การจัดการงานให้สำเร็จ: ศิลปะแห่งการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยปราศจากความเครียด

ปกฉบับพิมพ์ครั้งแรก
ผู้เขียน	เดวิด อัลเลน
เรื่อง	ธุรกิจ
สำนักพิมพ์	สำนักพิมพ์เพนกวิน
วันที่เผยแพร่	2001
เผยแพร่เป็นภาษาอังกฤษ	2001
หน้า	267
ISBN	978-0-14-312656-0(ฉบับพิมพ์ซ้ำปี 2015)
โอซีแอลซี	914220080

Getting Things Done ( GTD ) เป็นระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ส่วนบุคคล ที่พัฒนาโดย David Allenและตีพิมพ์ในหนังสือชื่อเดียวกัน ^{[ 1 ]} GTD ถูกอธิบายว่าเป็นระบบการจัดการเวลา^{[ 2 ]} Allen กล่าวว่า "มีความสัมพันธ์แบบผกผันระหว่างสิ่งที่คุณคิดกับสิ่งที่คุณทำสำเร็จ" ^{[ 3 ] [ a ]}

วิธีการ GTD ตั้งอยู่บนแนวคิดของการย้ายรายการที่น่าสนใจ ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ปัญหา งาน และโครงการทั้งหมดออกจากความคิดโดยการบันทึกไว้ภายนอก แล้วแบ่งย่อยออกเป็นรายการงานที่สามารถดำเนินการได้โดยมี^{กำหนด}เวลาที่ทราบ [ ^{b ] [ c ]}วิธีนี้ช่วยให้สามารถจดจ่อกับการดำเนินการในแต่ละงานที่ระบุไว้ในบันทึกภายนอก แทนที่จะนึกถึงงานเหล่านั้นโดยสัญชาตญาณ^{[ 5 ]}

หนังสือเล่มนี้ ได้รับการตีพิมพ์ครั้งแรกในปี พ.ศ. 2544 ^{[ 4 ]}และฉบับปรับปรุงใหม่ได้รับการเผยแพร่ในปี พ.ศ. 2558 เพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเทศในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา^{[ 1 ]}

อัลเลนสาธิตวิธีการลดความเครียดด้วยแบบฝึกหัดต่อไปนี้มุ่งเน้นไปที่ภารกิจที่มีผลลัพธ์ไม่ชัดเจนหรือการกระทำต่อไปยังไม่ถูกกำหนด อัลเลนเรียกแหล่งที่มาของความเครียดเหล่านี้^{[ d ]}ว่า "วงเปิด" "ไม่สมบูรณ์" หรือ "สิ่งของ" ^{[ 1 ] : 13 [ e ]}

1. งานที่น่ารำคาญที่สุด ก่อกวนที่สุด หรือน่าสนใจที่สุด จะถูกเลือกและกำหนดให้เป็น "งานที่ยังไม่เสร็จ" ^{[ e ]}
2. คำอธิบายเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จของ "งานที่ไม่สมบูรณ์" จะถูกเขียนลงในประโยคเดียว พร้อมกับเกณฑ์ที่ใช้พิจารณาว่างานนั้นเสร็จสมบูรณ์แล้ว^{[ f ]}
3. ขั้นตอนต่อไปที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นจะถูกเขียนลงไป^{[ g ]}
4. มีการประเมินตนเองเกี่ยวกับอารมณ์ที่เกิดขึ้นหลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนของกระบวนการนี้^{[ h ]}

เขาอ้างว่าความเครียดสามารถลดลงและประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นได้โดยการใส่การแจ้งเตือนเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เราไม่ได้กำลังทำอยู่ลงในระบบที่เชื่อถือได้ซึ่งอยู่นอกเหนือจิตใจของเรา ด้วยวิธีนี้ เราสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้โดยไม่ถูกรบกวนจาก "สิ่งที่ยังไม่เสร็จ" ^{[ 1 ] : 14}

