การสื่อสารในที่ทำงานคือกระบวนการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูล (ทั้งทางวาจาและไม่ใช่ทางวาจา) ระหว่างบุคคล/กลุ่มหนึ่งกับบุคคล/กลุ่มอื่นภายในองค์กร ซึ่งรวมถึงอีเมล ข้อความ บันทึก การโทร ฯลฯ^{[ 1 ]}การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำงานให้สำเร็จลุล่วง ตลอดจนการสร้างความไว้วางใจและเพิ่มผลผลิตของพนักงาน พนักงานเหล่านี้อาจมีวัฒนธรรมและภูมิหลังที่แตกต่างกัน และอาจคุ้นเคยกับบรรทัดฐานที่แตกต่างกัน การสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการรวมกิจกรรมของพนักงานทั้งหมดและป้องกันการพลาดกำหนดเวลาหรือกิจกรรมใดๆ ที่อาจส่งผลเสียต่อบริษัท การ สื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจได้ว่าวัตถุประสงค์ขององค์กรทั้งหมดจะบรรลุผลสำเร็จ การสื่อสารในที่ทำงานมีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กรเพราะช่วยเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ การสื่อสารในที่ทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพนำไปสู่ช่องว่างในการสื่อสารระหว่างพนักงาน ซึ่งก่อให้เกิดความสับสน เสียเวลา และลดผลผลิต ความเข้าใจผิดที่ก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างบุคคลสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ หรือที่เรียกว่าการสื่อสารแบบเปิด ป้องกันไม่ให้เกิดอุปสรรคระหว่างบุคคลภายในบริษัทที่อาจขัดขวางความก้าวหน้าในการพยายามบรรลุเป้าหมายร่วมกัน เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปตามที่ต้องการ ผู้จัดการและพนักงานระดับล่างต้องสามารถสื่อสารกันได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ทั้งทางวาจาและการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด เพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับลูกค้ามีบทบาทสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรและความสำเร็จของธุรกิจใดๆ เมื่อสื่อสารกันการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดก็ต้องนำมาพิจารณาด้วยเช่นกัน วิธีที่บุคคลถ่ายทอดข้อความมีอิทธิพลอย่างมากต่อความหมายของข้อความนั้น

อีกแง่มุมที่สำคัญในการสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพคือการคำนึงถึงภูมิหลังที่แตกต่างกันของพนักงาน “ในขณะที่ความหลากหลายทำให้สภาพแวดล้อมดีขึ้น แต่ก็อาจก่อให้เกิดอุปสรรคในการสื่อสารได้เช่นกัน” ^{[ 2 ]}ความยากลำบากเกิดขึ้นเมื่อภูมิหลังทางวัฒนธรรมของเพื่อนร่วมงานทำให้เขาหรือเธอคิดแตกต่างจากคนอื่น ด้วยเหตุนี้ การมีความรู้เกี่ยวกับการสื่อสารข้ามวัฒนธรรมในที่ทำงานและการเรียนรู้วิธีปฏิบัติต่อผู้อื่นโดยไม่ทำให้พวกเขาขุ่นเคืองจึงสามารถนำมาซึ่งประโยชน์หลายประการแก่บริษัท

ผู้คนแต่ละคนรับข้อมูลด้วยวิธีที่แตกต่างกัน เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถ่ายทอดนั้นเข้าใจได้โดยทุกคน วิธีการสื่อสารที่ใช้ต้องเรียบง่าย ชัดเจน และแม่นยำ การใช้รูปภาพจะช่วยให้เข้าใจข้อมูลสำคัญได้ง่ายขึ้น ความไว้วางใจภายในองค์กรจะช่วยให้การสื่อสารง่ายขึ้นด้วย ต้องสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเพื่อนร่วมงานเพื่อสร้างสถานที่ทำงานที่ปราศจากความตึงเครียด ข้อความควรส่งและรับโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เพื่อให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีในที่ทำงาน ควรหลีกเลี่ยงพฤติกรรมต่างๆ เช่น การกลั่นแกล้ง การแย่งผลงานของผู้อื่น และการเอาเปรียบผู้อื่น พฤติกรรมเหล่านี้จะสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นพิษ ซึ่งในระยะยาวจะส่งผลเสียต่อบริษัทและประสิทธิภาพการทำงาน^{[ 3 ]}นอกจากนี้ การศึกษาล่าสุดแสดงให้เห็นว่าการส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจภายในองค์กรจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน^{[ 4 ]}การสื่อสารแบบสองทางถือเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสาร ควรให้ความสำคัญกับการอภิปราย การถามคำถาม และการชี้แจง^{[ 5 ]}

