กล่องจดหมายเสมือนเป็นบริการที่รับจดหมายทางกายภาพในนามของผู้รับ และโดยปกติจะสแกนเฉพาะด้านนอกของจดหมาย^{[ 1 ]}ผู้ให้บริการบางรายยังสแกนเนื้อหาภายในของจดหมายด้วย การสแกนเหล่านี้อาจเป็นรูปภาพ ไฟล์ PDF หรือไฟล์ PDF ที่สามารถค้นหาข้อความได้ เหตุผลในการใช้กล่องจดหมายเสมือนอาจรวมถึงการรับจดหมายจากผู้จัดส่ง การเข้าถึงจดหมายขณะเดินทาง และการรักษาความเป็นส่วนตัวของที่อยู่บ้าน

กล่องจดหมายเสมือนแตกต่างจากตู้ไปรษณีย์ซึ่งบริการจัดส่งบางแห่งจะไม่จัดส่งไปให้ เนื่องจากกล่องจดหมายเสมือนมักมีที่อยู่จริงและบริการเพิ่มเติม^{[ 2 ]}บริการที่นำเสนออาจรวมถึง: การส่งต่อจดหมายการสแกน การฝากเช็ค^{[ 3 ]}และการรีไซเคิล^{[ 4 ]}ในสหรัฐอเมริกา ผู้ให้บริการกล่องจดหมายเสมือนจัดอยู่ในประเภทหน่วยงานรับจดหมายเชิงพาณิชย์ (CMRA) บริการกล่องจดหมายเสมือนยอดนิยมเกือบทุกบริการมีเวอร์ชันเว็บและแอปพลิเคชันมือถือให้ลูกค้าใช้งาน^{[ 5 ]}

ในสหรัฐอเมริกา ผู้ให้บริการกล่องจดหมายเสมือนจัดอยู่ในประเภทหน่วยงานรับจดหมายเชิงพาณิชย์ (CMRA) หน่วยงานรับจดหมายเชิงพาณิชย์ได้รับอนุญาตให้รับ เข้าถึง และเปิดจดหมายของบุคคลที่สามได้ก็ต่อเมื่อมีคนกรอกแบบฟอร์ม USPS 1583 และได้รับการรับรองจากทนายความแล้วเท่านั้น^{[ 6 ]}

เมื่อกรอกแบบฟอร์มนี้เสร็จแล้ว ที่อยู่กล่องจดหมายเสมือนสามารถใช้เป็นที่อยู่สำหรับส่งจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการในรัฐส่วนใหญ่ได้^{[ 7 ]}

• นักเดินทางดิจิทัล
• ไปรษณีย์พัก
• การส่งต่อจดหมาย