ระบบ GTD กำหนดให้ผู้ใช้ต้องมีเครื่องมือต่อไปนี้อยู่ในระยะที่หยิบใช้ได้สะดวก:

• กล่องจดหมายเข้า
• ถังขยะ
• ระบบจัดเก็บเอกสารอ้างอิง
• รายการต่างๆ (รายละเอียดอยู่ด้านล่าง)
• ปฏิทิน (ไม่ว่าจะเป็นปฏิทินกระดาษหรือปฏิทินดิจิทัล )

เครื่องมือเหล่านี้อาจเป็นแบบกายภาพหรืออิเล็กทรอนิกส์ตามความเหมาะสม (เช่น ถาด "ขาเข้า" หรือกล่องจดหมายอีเมล) ^{[ 1 ] : 88} จากนั้น เมื่อ "สิ่งของ" เข้ามาในชีวิต ก็จะถูกบันทึกไว้ในเครื่องมือเหล่านี้และประมวลผลด้วยขั้นตอนการทำงานต่อไปนี้^{[ 1 ] : 27}

เวิร์กโฟลว์ GTD ประกอบด้วยห้าขั้นตอน เวิร์กโฟลว์นี้ขับเคลื่อนด้วยห้าขั้นตอน ได้แก่ การรวบรวม การชี้แจง การจัดระเบียบ การไตร่ตรอง และการมีส่วนร่วม^{[ 6 ]} (ฉบับแรกใช้ชื่อ การรวบรวม การประมวลผล การจัดระเบียบ การวางแผน และการดำเนินการ^{[ 4 ]}คำอธิบายของขั้นตอนต่างๆ คล้ายคลึงกันในทั้งสองฉบับ) เมื่อวัสดุทั้งหมด ("สิ่งของ") ถูกรวบรวม (หรือเก็บรวบรวม) ไว้ในกล่องจดหมายเข้า^{[ 1 ] : 106} แต่ละรายการจะถูกชี้แจง^{[ 1 ] : 122} และจัดระเบียบ^{[ 1 ] : 141} โดยการถามและตอบคำถามเกี่ยวกับแต่ละรายการตามลำดับดังที่แสดงในกล่องสีเทาในแผนภาพต้นไม้ตรรกะ ผลลัพธ์คือ รายการต่างๆ จะไปอยู่ที่จุดปลายจุดใดจุดหนึ่งจากแปดจุดในแผนภาพ:

• ในถังขยะ
• อยู่ในรายการ "สักวันหนึ่ง/อาจจะ"
• ในระบบจัดเก็บเอกสารอ้างอิงที่เป็นระเบียบเรียบร้อย
• ในรายการงาน โดยระบุผลลัพธ์และขั้นตอนต่อไป หาก "ไม่เสร็จสมบูรณ์" นั้นเป็น "โครงการ" (เช่น หากต้องใช้สองขั้นตอนขึ้นไปในการทำให้เสร็จสมบูรณ์)
• ดำเนินการให้เสร็จสิ้นทันทีและทำเครื่องหมายถูก หากสามารถทำเสร็จได้ภายในเวลาไม่ถึงสองนาที
• มอบหมายให้ผู้อื่น และหากต้องการการแจ้งเตือนเพื่อติดตามผล ก็เพิ่มลงในรายการ "รอการดำเนินการ"
• ในรายการ "การดำเนินการถัดไป" ตามบริบท หากมีขั้นตอนเดียวในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น
• ในปฏิทินของตนเอง^{[ 1 ] : 27}

ล้างกล่องจดหมายเข้าของตนเองทุกวันหรืออย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง (“ล้าง” ออก) ^{[ 1 ] : 122} อย่าใช้กล่องจดหมายเข้าเป็นรายการ “สิ่งที่ต้องทำ” อย่าใส่รายการที่ชี้แจงแล้วกลับเข้าไปในกล่องจดหมายเข้า^{[ 1 ] : 27} การล้างกล่องจดหมายเข้าไม่ได้หมายความว่าต้องทำทุกอย่างให้เสร็จ แต่หมายถึงการนำขั้นตอน “รวบรวม ชี้แจง จัดระเบียบ” ไปใช้กับ “สิ่งของ” ทั้งหมดของตนเอง^{[ 1 ] : 27}

