ซอฟต์แวร์บัญชีเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ดูแลบัญชีบนคอมพิวเตอร์ รวมถึงการบันทึกรายการธุรกรรมและยอดคงเหลือในบัญชีอาจขึ้นอยู่กับการคิดเชิงเสมือนจริง ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ซอฟต์แวร์สามารถจัดการงบประมาณดำเนินงานบัญชีสำหรับหลายสกุลเงินดำเนินการจ่ายเงินเดือนและการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าและจัดทำรายงานทางการเงินการทำงานเพื่อนำฟังก์ชันบัญชีมาใช้บนคอมพิวเตอร์นั้นย้อนกลับไปถึงยุคแรกเริ่มของการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์^{[ 1 ]}เมื่อเวลาผ่านไป ซอฟต์แวร์บัญชีได้ปฏิวัติจากการสนับสนุนการดำเนินงานบัญชีขั้นพื้นฐานไปสู่การทำบัญชีแบบเรียลไทม์และการสนับสนุนการประมวลผลและการรายงานทางการเงิน^{[ 2 ]}ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ได้รับการแนะนำครั้งแรกในปี 2011 และอนุญาตให้ดำเนินการฟังก์ชันบัญชีทั้งหมดผ่านทางอินเทอร์เน็ต

โดย ทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์บัญชีจะประกอบด้วยโมดูลต่างๆ ซึ่งแต่ละส่วนจะเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เฉพาะด้าน โมดูล ที่พบได้บ่อยที่สุด ได้แก่:

โมดูลหลัก

• บัญชีลูกหนี้การค้า —ส่วนที่บริษัทบันทึกเงินที่ได้รับ
• บัญชีเจ้าหนี้ —ส่วนที่บริษัทบันทึกใบเรียกเก็บเงินและชำระเงินที่ค้างชำระ
• สมุดบัญชีทั่วไป — "สมุดบัญชี" ของบริษัท
• การออกใบแจ้งหนี้ — ซึ่งเป็นขั้นตอนที่บริษัทออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
• สินค้าคงคลัง —ส่วนที่บริษัทใช้ควบคุมสินค้าคงคลังของตน
• ใบสั่งซื้อสินค้า — ซึ่งเป็นเอกสารที่บริษัทใช้สั่งซื้อสินค้าคงคลัง
• ใบสั่งขาย — เอกสารที่บริษัทใช้บันทึกคำสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า
• การทำบัญชี — ซึ่งเป็นส่วนที่บริษัทบันทึกการรับและการชำระเงิน
• การจัดการปิดงบการเงิน — ซึ่งทีมบัญชีจะตรวจสอบและปรับยอดคงเหลือในบัญชีเมื่อสิ้นสุดช่วงเวลาที่กำหนด

โมดูลที่ไม่ใช่โมดูลหลัก

• การติดตามทวงหนี้ — ซึ่งบริษัทจะติดตามความพยายามในการเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระ (บางครั้งเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีลูกหนี้)
• การประมวลผลการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
• ค่าใช้จ่าย — ช่องสำหรับบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของพนักงาน
• การสอบถามข้อมูล—ซึ่งบริษัทจะค้นหาข้อมูลบนหน้าจอโดยไม่มีการแก้ไขหรือเพิ่มเติมใดๆ
• ระบบเงินเดือน —ที่ที่บริษัทใช้ติดตามเงินเดือน ค่าจ้าง และภาษีที่เกี่ยวข้อง
• รายงาน—ซึ่งบริษัทจะพิมพ์ข้อมูลออกมา
• ใบลงเวลาทำงาน — ที่ซึ่งผู้ประกอบวิชาชีพ (เช่นทนายความและที่ปรึกษา ) บันทึกเวลาทำงานเพื่อเรียกเก็บค่าบริการจากลูกค้า
• Purchase requisition—where requests for purchase orders are made, approved and tracked
• Reconciliation—compares records from parties at both sides of transactions for consistency
• Drill down
• Journals
• Departmental accounting
• Support for value added taxation
• Calculation of statutory holdback
• Late payment reminders
• Bank feed integration
• Document attachment system
• Document/Journal approval system

Note that vendors may use differing names for these modules.

