึ้นในการคิดเกี่ยวกับการตัดสินใจและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ก่อนที่จะลงมือทำตามแผน^{[ 6 ]}คนส่วนใหญ่ในวัฒนธรรมแบบวัฏจักรมีแนวโน้มที่จะเข้าใจว่าวัฒนธรรมอื่นๆ มีมุมมองเกี่ยวกับเวลาที่แตกต่างกัน และตระหนักถึงเรื่องนี้เมื่อดำเนินการในเวทีโลก^{[ 7 ]}ด้วยเหตุนี้ ความตระหนักนี้จึงมักนำไปสู่การให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์และคุณภาพของการปฏิสัมพันธ์มากกว่าการยึดติดกับตารางเวลาอย่างเคร่งครัด^{[ 8 ]}

ความไม่สามารถจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากเกินไปและเรื้อรังอาจเป็นผลมาจากโรคสมาธิสั้น (ADHD) ^{[ 9 ]}เกณฑ์การวินิจฉัยรวมถึงความรู้สึกว่าตนเองไม่ประสบความสำเร็จ มีปัญหาในการจัดระเบียบ มีปัญหาในการเริ่มต้น มีปัญหาในการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน และมีปัญหาในการทำตามให้เสร็จสิ้น^{[ 10 ]}

โดยทั่วไปแล้ว การจัดลำดับความสำคัญของรายการงานจะดำเนินการในลักษณะดังต่อไปนี้:

• รายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งเรียงลำดับตามความสำคัญและทำตามลำดับนั้นทีละอย่างตามเวลาที่อนุญาตในแต่ละวัน ถือเป็นคำแนะนำที่ให้ผลกำไรมากที่สุดแก่Charles M. SchwabประธานบริษัทBethlehem Steel Corporation ซึ่งจัดทำโดยที่ปรึกษา Ivy Lee ^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ]}
• ผู้สนับสนุนการจัดลำดับความสำคัญแบบ "ABC" ในยุคแรกคือAlan Lakeinในปี 1973 ในระบบของเขา รายการ "A" มีความสำคัญที่สุด ("A-1" สำคัญที่สุดในกลุ่มนั้น) รายการ "B" มีความสำคัญรองลงมา และรายการ "C" มีความสำคัญน้อยที่สุด^{[ 14 ]}
• ในการจัดลำดับความสำคัญของรายการงานประจำวัน อาจบันทึกงานตามลำดับความสำคัญ สูงสุด หรือกำหนดหมายเลข ให้กับงาน หลังจากที่ได้ระบุไว้แล้ว ("1" สำหรับงานสำคัญสูงสุด "2" สำหรับงานสำคัญรองลงมา เป็นต้น) ซึ่งระบุลำดับในการดำเนินการงาน วิธีหลังนี้โดยทั่วไปจะเร็วกว่า ทำให้สามารถบันทึกงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น^{[ 15 ]}

นักเขียนหลายท่านได้เน้นย้ำถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้รายการสิ่งที่ต้องทำ เช่น ปัญหาดังต่อไปนี้

• เพื่อให้มีความยืดหยุ่น ระบบงานต้องรองรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด^{[ 16 ]}
• เพื่อหลีกเลี่ยงการติดอยู่ในรูปแบบที่สิ้นเปลือง ระบบงานควรมีการวางแผนและประเมินระบบอย่างสม่ำเสมอ (รายเดือน รายครึ่งปี และรายปี) เพื่อกำจัดความไม่มีประสิทธิภาพและรับรองว่าผู้ใช้จะมุ่งไปในทิศทางที่ต้องการ^{[ 17 ]}

วิธีการจัดการงานให้เสร็จ ( Getting Things Done หรือ GTD ) ซึ่งคิดค้นโดยเดวิด อัลเลนคือการทำงานเล็กๆ ให้เสร็จทันที และแบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นงานย่อยๆ เพื่อเริ่มทำในตอนนี้^{[ 18 ]}จุดมุ่งหมายหลักของ GTD คือการกระตุ้นให้ผู้ใช้จดบันทึกงานและความคิดลงบนกระดาษและจัดระเบียบให้เร็วที่สุด เพื่อให้มองเห็นและจัดการได้ง่าย “ความจริงก็คือ การเก็บอะไรไว้ในหัวนั้นใช้พลังงานมากกว่าการเก็บไว้ข้างนอก” อัลเลนกล่าว^{[ 18 ] [ 19 ]}