ต่อไปคือการไตร่ตรอง (เรียกว่าการวางแผนในฉบับพิมพ์ครั้งแรก) โครงการหลายขั้นตอนที่ระบุไว้ข้างต้นจะถูกกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการและ "การดำเนินการต่อไป" เพียงครั้งเดียว^{[ 1 ] : 191} สุดท้าย งานจากรายการงาน ของตน จะถูกดำเนินการ ("มีส่วนร่วม" ในฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 "ทำ" ในฉบับพิมพ์ครั้งที่ 1) เว้นแต่ปฏิทินจะกำหนดเป็นอย่างอื่น บุคคลจะเลือกงานที่จะทำต่อไปโดยพิจารณาจากสถานที่ที่ตนอยู่ (เช่น "บริบท" เช่น ที่บ้าน ที่ทำงาน ออกไปซื้อของ กำลังคุยโทรศัพท์ อยู่ที่คอมพิวเตอร์ กับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง) เวลาที่มี พลังงานที่มี และลำดับความสำคัญ^{[ 1 ] : 204}

เนื่องจากฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว GTD จึงตั้งใจให้เป็นกลางทางเทคโนโลยี (อันที่จริง อัลเลนแนะนำให้ผู้คนเริ่มต้นด้วยระบบกระดาษ^{[ 7 ]} ) เครื่องมือ จัดการงาน หลายอย่าง อ้างว่านำวิธีการ GTD มาใช้^{[ 8 ]}และอัลเลนได้รวบรวมรายชื่อเทคโนโลยีบางอย่างที่นำมาใช้หรือออกแบบมาสำหรับ GTD บางส่วนได้รับการกำหนดเป็น "GTD Enabled" ซึ่งหมายความว่าอัลเลนมีส่วนร่วมในการออกแบบ^{[ 9 ]}

อัลเลนเน้นย้ำองค์ประกอบสำคัญสองประการของ GTD ได้แก่การควบคุมและมุมมองเวิร์กโฟลว์เป็นศูนย์กลางของด้านการควบคุม เป้าหมายของกระบวนการควบคุมใน GTD คือการนำทุกสิ่งทุกอย่างยกเว้นงานปัจจุบันออกจากหัวและนำไปไว้ในระบบที่เชื่อถือได้ซึ่งอยู่นอกเหนือจิตใจ เขายืมคำอุปมาที่ใช้ในศิลปะการต่อสู้ที่เรียกว่า "จิตใจเหมือนน้ำ" เมื่อโยนวัตถุขนาดเล็กลงไปในสระน้ำ น้ำจะตอบสนองอย่างเหมาะสมด้วยการกระเด็นเล็กน้อยตามด้วยความสงบ เมื่อโยนวัตถุขนาดใหญ่ลงไปในน้ำ น้ำก็จะตอบสนองอย่างเหมาะสมอีกครั้งด้วยการกระเด็นขนาดใหญ่ตามด้วยความสงบ สิ่งที่ตรงกันข้ามกับ "จิตใจเหมือนน้ำ" คือจิตใจที่ไม่เคยกลับสู่ความสงบ แต่ยังคงเครียดอย่างต่อเนื่องจากทุกสิ่งที่ป้อนเข้ามา^{[ 1 ] : 12} ด้วยระบบที่เชื่อถือได้และ "จิตใจเหมือนน้ำ" เราสามารถมีมุมมองที่ดีขึ้นเกี่ยวกับชีวิตของเราอัลเลนแนะนำการไตร่ตรองจากหกระดับที่เรียกว่า "ขอบเขตแห่งการโฟกัส": ^{[ 1 ] : 215–219}