เนื้อหาของข้อมูลมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารในที่ทำงาน ระดับรายละเอียดต้องสอดคล้องกับความสามารถในการรับรู้ของกลุ่มเป้าหมาย การให้รายละเอียดมากเกินไปอาจทำให้กลุ่มเป้าหมายเบื่อหน่าย และการให้รายละเอียดน้อยเกินไปก็จะไม่ทำให้พวกเขามีส่วนร่วม การใช้ศัพท์เฉพาะในการสื่อสารไม่ถือว่าดีสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ^{[ 6 ]}

แม้ว่าการสื่อสารในที่ทำงานอย่างเป็นทางการที่ทำน้อยครั้งเกินไปหรือบ่อยเกินไปจะไม่เป็นผลดีต่อองค์กร แต่การสื่อสารในที่ทำงานแบบไม่เป็นทางการที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งก็มีประโยชน์^{[ 7 ]} ความสมดุลที่สมบูรณ์แบบเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานที่เหมาะสมขององค์กร ข้อมูลจะต้องได้รับการสื่อสารเมื่อจำเป็น แทนที่จะจัดการประชุมที่ไม่จำเป็นบ่อยๆ ในขณะเดียวกัน ข้อมูลที่สำคัญไม่ควรเก็บไว้จนถึงนาทีสุดท้ายหรือวันสุดท้าย แต่ควรสื่อสารตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้พนักงานมีส่วนร่วมในเป้าหมายขององค์กร^{[ 8 ]}

การสื่อสารข้อความให้ได้ผลอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับทักษะของผู้สื่อสาร เช่น ทักษะการนำเสนอ ทักษะการอำนวยความสะดวกกลุ่ม ทักษะการเจรจาต่อรอง และทักษะการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จยังขึ้นอยู่กับความสามารถของพนักงานในการเข้าใจข้อมูล ซึ่งจำเป็นต้องให้ความรู้ทางการเงิน ขั้นพื้นฐานแก่พนักงาน เช่น งบการเงิน ยอดขาย ผลกำไร เป็นต้น^{[ 9 ]}

เมื่อคัดเลือกผู้สมัคร นายจ้างส่วนใหญ่จะมองหาผู้ที่มีทักษะการพูดและการเขียนที่ดี ทักษะการแก้ปัญหาและแรงจูงใจในตนเองก็เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในที่ทำงานเช่นกัน ทักษะเหล่านี้ช่วยให้สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วกลายเป็นความท้าทายที่น้อยลง^{[ 10 ]}

ด้วยวิวัฒนาการอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี บริษัทต่างๆ จึงต้องติดตามเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารในที่ทำงาน เครื่องมือเหล่านี้บางส่วนได้แก่ อีเมล บล็อกการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและแม้แต่เว็บไซต์โซเชียลมีเดีย เช่นTwitterและFacebookสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการส่งอีเมล แฟกซ์ หรือจดหมายไม่ได้หมายความว่าการสื่อสารได้เกิดขึ้นแล้วเสมอไป การสื่อสารจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อข้อความถูกส่ง ได้รับ และเข้าใจโดยผู้รับที่ตั้งใจไว้เท่านั้น^{[ 11 ]}