เทคนิค Pomodoroของ Francesco Cirillo ได้รับการคิดค้นขึ้นครั้งแรกในช่วงปลายทศวรรษ 1980 และค่อยๆ ปรับปรุงจนกระทั่งได้รับการกำหนดอย่างเป็นทางการในปี 1992 เทคนิคนี้ตั้งชื่อตามนาฬิกาจับเวลาในครัวรูปทรงมะเขือเทศที่ Cirillo ใช้ในช่วงที่เขาเรียนมหาวิทยาลัย "Pomodoro" ถูกอธิบายว่าเป็นหน่วยวัดเวลาพื้นฐานภายในเทคนิคนี้ และโดยทั่วไปกำหนดไว้ที่ 30 นาที ประกอบด้วยเวลาทำงาน 25 นาที และเวลาพัก 5 นาที Cirillo ยังแนะนำให้พักนานขึ้น 15 ถึง 30 นาทีหลังจาก Pomodoro ทุกๆ สี่รอบ^{[ 20 ]}

Franklin Plannerคือระบบการจัดการเวลาแบบกระดาษที่สร้างโดยHyrum W. Smithและตั้งชื่อตามBenjamin Franklinซึ่งได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในช่วงทศวรรษ 1980 และ 1990 วิธีการนี้เน้นการเชื่อมโยงงานประจำวันเข้ากับเป้าหมายระยะยาวและค่านิยมส่วนบุคคล ส่งเสริมแนวคิด "เริ่มต้นด้วยการคิดถึงจุดจบ" เพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมประจำวันสอดคล้องกับเป้าหมายชีวิตที่ใหญ่กว่า^{[ 21 ]}ระบบนี้ใช้สมุดวางแผนแบบห่วงที่มีหน้าเฉพาะสำหรับการวางแผนรายวัน ปฏิทินรายเดือนและรายสัปดาห์ แบบฟอร์มการตั้งเป้าหมาย และแบบฝึกหัดการชี้แจงค่านิยม คุณลักษณะเด่นคือระบบลำดับความสำคัญ ABC ที่รวมกับการจัดอันดับตัวเลข (A1, A2, B1 เป็นต้น) สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยที่ A แทนงานที่สำคัญมาก B แทนงานที่สำคัญ และ C แทนงานที่อยากทำ

วิธีการของไอเซนฮาวร์หรือหลักการของไอเซนฮาวร์เป็นวิธีการที่ใช้หลักการของความสำคัญและความเร่งด่วนในการจัดลำดับความสำคัญและภาระงาน วิธีการนี้มาจากคำกล่าวที่อ้างถึงดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ว่า "ผมมีปัญหาอยู่สองประเภท คือ ปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ ปัญหาเร่งด่วนไม่สำคัญ และปัญหาสำคัญไม่เคยเร่งด่วน" ^{[ 22 ]}ไอเซนฮาวร์ไม่ได้อ้างว่าตนเองเป็นผู้คิดค้นสิ่งนี้ แต่ได้อ้างถึง "อดีตอธิการบดีวิทยาลัย" ที่ไม่ระบุชื่อ^{[ 23 ]}

โดยใช้หลักการตัดสินใจของไอเซนฮาวร์ งานจะได้รับการประเมินโดยใช้เกณฑ์สำคัญ/ไม่สำคัญและเร่งด่วน/ไม่เร่งด่วน^{[ 24 ]}จากนั้นจึงจัดวางลงในช่องสี่เหลี่ยมตามความเหมาะสมในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ จากนั้นงานในช่องสี่เหลี่ยมจะได้รับการจัดการดังต่อไปนี้

1. งานสำคัญ/เร่งด่วนในช่องสี่เหลี่ยมนี้ จะดำเนินการทันทีและโดยตัวของผู้รับเอง
2. งานในหมวดสำคัญ/ไม่เร่งด่วนจะมีกำหนดวันสิ้นสุดและจะดำเนินการโดยส่วนตัว
3. งานในส่วนที่ไม่สำคัญ/เร่งด่วนจะถูกมอบหมายให้ผู้อื่นทำ
4. งานในช่องที่ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนจะถูกยกเลิก

• อัลเลน, เดวิด (2001). การทำให้สิ่งต่างๆ สำเร็จ: ศิลปะแห่งการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยปราศจากความเครียด . นิวยอร์ก: ไวกิ้ง. ISBN 978-0-670-88906-8.

ลองค้นหาคำว่า "การบริหารเวลา"ในวิกิพีเดีย ซึ่งเป็นพจนานุกรมออนไลน์ฟรี

Wikiquote มีคำคมที่เกี่ยวข้องกับการบริหารเวลา