In many cases, implementation (i.e. the installation and configuration of the system at the client) can be a bigger consideration than the actual software chosen when it comes down to the total cost of ownership for the business. Most mid-market and larger applications are sold exclusively through resellers, developers, and consultants. Those organizations generally pass on a license fee to the software vendor and then charge the client for installation, customization, and support services. Clients can normally count on paying roughly 50-200% of the price of the software in implementation and consulting fees.^[3]

Personal accounting software is simple in design and is used mostly for individuals. Some activities that it supports are accounts payable-type accounting transactions, managing budgets, and simple account reconciliation. It is relatively inexpensive compared to the other accounting options. One of the more common uses of personal accounting software is for tax preparation. This software is used to file tax returns in a format suitable with the Internal Revenue Service. An example of such software would be TurboTax.^[4]

At the low-end of the business markets, inexpensive applications software allows most general business accounting functions to be performed. Suppliers frequently serve a single national market, while larger suppliers offer separate solutions in each national market.

Many of the low end products are characterized by being "single-entry" products, as opposed to double-entry systems seen in many businesses. Some products have considerable functionality but are not considered GAAP or IFRS/FASB compliant. Some low-end systems do not have adequate security nor audit trails.

The mid-market covers a wide range of business software that may be capable of serving the needs of multiple national accountancy standards and allow accounting in multiple currencies.

นอกเหนือจากฟังก์ชันการบัญชีทั่วไปแล้ว ซอฟต์แวร์อาจรวมถึงระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ แบบบูรณาการหรือแบบเพิ่มเติม และอาจมุ่งเน้นไปที่ตลาดหนึ่งหรือหลายตลาด ตัวอย่างเช่น มี โมดูล การบัญชีโครงการแบบบูรณาการหรือแบบเพิ่มเติม

โดยทั่วไปแล้ว แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ในตลาดนี้มักมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

• ฐานข้อมูลที่แข็งแกร่งตามมาตรฐานอุตสาหกรรม
• เครื่องมือการรายงานตามมาตรฐานอุตสาหกรรม
• เครื่องมือสำหรับกำหนดค่าหรือขยายแอปพลิเคชัน (เช่นSDK ) และการเข้าถึงโค้ดโปรแกรม

ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับองค์กรขนาดใหญ่โดยทั่วไปมักเป็นของคอมพิวเตอร์เมนเฟรมองค์กรต่างๆ สามารถพัฒนาซอฟต์แวร์ของตนเองเพื่อจำลองกระบวนการทางการเงินภายใน หรือซื้อแพ็กเกจเชิงพาณิชย์และปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของตนเอง ในช่วงทศวรรษ 1970 และ 1980 บริษัทซอฟต์แวร์บางแห่งที่ผลิตแพ็กเกจบัญชีสำหรับ ตลาด เมนเฟรมของ IBMได้แก่Management Science America , McCormack & Dodge , Walker Interactive Products , Informatics GeneralและCullinet Software ^{[ 5 ] [ 6 ]}

เมื่อเวลาผ่านไป ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจที่ซับซ้อนและมีราคาแพงที่สุดมักกลายเป็นส่วนหนึ่งของชุดซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ที่รู้จักกันในชื่อซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) แอปพลิเคชันเหล่านี้มักมีระยะเวลาการติดตั้งที่ยาวนานมาก โดยมักเกินหกเดือน ในหลายกรณี แอปพลิเคชันเหล่านี้เป็นเพียงชุดฟังก์ชันที่ต้องมีการบูรณาการ การกำหนดค่า และการปรับแต่งอย่างมากเพื่อให้เริ่มมีลักษณะคล้ายกับระบบบัญชี

ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์บัญชีโอเพนซอร์สระดับสูงแบบฟรีแวร์มากมายให้เลือกใช้ทางออนไลน์ ซึ่งมีเป้าหมายที่จะเปลี่ยนแปลงพลวัตของตลาด ซอฟต์แวร์เหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นแบบใช้งานผ่านเว็บ

ข้อดีของโซลูชันระดับสูงคือ ระบบเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับกระบวนการเฉพาะของแต่ละบริษัท เนื่องจากสามารถปรับแต่งได้อย่างมากและสามารถออกแบบให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำ ซึ่งโดยปกติแล้วจะมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลาในการติดตั้งนาน

เมื่อเทคโนโลยีพัฒนาขึ้น ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จึงสามารถนำเสนอซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยยิ่งขึ้นในราคาที่ต่ำลง ซอฟต์แวร์นี้เหมาะสำหรับบริษัทในทุกช่วงของการเติบโต คุณสมบัติหลายอย่างของซอฟต์แวร์ระดับกลางและระดับสูง (รวมถึงการปรับแต่งขั้นสูงและฐานข้อมูลที่ปรับขนาดได้สูง) เป็นสิ่งจำเป็นแม้แต่สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่กำลังเปิดสาขาหลายแห่งหรือเติบโตขึ้น นอกจากนี้ ด้วยจำนวนบริษัทที่ขยายธุรกิจไปต่างประเทศหรืออนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านเพิ่มมากขึ้น ลูกค้ารายเล็กจำนวนมากจึงต้องการเชื่อมต่อหลายสาขา ทางเลือกของพวกเขาคือการใช้ซอฟต์แวร์เป็นบริการ (Software-as-a-Service) หรือแอปพลิเคชันอื่น ๆ ที่ให้การเข้าถึงที่คล้ายกันจากหลายสถานที่ผ่านทางอินเทอร์เน็ต