• ฮอไรซัน 5: ชีวิต
• ขอบฟ้าที่ 4: วิสัยทัศน์ระยะยาว
• ขอบเขตที่ 3: เป้าหมาย 1-2 ปี
• ขอบเขตที่ 2: ขอบเขตที่มุ่งเน้นและความรับผิดชอบ
• ขอบเขตที่ 1: โครงการปัจจุบัน
• ภาคพื้นดิน: การดำเนินการในปัจจุบัน

แตกต่างจากทฤษฎีบางทฤษฎีที่เน้น การตั้งเป้าหมาย จากบนลงล่าง GTD ทำงานในทิศทางตรงกันข้าม อัลเลนกล่าวว่า เป็นเรื่องยากที่บุคคลจะมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายภาพรวม หากพวกเขาไม่สามารถควบคุมงานประจำวันที่ต้องเผชิญได้อย่างเพียงพอ^{[ 1 ] : 54} ด้วยการพัฒนาและใช้ระบบที่เชื่อถือได้ซึ่งจัดการกับข้อมูลนำเข้าประจำวัน บุคคลสามารถปลดปล่อยพื้นที่ทางจิตใจเพื่อเริ่มก้าวไปสู่ระดับถัดไปได้^{[ 4 ] : 13}

อัลเลนแนะนำให้กำหนดเวลาทบทวนรายสัปดาห์ โดยพิจารณาถึงระดับต่างๆ ทั้งหกระดับมุมมองที่ได้จากการทบทวนเหล่านี้ควรเป็นตัวกำหนดลำดับความสำคัญในระดับโครงการ^{[ 1 ] : 50} ลำดับความสำคัญในระดับโครงการจะกำหนดลำดับความสำคัญของงานและภาระผูกพันแต่ละรายการที่รวบรวมไว้ในระหว่างกระบวนการทำงาน ในระหว่างการทบทวนรายสัปดาห์ ให้กำหนดบริบทของงานและใส่งานแต่ละงานลงในรายการที่เหมาะสม ตัวอย่างของการจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันคือการทำรายการโทรศัพท์ที่ยังค้างอยู่ หรือรายการงาน/ธุระที่ต้องทำขณะออกไปซื้อของ รายการบริบทสามารถกำหนดได้จากชุดเครื่องมือที่มีอยู่ หรือจากการมีอยู่ของบุคคลหรือกลุ่มที่เรามีรายการที่จะต้องพูดคุยหรือนำเสนอ^{[ 4 ] : 35}

GTD อิงอยู่กับการจัดเก็บ ติดตาม และเรียกค้นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสิ่งที่ต้องทำ อุปสรรคทางความคิดที่เราพบเจอเกิดจากการวางแผน 'ล่วงหน้า' ที่ไม่เพียงพอ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคิดล่วงหน้า และการสร้างชุดของการกระทำที่สามารถดำเนินการได้ในภายหลังโดยไม่ต้องวางแผนเพิ่มเติม ระบบ "การเตือนความจำ" ของจิตใจไม่มีประสิทธิภาพและแทบจะไม่ (หรือบ่อยเกินไป) เตือนเราถึงสิ่งที่เราต้องทำในเวลาและสถานที่ที่เราสามารถทำได้ ดังนั้น "การกระทำถัดไป" ที่จัดเก็บตามบริบทใน "ระบบที่เชื่อถือได้" จึงทำหน้าที่เป็นตัวสนับสนุนภายนอกซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าเราจะได้รับการแจ้งเตือนที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจาก GTD อาศัยการเตือนความจำภายนอก จึงสามารถมองได้ว่าเป็นการประยุกต์ใช้ทฤษฎีการรับรู้แบบกระจายหรือจิตใจที่ขยายออกไป^{[ 10 ]}