การสื่อสารข่าวร้ายเกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูลที่ไม่เป็นที่พอใจให้กับฝ่ายต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องชัดเจน เข้าใจง่าย รักษาความไว้วางใจ และลดความวิตกกังวลที่เกี่ยวข้องกับข่าวร้าย^{[ 12 ]}

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ กลุ่มเป้าหมาย และบทบาทของคุณ มีสองแนวทางในการสื่อสารข่าวร้าย

วิธีการนี้จะแจ้งข่าวร้ายทันที เหมาะสำหรับกรณีที่มีผู้รับชมจำนวนมาก เพื่อลดความเข้าใจผิด

แนวทางนี้ใช้วิธีการแจ้งข่าวร้ายอย่างเป็นระบบ ซึ่งจะช่วยลดปฏิกิริยาเชิงลบที่รุนแรงและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีไว้ได้ ประกอบด้วยสี่ขั้นตอนดังนี้

1.บัฟเฟอร์

เริ่มต้นการสื่อสารด้วยน้ำเสียงที่ให้กำลังใจและแสดงความขอบคุณ เพื่อสร้างบรรยากาศที่เป็นกลางและสร้างสรรค์

2.เหตุผล

อธิบายเหตุผลเบื้องหลังข่าวร้ายเพื่อให้ผู้ชมเข้าใจและยอมรับได้

3.ข่าวร้าย

การแจ้งข่าวร้ายอย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งอาจรวมถึงทางเลือกและข้อตกลงประนีประนอมด้วย

4. การจบอย่างสุภาพ

ปิดท้ายบทสนทนาด้วยคำพูดเชิงบวกที่ปรับให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคลและมองไปข้างหน้า เพื่อลดผลกระทบของข่าวร้าย

อุปสรรคทั่วไปต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน:

• อุปสรรคทางกายภาพ: โครงสร้างทางกายภาพ สถานที่ตั้ง และการก่อสร้างสถานที่ทำงานถือเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ พนักงานที่นั่งห่างกันจะขัดขวางการปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ^{[ 13 ]}
• อุปสรรคทางภาษา: พนักงานที่มีภาษาแม่ต่างกันจะทำงานในองค์กรเดียวกัน เนื่องจากทุกคนในองค์กรไม่คุ้นเคยกับภาษาแม่ของอีกฝ่าย ภาษาจึงเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารในที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อุปสรรคทางภาษา เช่น ความแตกต่างของคำแสลงหรือระดับภาษาในหมู่ผู้พูดภาษาที่สองในที่ทำงาน อาจก่อให้เกิดปัญหาที่ขัดขวางการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์อย่างเหมาะสม^{[ 14 ]}
• อุปสรรคทางวัฒนธรรม: พนักงานจากวัฒนธรรมที่แตกต่างกันและปฏิบัติตามธรรมเนียมที่แตกต่างกันจะทำงานในองค์กรความหลากหลายทางวัฒนธรรมในหมู่พนักงานนี้อาจเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน ที่ทำงานมีอิทธิพลอย่างมากต่อการใช้ภาษาของผู้หญิงที่ทำงาน โดยความสามัคคีและความเป็นมืออาชีพเป็นปัจจัยสำคัญที่ผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางภาษาในบริบทต่างๆ^{[ 15 ]}
• อุปสรรคทางอารมณ์: อุปสรรคทางอารมณ์ เช่น ความกลัว ความรู้สึกด้อยกว่า ความขี้อาย การขาดความมั่นใจในตนเอง และทักษะ จะขัดขวางไม่ให้พนักงานสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• อุปสรรคด้านการรับรู้: พนักงานแต่ละคนจะมีประสบการณ์ ค่านิยม ความชอบ และทัศนคติที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจนำไปสู่การคาดเดาที่หลากหลายและเป็นอุปสรรคในการสื่อสารได้

• การสื่อสารทางธุรกิจ
• การสื่อสารระหว่างวัฒนธรรม
• การสื่อสาร