ด้วยความก้าวหน้าของคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตที่เร็วขึ้น บริษัทซอฟต์แวร์บัญชีจึงสามารถสร้างซอฟต์แวร์บัญชีที่ชำระค่าบริการเป็นรายเดือนแทนที่จะจ่ายค่าลิขสิทธิ์ก้อนใหญ่ในครั้งเดียว (ซอฟต์แวร์เป็นบริการ - SaaS ) อัตราการยอมรับโมเดลธุรกิจใหม่นี้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องจนถึงจุดที่ผู้เล่นรายเดิมถูกบังคับให้ต้องออกเวอร์ชันออนไลน์ของตนเองเช่นกัน

ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์คือซอฟต์แวร์ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินได้จากอุปกรณ์ใดๆ ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ตลอดเวลา แม้ว่าข้อมูลทางการเงินจะอยู่ที่คอมพิวเตอร์ส่วนกลางก็ตาม ซึ่งแตกต่างจากซอฟต์แวร์บัญชีแบบดั้งเดิมที่จำกัดอยู่เฉพาะคอมพิวเตอร์หรือระบบคอมพิวเตอร์บางระบบ และไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีจากอุปกรณ์อื่นๆ ได้ง่าย เหตุผลบางประการที่ผู้ใช้นิยมใช้ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ ได้แก่ ไม่ต้องกังวลเรื่องการบำรุงรักษาหรือการอัปเกรดระบบฮาร์ดแวร์ ช่วยลดต้นทุนโดยรวม และผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้จากหลายสถานที่ เหตุผลหลักประการหนึ่งที่ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ยังไม่ถูกนำมาใช้คือภัยคุกคามต่อความปลอดภัยของข้อมูล^{[ 7 ]}

ความเป็นส่วนตัวในระบบคลาวด์คอมพิวติ้งมีความเสี่ยงต่อการเปิดเผยอย่างต่อเนื่องเมื่ออยู่ในความครอบครองของบุคคลที่สาม ปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดความไม่ไว้วางใจในความเป็นส่วนตัว ได้แก่ การไม่ได้รับอนุญาต ความไม่แน่นอน และการไม่สอดคล้อง ภัยคุกคามด้านความปลอดภัยแตกต่างกันไปตามสภาพแวดล้อมและการโต้ตอบของระบบคลาวด์ และอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากที่ต้องพิจารณาเฉพาะเจาะจงตามแหล่งที่มา การไม่ได้รับอนุญาตเป็นภัยคุกคามที่เกิดจากการอนุญาตให้องค์กรบุคคลที่สามจัดการข้อมูลของบุคคล และผู้ใช้ไม่มีการควบคุมอย่างเต็มที่ การขาดการควบคุมของผู้ใช้เป็นผลมาจากการเก็บข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ แทนที่จะเก็บไว้ในเครื่องโลคัลโฮสต์ของตนเอง และเพิ่มระดับความไม่แน่นอนของผู้ใช้ ความซับซ้อนของกฎหมายส่งผลกระทบต่อระบบคลาวด์คอมพิวติ้งในแง่ของสถานที่จัดเก็บข้อมูลและกฎหมายที่ข้อมูลในสถานที่นั้น ๆ ต้องปฏิบัติตาม แม้ว่าระบบคลาวด์คอมพิวติ้งและสภาพแวดล้อมไอทีแบบดั้งเดิมอาจก่อให้เกิดปัญหาความเป็นส่วนตัวที่แตกต่างกัน แต่การควบคุมความปลอดภัยโดยทั่วไปจะคล้ายคลึงกัน^{[ 8 ]}

• การบัญชี
  • ดัชนีบทความด้านบัญชี
• การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์บัญชี
• ระบบบัญชีคู่
• การบัญชีอิเล็กทรอนิกส์
• การวางแผนทรัพยากรองค์กร
• ซอฟต์แวร์การปฏิบัติตามกฎหมายภาษี
• มาตรฐานการบัญชี

• สื่อที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์บัญชีในวิกิมีเดียคอมมอนส์