ในปี พ.ศ. 2547 เจมส์ ฟอลโลว์สในThe Atlanticได้อธิบายถึงคำมั่นสัญญาหลักของ GTD ว่าไม่เพียงแต่จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้มากขึ้น แต่ยังช่วยให้รู้สึกวิตกกังวลน้อยลงเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้และทำไม่ได้^{[ 11 ]}

ในปี 2548 Wiredเรียก GTD ว่า "ลัทธิใหม่สำหรับยุคข้อมูลข่าวสาร" ^{[ 12 ]}โดยอธิบายถึงความกระตือรือร้นในวิธีการนี้ในหมู่ ผู้ทำงานด้าน เทคโนโลยีสารสนเทศและความรู้ว่าเป็นเหมือนลัทธิที่ติดตามกันแนวคิดของ Allen ยังได้รับความนิยมผ่านรายการThe Howard Stern Show (Stern อ้างอิงถึงเรื่อง ^นี้ทุกวันตลอดช่วงฤดูร้อนปี 2555) และอินเทอร์เน็ตโดยเฉพาะอย่างยิ่งผ่านบล็อกต่างๆ เช่น43 Folders [ ^{13 ]} Lifehacker ^[ 14 ^{] และ The Simple} Dollar ^{[ 15 ]}

ในปี พ.ศ. 2548 เบน แฮมเมอร์สลีย์ได้สัมภาษณ์เดวิด อัลเลน สำหรับ บทความใน เดอะการ์เดียนที่มีชื่อว่า "พบกับชายผู้สามารถนำระเบียบมาสู่จักรวาลของคุณได้" ^{[ 16 ]}โดยกล่าวว่า "สำหรับผม เช่นเดียวกับคนหลายแสนคนทั่วโลกที่ยื่นหนังสือเล่มนี้ให้เพื่อน ๆ ด้วยแววตาที่ลุกโชน ความคิดของอัลเลนนั้นไม่ต่างอะไรกับการเปลี่ยนแปลงชีวิต"

ในปี 2550 นิตยสารไทม์ เรียกหนังสือ Getting Things Doneว่าเป็นหนังสือช่วยเหลือตนเองทางธุรกิจที่ดีที่สุดในยุคนั้น^{[ 17 ]}

ในปี 2550 Wiredได้ลงบทความอีกฉบับเกี่ยวกับ GTD และ Allen ^{[ 18 ]}โดยอ้างคำพูดของเขาว่า "การทำงานของเกียร์อัตโนมัตินั้นซับซ้อนกว่าเกียร์ธรรมดา  ... ในการทำให้เหตุการณ์ที่ซับซ้อนง่ายขึ้น คุณต้องใช้ระบบที่ซับซ้อน "

บทความปี 2008 ในวารสารLong Range PlanningโดยFrancis Heylighenและ Clément Vidal จากมหาวิทยาลัยเสรีแห่งบรัสเซลส์ (VUB)แสดงให้เห็นว่า "ข้อมูลเชิงลึกล่าสุดในด้านจิตวิทยาและวิทยาศาสตร์การรู้คิดสนับสนุนและขยายคำแนะนำของ GTD" ^{[ 10 ]}

• การทำงานหลายอย่างพร้อมกันของมนุษย์
• เคล็ดลับการใช้ชีวิต
• เทคนิคโปโมโดโร

• อัลเลน, เดวิด (2001). การทำงานให้สำเร็จ: ศิลปะแห่งการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยปราศจากความเครียด (ฉบับที่ 1). สำนักพิมพ์เพนกวิน. ISBN 978-0-14-200028-1.
• อัลเลน, เดวิด (2003). พร้อมสำหรับทุกสิ่ง: 52 หลักการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและชีวิต . สำนักพิมพ์ไวกิ้ง. ISBN 978-0-670-03250-1.
• อัลเลน, เดวิด (2008). การทำให้ทุกอย่างลงตัว . สำนักพิมพ์ไวกิ้ง. ISBN 978-0-7499-4103-1.

• เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